招标采购管理实施办法.doc

招标采购管理实施办法第一章 总则第一条：为加强对招标采购的管理和成本控制，特制定本管理实施办法。本办法适用于公司所有项目、部门的支出类管理。对公司招标采购范围、组织机构、管理目标、运作流程、战略合作资源管理、样板管理作出具体规定。第二条：本制度适用于公司直接或间接参与招标采购工作的所有人员。第二章 招标采购范围第三条：招标采购内容及范围划分1 为节约成本，提高效益，保障公司正常运营，原则上公司所有支出类项目均应经过招标比价，包括工程类、行政类、设计类等。招标比价的形式可根据实际情况及综合计划审批结果采用招标、议标和比价。2 原则上公司招标采购部负责工程类大综材料和综合劳务的招标。事业部负责零星采购类项目的招标、比价。综合事务部负责行政支出类项目的招标、比价。设计部负责设计类合同的招标、议标。第三章 组织机构第四条：综合计划审批会、招标采购审批会1 综合计划审批会是公司招标采购的最高组织机构。负责审批公司经营计划、资金计划、成本计划、施工组织计划、招标采购计划、综合事务计划等各种计划类事务2 综合计划审批会由总经理或委托常务副总理召集，定期召开。人员由公司部门经理（含）以上人员组成。3 招标采购审批会是公司招标采购的领导机关，负责审批资源库名单建立、更新及淘汰。负责审批确认招采结果及合同。4 招标采购审批会由招采总监召集，按需召开。人员由总监及副总级以上人员加上财务经理、招采经理及相关招采人员组成。第五条：招标采购相关部门职责1 招标采购部职责：编制公司招标管理制度；组织公司授权范围内招标采购工作；协助事业部完成相关招标采购工作；建立并维护招标采购资源库；落实市场资源，组织并妥善管理材料样板；召集并组织招标采购审批会；组织编写招标文件标准模板。2 设计部职责：与项目部共同编制并审核招标技术文件、提供招标图纸；参与技术标评定。参与资源库建立及更新、替换。3 造价部职责：建立并维护企业定额，编制招标商务文件、标底、工程量清单；参与经济部评定。参与资源库建立及更新、替换。4 事业部职责：编制招标计划，组织编制招标文件，参与本项目合作单位信誉评估；参与项目招标（包含技术文件编制、技术标、商务标的评定）。第四章 管理目标第六条：通过资源库的建立、企业定额的使用，提高工作效率；同时使各项招标结果贴近市场，达到降低成本、满足项目质量进度要求。第五章 运作流程第七条：公开招标或邀请招标运作流程：（含义解析：招标人以招标公告或投标邀请书的方式邀请不特定或特定的法人或其他组织投标）公开招标或邀请招标适用于我公司工程类大综材料和综合劳务的招标，其流程包括计划编制、招标立项、投标单位资审、发标、开标、评标、定标、合同签订。1 招标采购部配合各事业部结合工程进度计划，编制项目招标计划（含项目管理费计划），报公司综合计划审批会审定后报董事长批准。2 招标计划经综合计划审批会审定、董事长批准后事业部根据公司批准下达的进度和成本计划指标，结合项目管理需要，在造价部的配合下对项目的成本控制指标进行分解，将公司批准的指标分解到每项招标标段，并对应相应的合同，同时后附成本指标的标段划分界限及承包范围、配置标准的详细描述。分解后的成本计划，汇同各部门会签文件、交底文件报招标采购审批会审定后立项。3 招标采购部负责组织各相关职能部门汇总编制招标文件（含合同范本），其中技术文件、图纸由总工办提供，工程量清单、标底、标准合同由成本造价部提供，标底的编制需根据设计文件和技术要求、企业定额编制。原则上没有标底，事业部、招标采购部可以不接受招标。汇总编制完成的招标文件、合同须报公司招标采购审批会核准。4 招标采购部针对立项招标项目招标文件的具体要求，编制相应招标公告或投标邀请函，报经招标采购审批会核准后，发放招标公告或投标邀请函、招标文件及图纸。5 设计部、事业部、市场部、造价部专业技术人员参与招标的答疑、考察、技术标评定。6 招标采购部组织各职能部门参与招标项目的投标单位资审、现场踏勘、发标、开标、评标工作，原则上商务标、技术标合格单位不得少于3家，商务标和技术标合格单位进入经济标开标程序.经济标开标实行一次报价，开标结果报公司招标采购审批会议审核。7 招标采购审批会根据招标文件评标办法，综合各投标单位商务标、经济标、技术标评审结果，确定中标单位报经董事长批准后，授权招标采购部向中标单位发出中标通知书。8 招标采购部根据中标结果负责编制招标项目会签单，报经相关职能部门领导、副总、总经理签认后，组织中标单位进行合同签订工作（原则上招标采购部负责按综合计划审批会批准的大综材料及综合分包的合同签订；事业部负责按综合计划审批会批准的零星采购的合同签订。合同签订后，转交经营计划部管理），同时将招标项目会签单移交相关职能部门。第八条：竞争性谈判招标运作流程：（含义解析：采购人邀请特定的对象谈判，并允许谈判对象二次报价确定签约人的采购方式，我公司通常采用该招标方式）竞争性谈判招标适用于我公司常规性小额或零星采购，其流程包括：编制招标公告、邀请谈判供应商、发出招标公告、接受投标文件、谈判、最终报价、确定成交供应商。1 立项提报程序同第七条12小节。2 事业部配合招标采购部组织召开公司内部标前会，交底招标项目的具体数量、规格等内容（数量由造价部提供，规格型号由设计部提供，形成标前会议记录文件）。3 招标采购部根据标前会议记录文件编制招标公告，汇总编制完成的招标公告须报公司招标采购审批会审核。4 各职能部门配合招标采购部进行资源厂商搜素及考察工作（资源厂商主要来源于招标采购部资源数据库，也可由公司范围内员工推荐，对于新的资源厂商需报经招标采购审批会审查合格后方可入选），确定不少于3家的合格供应商参加投标，并向其发出招标公告。5 设计部、事业部、市场部、造价部专业技术人员参与招标的答疑、考察、技术标评定。6 招标采购部根据招标公告的具体要求，在指定的地点、时间接受被邀资源厂商所提交的投标文件，7 招标采购部报请招标采购审批会逐一与供应商进行谈判，谈判中要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最终报价。8 招标采购审批会根据采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，授权招标采购部发出中标通知书。9 招标采购部根据中标结果负责编制招标项目会签单，报经相关职能领导、副总、总经理签认后，移交相关职能部门，由事业部根据公司合同范本和招标项目会签单组织中标单位进行合同签订工作。第九条：单一来源采购招标运作流程：（含义解析：采购人于供应商直接谈判确定合同实质性内容的采购方式）单一来源采购招标适用于一下情形：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目的一致性或配套性的要求，需继续从原供应商处添购的。其流程包括：立项报批、询价谈判、确定价格、签订合同。1. 立项提报程序同第七条12小节。2. 事业部负责编制采购需求文件，报公司招标采购审批会核准后移交招标采购部。3. 招标采购部负责向特定供应商放出采购需求文件，同时报请招标采购审批会进行价格谈判工作，确定采购价格。4. 招标采购部根据谈判结果负责编制招标项目会签单，报经相关职能领导、副总、总经理签认后，移交相关职能部门，由事业部根据公司合同范本和招标项目会签单组织供应单位进行合同签订工作。第六章 样板管理第十条：材料封样核准流程对甲供材料（设备）及甲方认质认价材料（设备）应提供样品并封存，以作为货物验收的依据。1 封样。由事业部负责，招标、执行部门参与共同对样品的质量、规格、外观、颜色、型号、材质、尺寸等标准进行确认封存。一般封存应造价部、事业部各存一份。封样应有明确的厂家标识、规格型号的文字确认。2 验收。执行部门在货物到场时，对货物的品质进行逐项验收；安装类货物，需根据国家相应标准进行试运行后，方可验收。如有争议，应以封存样品标准为准。第七章 资源管理第十一条：公司战略合作资源的推选1 按照公司确定的合作企业准入条件搜集整理全国著名的工程总包企业、专业分包企业、材料设备企业，从企业资质、工程业绩、行业地位、财务状况等方面组织筛选合格企业向公司推荐。2 对过往合作单位从合作信誉、合作质量等方面进行评估，合格单位向公司推荐。3 任何公司员工均可向招标采购部进行推荐，同时承担保荐责任。4 每个项目完成后，招标采购部组织公司各部门对参与工程的战略合作资源单位进行评测，一致反映较好的单位提高其在资源库的信誉等级，同时给予保荐人奖励；一致反映一般且无重大过失的单位保留其在资源库的信誉等级；反映一般且有重大过失的单位以及反映较差的单位降低其资源库的信誉等级，严重的从资源库中剔除，同时追究保荐人责任。5 招标时，原则上应从战略合作资源库内选择合作单位。第十二条：收集并整理材料数据，形成相应的数据库，及时向设计部、造价部反馈材料信息；1.收集已完工程、在施工程所用材料资料，分门别类统计相关厂商，记录其产品规格、型号、标准、报价及联系方式，形成数据库。2.通过相关材料网站获取厂商信息，对在采购计划内的材料供应商进行实地考察，综合评估其生产供货能力、产品质量，对考察合格的厂商录入数据库备案。3.针对“造价部”、“设计部”所提出的材料、样品清单需求，及时如实的反馈材料信息。第十三条：对新材料、新工艺的追踪了解，收集相关信息