加强基层单位声像档案管理的几点思考.doc

加强基层单位声像档案管理的几点思考摘要：随着社会的不断发展以及时代的不断变迁，制成档案的材料也在不断变化，档案的载体类型也在不断地丰富，已由传统的纸质载体档案发展成了现如今广泛应用的录胶片、像带、磁带、磁盘以及光盘等记录信息的新型载体档案。声像档案可以通过声音、影像以及效果等形式来复现历史，受到了人们的青睐，声像档案数量也越来越多，如何加强基层单位声像档案的管理已成为基层单位档案管理者的一个新课题。本文通过对基层单位声像档案管理现状的分析，对加强基层声像档案管理提出一些措施，旨在提高基层单位的声像档案管理水平以及促进我国声像档案事业的发展。关键词：基层单位 声像档案 管理0 引言但凡提到档案，首先让大家想到的就是纸质载体档案。然而随着时代的不断发展，单一的纸质载体档案已经满足不了档案事业的发展需要，这也促使了声像档案的快速发展。与其他载体档案相比，声像档案具有形象生动、时空感强、便于复制和转换以及携带方便的优点。然而现实的声像档案管理存在很多问题，比如档案的归档不完整、档案管理不规范、档案保管不到位等。1 基层单位声像档案存在的问题1.1 档案的管理制度不健全，档案归档不完整。做好声像档案的管理工作的保证是建立完整的声像档案管理制度。现目前一些基层单位对声像档案的管理不够重视，没有一套完整的声像档案管理制度和档案归档制度或对声像档案的管理制度落实得不够贯彻，使得很多的有价值的声像档案散落在民间和有关部门手上。1.2 声像档案管理意识薄弱。很多声像档案都有着较强的时效性及比较特殊的归档要求。比如，有些声像资料必须要有相关的文字辅助，才能发挥出该声像档案的作用和价值。有些单位面前的声像档案管理方式也仅仅只是把照片积存起来放在一个文件袋中或者装在一个箱子中，严重影响了声像档案的保存。一张有很高保存价值以及利用价值的照片，往往由于照片归档的不及时，失去了照片原有的价值。录音档案和录像档案都存在着对原档案反复利用的现象，极易造成原始录音档案和录像档案的损坏。此外，有部分珍贵声像档案由于某种原因散落在一些个人或者部门的手上，但是这些部门或个人都不愿把声像档案上交给档案馆。1.3 声像档案的保管条件比较差，对声像档案进行长久地保存的难度比较大。声像档案的保管比其它载体档案的保管要求要严格得多，对声像档案应当进行特殊的保管。然而现目前有些部门或单位对于声像档案的保管却是把声像档案放置在文件袋装里或者将声像档案保存在不具备恒温、恒湿、防磁等保护要求的文书柜内或混存在其他档案之中，出现得一些珍贵照片变黄褪色，照片的底片变质等档案损坏现象，严重影响声像档案的寿命以及对声像档案的长久保存与利用。1.4 目前声像档案没有统一的格式标准，且不进行资源共享。声像档案包括各种文件数据格式以及不同类型的录音带，尤其是数字化格式的声像档案。有些单位的档案摄录人员在摄录时，按照自身使用习惯或爱好的格式，进行声像档案的录制，造成了数据格式的多样性以及视频解码率不同，严重影响了声像档案的共享。2 加强基层单位声像档案管理的措施2.1 完善声像档案管理制度，确保档案的规范化管理。基层单位应当结合本单位的工作实际，制定出严格的声像档案的收集、归档、保管、借阅以及利用制度，防止珍贵声像档案分散流失，严禁把声像档案占为己有。对于需要永久或长期保存的声像档案，定期移交给档案室进行管理。在档案管理制度实施过程中，为了确保有效落实声像档案管理制度，各基层单位还必须制定一套有效的档案管理制度配套措施来明确相关管理责任，对声像档案进行依法管理，使基础档案管理人员有章可循、有法必依，提高声像档案管理的效率。基层档案的工作人员应当直接参与到声像档案的拍摄和制作中，并把声像档案的拍摄与制作也纳入到档案的管理范围，使声像档案的管理更加标准化、制度化。2.2 加强声像档案的宣传，提高人们声像档案意识搞好基层声像档案管理不仅是档案管理人员的重要工作，更是整个基层单位的重要工作。基层声像档案管理人员做好档案的管理工作的重要保证是领导对档案管理工作的重视。为了更好地增强声像档案意识，可以采取以下几点措施：积极争取单位领导的重视和支持，并在日常管理工作中纳入声像档案管理工作，加大声像档案的经费投入，确保声像档案管理有足够的人力、物力以及资源的配备。加大对声像档案的宣传力度，引起社会对基层声像档案工作的广泛关注，增加声像档案的意识。基层单位可以通过单位的板报和专栏宣传以及媒体来宣传档案的相关法规和档案收集及开发利用的重要性，给基层的档案管理工作营造一个良好的舆论氛围，提高人们声像档案的意识。基层声像档案工作者要切实贯彻落实声像档案管理相关的法律和政策规定，做好日常的档案管理工作。2.3 对声像档案进行规范管理，保证声像档案的完整和安全。鉴于声像档案的特殊性，基层单位应当把声像档案独立成卷，并专柜存放，严格控制声像档案存放专柜的温度和相对湿度以及远离光线，应当避开30奥卡特以上的磁场来存放磁盘以及磁带档案。开展声像档案的定期检查工作，对已经污损和使用多次的声像档案要及时进行修整、复制。对于不常用的长期保存的磁带、录像带，应当定期进行倒带检查，并刻录成光盘进行多套保存。2.4 提高基层单位声像档案人员的专业声像档案管理水平。各级的档案行政管理部门对基层声像档案管理的监督力度还应当不断加强。并结合基层单位声像档案管理工作的实际情况，采取不同的方式对声像档案进行监督管理，不断提高基层单位的声像档案管理工作的管理水平。注重声像档案管理人员的业务培训，对基层档案管理人员的业务培训应当包括专业知识培训以及职业技能的培训。2.5 建立声像档案的收集渠道，完善声像档案的收集工作。为了更好地完善声像档案的收集工作，应当有一定的行政手段和资金保障，除此之外，基层单位还应当完善声像档案的收集渠道。基层单位可以采取以下收集方式来完善声像档案的收集：声像档案从科室移交给档案室的正常移交方式，可以通过明确制度来确定是随办随交，还是半年一交或一年一交。向社会广泛征集。为了更好地收集一些民间散存的珍贵声像档案，基层单位可以通过向民间声像档案所有者发文件、发公告或者上门寻求等方式来完善声像档案的收集，也可以采用无偿捐献、有偿征集等方法来确保基层单位的声像档案的完整完善。2.6 加强声像档案的现代化管理，共享声像档案资源。各基层单位应当建立一套相对统一的声像档案管理标准，更好地规范声像档案的建设，尤其是对数字化声像档案建设的规范，应当从格式、音效、画质以及码率等方面按严格的标准建设，以便声像档案的规范管理及共享应用。声像档案资源的共享，不受档案的时空限制，可以满足更多的声像档案利用者对声像档案的不同内容、不同形式的利用要求。3 结束语基层单位声像档案工作的开展，给档案事业带来了全新的挑战和活力，带动了档案事业的不断发展。加强基层单位的档案管理工作对当今社会的发展有重要的促进意义。广大基层单位声像档案工作者应当高度重视对声像档案的管理，并积极实践，使声像档案工作有声有色的开展。参考文献：1杨新艳.基层单位档案工作记录存在的问题及解决措施j.小作家选刊：教学交流，2011（10）：17-18.2汪旭青.加强基层单位声像档案管理之我见j.城建档案，2012（7）：79-80.3郭淼.浅谈基层单位的声像档案管理j.活力，2009（17）：125.4丁满.浅谈基层单位档案工作存在的问题及解决措施