2012会计继续教育会计档案管理办法 代理记账管理办法.doc

会计档案管理办法第一节 会计档案概述 本专题讲座主要结合1999年1月1日实施的会计档案管理方法相关内容讲解。 一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业 务的重要历史资料和证据。 二、会计档案的内容 （一）会计凭证类 包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 （二）会计账簿类 包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 （三）财务会计报告类 包括月度、季度、年度财务会计报告，其他财务会计报告。（四）其他类 包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、 会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。 第二节 会计档案保管 一、会计档案的归档 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计 档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构 编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保 管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的， 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（一）会计档案的整理立卷 一般采用“三统一”的办法。 1分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其 他。 2档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一3管理要求统一。二）会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 1会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 （1）会计凭证装订前的准备工作 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅 保持数字完整； 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺； 记账凭证上有关人员的印章是否齐全。 （2）会计凭证装订时的要求 用“三针引线法”装订。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露 面，以便于事后查阅； 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； 装订凭证厚度一般15厘米。 （3）会计凭证装订后的注意事项 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便调阅。 2会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是： （1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号 排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 （2）活页账簿装订要求。 第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封 面、封底，装订成册。 第二，多栏式、三栏式以及数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 第三，在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人签章。 （3）账簿装订后的其他要求。 第一，会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 第二，会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总 账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号。 3会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册。小企业可按季装订成册。 第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折 角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订； 第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号 顺序排列、会计报表的封底； 第三，按保管期限编制卷号。（三）电算化核算单位的保管 会计档案管理办法规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档 案。 具备采用磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案 局备案。 二、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限具体又分为3年、5年、10年、15年、25年 五类。 各类会计档案的保管原则上应当按照下表（教案最后）所列期限执行，表中会计档案保管期限为最 低保管期限。 对于单位和其他组织而言，年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管会计 档案，其他为定期保管的会计档案，如：月、季度财务报告的保管期为3年； 固定资产卡片（报废清理后）、银行存款余额调节表和银行对账单为5年；各种会计凭证、总账、 明细账、辅助账簿和会计档案移交清册为15年；现金和银行存款日记账为25年。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。三、会计档案的查阅和复制 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制， 并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第三节 会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁的，可以按照以下程序销毁： 一、由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、 册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当 由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监 销。 四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档 案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 保管期满，却不能销毁的会计档案：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事 项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档 案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；正在项目建设期间的建设单位，其保管期满 的会计档案也不得销毁。代理记账管理办法代理记账，是指由社会中介机构即会计咨询、服务机构代替独立核算单位办理记账、算账、报账业务。这是随着我国经济发展出现的一种新的社会性会计服务活动。近年来，在我国经济飞速发展的同 时，各单位的组织形式、经营规模都发生了很大变化，一些规模较小的企业、个体工商户和其他经济组 织大量出现，这就产生了现有会计人员的数量难以适应不断增长的各类经济组织进行会计核算要求的问 题。一些经济组织很难找到业务素质相当的会计人员；而且，有些经营规模较小的经济组织配备一名会 计和出纳，费用上也较难承受。在这种情况下，代理记账业务应运而生。企业将本公司的会计核算工作 全部委托给专业记账公司完成，本企业一般只设出纳岗位，负责日常收支业务和财产保管等工作。 但是，在实行过程中，存在许多的问题，需要法规加以规范其行为。 会计法明确规定对不具备设置会计机构、会计人员条件的单位，可以委托经批准设立的会计咨 询、服务机构进行代理记账，从而确立了代理记账业务的法律地位。 为了具体规范代理记账业务，财政部于2005年1月22日发布了代理记账管理办法，共二十九 条。对从事代理记账的条件、代理记账的程序、委托双方的责任和义务等作了具体规定。 本讲座主要学习该办法的相关内容。并在总结近些年来代理记账实际运行状况的基础上，提出改进 措施。 一、从事代理记账业务的条件（第三、四条）目前，代理记账机构主要包括代理记账公司、会计师事务所、具有代理记账资格的其他社会咨询服 务机构等三类。 （一）代理记账审批部门 代理记账许可证书审批部门：申请设立除会计师事务所以外的代理记账机构，应当经所在地的县级 以上人民政府财政部门批准，并领取由财政部统一印制的代理记账许可证书。 （二）从事代理记账业务条件 设立代理记账机构，除国家法律、行政法规另有规定外，应当符合下列条件：13名以上持有会计从业资格证书的专职从业人员； 2主管代理记账业务的负责人具有会计师以上专业技术职务资格； 3有固定的办公场所； 4有健全的代理记账业务规范和财务会计管理制度。 可以看出，进入门槛较低。只需要一名中级职称的会计师、两名具有会计资格证书的会计员在区 （县）财政局报批即可。（北京市规定，会计师事务所可以直接获得代理记账资格）； 目前存在问题：第一，供需不匹配导致行业服务质量不高。我国的代理记账公司的数量规模上升 快，但总体社会需求没有得到相应增长，导致行业无序竞争、不能保证工作质量。另外，由于需求主体 负责人对财务的重视程度不同，大多客户在选择代理公司时也把价格放在首位去考虑。第二，审批体系 不完善导致代理记账公司的人员素质整体偏低。相当一部分代理公司是以专业人员的名义雇佣大量没有 实务操作经验的会计员来完成。他们可以在连常用税种的税率都不清楚的情况下去帮助客户完成所有的 账务处理及纳税申报；在看不懂财务报表的情况下无完成报表申报，这样的业务处理水平是很多的需求 单位并不能察觉到的。 第三，没有可以执行的行业标准，政府在引导行业发展上还做得不够。财政机关在审批企业的需求时虽然都有完善财务制度、建立财务规范等要求，并且必须提交相关的书面文件，但后续没有任何监控和控 制，因此，导致为申请许可而制作文件，只能成为应付政府的工具。 注意： 申请人经批准取得代理记账许可证书后，应当依法办理工商登记；代理记账机构应当在办 公场所的显著位置放置代理记账许可证书； 代理记账机构名称、主管代理记账业务负责人、办公地点 发生变更的，应当依法向审批机关办理变更登记。 二、代理记账的业务范围（第十二条）代理记账机构可以接受委托，受托办理委托人的以下业务： 1根据委托人提供的原始凭证和其他资料，按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，包括 审核原始凭证、填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等； 2对外提供财务会计报告。代理记账机构为委托人编制的财务会计报告，经代理记账机构负责人 和委托人签名并盖章后，按照有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定对外提供； （注意：第十七条规定，代理记账机构只对其专职从业人员和兼职从业人员的业务活动承担责任。 因此，委托代理记账，并不改变委托方的单位负责人对会计资料真实性和完整性承担的主体责任。） 3向税务机关提供税务资料； 4委托人委托的其他会计业务。 三、代理记账的基本程序 （一）委托人与代理记账机构在相互协商的基础上签订书面委托合同。 委托合同除应具备法律规定的基本条款外，应当明确以下内容： 签合同委托人、受托人对会计资料合法、真实、准确、完整应承担的责任； 会计凭证传递程序和签收手续； 编制和提供会计报表的要求； 会计档案的保管要求； 委托人、受托人终止委托合同应当办理的会计交接事宜等。 （二）代理记账机构根据委托合同约定，定期派人到委托人所在地办理会计核算业务；或者根据委托人 送交的原始凭证在代理记账机构所在地办理会计核算业务。 （代理记帐采用两种服务方式办理业务：上门服务；客户送达） 办理业务 （三）代理记账机构为委托人编制的会计报表，经代理记账机构负责人和委托人审阅并签章后，按照规定报送有关部门。 报送报表 四、双方义务 （一）委托代理记账的委托人的义务（第十四条） 1对本单位发生的经济业务事项，应当填制或者取得符合国家统一的会计制度规定的原始凭证； 2应当配备专人负责日常货币收支和保管； 配备出纳 3及时向代理记账机构提供真实、完整的原始凭证和其他相关资料；提供资料 4对于代理记账机构退回的要求按照国家统一的会计制度规定进行更正、补充的原始凭证，应当 及时予以更正、补充。 更正补充错误的原始凭证 （二）代理记账机构及其从业人员的义务（第十五条）1按照委托合同办理代理记账业务，遵守有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定； 2对在执行业务中知悉的商业秘密应当保密； 3对委托人示意其作出不当的会计处理，提供不实的会计资料，以及其他不符合法律、行政法规和国家统一的会计制度规定的要求，应当拒绝； 拒绝违规言行 4对委托人提出的有关会计处理原则问题应当予以解释五、对代理记账的监督检查（第十八二十条） 县级以上财政部门对代理记账机构及其从事代理记账业务情况实施监督检查。 代理记账机构应当于每年4月30日之前，向审批机关报送有关材料（代理记账机构基本情况表；营 业执照、办公用房产权或者使用权证明；专职及兼职从业人员身份证明、会计从业资格证书、会计专业 技术职务资格证书） 代理记账机构在经营期间达不到本办法规定的设立条件的，由县级以上财政部门责令其在不超过2 个月的期限内整改；逾期仍达不到规定条件的，由审批机关撤回代理记账资格。 如果代理记账机构采取欺骗手段获得代理记账许可证书的，由审批机关撤销其代理记账资格六、法律责任 （一）代理记账机构及其从事代理记账业务人员在办理业务中违反会计法律、行政法规和国家统一的 会计制度规定的，由县级以上财政部门依据会计法及相关法规的规定处理。 （二）代理记账机构违反代理记账管理办法和国家有关规定造成委托人会计核算混乱、损害国家 和委托人利益，委托人故意向代理记账机构隐瞒真实情况或者委托人会同代理记账机构共同提供不真实 会计资料的，应当承担相应法律责任。 （三）对于未经批准从事代理记账业务的，由县级以上财政部门责令其改正，并予以公告。 （四）县级以上财政部门及其工作人员在实施行政管理过程中，滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的， 依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 七、我国代理记账行业发展中的问题及对策 （一）代理记账行业的发展优势及存在的问题 1优势 代理记账行业作为一种新颖的建立健全会计核算解决方案和新的社会性会计服务项目，正被越来越 多的企业所接受，充当着众多企业的会计角色。经过几年的发展，代理记账业务的优势已经得到了市场 的认可。 （1）对于委托方来说，代理记账的发展，满足了经营活动单位的日常管理及对外政策要求。企业 本身只设出纳人员，负责日常收支业务和财产保管等工作。而将会计核算、记账、报税等工作全部委托 给专业记账公司完成。委托专业公司建账记账不仅满足企业财务管理的需要，同时在一定程度上规范了 经营主体的财务行为。 （2）在一定程度上规避了委托方的法律责任。代理记账可以在代理合同中作出相应的规定，对于 代理记账机构因主观原因产生的罚款以及其它相关责任都由记账单位负担，如双方发生纠纷，协商解决 不了还可通过其上级业务主管部门或法律途径予以解决，可减少单位的经济损失。（3）在直接成本方面，委托方在很大程度上节省了费用。单位设会计岗位，工资开支一般每月要1500元（不包括“三险一金”），根据本单位部门经理的收入水平，财务负责人的工资高的可达三五千 元，而找代理记账单位，支付的费用与单位的工资水平无关，无需考虑会计人员的住房、医疗、社会保 险以及迁户、招调等问题，支付一个或不到一个会计人员的费用（一般300-1000元），可享受多个会计 人员的专业化服务。并且代理记账单位一般都兼有财务咨询的职责还能承担财务顾问的角色。 2问题 我国代理记账的发展虽然促进了经济的发展，但也存在不少问题。 （1）专业代理记账自身的弊端 第一，记账过程中存在大量不规范、不真实的情况。经调查，很多较小的代理记账公司记账并不规 范，会计科目的设立不准确，对于业务的纪录不准确，凭证不真实；很多代理记账公司的会计人员并不 清楚被代理企业的日常经营状况，只是根据企业提供的一些资料入账，有时还故意作假使账实不符。比 如有的商品已售出，未作销售，从而有账无物，或无账无物；有的商品售出，因原材料发票未到，也未 作估价入账，进而多转、少转或不转销售成本，账面价值严重偏离实际价值；存货不及时定期盘点，存 货的丢失、亏损和盈溢不作账务处理等，造成数量不实；甚至还有许多代理记账公司的会计人员为了满 足企业偷逃税款的要求，在账务处理时，对该作收入的不及时作收入，货款在预收账款、其他应付款科 目中挂账，以收据在往来账户中结转，不交税收、不作利润。 第二，在报税方面的不利因素。税务系统报税时间集中，要求代理记账公司账务处理也要集中，使 得代理记账的业务难以扩大。 第三，报税浪费时间，加大成本。被代理的企业一般比较分散，而当前实行的是地域纳税制，并且各区局在许多具体纳税项目上存在着一定的差距，因此代理记账机构的会计人员在报税期间每天要跑几 个分局申报，浪费了时间，加大了成本。另外被代理企业账务汇总集中，有的企业经常到报税最后一天 才把相关资料给代理记账公司，这给代理记账公司带来了难度，常会造成来不及时报税而被处罚的情 况。 （2）行业内低价竞争。现在代理记账公司数量很多，良莠不齐，加上受社会非专业代理记账的影 响，在市场竞争中有些公司不免要以降低价格来吸引客户，引起恶性竞争。专业代理记账是以公司形式 出现的，要发生相关费用，还要缴纳营业税等。低价竞争使专业代理公司很难产生企业利润，也势必会 影响服务的质量。另一方面代理记账行业收入并不高，这也会导致人员流动过于频繁，这些都很大程度 上阻碍了专业代理公司的进一步推广，不利于代理记账公司的长远稳定发展。 （3）代理会计从业人员自身问题 第一，从业人员所受教育程度参差不齐。目前我国代理记账业从业人员的文化水平参差不齐，差异 比较大，不同学历的人员从事同样的工作，一些学历较高的可能会有不平衡心理，导致不认真工作或者 流动频繁。而有些会计人员由于文化知识和专业知识不过关，对会计改革和新的会计制度、会计准则难 以全面正确理解，所制造的会计信息不符合制度的要求。尤其是在代理记账从业人员当中，有一部份是 老会计，他们虽然有比较丰富的经验，但由于年龄和知识结构老化，再加上会计制度、税收政策经常变 化让他们难以适应，特别是在计算机和会计电算化普遍推行的今天，对现在己全面实行的电脑开票、网 上申报等现代化手段他们更是一筹莫展。 第二，从业人员敬业精神差，原则性不强。有些代理记账公司为了拉拢客户，不拒绝委托人制造虚 假会计信息的要求，并且帮助作假。在这种环境下，代理记账的从业人员置原则于不顾，利用自己的知 识和经验帮助委托企业作假账。有的从业人员对于代理记账工作并不认真，只是对代理单位的账务进行 简单处理，致使企业会计核算不细致、不具体，遗留许多难以消除的隐患。另外，有的从业人员在代理 记账工作一段时间后，专业能力和社会关系都得到加强，而面对收入相对较低的代理工作，他们就会选 择离开，有些离开的从业人员会把公司原有的客户带走，对代理记账公司的业务造成了影响。更有些原 则性差，道德水平低下的从业人员甚至会利用为委托公司代理记账时掌握的商业秘密谋取私利。 （4）代理记账发展的外部环境问题 第一，政府重视不够。政府部门对代理记账业重视不够，缺乏立法监督和政策引导。专门针对代理 记账的法律法规很少，只有1994年发布的代理记账管理暂行办法，沿用了十多年，直到2005年新的代理记账管理办法实施。虽然新办法更加合理，并且有更多对代理记账有利的规定，但还有不尽完 善的地方，比如在代理记账的法律关系中，受托人的法律责任一直没有彻底的规范。对于代理记账业的 管理，相关部门各自为政，难以形成合力，检查不到位，使代理记账的发展缺乏合理的监督。有些地区 的税务机关对代理记账行业存在片面认识，在税款征收上“重定额轻建账”，不支持代理记账机构的发 展。再者代理记账属于税费较高的服务业，又很少享受财政、税收方面的优惠及扶植政策，发展受到制 约。 第二，社会认识不足。 由于各地的经济发展水平及推行力度不一，我国的代理记账行业发展极不平衡，加上宣传不够，一 些小规模企业，个体工商户和普通社会大众对代理记账了解不多，代理记账业的服务对象有限。 还有很多人对代理记账了解不充分，认为代理记账只是帮企业记账、报税。而对于代理记账机构的 其他服务却知之甚少，使得代理记账的业务局限，服务项目难以扩大。 还有一些企业，由于以前使用的社会兼职会计或不正规的代理机构给经营管理造成不良影响，他们 就对代理记账产生排斥情绪，再加上代理记账中存在一些素质较低的从业人员， 并且该行业的人员流动性又比较大，使社会上一些人对代理记账不信任。 这些都给代理记账的发展造成了负面影响。二）促进代理记账行业发展的对策及建议1加强代理记账行业自身建设，提高质量 首先，代理记账机构应制定健全的内部控制制度和具体的操作规范，并严格执行有关规定。严把质 量关，执行严格的四级复核检查制度，明确经济责任，以减少会计的差错，保证对委托单位的及时服 务。 其次，代理记账机构应努力扩大服务范围，提高工作质量。比如：对客户投资方向提出中肯的参考 意见，利用税收知识，帮助企业有效利用好税收政策；对客户经营业务进行财务分