印章管理办法(暂行).doc

第一章 总 则第一条 为规范公司印章的制发、管理及使用，防范印章管理和使用中的不规范行为，特制定本办法。第二条 本办法所指印章包括：公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章及公司其他印章。第三条 公司印章实行“分散保管、专人负责”的原则，保证公司印章的安全使用和管理。第四条 本办法适用于抚顺新钢铁有限责任公司及公司所属各单位。第二章 印章的适用范围第五条 适用范围1、公司公章：适用于以公司名义上报国家机关、省市政府部门的重要公函、文件，以公司名义出具的证明、函件，法人授权委托书、聘任书、信贷出资证明、计划统计报表及材料、介绍信、法律诉讼书文件、企业营业执照的申请及变更文件，下发的各类内部文件等。2、法定代表人印章：适用于由公司法定代表人签章的文件、法定代表人证书、法定代表人授权委托书、统计报表等。3、财务专用章：适用于公司经济业务往来以及财务数据资料等。4、合同专用章：适用于以公司名义签订的除销售协议以外的各类协议、合同等有法律约束力的文件。5、销售合同专用章：适用于公司名义签订的各类销售协议、合同等。6、部门用章：适用于部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上仅限公司内部使用。7、其它业务印章：依照专业管理用途和具体需要使用。第三章 印章管理职责第六条 行政管理处负责公司公章、法定代表人印章的管理与使用，负责公司各类印章的统一制发、登记，负责印章管理制度的制定、修订。第七条 财务处负责财务专用章、合同专用章的管理和使用；销售处负责销售合同专用章的管理和使用。上述印章外的其他印章由公司总经理授权各相关部门管理和使用。第四章 印章刻制、启用与废止第八条 公司所有印章的刻制由公司行政管理处统一归口办理，需刻章的部门应填写印章刻制申请表（附件1），说明刻制印章的名称、图样以及刻制原因，须经政府批准刻制的还应提交政府批准文件原件，报总经理审批同意后由行政管理处统一安排刻制。公司及所属部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。第九条 行政管理处按刻制申请单及相关证明文件负责到公安部门指定的刻制部门进行印章的送交刻制和检查验收工作，并及时向申请刻制印章单位移交。第十条 行政管理处发布印章启用通知；通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，并做好印章领用登记备案存档。登记内容包括印章的名称、刻制时间、保管部门、责任人员、印章图样等信息。业务专用印章向相关单位或机构备案后即可启用。第十一条 单位撤销或发生机构变动时，应办理印章废止手续，填写印章废止申请表（附件5）。一般与新印章的启用手续同时办理。废止的印章应由档案室保存三年后再行销毁。第五章 印章的保管第十二条 印章应指定专人保管，未经有关负责人批准，不得委托他人代行印章保管职权。保管人员应将印章保管在安全的设施内，严防印章被盗用或丢失，并进行印章的日常清洗，添加印油，确保印章清晰。第十三条 若印章丢失或破损，保管人员应及时向单位负责人报告，如丢失由行政管理处通过公共媒体申明作废，并办理新印章的刻制手续。公司有权对印章的丢失、盗用或损毁负有责任的人员追究相应责任。第十四条 印章保管人岗位异动或离职时印章交接属于其工作移交的一部分，应办理归还印章手续，否则公司有权不予办理相关手续。第六章 印章的使用第十五条 各类印章的使用必须严格遵守审批程序，完成审批手续后方可用印，在进行用印登记的同时留存印章使用申请表，以备查。1、公司对外报送的各类业务报表及其他需用公司印章的文本等，需填写印章使用申请表（附件2），由部门负责人审核（负责人外出时由其明确指定人员代办）、主管经理（或授权部门负责人）审定后用印。2、对外签署的合同或协议，按合同批准权限，审批后用印。3、公司开具介绍信，凭申请人部门负责人批准的印章使用申请表，由行政管理处出具并用印。4、公司各部门如需盖公司法定代表人章，应附董事长已签批报告或按公司有关文件规定授权的其他领导的有效签批。5、上述未规定事项的印章使用审批程序，由申请用章部门负责人、分管经理审核批准后用印；重大或非常规事项，必须经公司总经理批准。涉及法律等重要事项的文件需要用印的，需依照有关规定经财务处法务室审核。6、公司部门用章原则上不对外使用，由公司总经理授权部门负责人审批用印。7、对公司员工因私人事宜需出具证明而使用公司公章的，常规证明（在职证明、收入证明、招聘录用证明、福利分房情况等）由各职能部门负责人签出意见并加盖部门印章后，行政管理处用印。非常规事项需填写印章使用申请表，征得公司主管领导批准后方可用印。第十六条原则上不得将任何印章带出公司或外借。若确因工作需要，须将印章带出，应填写印章外带使用申请表（附件3），经部门负责人审核，主管经理批准后，方可带出由印章保管员随同前往使用。如印章保管员不能同行的，由申请用印人负责管理使用，印章带出期间，只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。第十七条 各类印章的使用应符合下列要求：1、印章保管员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。2、印章保管员在用印前，必须依照审批权限规定，查看用印件审批结果，审批手续完备的方可用印。3、印章保管员必须亲自使用印章，不能委托他人代为用印。公司印章应盖在文件正面或公司全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致；介绍信要有存根，并在落款和骑缝处一并盖章。4、原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，经公司主管经理审批同意用印的材料除外。5、印章保管员应建立用印登记台帐（附件4），该台帐应注明印章使用日期、用印人、用途、用印数量和批准人等。6、印章保管员不得