第1章办公自动化技术.ppt

1 办公自动化技术 2 第0章办公自动化技术概述 办公自动化技术简介Office2003中文版简介Office2003常用组件的新功能 3 0 1办公自动化技术简介 所谓办公实际上就是文件的制作 修改 传递 销毁和存档等过程 办公自动化是指人们利用先进的科学技术 主要是计算机技术 不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人 机信息处理系统 现在的OA已不仅仅局限于用计算机来处理文字 图表 它包括了对信息进行采集 加工 传输和利用等过程 是一门综合了网络 多媒体等技术的综合技术 4 0 2Office2003中文版简介 MicrosoftWord2003简介MicrosoftExcel2003简介MicrosoftPowerPoint2003简介MicrosoftAccess2003简介MicrosoftOutlook2003简介 5 MicrosoftPublisher2003简介MicrosoftFrontPage2003简介MicrosoftInfoPath2003简介MicrosoftOneNote2003简介 0 2Office2003中文版简介 6 第1章中文版WindowsXP基本操作 本章将围绕文件管理和程序管理等方面的内容 系统介绍WindowsXP的基本功能和操作方法 为以后办公自动化的学习打下良好的基础 主要内容如下 1 1中文版WindowsXP概述1 2WindowsXP的文件管理1 3WindowsXP的程序管理 7 1 1中文版WindowsXP概述 任务1WindowsXP的启动和退出归纳 操作系统 OperatingSystem简称OS 的出现 使用和发展是近四十年来计算机软件的一个重大进展 OS的目的主要有两个 一是为用户提供和计算机的接口 二是统一管理计算机的全部资源 WindowsXP的启动和退出实际上就是用户和计算机之间接口的建立和断开过程 8 1 1中文版WindowsXP概述 任务2了解WindowsXP的桌面归纳 所谓桌面就是WindowsXP启动后我们所看到的整个屏幕 本任务中我们针对构成桌面的各元素进行了相关设置 主要包括 排列图标和自定义工具栏等操作 操作本身比较简单 重要的是要掌握WindowsXP中使用鼠标操作的基本方法 在完成以上操作过程中 主要涉及到左键单击 右键单击和左键拖动等鼠标的典型操作方式 9 1 1中文版WindowsXP概述 任务3WindowsXP其它常见界面要素简介归纳 窗口 对话框和菜单是WindowsXP中非常重要的界面要素 它们各有其构成形式和操作特点 而且目前各种在WindowsXP上运行的软件都使用与WindowsXP基本相同的界面要素 因此熟悉这些界面要素的构成和操作特点对掌握操作系统WindowsXP极其应用程序是非常重要的 返回目录 10 1 2Windows的文件管理 任务1文件与文件夹简介 1 文件在计算机中 存储的信息都是以文件的形式存放的 文件有不同的类型 由文件名标识进行区别 一个完整的文件名由以下三部分组成 文件主名 间隔符 和文件扩展名 其中扩展名反映了文件的类型 2 文件夹使用文件夹的目的是为了分类管理文件 磁盘是存储信息的设备 当一个磁盘存储了大量的文件时 会造成文件管理的困难 为了便于管理 可以将文件分类后存储在不同的文件夹中 文件夹可以包含文件也可以包含它的子文件夹 11 1 2Windows的文件管理 任务2了解Windows资源管理器 12 1 2Windows的文件管理 任务3创建新文件夹用户可以将数目众多的文件按照逻辑上分类 将不同类型的文件放在不同的文件夹中 以便于文件管理 这也正是创建文件夹的目的 本操作的关键之处是要首先找到新文件夹的上一级文件夹 也称为父文件夹 并打开它 然后进行操作 如果将创建文件夹的操作比喻为建造房子 那么建房之前一定要选对需要建房的地方 否则一切劳动都是徒劳的 13 1 2Windows的文件管理 任务4文件或文件夹的重命名与删除归纳 1 操作的 多样性 是WindowsXP的显著特征 如文件或文件夹的重命名操作 我们介绍了四种操作方法 这些方法各有不同 2 在为文件重命名时需要注意 不要将原有的文件扩展名改变 否则可能会导致文件不能被打开 3 删除文件或文件夹的操作是一种具有 攻击性 的操作 为了防止误操作 WindowsXP为计算机的每个分区或硬盘分配了一个 回收站 当从计算机的硬盘删除对象时 该对象并没有被真正的删除而只是放在 回收站 中 必要时用户可以还原已删除的对象 4 如果删除的文件或文件夹不是来自于计算机的硬盘 如软盘或可移动磁盘 则被删除的文件或文件夹不放入 回收站 它们是不可还原的 14 1 2Windows的文件管理 任务5文件或文件夹的移动与复制归纳 剪贴板是是WindowsXP提供的信息交换工具 它是系统在计算机内存中开辟的一块临时存储空间 因此它具有和计算机内存相同的性质 当一个对象 复制 到剪贴板后 只要不断电 该对象就会长期存储在剪贴板中 所以用户可以多次进行 粘贴 操作 直到有新的对象进入剪贴板为止 即它总是保存最新的信息 剪贴板的功能非常强大 借助剪贴板用户可实现不同外部存储器之间 WindowsXP与其它应用程序之间以及不同应用程序之间的不同对象的传递和交换 15 1 2Windows的文件管理 任务5文件或文件夹的移动与复制本任务中 我们介绍了三种移动与复制文件或文件夹的操作方法 总结如下 1 操作的 多样性 是WindowsXP的显著特征 如文件或文件夹的重命名操作 我们介绍了四种操作方法 这些方法各有不同 2 在为文件重命名时需要注意 不要将原有的文件扩展名改变 否则可能会导致文件不能被打开 3 删除文件或文件夹的操作是一种具有 攻击性 的操作 为了防止误操作 WindowsXP为计算机的每个分区或硬盘分配了一个 回收站 当从计算机的硬盘删除对象时 该对象并没有被真正的删除而只是放在 回收站 中 必要时用户可以还原已删除的对象 4 如果删除的文件或文件夹不是来自于计算机的硬盘 如软盘或可移动磁盘 则被删除的文件或文件夹不放入 回收站 它们是不可还原的 16 1 2Windows的文件管理 任务6查看 设置文件或文件夹的属性文件或文件夹的属性是指文件或文件夹所具有的特性 它是操作系统对文件或文件夹的类型作的一种标记 以便进行分类管理 WindowsXP中 文件或文件夹包含三种属性 只读 隐藏和存档 若将文件或文件夹设置为只读属性 则该文件或文件夹不允许更改或删除 若将文件或文件夹设置为隐藏属性 则该文件或文件夹在默认情况下将被隐藏起来 无法查看和使用 若将文件或文件夹设置为存档属性 表示该文件或文件夹已存档 一些程序用此选项来控制要备份哪些文件 17 1 2Windows的文件管理 任务6查看 设置文件或文件夹的属性打开 Windows资源管理器 窗口 选定要设置属性的文件或文件夹 依次单击菜单栏上的 文件 属性 菜单命令 弹出下图所示的对话框 打开 常规 选项卡 在 属性 选项组中 选定需要的属性复选框 单击 确定 命令按钮 关闭对话框 完成对所选文件或文件夹的属性设置 返回目录 18 1 3WindowsXP的程序管理 任务1WindowsXP环境下如何运行应用程序WindowsXP环境下应用程序大都是扩展名为exe的文件 所以启动应用程序最直接的方法就是在 Windows资源管理器 窗口中找到应用程序文件 然后双击它 除此之外 还可以采用以下方法启动应用程序 通过桌面或 开始 菜单中的快捷方式启动应用程序 通过 开始 菜单中的 运行 对话框启动应用程序 用 启动 组在开机后自动启动应用程序 通过任务栏上的 快速启动工具栏 启动应用程序 19 1 3WindowsXP的程序管理 任务1WindowsXP环境下如何运行应用程序启动应用程序的方法很多 从应用的角度看操作方法当然越简单越好 因此 在 Windows资源管理器 窗口中找到应用程序文件 然后双击该程序文件启动程序的操作并不是最好的方法 虽然它更能反映出运行程序的本质 启动应用程序的最简单方法就是双击程序的快捷方式 快捷方式可以置于桌面上 文件夹中 也可以置于 开始 菜单中 20 1 3WindowsXP的程序管理 任务2创建应用程序的快捷方式快捷方式为启动程序提供了快速简便的操作方法 通过鼠标双击快捷方式图标 可以达到快速启动应用程序的目的 原则上可以为任何一个对象 程序 文档 文件夹 控制面板打印机或磁盘等 建立快捷方式 打开快捷方式就意味着打开了相应的对象 本任务中 我们仅讨论如何建立应用程序的快捷方式 以达到快速启动程序的目的 21 1 3WindowsXP的程序管理 任务2创建应用程序的快捷方式用户可以根据需要将应用程序的快捷方式放在WindowsXP中的任意位置 本任务中我们将依次讨论将应用程序的快捷方式创建到桌面 文件夹 开始 菜单以及任务栏上 快速启动 工具栏的操作 22 1 3WindowsXP的程序管理 任务2创建应用程序的快捷方式归纳 创建快捷方式的目的是为了快速启动应用程序 原则上讲用户可以为任何一个对象建立快捷方式 并可以将快捷方式置于WindowsXP中的任意位置 本任务中我们分别讨论了将应用程序的快捷方式创建到桌面 文件夹 开始