实施项目管理标准及程序.doc

项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 1 18 生成日期 修改者 修改日期 实施项目管理标准及程序实施项目管理标准及程序 作者 日期 版本 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 2 18 生成日期 修改者 修改日期 目录目录 文档目的文档目的 4 4 关键联系信息关键联系信息 4 4 组织要素组织要素 4 4 项目地点 4 项目参与者 5 项目成员联络信息 5 管理办法管理办法 5 5 时间及费用纪录 5 请假 6 信息技术标准信息技术标准 6 6 个人工作站 6 项目局域网 6 应用软件 6 交付文档资料标准交付文档资料标准 6 6 文件夹管理结构 6 可交付文档资料库 8 可交付模板 8 非描述性可交付文档资料命名规则 8 描述性可交付文档资料命名规则 8 业务流程文档资料 8 业务子流程文档资料 9 版本控制标准 9 研讨会指南研讨会指南 1010 研讨会结构 10 介绍研讨会议题 10 演示研讨会的日程安排 10 介绍新概念及专用名词 11 演示准备好的可交付文档资料 11 按议题展开研讨 11 总结会议成果 11 评估研讨会议目标是否达到 12 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 3 18 生成日期 修改者 修改日期 安排随后会议日程 12 会议结束 12 可交付文档资料标准可交付文档资料标准 1212 格式 13 内容 13 质量 13 可交付文档资料审阅步骤可交付文档资料审阅步骤 1313 概述 13 同僚审阅 14 小组长审阅 14 项目经理审阅 14 可交付文档资料批准程序可交付文档资料批准程序 1515 项目信息交流项目信息交流 1515 项目进度报告项目进度报告 1717 概述 17 小组长进度报告 17 项目经理进度报告 17 报告可交付文档资料状态规则 18 遗留问题管理遗留问题管理 1818 项目范围管理办法项目范围管理办法 1818 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 4 18 生成日期 修改者 修改日期 文档目的文档目的 本文档资料的目的是用来确定适合本项目的政策 标准及程序 文档资料也阐明了 何时 何人如何使用这些政策 标准及程序 如未有特使申明 本文档资料的内容适合于项目中的所有人 关键联系信息关键联系信息 姓名姓名小组小组联系号码联系号码电子邮件地址电子邮件地址 组织要素组织要素 项目地点项目地点 项目名称 公司名称 地址 电话 传真 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 5 18 生成日期 修改者 修改日期 项目参与者项目参与者 公司名称 项目角色实施顾问 联系人地址电话 传真 项目成员联络信息项目成员联络信息 名字简称 组 角色 电话手机 E mail 管理办法管理办法 时间及费用纪录时间及费用纪录 本条款仅适用汉德公司项目组成员 汉德公司项目组成员应每周提交时间及费用纪录 咨询顾问应制作相应电子文档资 料 并提交签名的文本给汉德项目经理批准 如咨询顾问外出 应将签名的文本传 真给汉德项目经理 请假请假 如因生病 年假 外出受训等原因需要请假 必须事先得到项目经理的同意 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 6 18 生成日期 修改者 修改日期 信息技术标准信息技术标准 个人工作站个人工作站 贵公司员工使用由贵公司提供的个人电脑 汉德项目组员使用个人笔记本电脑 项目局域网项目局域网 项目局域网设立在贵公司机 所有相关设备在相应授权后 均应与项目局域网 接通 并能使用相应外部件 如打印机 网络设备及有关应用程序 与项目局 域网接通 应向 申请 应用软件应用软件 项目交付文档资料仅限使用以下软件包 Microsoft Office 2000 Visio Version 5 Microsoft Project 98 交付文档资料标准交付文档资料标准 文件夹管理结构文件夹管理结构 项目局域网按如下文件夹管理结构安排 SMB 本文件夹为最高级 所有项目相关 文档资料均应置于该文件夹下 Deliverables 存放所有可交付文档资料 PM 存放所有项目管理标准及模板资料 SMBSMB DeliverablesDeliverables Deliverables for Phase 1 存放第一阶段被批准的可交付文档 资料 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 7 18 生成日期 修改者 修改日期 Deliverables for Phase 2 存放第二阶段被批准的可交付文档 资料 Deliverables for Phase 3 存放第三阶段被批准的可交付文档 资料 Deliverables for Phase 4 存放第四阶段被批准的可交付文档 资料 Deliverables for Phase 5 存放第五阶段被批准的可交付文档 资料 SMBSMB PM PM Issue 项目问题管理程序及日志 Risk 项目风险管理程序及日志 Scope 项目范围管理程序及日志 Daily management 项目范围日常管理 Templates 各种可交付文档资料的模板 可交付文档资料库可交付文档资料库 可交付文档资料库根据阶段不同分置 Standards Templates Templates PhaseStandards Templates Templates Phase n n 之之 下 n n 代表各个不同阶段 代表各个不同阶段 库中文档资料命名规则 阶段 n 的可交付文档资料 版本 mm 这些文档资料简述每一阶段可交付文档资料 及相应模板 可交付模板可交付模板 所有可交付文档资料都要按标准模板制定 只有项目管理人员可以调整模板 如有 疑问 项目组成员应向项目经理咨询 以了解如何使用模板 小组长无权对模板及 文档资料标准进行解释 非描述性可交付文档资料命名规则非描述性可交付文档资料命名规则 非描述性可交付文档资料必须以英文命名并使用以下命名规则 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 8 18 生成日期 修改者 修改日期 BOMSAP大洋电机 SAP 实施项目 descriptive file name以英文名描述文件内容 Ver版本 mm版本号 例如 BOMSAP Project Standards Ver10 doc 描述性可交付文档资料命名规则描述性可交付文档资料命名规则 业务流程文档资料业务流程文档资料 业务流程文档资料命名规则 xxxyyxxxyy 000 000 doc 000 000 doc xxx 公司名称简称 如 BOM大洋电机 yy流程名称简称 如 AR应收款 OM定单管理 ML后勤管理 CRM客户关系管理 000 000各流程说明 业务子流程文档资料业务子流程文档资料 业务子流程文档资料命名规则 xxxyyyxxxyyy nnnnnn 000 doc 000 doc xxxyyy 业务流程名称 nnn以 10 为单位的子流程编码 000各子流程说明 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 9 18 生成日期 修改者 修改日期 版本控制标准版本控制标准 文件名最后两位数字为版本号 以下版本号适用以下规则 文件最初版本号为 10 随着文件被不断修改 版本号也不断更改 范围由 11 1Z 当文件要被提交给小组长时 版本号被改为 20 在此期间 随着文件被不 断修改 版本号也不断更改 范围由 21 2Z 当文件被小组长校对后 小组长应将版本号改为 30 并应按前述规则维护 版本号 当文件被项目经理校对后 项目经理应将版本号改为 40 并应按前述规则 维护版本号 当文件被最终确认后 版本号为 50 研讨会指南研讨会指南 研讨会结构研讨会结构 所有研讨会都应有相应的主持人 由他来控制整个研讨会的进程 当会议当中产生 不同意见时 由会议主持人决定如何安排解决 所有研讨会都按以下结构安排 1 介绍研讨会议题 2 演示研讨会的日程安排 3 介绍新的概念及专用名词 4 演示准备好的可交付文档资料 5 按议题展开研讨 6 总结会议成果 7 评估研讨会议目标是否达到 8 如需要 安排随后会议日程 9 结束 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 10 18 生成日期 修改者 修改日期 介绍研讨会议题介绍研讨会议题 在此阶段 会议主持人将介绍研讨会议题置于演示板上 并征求与会者对会议议题 的意见 如有其他议题被增补 那么 或者将它们与本次议题加在一起 或者将 它们放在其它研讨会上 上述决定应由会议主持人来决定 演示研讨会的日程安排演示研讨会的日程安排 一旦会议议题被确认 会议主持人将研讨会的日程安排拿出来确认 研讨会的日程 安排由会议主持人最终确认 会议主持人同时应告知与会者大致会议时间 介绍新概念及专用名词介绍新概念及专用名词 新的概念及专用名词应在研讨会之前介绍给大家 演示准备好的可交付文档资料演示准备好的可交付文档资料 当准备好的可交付文档资料被演示时 应包括文档资料结构及内容 会议主持人应 使与会者都理解文档资料的结构及内容 按议题展开研讨按议题展开研讨 一旦上述步骤完成 研讨会将按既定的研讨会日程安排进行 按既定日程安排进行 对保证研讨会高效率进行是非常重要的 研讨会其间 会议主持人有权决定讨论是否与议题相关 如产生与议题无关的争论 会议主持人可将该事项暂时列在黑白上 待以后讨论 每当一议题讨论通过 会议 主持人应予以声明 总结会议成果总结会议成果 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 11 18 生成日期 修改者 修改日期 待研讨会各项议题讨论完毕 会议主持人应对研讨会结果进行总结 并强调各 关 键点 当就某些方面尚未达成统一认识时 应对此事进行进一步讨论 直到在全体 成员内达成统一认识 评估研讨会议目标是否达到评估研讨会议目标是否达到 在总结会议成果的基础上 会议主持人应评估研讨会议目标是否达到 同时对研讨 会议目标是否达到征求与会成员意见 安排随后会议日程安排随后会议日程 对未能达到会议目标的研讨会 会议主持人应列出下一次研讨会的时间及参加人员 会议会议结束结束 会议主持人在确认如下事项后 宣布会议结束 1 重申已决定的下一步工作计划及相应负责人和到期时间 2 温故待确认的各项议题 并明确相应措施 3 明确此次研讨会为 成功 或 失败 次结果将上报项目经理 如果 研讨会各项目标均以达到 此次研讨会视为 成功 如果研讨会目标 有部分尚未达到 此次研讨会视为 失败 可交付文档资料标准可交付文档资料标准 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 12 18 生成日期 修改者 修改日期 以下标准将被用来判定可交付文档资料是否可被接受 格式格式 所有可交付文档资料必需符合标准的文档格式 各可交付文档资料标准格式都放置 于文件夹 SMB PM Templates PhaseSMB PM Templates Phase n n 下各阶段 各版本文档内 内容内容 可交付文档资料的内容必须反映相应的目的性与范围 可交付文档资料的内容是否 被接受 应由审阅者根据内容完整性及相关性来判定 质量质量 个人的可交付文档资料的质量是由可交付文档资料的可用性来决定的 所谓文档资 料的可用性是指此可交付文档资料是否符合相应的目的 另外 可交付文档资料内 不得有语法及拼写错误 可交付文档资料审阅步骤可交付文档资料审阅步骤 概述概述 每一个可交付文档资料在最终确认以前 都要经过逐步审阅的过程 审阅者应该对 获得可交付文档资料的处理过程完整性进行审核 他们应核实在收集 处理信息的 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 13 18 生成日期 修改者 修改日期 过程中 各个相关领域均被涉及到 同时 审阅者也应对收集 处理信息的方法有 效性 及信息源进行检查 可交付文档资料的审阅步骤如下 同僚审阅同僚审阅 某一文档资料的作者应在初稿完成后 首先要求项目组的同事对初稿进行审阅 该同事应是项目实施方中的一员 审阅者对初稿审阅后 应提出意见 如需要 对文档资料进行修改 文档作者应对文档资料进行修改 并将新版提交同事进 行二次审阅 次过程可重复至双方对文档资料达成共识 小组长审阅小组长审阅 当同僚审阅结束后 文档资料提交给作者所属小组长进行审阅 小组长对初稿 进行审阅 并同项目组其他成员交换意见 如文档资料需进一步修改 小组长 应提出改进意见 文档作者对文档资料进行相应修改 并将新版提交小组长进 行二次审阅 次过程可重复至双方对文档资料达成共识 项目经理审阅项目经理审阅 当小组长审阅结束后 文档资料应提交给项目经理进行最终审阅 项目经理对 文档资料进行审阅 如文档资料需进一步修改 项目经理应提出改进意见 由 小组长将文档返回给作者 由作者对文档资料进行相应修改 并重新启动文档 资料审阅过程 直至对文档资料达成共识 可交付文档资料批准程序可交付文档资料批准程序 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 14 18 生成日期 修改者 修改日期 所有项目文档资料都要经过项目管理机构的最终批准 项目成员的相关责任均 在各阶段 各版本文档资料中有明确规定 可交付文档资料在提交批准时 应附相应的批准申请书 该申请书在 SMB PM Templates SMB PM Templates 文件夹下 它应在每次审阅过程完成后被更新 如有特殊性说明要求审批者 此说明应在申请书的相应位置标明 审批者应在 此处加以分析说明 此措施的目的是为了保全审批过程中的各项意见及态度 当审批者最终同意了文档资料内容 他应附上电子签名以记录此事及相应时间 如可交付文档资料被同时提交给数人进行批准 文档资料应等到所有批复意见 收到后 再进行修改 然后重复审批过程 最后 在将修改好的文档资料打印前 应将被修改部分阴影标识 以免重复阅 读已看过的部分 文档资料作者应在特殊说明处说明标识方法 项目信息交流项目信息交流 为确保项目进展情况的充分交流及有效控制项目进度 项目组应定期召开会议 以下表格汇总了各标准会议形式 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 15 18 生成日期 修改者 修改日期 会会 议议 MeetingMeeting 内内 容容负责人负责人 ChairChair 参加者参加者 AttendeesAttendees 要求要求 阶段性开 始会议 明确即将开始阶段的工 作计划 目标及可交付 文档资料 确定各小组 成员的角色及相应责任 项目经 理 项目执委会成 员 项目各小 组成员 每一个阶段开始前必 需要有的 阶段性结 束会议 展示阶段内已完成的任 务 交流阶段内已达到 的关键性问题 展示阶 段内已完成的可交付文 档资料 统一下一阶段 的具体工作方法 体会 管委会对本阶段的工作 意见 项目经 理 项目执委会成 员 项目各小 组成员 每一个阶段结束前必 需要有的 每周例会回顾检察本周项目实施 情况 确认各项已解决 或尚未解决的问题 小 组长汇报当前工作状况 及计划 检察应交付文 档资料的完成情况 项目经 理 小组长 各咨 询顾问 每周一下午 2 00PM 会议纪要由项目经理 指定人员负责 会议 目的是为使项目经理 评估项目进展情况及 安排工作内容 会议 纪要应在会后即刻电 邮各相关人员 小组会安排工作计划 分配任 务 回顾进度 明确任 务 小组长小组成员至少每周一次 以便 小组长及时更新工作 计划 生成进度报告 项目标准项目标准 版本 文件名 e2f586d244b76dbe3ba9db4b02 826de9 pdf 页码 16 18 生成日期 修改者 修改日期 项目进度报告项目进度报告 概述概述 项目进度报告的目的是为了建立一种机制 以便项目相关人员及时搜集 汇总 分享项目信息 项目组将每周对进度情况进行回顾 会议内容如下 各应交付文档资料的完成情况 本周具体工作内容 应交付文档资料预期完工日期 各应交付文档资料实际开工日期 各应交付文档资料实际完工日期 小组长进度报告小组长进度报告 每周各小组长应就计划与实际进度作出进度报告 具体形式如上 但内容应反 映本小组成员的汇总情况 小组长有义务维护此进度报告 项