公司档案管理制度.doc

编 号：KG/WI-011版次/修订：A0日 期：2002.6.9公司档案管理制度昆明理工大学生社区管理有限公司文件编号：KG/WI011版次：A页次：1/4公司档案管理制度A0版次修改状态拟 制审 核批 准生效日期受控文件未经批准不得复制公司档案管理制度1目的： 规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。2适用范围： 适用于各部门各种档案的管理工作。3职责：3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。4管理制度：4.1档案管理的内容：4.1.1公司各部门均需保存以下档案：a）公司各种行政文件；b）公司与质量有关的文件；c）部门收发文记录；d）本部门形成的质量记录；e）其它本部门形成的或公司下发的文件。4.1.2各部门除要保存以上档案外，还需按部门分别保存以下档案：a）办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。b）各部门保管各部门的资料。c）办公室保管人事档案和各种合同。4.2档案的保管目的a）便于查阅；b）保证档案的安全；c）防止档案的损坏；d）延长档案寿命；4.3档案的密级档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：a）绝密档案包括：员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；b）机密档案包括：质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文（通知、通告除外）、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案；c）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.4 档案的保管方式4.4.1档案的装盒与标识 各部门档案管理员将不同档案分类，并按时间顺序装入档案盒内，然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称，然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。4.4.2编制目录：4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备文件归档目录；4.2.2.2每一份档案归档时，均需将该份档案登记在文件归档目录中，以便查阅。4.5档案的查阅权限4.5.1总经理可查阅公司所有档案。4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.6档案的查阅/借阅/复制4.6.1查阅/借阅/复制人到部门文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.6.2部门档案管理员审核其资格：a ）权限内的按正常手续办理；b）权限外的，需得到相应授权人的许可：部门（财务除外）的档案，由部门负责人审批；公司档案，由办公室主任审批，财务档案及公司机密档案，由总经理审批。4.7在档案归还日期前，部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。4.8须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由办公室主任审批；普通档案由部门负责人审批。4.9档案的销毁4.9.1超过保管期限的档案，由部门档案管理员依据档案的保管期限编制文件和资料销毁清单。4.9.2该清单报部门负责人审核，由管理者代表审批后进行销毁，财务档案的销毁由总经理审批。4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场，销