5 OA办公管理系统应用价值体现.doc

企业为什么要上OA系统?公司为提升管理水平，近年来先后建设了财务管理系统等应用，对于员工提高工作效率，提高公司的综合管理能力，发挥了一定的作用。但随着企业运作对信息化水平要求的不断提高，上述系统已经无法起到提升办公效率，提高公司的综合管控能力的作用，突出表现在以下方面：n 公司分支机构分散，各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公；n 不能实现业务流程和审批流程的电子化，缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，需要建立规范的办事流程；n 缺乏知识共享能力，业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，无法对信息资源进行高效管理和利用；n 公司缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作n 系统各自独立，没有实现应用集成，造成资源重复浪费。针对以上不足，公司计划建立覆盖全集团的企业信息门户、知识管理以及办公管理平台，实现集中式管理并期望实现以下功能：n 实现单点登录，避免用户要记住多个系统密码，同时便于授权管理；n 能够和主流应用系统整合；n 实现信息与知识的共享，加强沟通与协作；n 实现移动办公，提高工作效率和质量；n 便于升级扩容，并容易实现分级管理；n 实现公文流转电子化，规范企业流程运作并提高企业运作效率；n 形成健康、积极的文化氛围、增强组织的凝聚力。 OA系统客户应用效果分析1规划与目标（1）沟通企业信息通过邮件系统、信息共享系统、个人事务等系统的组合应用，企业可以轻松建立起企业的信息沟通渠道，让信息在企业中高效有序的流动。例如通过匿名讨论组，让分布在各地的企业成员畅所欲言，通过电子公告板，将企业的方针政策等信息迅速发布给企业的每一个人。（2）协同企业的工作通过公文流转、文档管理、资源管理、沟通平台、图书资料等系统的组合应用，企业可以快速建立起企业的工作协同机制，使得工作可以在多个部门、多个企业成员的共同努力下顺利完成，而参与工作的部门和成员并不处于同一地理位置上。（3）促进无纸化办公通过工作流、文档管理、个人事务等辅助支持系统的应用，企业可以逐步扩大办公无纸化的进行，将大量重复烦琐的文书工作迁移到电脑上，让计算机自动处理，从而大大节省相应的人力、物力、财力资源，企业可以将这些资源投入到更有意义的生产、经营业务中去。2实施与控制OA项目在集团领导和信息部的领导下，组成专门的项目小组，负责OA项目的实施、测试、上线运行、验收和人员培训的全过程。在做好需求调研和分析的基础上，制定出系统的指标体系、数据库结构和安全规范，完成系统设计、开发、集成工作。与此同时要建立办公信息系统的网络及计算机设备平台，完成基础数据资源的整理。建立符合办公自动化系统运行的办公程序，完成企业员工的培训，建立系统运行的技术保障体系。严格对使用人员反馈信息做好记录，对系统进行评价，不断改进系统、完善系统。编制完整的项目文档，包括需求调研报告、系统设计说明书、系统测试报告、用户操作手册和培训教材。3运营与管理办公自动化不同于简单的自动化设备,各种办公自动化软件的成功应用，需要参与企业运作和管理的领导和全体员工的重视，同时也需要得到社会各界的支持,是一次全范围办公方式的革命，在整个项目的推广应用过程中，针对企业自身的特点和现状，较好地解决了OA系统应用中的一些关键问题：（1）通过规范的系统管理和用户管理，保证了系统的安全性为确保OA系统的安全，严格按照业务流程确定用户角色，根据用户角色确定相应的权限以此来保证系统的安全性。系统管理员通过系统日志分析和服务器系统巡查，随时监控系统的运行状态，防止系统异常或宕机。（2）解决和完善企业OA的相应规章制度OA系统不同于一般的管理软件，它处理的电子化公文存在法律效力的问题，目前国家尚无这方面的立法或适当的规定。同时，企业也需要建立和完善各种规章制度，保证OA系统的正确运行，使工作人员能接受和使用软件。在运用软件的管理过程中，应当有一种制度对人为的方式进行管理，才能保障OA系统的正常运行。（3）自动化与手工操作的矛盾OA系统应用过程中引入的计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，企业员工也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪。因此，做好宣传工作，转变观念，统一认识，是企业推广应用办公自动化的必要条件。4效果与价值通过OA项目的成功实施，推进了企业内部信息知识的培训和普及，对信息观念有了更深刻的理解。同时把大家的工作理念、工作作风、工作方式统一起来，提升了整个集团的工作效率。为了实现企业管理的需求，对OA系统提出高速的响应速度，为了达到这个目标，系统在进行设计时充分重视运行效率。所有复杂的逻辑和运算都放在组件内部实现，界面上只实现基本的表现和输入输出的功能。各种算法均要求做到最优化，尽量减少不必要的动作。数据库设计方面，对各表建立相应的索引，以提高搜索效率。（1）对企业组织行为与管理改进的影响。建立内部的通信平台和企业内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅；建立信息发布的平台，为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所；实现工作流程的自动化，规范各项工作，提高企业协同工作的效率，实现分布式办公，办公地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公已成为迫切的需求，企业OA系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。（2）对企业战略的影响。企业的工作重点已经转变为以经济效益为中心的全方位的综合发展。为此，企业要求建立规范的现代企业制度，减人增效。我国加入WTO后，各行各业均面临着新的挑战。企业的发展面临着提高劳动生产率，提高管理水平，加强信息反馈，提高决策的科学性和准确性，提高企业的综合竞争力的挑战和考验。而推动企业信息化建设，有效应用电子信息技术则是实现这一挑战和考验的必由之路。通过OA系统的建设与应用，已实现了现代企业提高办公效率和管理决策水平的重要目标，为实现企业的发展战略发挥了积极的推动作用。（3）为发挥企业资源的作用所作的贡献。办公自动化建设是现代化办公的需要，现代计算机网络及通信技术，为实现办公自动化提供了物质条件。技术转化为应用，需要管理上的创新。领导支持、有效的行政协调是成功的保证。（4）对企业可持续发展做出的贡献。办公自动化是一个不断发展的概念，因此办公自动化建设是一项长期的任务。改变传统的办公方式，改变人们的思维方式和工作习惯，不能急于求成，要循序渐进。随着知识经济时代的来临，办公自动化将具有广阔的发展空间和应用前景。也必将对企业的可持续发展做出新的贡献。信息化建设的成果极大地提高了工作效率、合理利用了企业资源，通过项目的实施我们深刻的认识到发展信息化建设的重要性，在今后的工作的信息化建设中，我们将不断加力，勇于创新，以企业信息化推动整个集团的可持续发展。5从功能模块分析使用效益功能模块细分使用效益分析：功用使用前使用后新闻、制度、文件的发布打印到纸上复印发放，一旦变更，修改，全公司的文件需要全部收回或销毁，否则，容易出现新，旧版文件混用，给工作带来不便。 系统统一审核，发布，确保最新版本文件，修改简单，无需花消办公费用。新闻即时，有效，图文并茂。也可根据企业文化建设需要，开辟电子手册，电子杂志栏目等。信息交流电话、传真，跨地域信息传递费用高，时效性差，对方是否收到信息不得而知。功能强大的短消息服务，意见箱，交互论坛，远程网络会议室，网络即时通，手机，PDA,便携电脑等实现全球范围的移动办公。信息送达能即时确认。文件批阅打印室或起草部门打印后提交相关领导，领导之间互相传阅，周期较长。通过短消息加附件或公文流转功能使领导同时浏览需要批阅的文件，提高办公效率。办公流程相关工作人员电话联系后亲自去协作部门办理。办公流程可以灵活自定义，完全适应企业机构，办事流程变化的需要，可以全程跟踪办理情况，并进行督办催办，办事效率可统计。资料管理 各部门资料独立保存，无法共享，公司的资料不便查阅，检索和共享。按权限设置在公司范围内共享一切可以共享的资源，检索，查阅方便。信息安全纸稿传阅不便于记录，重要文件的安全传递没有保障。可靠记录文件的阅读者和浏览的时间，重要文件加密后的安全传递得到保障。资料检索人工进行检索，查找麻烦。不够全面。不仅提供文件名称、时间、编号的检索，还提供内容关键字的检索，查找快捷、