F01-045-2008会计档案管理办法.doc

会计档案管理办法2008年12月31日发布 2009年1月1日实施 第 7页共7页前 言本办法依据*档案管理程序、会计档案管理办法编制，是*（简称“*”）管理文件之一。本办法归口管理部门：计划财务室 本办法起草单位：计划财务室 本办法主要起草人： 本办法初审人： 本办法管理审查人： 本办法会签单位：本办法会签人： 本办法审核人： 1 目的通过加强对会计档案的管理，充分利用财务档案这一信息资源，发挥财务档案为会计工作服务的作用，使会计档案管理更加规范化、制度化、统一化，确保厂会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，制定本管理办法。2 范围本办法适用于本公司会计档案的管理。3 术语和定义会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下四类：3.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。3.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账薄。3.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。3.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、库存现金盘点表、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案分类目录、会计档案销毁清册，以及采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等形式保存的会计档案等。4 职责4.1 计划财务室4.1.1 负责本公司会计档案管理办法的制定、修订、管理、检查、监督、指导工作。4.1.2 负责本公司会计档案的接收收集、整理、立卷、装订、编目、保管、借阅、鉴定等工作。4.1.3 负责对会计档案提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，销毁会计档案，履行销毁手续，会同综合管理办公室共同监销，并负责保管整理会计档案销毁清册。4.2 综合管理办公室4.2.1 会同计划财务室对会计档案进行共同监销。4.3 各相关部门4.3.1负责本部门会计档案的收集、整理、立卷、装订、编目等工作，并对暂未归档的会计档案及其他自行保管的会计档案自行保管。4.3.2负责对自行保管的会计档案提出销毁意见、编制会计档案销毁清册，会同计财室及综合管理办公室共同监销，并负责整理保管会计档案销毁清册。5 规定内容5.1 会计档案的收集、整理5.1.1 按照本办法的职责要求对本单位形成的会计档案进行收集、整理、编目。5.1.2 各车间涉及会计核算的原始单据、报表等相关资料作为会计档案管理。5.1.3 对作为生成记账凭证依据的原始单据如送签单、内部领料单等均按相应会计凭证保管期限进行保管。5.1.4 对作为入账依据的外来文件及合同应单独装订，并作为会计档案管理。5.1.5 对重大事项引起财务方面的变化应作备忘录，并作为会计档案管理。5.1.6 应将往来账对账记录、询证函等单独装订，并作为会计档案管理。5.2 会计档案的移交5.2.1 各部门向计划财务室移交会计档案，应填写文件材料移交清单，经办人、部门领导签字后，随会计档案一并保存于计划财务室。 5.2.2 计划财务室内部因工作岗位变动发生的档案移交，由部门负责人负责监交。5.3 会计档案的保管5.3.1 保管期限5.3.1.1 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。5.3.1.2 会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、15年三类。 5.3.1.3 会计档案的保管期限按照 “附件1”所列期限执行；5.3.1.4 本规定中“附件1”中规定的会计档案保管期限为最低保管期限。5.3.2 保管要求5.3.2.1 会计档案必须采用纸质形式保存，对于因财务软件导致的个别科目明细账每月输出记录至少几千条的情况，可采用按对方科目分类汇总的形式打印，但所对应的明细内容应易于查询；同时应对相关的计算机数据文件采用磁盘、磁带或光盘等形式保存。采用光盘等海量存储形式保存的会计档案，保管期限应大于“附件1”中规定的最低保管期限，其中年度财务报告数据应单独存储、永久保存。5.3.2.2 特殊需要拆封重新整理的,由计划财务室主任、经办人员共同拆封整理。5.3.2.3计划财务室指定专人保管会计档案，出纳员及总账会计不得兼管会计档案。 5.3.2.4 对于采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等保存的会计档案，要作到防磁、防火、防潮、防尘、防折、防压等，并且要双备份异地存放；指定专职人员对备份内容定期进行检查、复制，至少一年一次，防止因介质损坏导致会计档案数据丢失。5.4 资产与产权变动中档案处置5.4.1 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,由计划财务室整理，保存。 5.4.2 单位分立后原单位存续的，其会计档案由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,其会计档案经各方协商后由其中一方代管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。5.4.3 因业务移交其他单位所涉及的会计档案,由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。 5.4.4 合并后原单位解散的,原单位的会计档案由合并后的单位统一保管；合并后原单位仍存续的,其会计档案仍由原单位保管。5.5 会计档案借阅5.5.1 本公司计划财务室应根据实际情况建立健全会计档案查阅、复制登记制度。5.5.2 所有会计档案不得借出、不得携带出厂。5.5.3 计划财务室查阅会计档案时,须经财务负责人批准可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。5.5.4 非财务部门查阅会计档案时, 必须经厂长批准并由计划财务室档案管理人员陪同方可查阅或者复制,并办理登记手续。5.5.5 查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.6 会计档案的销毁5.6.1 对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,在会计档案销毁清册和会计档案分类目录中列明。 5.6.2 保管期满的会计档案,除本办法5.6.1规定的情形外,按照以下程序销毁： 5.6.2.1 计划财务室提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,提交主管厂长及财务负责人签署意见，并备案。 5.6.2.2 销毁会计档案时,由综合办和计划财务室共同派员（至少三人）监销。 5.6.2.3 监销人在销毁会计档案前,应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后,在会计档案销毁清册上签名并加盖公章,并将监销情况报告主管财务负责人。5.7 其它规定5.7.1 财务信息化系统分析资料、源代码等文档资料应视同会计档案管理。5.7.2 预算、计划、制度等文件材料，不适用本办法。6 相关文件（无）7 相关记录及保存期序号记录名称记录编号保存期保存地点保存形式1文件材料归档清单永久计财室纸质2企业档案案卷分类目录永久计财室纸质3借阅档案登记表永久计财室纸质4会计档案销毁清册永久计财室纸质会计档案移交清单不定计财室纸质8 修改履历序号修订项目修订内容修订日期附件：*会计档案保管期限表序号档案名称保管日期（年）备注一会计凭证类1原始凭证152记账凭证153汇总凭证15二会计账簿类1总账15包括日记总账2明细账153日记账15现金和银行存款日记账保管25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助账簿15三财务报告类包括