内圣外王----内部控制和项目管理的关系研究.doc

内部控制和项目管理的关系研究孟明晖1、实施内控的背景 1.1实行内控的起因 前两年以安然和世通为代表的上市公司会计造假事件，他们通过上下串通、内外勾结，虚报利润。这些财务丑闻极大地动摇了资本市场赖以生存的信用基础。为加强对上市公司的监管，重拾投资者信心，保护投资者利益，美国总统布什于2002年7月30日签署了Sarbanes-Oxley 法律。其中主要措施（章节）包括：302条款（CEO及CFO签署承诺书）、404条款（内部控制报告），此外还包括其他有关职业操守、财务专家、信息披露等条款。 2003年6月5日，美国证监会（SEC）根据404条款的要求颁布了相关条例，要求各上市公司在2005年7月15日之后的首个财政年度结束时，在年报中需包括内部控制报告，披露管理层在建立健全充分的内部控制的组织架构及财务报告编制过程中的责任，以及最近一个会计年度内部控制制度的有效性。上市公司审计师在年报中需对公司内部控制的有效性做出评价并出具报告。也就是说公司上报SEC 的定期报告需附有CEO及CFO签署的承诺函，承诺其对外披露的信息（财务或非财务）的真实性； 同时要求企业都要建立一套与财务报告相关的内部控制系统，作为公司管理层和董事会对外公布的财务报表可靠性的基本保证。 2、内部控制理论 “内部控制”一词最早见诸于文字，是作为审计术语出现在审计文献中的。1936年，美国会计师协会（美国注册会计师协会的前身）在其发布的注册会计师对财务报表的审查文告中，首次正式使用了“内部控制”这一专门术语，其中指出：“注册会计师在制定审计程序时，应考虑的一个重要因素是审查企业的内部牵制和控制，企业的会计制度和内部控制越好，财务报表需要测试的范围则越小。”内部控制理论漫长的发展过程，基本上可以分为内部牵制、内部控制制度、内部控制结构与内部控制整体框架等阶段。 2.1内部控制概念及内容 所谓控制就是一定的主体为了实现其既定目标，以信息沟通为基础，采取一定的方法，对影响其目标实现的可控因素所做出的一切努力。这一概念包含了控制的五个要素：控制主体即为实现既定目标的施控者。控制客体即影响控制主体目标实现的可控因素，也是控制主体控制活动的承担者。控制目标即控制主体的既定目标。控制手段即控制主体所采取的作用于控制客体的方法。信息沟通即控制主体和控制客体之间的信息沟通。所以，控制就是控制主体为了实现其控制目标，以信息沟通为基础，采取一定的控制手段，对控制客体所做出的一切努力。 从控制的五个要素来看，控制目标、控制手段和信息沟通显然不能作为区别内部控制和外部控制的标准。同样，控制客体也不能作为判断内部控制和外部控制的标准，因为政府机构同样也要采取一定的方法来控制企业的经济活动，这显然职能属于外部控制而不能属于内部控制。所以，区分内部控制和外部控制的标准是控制主体，只要控制主体是属于组织内部的，则这种控制就是内部控制。因此内部控制的概念可作如下定义：内部控制是组织内部的主体为了实现其既定目标，以信息沟通为基础，采取一定的方法对影响其目标完成的可控因素所做出的一切努力。 2.2内部控制的地位 任何单位，其人员素质和能力的提高、任务的完成和目标的实现，都不能离开有效的管理。任何单位，为了达到其特定的目标所进行的联合工作，并指导其参与者使用各种资源的工作就叫做管理。管理活动包括计划、组织、领导和控制四种职能，并必须遵循分工、权限与责任、命令的统一性、指挥的统一性、个别利益服从整体利益、报酬、集权、登记系列、秩序、公平、保持人员稳定、首创精神、集体精神等14条原则。尽管当代管理的理论很多，但都充分强调组织的系统性，即任何组织内部，其人员、任务、管理总是相互依存，事事相关的；同事还强调任何管理行为的正确与否，都应看它在进行中对特定环境的适应程度如何而定。因此，系统方法和随机制宜方法是当代管理的主要特点。 哈佛大学教授安尼氏认为，规划与控制并非普遍发生于每一管理阶层，对高层管理人员而言，其主要功能为从事“策略规划”，主要决定机构目标及基本策略；对中下层管理人员而言，问题是如何使他们能够采取适当行动，以保证上级目标的实现，因此均属于控制工作。因涉及决策的性质不同，又分为管理控制与作业控制。一个单位的整体管理方式是建立在规划和控制的整体系统这一基础上的，这个系统由策略规划、管理控制和作业控制所组成。 在规划控制系统中，管理控制处于中心地位。这是由管理控制的全面性、政策性所决定的。因为策略规划必须转变为管理控制才有世纪意义。作业控制属于技术性质，有一定的数量关系可循，管理人员不占重要地位。由此可见，策略规划和作业控制属于理性范围的为多，而管理控制则具有行为性，更接近管理本质。 控制是对整个管理过程的控制，不是对其某一环节或某一部门的控制。它虽然要以计划为其前提条件，但计划本身已包含了建立控制目标，同时还包括了从组织到领导的大部分内容。 人类的管理活动是一种有目的的活动，控制活动是管理活动的重要组成部分，有管理活动就有控制活动，只是在不同生产力条件下，其控制方式、控制手段和控制效果各有不同罢了。控制存在于管理之中，贯穿于管理过程的始终。 3、内部控制对企业管理的意义 3.1企业现代化管理的需求 财务控制是企业进行现代化管理的客观要求和可靠保证，是内部控制的核心。在现代企业中，各种专门的技术业务需要处理，文化层次各异的大量员工需要组织，企业领导人及管理层不可能对每件事进行个人的直接监督，单凭领导个人和组织无法指挥好企业的生产经营管理活动，凭籍某个人的观察不可能发现与客观评估经营状况及其成果。若要使企业内部各部门有秩序和有效率底工作，只能以来于严格的内部控制技术来协调、组织和控制各职能部门的工作。有了严格的控制体系，企业领导人才能及时、准确地了解企业的经营，了解有关部门相互协调、执行经营决策、企业财务状况及经营管理效率、效益的情况，使管理者既能了解过去，又能明晰企业目前的处境，有利于对企业的总体控制。 3.2企业化经营的需要 凡是组织结构的成员，使用现代化整体经营管理的观念、原则和技术，制定理智化的决策，协调与使用组织所拥有的资源，有效追求组织合理目标的实现，即为企业化经营。实现企业化经营，必须具备管理知识现代化、管理制度整体化、决策过程理智化、经营目标合理化、行动方案及财务制度有效化等条件。整体化管理制度，要求单位将计划、组织、领导与控制等管理机能的做法予以书面化或惯例化，构成管理制度，以供各级管理者遵循，有利于内部管理和对外决策；理智化的决策，包括诊断问题产生的原因，思考解决问题的对策及限制因素，评估其对策的优劣，不仅可解决当前所遇到的问题，而且也能解决未来性问题的改进；合理化经营目标，一个组织机构在一定的时间内应有期望经由各种行动所完成的理想境界，且该目标不能太高，也不能太低，高估或低估机会和能力，要么形成一厢情愿，欲速则不达，要么使人偷懒，不思进取。 4、实施内控对项目管理工作的影响 4.1实施内控与项目管理的联系 虽然对外披露的财务报告主要反映的是企业的经营成果和财务状况，但形成财务报告的过程却必然涉及到投资过程的各个环节，要保证财务报告的真实、完整，保证公司管理层对外的宣誓和承诺，必须从企业经济活动的源头抓起，从过程来控制，最终通过财务报告来体现。内控实施细则资本性支出部分包括招标及合同管理业务流程、一般及应急工程资本性支出业务流程、零星固定资产采购业务流程和资本承担业务流程等四大流程，共有一百多个控制点，涵盖了工程项目生命周期的启动、计划、实施、控制和收尾的各个过程，对项目的时间、成本、质量三个基本要素均有直接影响。 4.2实施内控对项目管理工作的主要影响 对比我们原先的项目管理工作，内控实施细则的全面执行使得从公司领导、部门经理到立项管理员、商务管理员、工程管理员再到物资、仓储等项目管理的各个环节均不同层度的增加了工作量，因为在外部审计时，四大流程的一百多个控制点我们都必须提供出相应的纸质或电子档的材料，而这在以往的任何项目管理上几乎都是不太可能的。以一个滚动性建设项目为例，从需求的提出、评审，立项、确定设计单位、设计、设计审批，设备采购、验货，确定施工单位、施工管理，在建工程会计处理、对帐、支付款项，初验、暂估固定资产、试运行，决算、审计，竣工验收、批复，在这些主要的控制点上需要提供的文件有33种，而一个大的本地网一年有一千多个项目，小的本地网一年也有两三百个项目。这就对我们的项目管理的过程和收尾工作提出极高的要求。 5、全面实施内控，促进项目管理水平的提高 随着改革的进一步深化，企业流程的重组，淮安电信的项目管理水平在稳步的提高，但我们也应该看到，与欧美发达国家的先进水平相比，我们还处在一个较低的水平上，也正是由于项目管理水平的落后，当我们面对美国资本市场的监管要求时，才发现我们项目管理工作存在那么多的不足。江苏电信要发展成为有国际竞争力的区域性电信运营公司，而投资又是公司的一项重要经济活动，我们的项目管理就必须与国际接轨，符合资本市场的监管要求。 5.1实施内控是规范的项目管理所必需的 客观地讲四大流程的一百多个控制点绝大部分都来至于我们现行的项目管理工作，它是对项目管理过程的梳理和规范，并对原先概念模糊、流程执行不规范的一些项目（如小型工程、应急项目等）进行了界定和流程的规范。这些控制点均包含在项目管理的39个过程组的输出中，是项目管理的各个阶段所必须形成的可交付成果。审计所谓的显著缺陷或实质性漏洞其实也就项目管理中违规行为，是应该杜绝的。特别是在采购、付款等环节只有认真执