浅谈企业档案管理新模式.doc

浅谈企业档案管理新模式-网络平台的建设 马钢股份公司第三钢轧总厂 郑志超马钢国际贸易总公司 吴跃天企业档案管理模式是指为了达到完整收集、科学管理和有效利用本企业的档案所采取的管理体制、管理形式、管理原则和管理方法。企业对档案管理模式的选择，往往要受到企业管理体制及管理模式等诸多因素的影响。随着冶金企业体制改革的步伐加快，企业主辅分离，建立多元化的产权制度，给企业的档案部门带来了压力，也使现行的档案工作在管理模式、工作方法上面临着一系列的挑战。现代企业的社会化大生产已由原来的劳动密集型走向自动化、程序化，计算机管理广泛应用于企业管理活动的方方面面，形成了企业信息集成系统。根据企业档案工作的实际情况及目前状况，建立以计算机现代化网络技术为支撑的符合企业档案工作自身特点的管理模式，打造企业自己的档案管理网络化平台的建设以显得刻不容缓。信息技术的发展，数字技术的应用,使企业办公自动化水平大大提高，各种高效扫描设备及各种多媒体技术在企业档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到了挑战。如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示企业档案信息的内容特征,方便、快捷地为企业提供服务将成为企业档案工作者迫切追求的目标。现行的企业管理体制赋予了企业档案主管部门对所属的二级单位的档案工作监督与指导的职责。但随着企业重组、资本整合，体制改革的深化及行业兼并形势的发展，企业新建项目的相续建成，企业规模迅速扩大，企业档案数量急剧增加，对当前乃至今后的档案工作及管理体制产生了深刻的影响，传统的档案管理模式存在的问题也日益突显出来。其主要表现为：一是档案主管部门监督指导机制渠道不畅，工作效率难以提高，组织协调管理职能难以充分发挥。二是不能及时了解二级单位档案工作的最新状况，不能快速解决二级单位实际工作中遇到的问题。三是随着企业规模的扩大，新建项目的增多，档案数量急剧增多，档案主管部门的业务指导人员下基层进行面对面的检查指导，已显得力不从心，精力及人力不够，且方式方法落后。四是各二级单位档案室之间缺乏经常性的横向协作及业务交流渠道，档案管理水平不一，所以企业档案管理的整体水平停滞不前难以提高等等。企业档案工作的管理模式要与企业管理模式相适应，即：档案管理形态要与企业管理形态相适应；档案管理层次要与企业规模层次相适应；档案管理范围与企业长远需求相适应；档案管理规模与企业竞争需求相适应；档案管理手段与企业技术形态相适应；档案管理重心与企业经营形态相适应。总之，档案作为企业的历史记录,其管理水平的高低直接影响档案价值的实现程度，因此必须不断提高档案的科学管理水平,以适应信息时代对档案工作提出的新要求。以下从四个方面入手试述企业档案管理新模式-网络平台的建设：一、企业小而全的档案管理模式浪费严重，不利于档案管理网络化平台的建设企业档案管理目前的现状是：从机关到二级单位都建有自己的档案室，“麻雀虽小，五脏俱全”。企业各二级单位的综合档案室每年的档案形成数量平均在500卷（件）上下。机构改制后的各总厂都要求设立综合档案室，将原来各区域的档案集中管理，这样每个新设总厂就需要新建至少在300400的档案库房，还要添置设备。各个总厂都要在人力、物力、财力方面进行投入，这种多方面的投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。另外，各二级单位的档案室处在二级单位的分别领导下，使各单位档案室管理水平参差不齐。档案工作的管理水平，完全取决于档案工作者的个人素质及该单位领导者的档案意识及对档案工作的重视程度。档案管理网络平台的建设，需要各档案室之间具有“同一性”和“互换性”，只有管理水平基本统一才能达到资源共享。而各二级单位的分散管理，使档案管理水平参差不齐，要想达到资源共享难度很大。 将企业二级单位的档案室予以合并，将所有的人力、物力、财力统一整合在企业总公司档案处下，集中管理，集中配置，集中调遣，提高企业档案系统的集约度已显得十分必要。另外，各二级单位在企业总公司办公自动化的带动下，虽已开始进行了数字化的建设。但都是自己配备计算机，自己配备运行程序，自己开发软件，自己购买软件，没有像企业总公司财务系统和备件管理系统那样有共用的计算机软件来统一管理企业内部的财务核算及备品备件。而企业档案部门利用计算机数据库技术也仅仅是为了辅助手工管理档案信息，虽已建立了案卷级的目录标引，但还做不到企业系统内全部档案的文件级的著录标引，计算机数据库系统仅仅起到了一个辅助查找的作用。由于认识上和技术上的一系列问题，在档案数据库建设方面存在着多方面的问题，特别是二级单位缺乏沟通造成了人力物力上的浪费，使计算机数据库的功能发挥受到了极大的限制。有的重视计算机软件和硬件的投入、有的片面追求目标管理、有的重视了数据库里的数据数量而降低了数据质量，有的认为档案信息量太大，要把它们全部输入到计算机难度太大等等。为了达到企业档案管理信息资源共享，提高企业档案行业的集约度，为了避免各二级单位在档案管理网络信息化上低水平的重复建设，推进企业档案计算机管理网络化平台的建设刻不容缓。二、建立文件中心实现文档一体化，为企业档案管理网络平台建设做准备文档一体化是指在企业内部将相对独立分散的文件管理与档案管理统一成一个有机整体进行管理，即按照文件生命周期理论进行文件和档案信息资源管理，从源头开始，在登记、鉴定、整理、著录、保护和利用等环节做到规范化。设立专门管理文件与档案的行政中心，将二级单位半现行文件脱离形成单位直接由文件中心管理。文件中心负责档案管理工作，并对文件管理运行过程进行有效地指导与监督。企业内部的二级机构无须再设立文件及档案的保管部门。这样能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案部门的工作压力，既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案部门接收文件的质量，同时还可以有效地联接文件形成机构与档案管理机构的交接通畅，确保文件转化为档案后文件级的著录标引及全文检索，有效地整合和利用企业文档信息资源，将企业档案管理工作真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心的突出优势是依法增强档案的透明度、公开性和档案信息资源的共享度，保障企业职工充分享有利用档案的权利，符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的二级单位档案管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的档案管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务、为企业服务打好基础。文件中心还可以通过各二级单位的局域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。文档一体化管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动企业档案工作的现代化管理。 三、集中统一综合性的信息一体化的管理模式，是企业档案管理网络化平台建设的保证企业档案集中统一管理是指档案部门对企业内部的档案实行集中统一管理，其优点是便于维护企业档案的完整与安全；企业档案综合管理是指按照档案集中统一管理原则，由企业档案机构对企业各门类的档案实行集中统一管理和开发利用，其优点是有利于企业档案的全面建设，能充分发挥企业档案的整体功能；信息一体化管理是指对企业档案、图书、情报工作实行一体化的管理，其优点是有利于形成统一的档案、信息利用中心。在激烈的市场竞争环境下，企业需要大量的、动态的、新颖的市场信息、产品信息、技术信息等，集中统一综合的信息一体化的管理模式有利于满足企业日益增长的信息需求。档案网络平台模式的核心问题是以计算机档案数据处理为中心来代替手工管理的档案工作。但现有的档案计算机管理模式只是手工管理同计算机管理进行的简单叠加，形不成一种体系，既不能提高工作效率，也不能减少人力的投入。解决问题的出路就是档案部门尽快加入到企业计算机管理的网络中去，将档案计算机管理系统纳入到企业计算机管理网络环境下运行的集MIS、DSS和OA于一体的企业管理信息集成系统中，使之成为其中的一个子系统，才有可能建立真正意义上的企业档案工作计算机管理网络化平台的管理体系。集中统一综合性集成的信息一体化系统主要由企业范围内的生产现场管理、工艺流程管理、科研设计管理、人力资源管理、财务管理、供应链管理等等 MIS系统；包括收发文管理、领导日程安排、会议通知等功能的OA办公自动化系统。信息综合查询系统可制定用户使用权限来分级别检索所需要的综合数据进行信息分析。企业档案网络平台作为其中一个子系统或功能模块而存在。建立企业综合性集成信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现企业信息共享和传输的数字化，并可通过 CERNET实现与国家主管机关、各企业之间的信息交流。由于电子文件的传递与处理是通过格式化的标准文件(数据)交换完成的，一切是快速、规范、透明、公开的。这有助于解决纸质文件条件下的一系列弊端。它给企业管理带来了新的变革，可以提供一个公正的、公开的社会环境，有利于进行公平竞争和提高工作效率，对企业管理体制的改革，对促进企业各项规章制度的执行，对企业管理走向规范化起到了重要的促进作用。集中统一综合性的信息一体化管理系统对企业档案部门来说是一个真正意义上的梦寐以求的档案计算机管理体系，它将文件转化为档案的“无缝交接”，彻底摆脱了重复的手工劳动的困扰，它以网络为起点，信息由文件形成部门一次性输入，以全文形式存在于网络上，可多向、多次输出，实现了档案工作以计算机管理及处理档案数据为核心，使档案工作人员由过去的“装订工人”转变为“信息法官”。 所以说企业档案工作的集中统一综合性的信息一体化管理，为企业档案管理网络化平台建设提供了保证。四、制订档案信息化管理标准，打造企业自己的档案管理网络化平台档案信息管理与档案实体管理的明显区别在于信息载体的特殊性。档案信息管理的基本内涵包括三方面的内容：一是档案信息管理标准化、二是档案信息存储数字化、三是档案信息利用网络化。档案信息管理标准化是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案行政管理部门统一制定、统一颁布与施行。档案信息管理标准化包括：档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等方面的内容。档案信息采集标准化要求档案信息在著录与标引时，要严格按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、档案著录规则、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求以及其他相关的法规进行。档案信息存贮标准化是指在将档案信息全文转化为数字信息进行存贮时所应该采取的标准。档案信息存储的数字化意味着档案的载体材料和记录方式产生了巨大的变化，是对传统档案存储方式的根本变革。数字档案是利用计算机通过输入、扫描等方式，将单纯的文字、图形、影像等载体变成数字信息存储在计算机中。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改、并且可以通过互联网快速传递。档案存储数字化大大提高了档案的利用效率，并降低了档案管理的成本。档案信息存储必须制定统一的存储标准，如果在存储过程中随心所欲，那么就会降低档案所反映的信息价值，会造成档案管理的混乱。档案信息管理软件标准化则主要体现在企业内部应用软件的通用性和统一性两个方面。在企业档案管理信息化建设过程中，一个难以解决的问题就是：各二级单位的局域网管理体制、管理方式、计算机网络配置、软件功能设置等等不能统一，难于实现标准化。企业档案管理部门要抓住机遇，全面推进企业档案管理网络信息化的建设，要建立健全适应企业网络信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业网络信息环境下的有序发展，完善、调整和扩展企业档案网络信息的接收范围，建立电子文件的归档办法，建立数字化档案信息管理和利用制度。开发档案信息资源，扩大档案收集对象和收集范围，以市场为导向，主动进行档案信息资源的开发。企业档案网络平台的建设必须分出层次以决定利用档案信息的范围，保障档案信息的数据存储及安全利用。企业档案管理网络信息和网络体系结构都需要标准化，二者统一才能使网络信息快速、准确地传输和使用。档案管理网络化建设是一个复杂的过程，它的技术层面涉及到数据库管理系统的设计、系统结构的选择、数据接口的选择等，还涉及到档案管理的各个业务环节，包括档案的著录标引、档案元数据标准的制定、文件格式的转换等等。企业档案系统要培养自己的专业技术人材，这些专业技术人材既懂得计算机、网络、数据库发展的最新技术，又要熟悉档案管理的各个环节。档案管理信息化建设是一项长期而持久的工作，档案部门要合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，并建立建全数据库的质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引的核对检查等来把好档案数据的质量关，这样建立起来的档案管理计算机网络平台才能经受住历史的检验。另外，企业档案工作者自身要有紧迫感，要加强学习，摸清家底，超前介入企业信息管理流程，将自身融入到信息系统，全方位参与到企业档案管理网络信息化的建设，尽快使现有的全部档案数字化，为档案信息共享做好铺垫。企业档案管理部门要在最短的时间内统一企业内部档案管理的软件功能设置，并对已经归档的同一类型不同版本的档案数据做好升级转换工作，要收集和保管好相关的应用程序和历史数据，以便日后能够为企业各有关部门的查阅和利用，为企业现代化管理的升级换代做准备。企业档案部门要与企业的业务、技术部门搞好协调，避免企业档案管理网络信息化建设在低水平上重复。海档案事业正在建设以公共档案馆为主体的档案服务体系，以新颁上海档案条例为依据的档案行政管理体系和以信息技术为跨越式发展手段的档案信息化网络体系。上海档案信息化网络体系建设的目标，就是要在全市范围内，构建一个各级各类档案部门上下联通，档案信息资源共建共享的，连接各级党政机关、面向社会的档案信息化网络体系。它的基本内涵就是三网并进，建设上海档案信息资源总库。它主要包括以下三个方面内容：第一，档案局（馆、室）内部局域网网络体系建设，按各自所处的地位和性质又分为涉密网和非涉密网二种；第二，档案局（馆、室）之间城域专网网络体系建设。目前，主要是运用电子政务网络体系，通过上海市公务网和市、区县二级政务网开展档案应用项目，其中，涉密档案信息的加工、传输、采集和共享，通过上海市公务网档案应用项目加以实现；第三，档案局（馆、室）广域网网络体系建设，由各级各类档案部门依托互联网建设面向公众的档案信息网站，形成相互钩链的档案信息网站群。一档案信息化网络体系建设在档案信息化建设中的地位和作用主要体现在以下五个方面：第一，档案信息化网络体系建设是档案信息资源开发利用、资源共享的必然途径。科学技术的发展，特别是信息技术的突飞猛进，使世界变成了“地球村”。信息资源的开发利用，已不再停留在原有一人、一时、一地的利用方式和手段，网络化的利用水平愈来愈高。档案信息资源的开发利用，必然要与之相适应。由于历史的原因，档案部门在档案信息资源开发与利用的网络化方面，起步较晚，水平不高，网络体系建设的目标和任务还不是十分明确。随着档案信息化的深入发展，特别是城市信息化和电子政务水平的不断提高，公务网、政务网等各种网络平台相继建成，为档案信息化网络体系建设提供了条件，档案信息资源开发与利用的网络化已成必然趋势。第二，档案信息化网络体系建设是档案信息化建设的一项重要任务。档案信息化是一项长期而又艰巨的系统工程，它包括许多方面，其中，既有数字化的繁重任务，标准化的基础工程，也有网络化的应用体系；既有人才队伍建设，也有网络平台搭建与实施资金的投入。从整体来看，网络体系的建设，是档案信息化不可缺少的重要组成部分。第三，档案信息化网络体系建设是档案信息化作用的直接体现。档案信息的数字化是档案信息化的重要前提，没有数字化，信息资源的开发利用就成为无米之炊。但仅有数字化是远远不够的，没有网络化的利用，数字化的作用就难以充分发挥，数字化建设将会迷失方向。从这个意义上讲，数字化是网络化的基础，而网络化则是数字化的前进方向，对数字化起着指导和决定性的影响。在档案信息化建设中，如果没有网络体系建设思想作为指导，不考虑各种网络利用的需求，埋头数字化，到头来，就有可能造成不必要的重复和浪费，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地发挥档案数字化应有的作用。第四，档案信息化网络体系建设是档案信息化水平高低的重要标志。档案信息化网络体系好比交通运输中的高速公路网，档案信息网络体系愈完备，网络设施愈好，网络带宽愈宽，网络平台愈先进，网络速度愈快，网络布点愈多，网络管理愈可靠，档案信息化水平就愈高。可以说，档案信息化的水平，主要是通过档案信息网络化利用水平体现出来的。档案信息资源贵在活，如果网络层次不分，性质不明，功能不全、体系不完备、甚至利用不畅，档案信息化就永远是低水平的。第五，档案信息化网络体系建设也是档案信息化的主要目的。信息化是一种技术手段而不是目的，档案信息化的根本目的，在于实现档案信息资源的开发利用。但这一目标是通过档案信息网络体系建设得以最终体现的。因此，档案信息化从一开始就是以网络化为目标的，是以能否提供网络化档案信息利用为目的的。通过档案信息化，就是要让任何人在任何时间、任何地点，能够有效地进行有权限控制地档案信息查询和利用。通过网络，能够共享的档案信息应畅通无阻，依申请利用的档案信息要及时提供；不能查阅的档案信息能有效控制，这是档案信息化建设的理想目标，也是根本目的。二上海档案信息化网络体系建设现阶段的基本任务是要建设一个“三网并举，互联互通”的网络体系结构。所谓“三网并举”，就是要在档案系统同时开展局域网、政务网、互联网三大网络体系及其档案应用项目建设。所谓“互联互通”，就是要在全市各级各类档案部门，通过不同性质的网络，上下左右连成一片，形成档案目录中心和信息枢纽，实现资源共享。档案系统的局域网网络体系应用任务主要是两个方面，其一，是档案信息的查询与利用；其二，是档案业务办公自动化。从层次上看，目前主要有三种类型：第一种类型：上海市档案局（馆）。由于业务工作需要，上海市档案局（馆）在新、老两馆均分别独立建设了局域网，既是查档需要，也是档案工作业务管理需要。随着该局域网整网接入上海市公务网后，网络性质也发生了变化。这是一个按照有关保密要求建立的安全可靠的局域网。从档案馆拥有的档案信息资源特性来看，这应是档案馆局域网的发展方向，但目前限于条件，省市以下档案馆尚难以做到。第二种类型：区县档案馆和其他类型的档案馆。这些档案馆的局域网，多数也是专门独立建设的。但是，一方面由于建设资金的限制，另一方面，更是由于这些单位局域网要便于与区县政府和相关职能部门办公业务上的联系，因而，这些单位的档案局域网尚不能完全严格按照有关保密要求建设成为涉密可靠的局域网。但是，随着馆藏涉密档案信息的数字化及其网络利用需求的提出，这类局域网性质也应逐步随条件的改善而发生变化。最终，档案馆的局域网应该属于涉密网范畴。第三种类型：各机关、团体、企事业单位档案室（或信息中心）。这一类型的档案机构，绝大多数是非独立单位，档案保管机构多数也不是单独在外，而是从属和依附在各单位内部。因此，它们一般不具备也没有必要单独构建档案局域网，它们应该也必须成为各单位局域网建设中的一个重要终端，其档案信息化完全是与本单位办公自动化和本行业信息化紧密相联的，档案信息资源通过本单位网络体系和政务网与档案局（馆）沟通。档案信息网络化程度和水平，只能取决于本单位信息化的程度和水平，这是档案信息化网络体系建设中的一个明显的局限性。档案系统的局域网网络体系具有以下三个特点：一是涉密性，即馆（室）藏档案信息一旦数字化，首先是在局域网提供利用，不可避免地具有涉密档案信息；二是管理性，即局馆业务工作，包括办公自动化等业务流程，是局域网的主要应用项目，档案管理工作与信息服务利用相结合；三是一体化，即各单位档案信息网络化与本单位局域网建设融为一体，真正成为文档一体化。档案系统的局域网档案应用项目及其主要功能模块有：1、“档案馆档案综合管理系统”，其主要功能模块是：著录功能、检索功能、借阅功能以及整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。2、“机关文档一体化管理系统”，其主要功能模块是：公文收发文登记和流转功能、电子公文的网络运转和承办功能、电子公文归档功能、档案著录功能、检索和借阅功能以及整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。这一管理系统是机关办公自动化的重要组成部分，一般由机关办公室牵头，档案室组织实施，是目前各单位档案室较为理想的管理系统。3、“档案室电子公文归档及其管理系统”，其主要功能模块是电子公文的归档功能、档案著录功能、整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。这一管理系统必须与本单位文档一体化管理系统或办公自动化管理系统以及其他业务应用系统相衔接。这是档案室在原有单机管理模式基础上，为适应本机关网络化管理，接收电子公文归档和管理的需要而专门开发的，是上述机关文档一体化管理系统在缺乏公文归档管理和档案室管理功能的情况下的一种补充。4、“馆（室）藏档案数字化加工扫描管理系统”，其主要功能模块是：档案文件的全文扫描功能、全文信息的编辑、整理、著录功能、全文检索功能等。这些功能多数是扫描系统随带但需要加以应用性的修改和补充。该管理系统既可独立使用，也可以嵌在上述档案馆（室）综合管理系统中，成为一个既有联系，又相对独立的应用模块。三档案系统的城域专网网络体系应用任务，主要是两个方面：其一，上海市公务网；其二，上海市政务外网。上海市公务网也可以说是政务内网，它是市、区县二级党政机关高速宽带的涉密专网，但在区县应用上尚不普及。上海市政务应用外网，虽名称未定，但在区县电子政务建设中已经先行一步，网络化程度足以使区县档案部门应接不暇。开展政务外网档案应用项目研究和建设已刻不容缓。档案部门在政务内网与外网的应用项目基本相同，网络覆盖和联接的单位也基本一致，但是，由于网络性质不同，因而在档案信息化网络体系中，它们的功能和定位也就各不相同。公务网档案应用系统的特点主要集中在以下几点：一是系统的安全性，这是公务网应用的最大特点，也是主要优点。档案信息，包括目录和全文，均涉及党和国家机密或个人隐私等，目前，在鉴定和划密等基础工作相对薄弱的情况下，上网信息受到很大牵制，而公务网是目前最安全的网络平台，较好地解决了涉密档案信息的网络利用问题。二是信息的完整性。公务网虽是涉密网络，建设要求和管理非常严格，但其覆盖面却很广泛，上海300多家市级机关、所有区县和部分大型企事业单位均已联通，区县二级汇入层正向区县所属处级机关延伸。市和区县档案馆作为首批接入单位，已经联网并正在开展档案应用项目建设，其中主要应用项目就是要建立上海市档案目录中心和上海市档案信息资源总库。它们将包含了所有涉密与非涉密档案目录信息乃至全部数字化了的档案信息资源，为全市各级党政机关提供服务。三是服务性，即在目前条件下，公务网档案应用项目以提供档案信息利用服务为主，主要为党政机关的各级领导，尤其是班子主要领导实行专门的档案信息查询和直接利用。政务外网的档案应用项目则又有其不同的特点，这里所说的政务外网是指与上海市公务网物理隔离的非涉密的党政机关办公业务网，其特点也有三点：一是普及性。因为是非涉密网，所以，其接入点要求以及各终端应用要比公务网普及得多，为各级档案部门的档案信息网络化管理提供了条件；其二是业务性。政务外网主要是办公业务网，应用程度高，各种业务应用将产生大量的电子文件，是档案部门进行电子文件归档和归档后电子文件向档案馆移交的主要应用平台；其三是管理性。即档案局馆可以通过网络对联网单位的电子文件归档、档案著录、移交接收和查询利用等工作实行统一管理。把档案信息化，特别是电子文件的归档与接收融入电子政务建设之中，与政务网应用项目统一规划、统一建设、统一平台、统一标准、统一软件，这就是长宁区电子文件统一管理的基本经验。档案系统的公务网和政务外网档案应用项目及其主要功能有：1、“电子文件归档与接收管理系统”。它有两大功能：一是供各联网单位电子文件归档，二是将归档电子文件向档案馆移交与接收。两大功能可分可合，如果各联网单位均统一使用同一个OA系统，在统一系统平台的情况下，应将此两大功能合一，即直接归档至档案馆统一管理。但如果联网单位OA系统各不相同，所产生的电子文件种类与格式互不兼容，则必须将该系统一分为二。除电子文件归档系统与前述档案室应用项目一致外，还需开发一个电子档案移交与接收进馆的管理系统，其主要功能是归档电子档案的报送移交与接收转换、永久保管和全文检索利用等。2、“档案目录中心系统和档案信息资源总库管理系统”。这是一个管理系统的二个发展阶段，即先目录，后全文，最终形成为档案信息数据仓库。在政务外网，除了一部分涉密信息以外，其他功能与公务网的应用完全一致。上述系统的主要功能有：目录著录、目录报送功能、目录转换与接收功能、目录检索、统计打印和利用功能和全文信息的扫描和挂接功能、电子文件的报送移交功能等。电子档案的接收转换功能，永久保管和全文检索利用功能等。四档案系统的广域网网络体系建设任务就是指各级各类档案部门（主要是档案馆），依托互联网建立档案信息网站，并通过主流网站，如“上海档案信息网”，在网上钩链成地区性的档案信息网站群，进而形成公共档案信息网络体系。互联网网站建设是档案部门信息化网络体系建设中起步较早、应用较广的信息化项目，其特点如下：一是双重性。档案网站具有鲜明的双重性特征，即同时具有政府行政管理职能和档案文化服务职能两个方面，是档案局和档案馆的工作在网站中的同时体现。档案局网站内容是政府门户网站的组成部分;档案馆网站内容是文化事业性质的。由于档案部门局馆合一的管理体制，这两大职能及其工作内容在档案网站中都不可或缺。不管是分是合，其网站性质仍属于一种专业网站。二是开放性，网站内容不涉及国家机密和个人隐私，特别是杜绝涉密档案信息网上查询、浏览和利用，仅提供开放档案和已公开现行文件以及政府公开信息的查找与利用。三是广泛性，网站面向广大档案工作者，面向社会公众，面向全球，任何人、任何地点、任何时间均可通过网站获取相关信息。由此可见，网站系统的功能主要是：开放档案与公开文件等信息查询、利用功能，档案业务宣传、交流、培训功能，各种信息发布、展示功能和各种相关服务（如：交互平台、电子信箱和身份认证）等功能。这是档案部门面向社会服务百姓的主要网络化手段，各级各类档案局馆应该逐步明确相关标准和要求，在统一协调和管理下，不断丰富内容，扩大数据容量，并相互有机钩链，互通有无，尽快建立在分布式数据库基础上进行一门式查询和利用的高级全文检索系统，以达到方便查找、资源共享的目标。根据以上不同网络体系的应用特点，不同的档案信息化应用系统在研制开发和网页设计中应有不同的风格要求。局域网应用项目，要求专业化程度高，业务综合性强，工作流程力求分工明确、科学合理，各项功能周到齐全;公务网和政务外网应用项目，界面设计要求突显档案部门形象，规范、严谨、直观、明了;而互联网网站系统设计，则要求鲜明、灵活、生动活泼、丰富多彩，要增加可读性，力求大众化，提高点击率。五上海档案信息化网络体系建设还要注意以下几个问题：（一）各种档案应用系统的整合问题不同网络体系中各个档案应用项目和管理系统，在功能和模块上既有区别，又有联系。有些项目虽定位不同，侧重角度不同，建设时间也有先后，但在功能上有相同或相似之处，既可分，又可合，这就需要各单位在档案信息化建设中统盘考虑、长远规划、分步实施，把各网络体系的档案应用项目和管理系统整合为一个系统工程，有的叫“数字档案馆”，上海正在提出建设