工程档案管理.docx

（二十六）工程档案管理办法1.总 则1.1为进一步加强集团工程档案的管理工作，提高工程档案的利用率，特制定本办法。 1.2工程档案资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。 1.3工程项目资料的收集、整理、归档和移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。1.4工程项目档案应完整、准确、系统、明确责任。 2.工程各阶段归档职责2.1 工程档案应保证将原件及时报送档案室存档。2.2集团工程管理中心负责工程项目立项材料的收集、归档工作。2.3 集团建筑设计中心、工程技术管理中心、室内设计中心负责工程项目的设计、变更及规划报建材料的收集、归档工作。2.4集团工程招标采购合同管理中心、造价管理中心负责工程项目招标材料的收集、归档工作。2.5项目公司负责工程项目的施工及施工报建归档材料的收集工作，每道工序完成后7天内，收齐该道工序的检测、验收等归档材料，向项目公司档案室移交；工程项目竣工验收合格后1个月内，将相关的竣工验收资料向集团档案室移交。2.6工程资料员必须及时了解各工程项目的进展情况，督促各职能部门及时移交归档材料。在接收归档材料时要按规定认真检查验收，对不符合要求的提出明确的整改意见，每月底向档案工作责任人书面报告各工程项目归档材料的收集情况。2.7工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真填写档案移交清单，移交人和接收人清点交接后，在表上签名。2.8 因工作需要借用归档材料时，按档案保管利用的规定，严格登记，办理借用手续，并限定使用时间，用完后及时归还。3.施工过程的工程资料管理 3.1项目公司应成立资料管理机构，配备资料管理员，制定资料管理制度，做到责任明确，流程清晰，管理有据。 3.2 项目公司应在每个单体工程开工前依据施工组织设计、施工图纸，编制工程资料管理规定，具体内容应包括 3.2.1编制依据。 3.2.2工程总体概况，工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。3.2.3工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。 3.2.4工程资料管理组织机构。3.2.5工程资料填报、整理职责分工。 3.2.6工程资料管理制度，包括项目公司内部移交时限，奖罚措施等。3.2.7竣工归档及对外移交要求。 3.3 工程资料应随工程进度及时收集、整理，做到资料齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全；必须使用黑色碳素笔或签字笔；资料编制表格标准、式样应符合国家和集团有关规定。 3.4项目公司应督促施工单位管理人员根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交项目公司档案室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。 3.5资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据资料管理制度进行报告、催交工作。 3.6资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、归档等工作。 3.7集团和项目公司档案管理部门应不定期对工程资料进行检查并填写检查记录，对存在的问题限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。 3.8工程竣工验收前，必须按工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、归档工作，为工程竣工验收提供必要条件。 3.9 工程竣工验收通过后，应及时收集各项验收记录的原件，整理、汇总后形成完整的竣工资料。 4.工程资料的归档管理 4.1归档范围的基本原则 工程类档案要按单体楼来分，从设计图纸到竣工验收，包括各种整套资料，均应收集齐全，整理归档。 4.2工程资料归档审查 需归档的工程资料，工程资料管理员进行初步整理后，向项目公司或集团档案室移交，。档案员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识填写，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括归档文件目录、资料封面和资料内容，目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。 4.3工程资料归档时限竣工资料应在竣工后一个月内向项目公司或集团档案室办理资料移交手续。 4.4归档材料必须经过初步整理、分类，按归档时间要求及时归档，不能等工程竣工之后再一起进行，使问题成堆，时间拖延，难于纠正。4.5归档材料应注明工程项目名称，并建立归档材料目录。4.6 归档应注意问题4.6.1须按时间先后顺序和主次、重轻顺序进行卷内材料排序工作，结果在前，起因在后，如：批复在前，请示在后；正稿在前，定稿在后；结论在前，证据在后等。4.6.2资料归档时须注意不能把一个问题分在两个案卷中，应该保持案卷内容相对完整性。4.6.3装订前要清除材料中的金属物，修补破损处，切除多余处，操作中一定不能伤害文字及符号，纸张过大时可以折叠。4.6.4按要求填写案卷封面、备考表和案卷目录，贴上标签后装盒上柜。5.工程档案保管与利用5.1工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件5.1.1配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具。5.1.2配置除湿、防虫、消防、防盗设备。5.2 工程档案管理须规范。档案的借阅与归还、档案目录等信息须建立电子目录，分类统计。5.3在遵守工程档案利用规定的前提下，提倡和鼓励利用保管中的工程档案。 6. 罚则6.1发生下列情况之一者，依据集团档案管理办法给予处罚6.1.1不按时移交归档材料。6.1.2不按时归还借出的案卷或归档材料。6.1.3损坏、涂改案卷或归档材料。6.1.4丢失案卷或归档材料。7、附则7.1本办法自下发之日起执行。 工程材料归档范围及保管期限指引编号： 日期： 年 月 日序号归档材料保管期限1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书、报批文件永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久3设计文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3初步设计及其报批文件永久3.4技术设计永久3.5施工图设计长期3.6技术秘密材料、专利文件3.7工程设计计算书长期3.8关键技术试验永久3.9设计评价、鉴定及审批永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.1.4施工执照永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期4.3.5合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期5.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录永久5.1.8施工日记、大事记5.1.9隐蔽工程验收记录永久5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久5.1.11工程质量检查、评定永久5.1.12技术总结、施工预、决算5.1.13交工验收记录证明永久5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久5.1.15竣工图永久5.1.16声像材料长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.2.4建筑材料试验报告长期5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久5.2.8强度、密闭性试验报告长期5.2.9设备、网络调试记录长期5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期5.2.11系统调试、调试记录长期5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期5.2.14中间教交工验收记录证明、工程质量评定永久5.2.15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久5.2.16竣工图永久5.3电气、仪表安装施工文件5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.3.2施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.3.4建筑材料试验报告长期5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.3.6系统测试、整定记录长期5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期5.3.8材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久5.3.9操作、联动试验短期5.3.10电气装置交接记录短期5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定永久5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久5.3.13竣工图永久5.3.14声像材料长期6监理文件6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件长期6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估长期6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期6.2.2市场调查、考察报告长期6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期6.2.5开动、复工报审表、暂停令长期6.2.6会议纪要、来往文件长期6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期6.2.8监理日志、监理月报长期6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期6.2.11设备采购、监造工作总结长期6.3监理工作声像材料长期7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8财务、器材管理文件8.1财务计划及执行、年度计划