新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求.doc

新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求（文书档案）一、档案录入要求1、文书档案传统方法（1）文书档案案卷目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位（不足位的在前面补零占位，下同）例：01案卷号：3位，例：001题名：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例：鞍山市档案局行政办公会议记录年度：4位，例：1995责任者：指立档单位名称，必须著明全称。例：鞍山市档案局文件起止时间：录入卷内文件成文日期的起始时间。8位。例1995年1月2日，录入格式：19950102至：录入卷内文件成文日期的终止时间。8位。例：1995年12月1日 录入格式：19951201保管期限：选择著录，例：永久分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群总页数：无位数要求，以实际为准。例：一共为63页，著录格式：63（2）文书档案卷内目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位，例：01案卷号：3位，例：001页号：为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001卷内顺序号：用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。例：01文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发2003004号,其中2003不能录成2003、2003、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。会议记录应自拟题名，著明会议内容和会议名称，并加“ ”标识。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须著明职务。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日应著录为：19950702；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。控制标识：一般来说各种会议记录为A级，涉及个人处分为B级，其它为“开放”。具体参照鞍档发200423号文件，关于印发的通知。选择著录：“开放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A保管期限：选择著录，例：永久密级：按文件原有密级选择著录，例：秘密，机密，绝密分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群页数：无位数要求，以实际为准。例：一共8页，著录：82、文书档案简化方法归档文件目录必著项目：全宗号、保管期限、年度、分类号、分类名称、件号、盒号、档号、页数、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、密级著录要求：全宗号：4位，例：0051保管期限：选择著录，例：永久年度：4位，例：2005分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群件号：以4位数字表示，不足填“0”占位。填写室编件号，进馆时馆编件号与此一致。例：0001盒号：为5位，不足填“0” 占位。例：00001页数：无位数要求，以实际为准。例：一共8页，著录：8文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发2003004号,其中2003不能录成2003、2003、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。会议记录应自拟题名，著明会议内容和会议名称，并加“ ”标识。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日应著录为：20040702；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。8位控制标识：一般来说涉及会议记录为A类，涉及个人处分为B级。具体参照鞍档发200423号文，关于印发档案文件开放控制查阅暂行规定的通知，选择著录：“开放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A密级：按文件原有密级选择著录，例：公开二、制作进馆数据光盘刻录：光盘要求：SONY，CD-R，只读光盘，每张光盘要有独立包装。光盘份数：一式三份。例如：进馆单位的文书传统、文书简化、会计档案需要进馆需要刻录的文件有三部分，第一部分：档案软件系统的整体备份；第二部分：文书传统、文书简化、会计档案的数据导出；第三部分：光盘制作生成文件。如下图：1、整体备份业务面版系统维护数据维护数据库备份，在弹出的“另存为”对话框，选择一个存放目录，建议以日期为文件名，例：在文件名后面录入：20080701，点保存。在相应的目录里会生成一个文件：20080701.bak。2、需要进馆的档案数据导出以文书档案传统为例：文书案卷数据导出：打开数据库，点案卷内任意一条，右键全选右上面功能菜单栏的“转出数据” 在弹出的“另存为”对话框，保存在：后面的第三项中选择新建文件夹，新建文件夹起名为：文书案卷，双击“文书案卷”，如下图，在文件名：键入：wsaj，保存类型为：dbf。（图红圈位置）点保存，即可在“文书案卷”文件夹生成一个名为：wsaj.dbf的文件。文书卷内数据导出：打开文书档案传统方法数据库，在文书卷内部分任意选择一条数据，在上面菜单栏选择检索检索文件，如下图单击下图第一行的查询按纽通过此过程可把卷内全部数据都显示出来，再按文书案卷的导出方法，全选，导出即可。生成一个名为“文书卷内”的里面有wsjn.dbf文件的文件夹。其他类