公司办公物资管的理操作办法.doc

办公物资管理操作办法第一章 总则第一条 目的：为加强全集团办公物资管理，保障物资的安全、有效利用，特制定本办法。第二条 办公物资范围：日常办公用品、办公设施、设备用品、固定资产、报刊、图书、工作装等。第三条 适用范围：本手册适应于集团公司所有的办公物资管理。第四条 各部门职责：一、综合管理部负有本手册所含办公物资的采购和管理职责；其他部门负有对所领办公物资的正确使用和保管的职责。二、为加强部门办公物资的管理，各部门应指定专人（或内勤人员）负责本部门日常办公用品的领用和管理工作。第二章 分则第五条 日常办公用品（含耗材，下同）管理程序一、 申请（一）领用人根据自己的需求在网上进行申请（见领用权限设置）。（二）若因工作需要，申请特殊（非常用）的办公用品，需执行审批制度，在网上进行特殊办公用品的申购流程，2000元以内的由综合管理部负责人审批同意，2000元以上的报人事行政分管领导审批同意，综合管理部方可采购。二、采购（一）综合管理部应指定专人负责日常办公用品的采购工作，采购人员应按价廉物美，多方比较的原则选择商品或供货商家，原则上应选择3-5家合格供应商，同时同质办公用品不得高于市场零售价格。（二）每月25-30日，由公司库管员对库存的办公用品进行清点，同时结合各部门的需求，拟订下月采购计划，发送网上审签流程，经相关领导审批后，由采购人员统一采购，对于必需品、采购不易或耗用量大者，应有酌量库存。三、报销采购人员将购回的办公用品，经库管员验收无误后，双方办理入库登记，并在发票或收货单上签字，采购人员方可到财务部办理报帐手续（报帐的发票应付收货单，收货单要求有规格、单价、厂家、型号等相应明细）。四、管理日常办公用品应以部门为单位建立员工领用和使用台帐；每一季度由综合管理部汇总各部门办公用品领用情况及办公费用使用状况，并编制办公用品领用明细汇总表报财务部一份。每半年由库管员盘点，并将盘点表送交公司财务部，以便核算各部门的成本管理费用。五、领用（一）领用：每周星期一、三、五下午为日常办公用品领取日，各部门根据工作需要在网上申领，综合管理部指定专人根据网上的申请发放办公用品，并由领用人签字确认。（二）其它时间综合管理部不予办理领用，若遇特殊情况，应由申请人在综合管理部行政处或物资管理员处领取并填写办公用品领用审批表后，可先行领用并及时在网上完善手续。若超过领用权限无法在网上进行申请的，领取并填写办公用品领用审批表后，由申请人所在部门负责人及行政处负责人签字同意后方可领用。（三）领用限制：对于计算器、剪刀、打印纸、美工刀等共用品以部门为单位设置领用限制（详见附件领用权限设置规定），由每个部门的兼职文员负责，员工异动时应直接退还给综合管理部库管员；其它易耗办公用品如签字笔、胶水等以员工为单位设置领用限制（如：每个人每个月只能领用一支黑色签字笔、一包软抽等）；另外对于茶叶及个别特殊办公用品实行审批领用制度，由领用人在网上申请领用，经所在部门负责人及综合管理部负责人同意后领用。（四）对于接待性香烟领用：日常接待可领用龙凤呈祥，但需所在部门负责人同意后，报综合管理部负责人批准即可领用，严禁公烟私用的行为发生。一般接待可领用玉溪，但需所在部门负责人同意后，报综合管理部分管领导批准即可领用；高规格的接待可领用中华烟，但需所在部门负责人同意后，报集团总裁或董事长批准即可领用。第六条 固定资产管理程序一、固定资产的界定固定资产是指价值在2000元以上，且使用寿命在一年以上的，如各种工程检测仪器、车辆、班桌、空调、房产等；办公设备是指电脑、打印机、数码相机、扫瞄仪、移动硬盘、U盘等设备。二、申请固定资产的申请应根据工作需要，申请人必须在网上非常备物资一栏认真填写申购单，注明名称、规格、数量、事由等情况，经部门负责人同意后，由综合管理部物资管理员根据库存物资情况注明采购意见，再经综合管理部负责人审批，最终由分管领导审批同意后方可进行采购。三、采购采购：综合管理部根据各部门经最终审批后的申购表进行统一采购。办公设备（包括电脑、桌椅等）因性能及规格的特殊要求，由综合管理部负责采购。其它专业技术性较强的办公用品，由需求部门协助（提供技术支持）综合管理部购买。四、入库及报销（一）入库：综合管理部采购人员将购回的办公物品点交给库管员，库管员负责收货、验货，核对无误后签字办理入库手续，并做好相应的台帐登记。（二）费用报销：购回的固定资产，其购物发票必须经采购人员及库管员签字认可，方可到财务部报销。五、领用 （一）库管员在办理入库后应在一天内通知申请人领用。（二）领用人必须在固定资产领用表上登记，领用人自行妥善保管所领物品，并按使用要求操作设备。六、管理 （一）综合管理部对固定资产按类别进行统一编号，分使用部门和个人领用纳入固定资产明细账管理。综合管理部按类别进行统一编号的固定资产明细账与财务部按类别进行统一编号的固定资产明细账应为一致。（二）固定资产应以部门员工个人建立领用、使用台帐；每半年综合管理部管理员和财务部会计人员应对公司的固定资产进行一次盘存，清点固定资产情况；每年的12月31日前，综合管理部管理员将本年的固定资产台帐盘点表交财务部会计人员进行核对，保证帐实相符。（三）固定资产的调拨、退还。1、固定资产的使用人发生变动时，移交双方必须到综合管理部办理固定资产调拨手续，并更改相应的台帐。2、员工离职，必须将所领用的固定资产退还综合管理部，并由物资管理员将台帐做好相应的调整。不得随意交给其他人员。未将固定资产退还到综合管理部就离职的，综合管理部应立即通知财务部门扣除其相应工资。3、员工跨司调动，也应将其所领的固定资产退还综合管理部，原则上不得将其带至其他公司使用。若情况特殊需带至其他公司的，应经调动人员所在的部门负责人以及综合管理部负责人批准方可办理调拨手续，并及时将调拨资料送相关公司财务部进行会计核算。4、因各种原因，各部门若出现闲置的固定资产，相关部门应主动将闲置的设备退回综合管理部由物资管理员做好相应记录，避免设备重复购置行为发生。七、报损和处置 （一）固定资产超过正常使用年限，且无法正常使用时可申请报损。（二）报损和处置由领用人到综合管理部领取物资报损单，并认真填写物资报损和处置单，说明原因，经部门负责人审核确认后，由综合管理部派人对报损物资进行核查签署处理意见后报综合管理部负责人审签，金额在5000元以上的须同时上报总裁审批，方可报损和处置。（三）综合管理部物资管理相关人员对报损和处置物资及时作下帐记录，根据实际情况对报损和处置物资进行处理，并及时将报损和处置单及经过行政主任签字确认的物资报损和处置的处理明细资料和残值费用交财务部进行会计核算。第七条 报刊（杂志）、图书一、订阅公司报刊（杂志）以部门为单位在每年的11月30日前提出报刊拟订清单经部门负责人审批交综合管理部汇总，再报总裁批准后，原则上由综合管理部统一办理订阅。报刊（杂志）每年订阅一次，过期不予办理。二、发放综合管理部前台文员收到报刊（杂志）后按部门进行分类，并在第一时间通知各部门领取，杂志应有领取记录。三、购买各部门因工作需要购买图书资料，应先提出拟购清单报分管副总裁（总工）同意，同时须报请综合管理部备案后，由各部门自行采购。四、报销购回的图书资料以及外训员工的培训资料必须先交综合管理部登记盖章，再办理借阅手续，发票（含培训发票）经档案管理员验收签字后方可予以报销。 五、借阅借阅时间原则上最多为三个月，借阅人应在借阅时间内及时归还所借图书资料；若还需延长借阅时间，应提前到综合管理部办理续借手续，续借时间不超过三个月。在员工调职或离职时，应将借阅的图书资料退还综合管理部，否则将在工资里扣除相应的款项。六、公示综合管理部应对公司所有的图书资料进行汇总，并建立电子借阅目录放于网上公示，适时更新，方便员工借阅。第八条 工作装的管理规定 一、员工工作装定制规定（一）员工工作装的分类：夏装和秋（冬）装。（二）工作装的价位标准：1、集团公司、所属分公司：夏装上限为600元/套；秋（冬）装（套）上限为1400元/套。2、所属非地产公司：夏装上限为500元/套；秋（冬）装上限为900元/套。3、集团公司副总裁（含所属分公司总经理）以上领导：夏装上限为1000元/套；秋（冬）装上限为1800元/套。各公司可以根据公司的效益确定服装价位标准，但不得突破集团规定的上限标准。（三）工作装款式和颜色、制作厂家原则上由集团公司统一指定（除集团明确授权由所辖公司自行定制，但标准和颜色不得与集团规定相悖），以便达到色彩的统一。1、工作装款式：由集团根据企业发展统一指定款式，并发放款式样服。2、工作装颜色：夏装的上装为白色衬衣，夏装男士为深色西裤，女生为深色裙子；秋（冬）装为深色西服套装。3、制作厂家：由集团按招投标方式选择合作供应（货）商。4、各开发公司营销拓展部员工工作装由各公司根据项目楼盘特色、按以上标准自行购置报集团综合管理部备案。（四）具体定制工作由各公司人事行政负责与厂家衔接。二、员工着装规定：（一）着装时间：每周星期一、员工大会或其他重要会议，所有员工必须着公司统一定制的工作装；暂未发放工作装的新员工应着与公司工装相似的职业装。（二）每周二至周六，男员工可着西装、休闲西装或绅士正装夹克（夏季穿衬衣），女员工须着职业装上班。禁止穿吊带（外穿）、背心（外穿）、短裤、拖鞋等奇装异服，不得穿着过透、过露、过紧的服装上班。（三）凡出入政府机关部门、出席公务活动或其他特殊场合，必须着工装或职业装。（四）所属各公司员工工作时间到集团公司办事也必须着工装或职业装。三、员工工作装定制管理规定（一）冬季工作装更换时间为叁年，夏季工作装更换时间为两年，集团公司负责在每次服装更换当年的8月、3月公布秋冬季、夏季工作装款式、颜色和制作厂家，以便各公司提前完成该项工作。（二）新入司员工工作装订购时间在其转正后次月，若试用员工个人愿意订购的，转正之前离开公司，服装费用则由该员工承担。（三）调动员工的工作装随同员工一起划入接收公司统一管理，接收公司不再为该调动员工定制工作装,原公司须在调动表上写明工作装的领用时间及其金额，以便接收公司的管理。（四）离职员工应承担工作装相应的折旧费用（工作装分冬装及夏装，折旧费应分年份进行计算，减去公司按月承担的部分，其余部分由离职员工自行承担；从领用工作装之日起在公司工作两-叁年以上员工的工作装费用由公司承担）。（五）酒店、外贸公司的工作装定制不受上述款式和颜色的限制，但价格不得突破集团的规定。第九条 发型、配饰的规定一、员工上班时间应将头发梳理整齐，保持整洁的面容。男士不得染发（黑色除外），长发不过耳，不留胡须；女士应淡妆上岗，佩戴饰物得当，染发不得过于鲜艳、怪异，不得在胸前外挂手机或钥匙。第三章 附则第十条 本管理办法从2011年11月27日起执行。解释权为集团公司综合管理部。附件：领用权限设置附件：办公物资领用权限设置序号物品名称领用分类领用人领用周期领用权限物品单位价格1普通计算器部门文员3年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；中心总经理以上领导1个/人个16.002纸杯部门文员季度综合管理部、董事长办公室各15提；投资部、资金计划部、财务部各3提；其它部门各6提提（每提50个）6.003垃圾袋部门文员每月综合管理部5扎（其中前台4扎），其它部门1扎 扎34抹布个人前台每月2条35白板笔部门文员每月2支26白板擦部门文员半年1个1.67墨水部门文员季度1瓶18A3打印纸部门文员每月设计部3包，其他部门1包包409A4打印纸部门文员每月设计部、财务部6包；综合管理部、董事长办公室10包；其他部门3包包20.0010B5打印纸部门文员3个月1包15.0011固体胶部门文员2个月2支1.0112胶水部门文员每月财务部5瓶，其它部门2瓶瓶113剪刀部门文员3年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；总监级以上领导1个/人把314裁纸刀部门文员3年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；总监级以上领导1个/人把215订书机部门文员3年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；总监级以上领导1个/人个1016起钉器部门文员1年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；中心总经理以上领导1个/人个2.517直尺部门文员2年五人以内的部门2个；十人以内的部门3个；十人以上的部门5个；工程部1个/人；中心总经理以上领导1个/人把218电池部门文员每月2节1.7019电脑设备类耗材部门文员不限不限20插线板个人员工3年1个27.0021信封（大号）个人员工不限不限个0.922信封（小号）个人员工不限不限个0.1523抽纸（盒装）个人领导（总监以上）每月1盒424抽纸（软抽）个人员工每月1包1.825擦手纸个人前台每月3件11026卷筒纸（大号）个人前台每月3件11027垃圾篓个人员工3年1个328拖把个人前台半年2个3029洗手液个人前台季度12袋830洗衣粉个人前台季度2袋231肥皂个人前台季度2块3.532洗洁精个人前台季度3桶12.533烟（玉溪）个人领导审批不限不限包2134烟（中华）个人领导审批不限不限包7835烟（龙凤呈祥）个人领导审批不限不限包1236茶叶（普通）个人前台每月5袋1037高级茶叶个人领导不限不限斤68038普通名片 个人员工不限不限盒2339特殊名片个人员工不限不限盒4040光盘个人员工不限不限张241光盘盒个人员工不限不限个242笔筒个人员工3年1个843比例尺部门文员2年工程管理部、设计部4个；审计监察部2个个544相片纸部门文员季度5张0.945卷筒纸（小号）个人前台季度10个2.046喷墨纸个人员工不限不限张0.347兰色笔芯个人员工每月2支0.648兰色签字笔个人员工每月2支1.549荧光笔（红色）个人前台不限不限支250A4胶片个人员工不限不限片0.3551A4皱皮纸个人员工不限不限张0.352便携记事本个人员工每月1个153荧光笔（黄色）个人员工不限不限支254灭蚊片个人前台每月2盒1055杀虫剂个人前台季度2瓶1056洗厕精个人前台季度3瓶2057印油个人员工每月印章