工程资料管理办法.doc

工程档案管理办法根据国家、地方工程技术档案管理有关规定，规范公司工程技术资料管理，特制定本办法。工程档案按单位工程划分，与集团公司档案室档案号相一致。一、工程档案的范围1、施工图纸、设计变更2、监理资料：包括工程开工/复工报审表、施工组织设计（方案）报审表、工程款支付申请表、工程款支付证书、监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程临时延期申请表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程材料/构配件/设备报审表（材料使用许可证）、工程竣工报验单、工程暂停令、监理工作联系单、工程变更单。3、工程准备阶段文件（开发报建文件）由集团公司档案室保存，工程部资料室仅存复印件备查。4、施工文件：验收记录、施工技术管理记录、产品质量证明文件、试验报告、检测报告、施工记录、工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录。5、竣工图（各专业）。6、施工过程中的往来函件。7、材料采购通知单8、工程签证9、工程合同（工程部资料室仅存复印件）二、工程资料的收发1、施工图纸、变更：（1）资料员收到施工图纸、变更登记后一天内分发至项目负责人，由项目负责人签收后下发至施工单位。其中资料员留三份，一份报工程主管领导、一份送部门负责人、一份资料室存档。（2）资料员在收到图纸两天内将图纸按单位工程、专业将图纸入档。2、监理资料：（1）由专业工程师或项目负责人办理完相关手续，并经工程主管领导签字资料员盖章后一份资料室存档，其它由专业监理工程师或项目负责人分发至相关单位和部门。（2）工程款支付申请、工程款支付证书一式三份，由项目负责人办理完相关手续，并经工程主管领导签字资料员盖章后一份资料室存档，两天内一份送预决算部、一份由项目负责人返还施工单位。（3）资料员于两天内将监理资料按单位工程的划分，登记编号入档。3、施工文件、竣工图（1）在施工过程中形成的文件，资料员根据广州市建筑工程档案编制指南及广州地区建筑工程施工技术资料编制指南检查施工单位资料编制，每个月到施工单位根据施工进度情况检查施工单位的资料收集、整理情况，并将检查情况形成书面记录报部门负责人，做好资料的事中控制。（2）根据工程的进展情况由资料员协助项目负责人督促施工单位及时办理中间验收及工程的竣工验收工作。（3）工程竣工前15天将完整的施工技术资料报送至质量监督站。（4）工程竣工后20天内将完整的施工技术资料报送至城建档案馆，办理工程档案预验收。（6）资料员配合施工单位及时与质量监督部门及档案馆沟通，对于其提出的问题及时下发整改通知，并要求相关单位7天内完成工程档案的整改工作。（7）工程竣工后15天施工单位按合同要求的份数提供施工技术资料，经项目负责人审核办理完相关手续，并经工程主管领导签章后由资料员将一份送至预决算部（三天内）、一份存档、一份配合开发部移交档案馆（根据开发部的移交计划安排）。（8）资料员于收到资料后15个工作日内入档。4、施工过程中的往来函件（1）对于施工单位的来函，专业监理工程师或项目负责人收到后当天将原件交资料员存档，一份复印件报送工程主管领导、一份送部门负责人。（2）对于发函：由专业监理工程师或项目负责人拟写函件经部门负责人、工程主管领导审批签字资料员盖章后，当天内由专业工程师或项目负责人发送至施工单位，并将签收后的原件交资料员存档，公司内部的函件或抄送至公司内部的函件由资料员发送。若施工单位拒绝签收则采取特快专递方式发送到施工单位，并保存邮递记录存根与该函件原件一并交资料员保存。（3）资料员于收到函件后两天内按单位工程入档。5、材料采购通知（1）资料员收到采购部下发的承诺登记后一份存档，一份当天发项目负责人，由项目负责人下发至施工单位，资料员两天内分别送预决算部、审计部、合同管理部各一份。（2）资料员于两天内将采购通知按单位工程入档。6、工程签证（1）由施工单位报送的工程签证一式三份，经相关专业监理工程师、部门负责人、工程主管领导签字资料员盖章后，一份存档，一份由资料员两天内送至预决算部、一份由项目负责人下发至施工单位。（2）资料员于两天内将工程签证按单位工程登记后入档。7、工程合同资料员收到预决算部下发的合同复印件后，复印一式三份，一份资料员存档，一份报工程主管领导，一份发项目负责人。三、工程档案的立卷1、“工程档案的范围”第“1、2、5、6、7”由资料员于工程完工后30个工作日内进行立卷。2、“工程档案的范围”第“3、4”由施工单位负责立卷，于工程完工后5个工作日内报送至工程部。四、工程档案的移交（系指与城建档案馆的移交）根据工程开发项目与城市建设档案馆签订的工程档案移交协议，于工程竣工验收后6个月内配合开发部向城建档案馆报送工程竣工档案办理移交工作。五、工程档案的借阅1、工程部由于跟踪工程档案的形成，本项目组人员经资料员同意后可直接查阅。2、公司各职能部门及下属公司员工借阅，须填写“档案借阅申请表”，经部门（单位）负责人签字，工程主管领导审批；3、施工单位借阅由此工程项目人员经办，经部门负责人签字，工程主管领导审批。4、客户（小业主）因装修借阅由物业公司经办，经部门、公司负责人签字，工程主管领导审批。5、借阅人员必须于限定的时间内归还，如在限定的时间内不能归还，则由借阅人重新办理借阅手续。6、资料员于每个月的月底，对资料借阅情况进行统计，及