外协管理制度.doc

外协管理制度文件类别： 作业指导书 文件编号：CG一121001 撰写部门： 外协部 版 本： 第一版发行日期：2012年10月 1 日机密等级： 机密 一般 合计页数：7页 核准审核制定1 、目的：规范外协工作流程，确保供应商的质量可控，保证采购的物料符合规定的要求，保证公司生产的正常运行。2 、范围：适用于日照市莒县金穗工贸有限公司外协部工作管控。3 、职责：3.1：负责供应商开发、考察、管理及组织评价，原物料询比价，合同签署及管理，供应商相关资质证件的提供、备案，原物料采购，到货跟踪，供应商对帐和发票的汇总、提报。3.2：负责协助品管部物料需求标准的制定，检验标准制定及原物料检验。3.3: 负责新产品、新包装、新配菜的寻找与研发，做好与设计公司、外部研发人员的沟通。3.4：负责技术标准制定，设计稿的制定下发，协助品控部质量验收。3.5：跟踪财务付款，库存盘点督查。3.6: 负责产品在市场、销售、生产、到货各个环节出现的质量问题，及时反馈供应商（以电话、电邮、传真等形式），尽快协调解决，保证公司的利益，减少不必要费用的产生。3.7：负责成品货物的配货运输、样品收寄，到货跟踪，运费支付。3.8：做好与各部门的沟通、协调，保证各项工作正常运行。 4 、采购工作程序：4.1供应商开发4.1.1按照新品、销售订单量或供应商数量，确定采购部年度原料采购计划并规划实施。 4.1.2 采购人员通过各种信息渠道（如新闻传播媒体、杂志、展销会、网络、推荐等）进行供应商资料收集。4.1.3 新供应商引入需具备的条件：a) 有保证产品质量的生产能力，能达到按期交货的要求；b) 具有与所提供的产品相应的质量管理体系，具有出口资质，具有保证产品质量稳定的能力；c) 符合国家有关法律法规；d）能提供有效的服务和技术支持；e)能开具增值税发票4.1.4 对符合4.1.3条件的意向供应商由所负责的采购人员向其发放供方调查表进行调查并跟踪反馈，以确定其是否具有技术、质量优势和接受实地考察的条件。调查内容包括但不限定于以下内容：a) 营业执照、税务登记、组织机构代码、QS生产许可证、出口资质等财务资质；b) 生产设备及产能；c) 品控能力；d) 检测设备；e) 主客户群；f) 财务运行情况。4.1.5 采购人员根据供方调查表的情况初步筛选后，按原物料的种类安排实地考察或先送样。4.1.6 实地考察以供应商评估报告单内容为主或加以图片描述。4.1.7 实地考察完毕后，外协部进行供应商评审，并出具供应商评估报告单，报外协部经理、外协总监审批。4.1.8 新进原材料送样。4.1.8.1 经评估合格的供应商，由采购人员联系供应商提供样品（包材供应商可提供空白样品，原料、添加剂供应商可在评估前送样），送品控部检验，品控部出具原材料样品验证报告，验证不合格要求供方再次送样，三次送样不合格，则放弃该供应商，重新选择；如需特批必须报品管部经理、外协部经理、外协总监批示。4.1.8.2 新品原料由品管、研发人员提出需求计划及标准，发放新原料标准要求表。外协部查找供应商，提供样品交品控部检测。4.1.8.3样品检验及实地考察合格后，要求供应商提供相关资质文件，外协部备案。4.1.9物料小试及供应商准入4.1.9.1外协部根据需求品性质安排供应商提供一定数量小试物料，交生产部安排小批试产。如小试不通过要求供方再次送样，三次送样不合格，则放弃该供应商。4.1.9.2 小试物料合格且各项评估达到我公司要求，外协部组织填写供方评定记录表将该供应商列入合格供应商目录4.1.9.3外协部与供应商签订采购合同。合同需经外协部经理、外协总监、总经理审核，审核通过后与供应商签订，外协部、财务部各留一份备案。4.2 采购谈判4.2.1采购人员接到需求计划，需要求供应商进行报价，并进行比价、核价（如采用招标、询比价、竞价方式定价），结果需报外协部经理、外协总监审核。4.2.2新物料进行询比价应不少于3家合格供应商报价，采购人员综合考虑，筛选最合适供应商，报外协部经理、外协总监审核。4.2.2采购人员需对询比价过程做好记录，供方提供报价单需进行备案，无报价单可做好书面记录，便于财务部门进行监督。4.3.采购订货程序4.3.1.采购人员根据需求计划并结合我方安全库存量制定采购订单，采购订单包括书面订单、电子版订单和电话订单，定做类产品需要书面订单，具体品类目录执行见原物料订货要求一览表。4.3.2采购订单报外协部经理、外协总监审批，重要原材料采购需经使用部门确认及总经理审批，审批时填写物料采购申请单4.3.3审批通过后，采购人员对供应商下达采购订单，书面订单供应商盖章确认回复后生效，外协部需对采购订单备案。4.3.4采购人员不得向供应商口头承诺采购订单或备货。特殊情况，无法下达正式采购订单，经外协部经理、外协总监同意后，可先进行采购以免造成采购延误，后续需立即补齐订单。4.4采购订单跟踪4.4.1采购人员需根据订单跟踪订单执行情况，确保订单及时准确到达。4.4.2采购人员需及时通知仓管员订单到货时间及数量，确保信息有效传达。4.4.3如订单无法及时到达，采购人员需跟踪订单进度，并及时反馈相关部门确知（上报外协部经理），便于处理，以免造成生产延误。4.4.4采购人员需记录供应商交付执行情况，包括交付时间及数量，确保供应商按订单约定执行。4.4.5协助仓管员需做好订单接收4.4.6采购人员对原物料超过公司设定的安全库存量（数量太多）及安全储存周期需定期提报预警，报生产部、销售部等相关部门及时沟通处理，避免形成呆滞。4.4.7供应商到货检验如不合格，外协部根据品控部出具不合格品处理单进行处理。4.5印刷品采购流程4.5.1包装设计人员将审议定稿后样稿，制作成光盘或电子版交与外协部经理及公司相关部门领导确认。在提供样稿时做专业要求标注，在制版厂或印刷厂反馈样稿确定后及时反馈外协部。印刷品设计完成后，编写印刷品验收单印刷品的材质要求、尺寸规格等各项指标， 注明印刷品的版辊数量，新版*只，改版*只，外协部在版费请款时附此单作为版费结算依据）。印刷品验收单一式三联，品控部、外协部、供方各一联。4.5.2使用部门（市场部负责促销品；生产部负责包材类；其他部门需求）以内联单等形式，提报印刷品的使用数量和预订到货期限。4.5.3外协部结合印刷品的供货能力和最低起订量、当前库存数量，确定到货时间和订货数量，按照采购程序进行订货。4.5.4供应商在正式印刷前，必须提供三份样本（样本为印刷前的纸样），采购人员协助品管部人员在两个工作日内对颜色、文字、尺寸校对（对颜色、文字、尺寸负责）。样本认可后签样三份，一份外协部留存，一份交品控部以备检验时核对文稿使用，一份由外协部寄回供方。4.5.5供应商收到确认后的样稿后，方可开始正式印刷生产，并在规定的时间内，送货到我公司仓库。4.5.6印刷品到货后，品控部根据检验标准和确认后的样本进行质量验收。5 供应商管理5.1供应商评价5.1.1合格且已批量供货的供应商，由外协部组织品控部、财务部分别对其进行年度评价，评价方式书面为主，必要时可进行现场评价。5.1.2外协部结合品控部质量反馈对其质量项进行考核，结合订单交期对其进行交期考核，根据财务部意见对其成本及服务进行考核。5.1.3外协部对考核结果进行评价，填写供方业绩评定表。如评价不合格，则该供应商需淘汰，报外协部经理、外协总监审批。5.2供应商处罚供应商如由于其自身原因，影响到产品质量或产品线正常生产，需对供应商进行相应处罚，相关处理结果报外协部经理、外协总监、总经理，便于跟踪落实。5.3供应商的委外检验和认证外协部必须要求供应商按照我方要求进行委外检验和认证，并及时提供如下报告：5.3.1供应商每半年度提供质量监督局或具有国家认证检验资格实验室出具的检验报告；5.3.2 每批到货产品供应商都要跟随送货单和出厂检验报告。5.4合同（协议）的签署5.4.1合同/协议的审批由所负责的采购人员发出申请。5.4.2 采购人员将双方确认合同版本，报外协部经理、外协总监、总经理审批后送财务部填写公章使用单盖章。5.4.3 合同/协议审批完毕后，采购人员将合同/协议传递给供应商，并要求供应商签署、盖章后寄回。5.4.4 双方签章正式生效的合同/协议原件由外协部、财务部各保存一份，进行存档备案。6 付款操作6.1 请款流程及付款权限参照财务部相关制度执行6.2付款相关流程图6.2.1公司人员外出现款购买：采购持发票、入库单到财务部报销收货检验入库外出购买采购借款供方持发票、入库单、到财务部结款 退货6.2.2货到付款供方持发票、入库单到财务部结款（也可业务人员代办） 合格收货供方送货检验签合同退货可以试用或经协商处理 不合格6.2.3货到后付款（帐期）退货检验供方送货财务部签合同不合格可以试用或经协商处理收货合格使用合格，财务部付款帐款到期后，财务部与外协部确认外协部请款后将请款单、入库单、发票交财务部供方寄发票、入库单给外协部使用后不合格，品控部反馈给外协部，外协部书面通知财务部暂缓付款，或扣相关费用7附表 7.1 供方评定记录表（编号：JSW-004） 7.2 供方业绩评定表（编号：JS