畅通项目管理之沟通技巧——项目经理论文.doc

畅谈项目管理之沟通技巧摘要：沟通在项目管理中是最容易忽略而又非常重要的一环。但是我们常常会对项目管理中的沟通产生一些误解。本文是我本人在多年项目实施中，经过许多挫折弯路总结的一些心得体会，进而归纳了一些建立、完善沟通体系的方法，望各位同行斧正。 关键词：沟通；项目管理；信息交流 一、沟通管理在项目管理中的作用 1.1沟通对高效管理起着巨大的推动作用 沟通有助于决策。每当遇到各种突发的情况或者在项目规划时未考虑到的情形等时，都需要进行决策。管理者需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后再进行决策，或建议有关人员做出决策。信息情报的来源以及其可靠性，是这些决策的基础，而来源和可靠等都决定于沟通渠道的可靠和有效性。这些决策是贯穿于整个项目的，项目目标需要沟通决策，项目规划需要沟通决策，项目计划、控制、变更等等都需要沟通决策。 1.2有效的沟通可以减少管理成本 项目管理中的沟通是有成本的。沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力，沟通成本降低了，管理成本也随之大大降低。 1.3 有效的沟通可以让项目少走弯路 不知道大家是否有所体会，在项目进行过程中，经常会发现某些事务未及时解决而致使所有环节都需要为之等待，甚至是某些因素或某些关键指标未能达到而需要推倒重来。这对整个项目的成本、完成期限都是巨大的打击，更会对严重打击整个团队的士气，影响后续的变更调整。二、项目管理沟通误区辨析 2.1重外部沟通，轻内部沟通 许多管理者认为：外部关系是企业生存的基础。投资人、客户、供应商、经销商、新闻媒体、政府机构、贸易伙伴、竞争对手等，它们都影响和制约企业的发展。因而管理者会将绝大多数的时间、精力都用于协调外部关系上。但是他们都忽略了，事情是企业内部、企业内部的人在做，没有让企业内部的人做好沟通，大家的行进方向就是相左的，甚至可能将您一切对外的努力都在一个疏忽间丧失殆尽。 2.2员工只需要执行决策 有些管理者常常认为：决策是领导做的，部下只需要执行上级决策，不需要相互沟通。其实沟通是双向的，管理者要使决策合理和有效必须要广泛搜集信息、分析信息，才能做出合理地判断。如果你只要求员工执行决策，而不与员工沟通，那么只会出现两种情况：一是公众怀疑决策的可行性，因为他不了解决策的目的、来源；二是公众对领导的决策抱应付的态度，因为决策是领导的事，与员工无关。且不说因这些误会或矛盾造成的负面阴影，光这种被动式生产线方式的团队，做出来的项目能够达到及格线标准就算万幸了。 三、沟通技巧的主要内容 3.1沟通的目的我们大家应该都记得项目管理中的一个关键词项目干系人。但是很多人都忘记或部分忘记了这个要素的意义和重大作用。大家不要忘记，因为有了“项目干系人”才有了项目，才有了您这个项目管理者，您是服务于项目干系人的。作为一个项目管理者，您的最主要职责就是斡旋于各项目干系人之间，通过我们知道的一系列方法和过程完成项目，并最终满足大家的需求和利益。那么我们在每一次沟通之前，是否应该明确的将自己需要达到的目的明确下来？那可能是一个任命、一个决策、一个通报3.2 和正确的态度用“心”沟通 有了目的，就可以根据不同的目的采用不通的沟通手段和方法，甚至是态度。为什么这么说呢？我们可以想象一下，如果是一个通报，那必然需要采取广播式的方法，而且应该是以权威地、肯定地、清晰的描述出来；如果是一次意见征询，那么应该采取的是广纳百言、虚心受教的态度和方法来进行沟通。但是无论是什么方式和态度，作为一个沟通的发起人，都应该抱着一颗真心，诚心诚意的去做这件事，这样才能得到对方的肯定，得到对方中肯的意见。(1)要有尊重的心。管理者应像尊重自己一样尊重对方，始终保持一颗平等的心态，更多地突出对方的重要性。 (2)要有战友之心。大家都是为了一个共同的目标共同的利益在工作，从这一点出发大家都是一条战壕的战友，在相互沟通时如果能牢记这一点，就能达成最终的共识。 (3)学会换位思考。人都是喜欢以自我为中心的，一定要学会从对方情形下考虑和分析问题，这样就能让对方体会到你的诚意，真正有意识的往双赢的方向去商谈问题。 (4)要有赏识的心。学会欣赏自己的战友是管理者的美德。当一个人被赏识的时候。他可以受到极大激励。作为管理者，需要首先以赏识的眼光对待每一个人，并且让他知道。 (5)要有分享的心。分享是最好的学习态度，也是最好的团队文化氛围。(6)要有“心”。充分的准备，了解对方的爱好、习惯、忌讳等，不经意的一次友好的表示或关怀可能就能让对方体会到你的“心”，这可能会带来极大的帮助。3.2学会倾听 倾听是沟通的基础。作为一名管理者在别人的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。 (1)观察。除了用耳听，还要留心捕捉脸部表情，洞察眼睛的变化，感知对方的心理和情绪变化，及时调整。 (2)鼓励他人表达自己。当我们跟下级进行沟通时，应不断地鼓励对方多表达，我们才能听到更多对自己有用的信息。 (3)倾听全部信息。不要只听自己关心和感兴趣的信息。 (4)有兴趣倾听。表现出我们的兴趣，表明我们对对方是关注和寻求支持的，有利于对方更好地说，并能将话题维持。 (5)深思慎言。听就要用脑听，在听的过程中，要学会思考。这样才能获得更多的有效信息，最终和对方达成一致，并共同实施。 3.3运用正确的表达方式 不通的沟通方式有各自的优点和适合范围。不当的方式不仅达不到预期目的，可能适得其反浪费大家的时间。沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫。 四、建立完善的沟通体系 沟通是一项系统工程，需要所有项目干系人形成共识，建立机制，共同做好。在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。 4.1项目沟通计划 制定一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施中信息的沟通工作。要对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和充分的准备。要了解项目相关角色与人物的基本情况，了解他们对项目的期望，需要得到的项目信息及时间。比如，对于公司的办公室主任，他期望系统能够提高他们的办公效率和公文管理水平，但他对项目的实施过程并不一定清楚，因此，需要定时让他理解项目的状态和进展情况；对于研发总经理，他可能期望通过该项目的实施，在技术上取得突破。因此，项目实施过程中，必须充分考虑需要沟通的对象与内容，以保证项目取得一定阶段性成果或受阻时。及时汇报或得到支援。另外，除特殊情况外，在项目实施过程中，应基本围绕以下沟通的关键词与主线展开：文档模板、项目例会、定期报告等。 4.2执行 在项目实施过程中，项目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及时地得到项目的状态信息和进展信息。而这种沟通的执行方式应该包括：定期会议要让相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果，包括在项目当前时刻，花了多少时间、成本和资源、还需要花费多少时间、成本和资源等；主要项目角色之间的周期性文档沟通甲方与乙方项目负责人之间定期的以电子邮件等形式进行项目沟通，可以保证项目实施过程中问题的及时解决；项目组成员(包括甲方成员与乙方成员)内部的沟通通过项目组成员内部有效的沟通可以保证系统在实施过程中的细节问题实时解决；还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。做好这些沟通，对于系统更好地客户化，保证实施过程中全员参与信息化有着相当重要的作用。能最大程度地减少实施阻力，将冲突化于无形。在遇到始料未及的新需求、新问题，项目需要变更时，做好相应的沟通管理的意义就更为明显。当然，沟通管理过程中还要注意执行的方式，包括是否面对面沟通，是否正式沟通以及沟通的场合等。 4.3修正沟通可以分为正式沟通与非正式沟通。非正式沟通就是在非正式渠道、在非正式场合了解信息。进行沟通。如要好朋友之间的信息传播。同事之间信息传播，家人之间信息传播都算非正式沟通。对非正式沟通所采用的对策是：首先，非正式沟通产生和蔓延，主要是得不到他们所关心的消息，因此管理者越封锁，则背后流传的谣言越多。只能正本清源。主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开，则种种不实谣言将自然消失。其次，闲散和单调乃是造谣生事的温床。要避免发生这些谣言，扰乱人心士气，主管者应注意，不要使组织成员有过分闲散或过分单调的情绪发生。第三，最基本做法，乃是培养组织成员对管理当局的信任，这样他们愿意听组织提供信息也较能相信。第四，在对组织主管人员的训练中，应增加这方面知识，使他们有比较正确的观念和方法。加强和疏通正式渠道。