近观美国档案管理.doc

近观美国档案管理高 瑛2010年10月，我参加了国家档案局举办的第6期中青年档案干部赴美 国培训班。参观考察了密歇根大学本 特利历史图书馆、美国国家档案馆、 福特总统图书馆等，较为全面地近观 美国档案管理。古人说，知人者智， 自知者明。分析美国档案管理及其模 式，或许能为我们所借鉴。一、美国档案工作的基本概况1、美国的馆藏档案资源建设 美国在馆藏档案资源建设方面的一些理念和做法，值得我们学习和借 鉴。（1）征集政府官员档案。美国的 大学档案馆特别重视建立自己的特色 馆藏。密歇根大学本特利历史图书馆 注重当地政党、教会、改革团体、妇 女组织、19世纪商业等方面的档案征 集，形成特色馆藏。接收密歇根州历 届州长的档案，包括州长任期内个人 形成的书信、演讲稿、出版物、签署 的文件、电子邮件，也包括其办公室 在协助处理业务时形成的文件，数量 非常庞大。（2）美国的捐赠文化。美国人的 捐赠意识很强，美国国家档案馆、图 书馆鼓励社会各界的机构、组织和个 人捐赠有价值的档案材料。1939年罗 斯福总统将其个人及任期内的文件捐 赠给联邦政府，建立第一个总统图书 馆。在本特利图书馆建馆以来接受了9000多个机构和个人的档案捐赠，有5000多件手稿，15万张图片，1万张 地图，1.2万份录音文件，4000余巻（3）展览形式和内容。美国档案界很重视展览，美国国家档案馆一 馆、二馆都有固定展览。美国国家档 案馆在线展览有37个。美国国家档案 馆展览内容和形式很丰富，有大量反 映国家重要历史事件、历史人物的文 件、照片、电影、录音、手迹等。此 外，还有反映家族史的族谱、影集， 反映美国科技发展的设备、方案、图 纸等。2009年的“芝加哥中国城”， 是将采访的美籍华人实况制成15分钟 视频短片。音乐、服饰、小吃、色彩 都是地道的中国元素，可以说开拓了 展览的又一新形式。麦当劳金色档案 馆，将麦当劳食品、配餐、服装、第一 天经营的账本、员工活动等实物和照片 展出，让每一个员工和消费者从中了解 麦当劳的历史、文化、理念与品牌。（4）拓展了档案外延。位于密歇 根大学中央校区的底特律天文台，已 经由本特利历史图书馆接管。一座天 文台也可以是一份珍贵档案，而档案 馆就是一个个记录着国家、社会、文 化变迁的具有广阔外延的历史宝库。 本特利历史图书馆等美国的各级档案 馆不仅收藏公文等公共档案资源，更 致力于收藏手稿、日记、家谱、海 报、信函、论文、出版物、人口普 查、口述资料等社会和私人产生的重 要档案。美国国家档案馆保存了各个 时代的录音、录像、编辑合成设备， 也保存了现代不同格式的电子文件及 其生成系统和软件。2、强烈的公共服务理念档案与国家的要求发生冲突时，我们倾向于用户。（1）为民众利用档案服务。除了 涉及国防、外交、国家安全和个人隐 私的文件开放期从严控制外，美国的 各级公立档案馆对开放档案都非常积 极，利用限制少，解密时间短。只要 持有合法身份证明，在利用档案方面 享受同等权利。利用者都可以自带相 机免费拍摄档案。如果远程查询，他 们会免费把查到的档案数字化后通过 电子邮件发送给利用者。（2）为民众了解历史服务。美国 国家档案馆一馆位于华盛顿特区中心 地带，与周围的美国国家美术馆、国 家自然历史博物馆、国家航空航天博 物馆形成一个历史、文化氛围浓厚的 景观。据统计，国家档案馆一馆每年 要接待参观者100多万人次，人们在 这里能看到堪称美国三大国宝的独 立宣言、美国宪法和人权法 案，它们都是用羽毛笔写在羊皮纸 上，非常珍贵。（3）为民众网上查档服务。美国 各级档案馆几乎都有自己的网站，功 能完善。美国国家档案馆推出了两个 最重要的检索系统：一是档案目录检 索系统；二是美国国家档案馆档案数 据库，使美国国家档案馆海量馆藏得 到更充分、高效的利用。据统计，美国 国家档案馆每年接待的利用者达6至7万 人，网上利用的更是不计其数。3、档案的数字化战略与技术合作 美国国家档案馆馆藏档案有90多域的档案馆藏，更需要不断充电，扩大视野，补充知识，多出研究成果。3、引入关联性概念，服务“三 个体系”建设国内学术界就档案的概念，存在 多种说法，如原始记录说，归档保存 说，备以查考说，记忆工具说等等。 我认为，应该引入关联性这个概念， 它提出了一个大档案的概念，拓展了 档案的外延。档案与档案之间有关联 性，历史档案与现实档案有关联性， 档案与人有关联性等等。档案馆，不 仅记录物，更记录人，还记录各种人 与物的关系、发展和变化。因此，档 案界离不开关联性这个概念，只有精 准掌握这个概念的内涵，才能更好地 服务“三个体系”建设。我国各级党委、政府的领导，各 部门负责人在公务活动中形成的文件 材料，纳入了各级档案馆、档案室的 归档范围。但他们在半公半私活动或 者个人形成的对某个区域历史有重要 价值的文件材料，如书信、发表的文 章、交往中的礼品、考察时带回的资 料等，也都纳入收藏的范围。我们应 鼓励各级领导、部门负责人捐赠他们 个人档案，拓展档案的归档范围。形成特色馆藏，应该将眼光面向 全国、全世界。如我馆拥有大量的日 伪档案，可以进一步构建中日关系档 案资料中心，使吉林省档案馆成为中 国研究中日关系史在档案资料方面的 权威机构。4、强化服务理念，拓展服务领域 要面向不同的服务对象，定期举办不同形式的专题展、收藏展。比 如，汶川灾区援建展览、与企业联合 举办商标展览、改革开放后的生活巨 变展、画家笔下的长春展、票证展览 等，还可以尝试举办当事人用第一人 称口述采访编辑成的视频短片，更具 有可视性、真实性。（作者单位：吉林省档案局）部馆藏进行数字化，预计要4000年才能完成，只能对珍贵馆藏和特色馆藏 以及调阅率或网上点击率高的档案优 先数字化。为了发挥效益的最大化， 美国档案界寻求技术与商业合作，利 用合作伙伴的能力进行数字化工作。 目前，美国国家档案馆分别与脚注网 站、谷歌公司等6家数字化合作机构 合作，遵循非独家原则，数字化经费 由合作方支付，合作机构完成数字化 后，数据与元数据要移交美国国家档 案馆。4、电子文件档案馆ERA 美国国家档案馆全力打造的未来档案馆，就是电子文件档案馆，即 ERA。ERA也将使美国国家档案馆在未 来能够履行接收、保存和利用政府机 关、国会、法院形成的各种形式、格 式电子文件的使命。它是一种能够全 面、系统、动态地保存任何类型电子 文件的方式，不依赖于特定的软硬件 系统。二、近观美国档案之思考在美培训期间，通过深入交流， 切实感受到中美两国档案工作在思维 方式、创新理念、运作模式等方面存 在较大差异，获得了一些启发。结合 自己的工作实际，对我馆档案事业发 展有了一些体会与粗浅的认识。1、创新思维方式，充分利用网络互动我国档案工作重视理论与实践 相结合，美国档案工作者则喜欢将创 新思维运用到具体工作中。美国人善 于将自己的想法变成可操作的实例， 善于创新思维。比如说，本特利历史 图书馆的北极熊远征项目。十月革命 后，美国军队前往俄罗斯试图攻击苏 联红军的行动，留下大量档案。本特 利的工作人员善于创新，将这些资料 全部上网而且设置了留言板。来自全 世界各地的人都发表评论，很多人说 自己的祖父曾经参加过北极熊远征， 而且愿意把留存的资料捐赠出来。2、储备业务知识，不断超越自我 虽然绝大多数美国档案馆不设立专门的编研部门，但这不等于说没有 编研项目。本特利历史图书馆出版了 许多介绍密大和密歇根州历史的宣传 册，制作了许多精彩又不乏学术观点 的网上展览，这都需要档案工作者具 备相当的编辑研究能力。档案馆为员 工们提供学术交流、专业培训等机会 外，美国同行们主要靠自学。比如， 本特利历史图书馆档案文件部的主 管Brian，他本人是二战历史的爱好 者，在他家书房有整整一书架关于二 战历史的书籍。馆长助理Nancy喜欢 建筑学，她已经出版了一本有关密歇 根州建筑史的专著。我想我们中国的file:/D|/我的资料/Desktop/新建文本文档.txtAppliance Error (configuration_error)Your request could not be p