如何做好会议的筹备工作.ppt

如何做好会议的筹备工作 企业内部讲堂 综合部与你共享 会议筹备离你有多远 有人以为筹备会议这样的事情离我们很遥远 这些都是领导的事情 其实恰恰相反 筹备会议是对自己综合能力的大检验 如果能够完美的筹备会议 就是自己能力的全面提升 因此 作为一名企业管理人员 具备会议筹备能力是一项必备的技能 我们为什么要开会 人的一生寿命有多少时间在开会 时间分配 睡觉21年工作14年个人卫生5年吃饭6年交通旅程6年排队5年学习4年打电话2年开会8年 90 以上的重大决策是在会议产生的一夫当关的英雄年代已经过去 我们必须与他人合作 倾听更多的意见 共同商议才能做出更加科学的决策 企业花在会议上的时间会越来越多会议的能力是现代人必须具备的团队工作能力 会议正是团队合作最常用的沟通方式 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意 会议的意义 会议是一个集思广益的有效渠道 会议的筹备 会议的内容要素指导思想议题目的任务作用 会议程序要素准备开始进行结束会议决定的贯彻落实 会议的财务要素会议经费会议设备会议服务设施 会议的形式要素时间地点参加会议的人员召开会议的形式 会议筹备的基本任务 一 协助领导确定会议议题 如何确定会议的主题与议题 1 切实的依据2 结合实际情况3 明确的目标二 确定会议的名称一般由单位 内容 类型构成 会议的名称应根据会议的主题或者议题来确定 三 确定会议的规模与规格仍然是根据会议的主体或者议题来确定规模与规格 但是也要本着精简 高效的原则来确定会议规模 按照会议规模的大小及会议的形式确定会议地点 1 大小方形 2 半圆形 3 回字形 4 方拱形又称U字形 6 圆形 A 较大型会议座位安排 一般地点定在礼堂 会场 体育场 多摆放成大小方形和半圆形B 中小型会议的座位安排 一般地点定在会议厅或会客厅 多摆放成方拱形 半圆形 半月形 椭圆形 圆形 长方形 T字形采用主席台座位安排C 主席台座位安排注意事项及主持人座位安排 选择合适的会议室 大小方形会场主席台人员数量为奇数时座位安排 大小方形会场 长方形会场座位安排图 1 长方形会场座位安排图 1 会议筹备的基本任务 四 确定会议的时间和会期首先要考虑的是主要领导能否出席会议 根据主要领导的时间来安排会议的时间 会议会期长短要根据会议内容来确定 五 确定会议所需的用品和设备必备 文具 茶水 音响设备 照明 空调 摄影 音像设备等等 特殊会议需要的特殊设备等等 会议筹备的基本任务 设备的调试一定要在会议前至少两次确认 会议前一天确认一次 会前30分钟再次确认 有些特殊的会议还需要一些特殊的用品 例如一些谈判会议 庆典会议 展览会议等等 这些特殊设备也需要在会前认真准备 会议筹备的基本任务 6 建立会议的组织机构 明确分工与职责把会议筹备的具体事项进行分工 成立会务组 宣传组 文件组 接待组 保卫组等 各司其职 分工协作 完成会议各项任务 会议筹备的基本任务 7 确定与会人员名单出席会议的有关人员 应根据会议的性质 议题 任务来确定与会人员 会议的筹备 8 确定会议的地点考虑会议的规格 规模内容等要求来确定会议的地点 有时还要考虑环境 经济因素 会议的筹备 9 安排会议议程与日程会议议程是要求对会议所通过的文件 所解决的问题等的概略安排 并冠以序号 清晰地进行表述 会议的筹备