外事接待语言和使用.doc

外事接待工作的语言及使用1. 外事工作重要（综合性、研究型、开放式）2. 需具备的基本要素：思想品行、政治责任感、业务素质 （包括了外语）Better English, Better Job. 在一定的程度上外语能力体现外事接待工作的水平和质量。3. 外事接待的薄弱环节 （规范化、可持续发展的潜能、制度制约、语言能力）目前国际处、各院系的外事接待工作较好地与国际接轨。（15年前，外语系负责外事工作。外宾spoiled）4. 根据在国际处的工作和体会1）不断学习和感受的过程（How do you do? Convey my best regards to ）Cherry trees, pomegranate trees 2） 愿意交流，不对的地方请指正。 根据这张日程表将外事接待语言和使用做一介绍和交流： （归纳，启示, 100词汇）2011年清华大学互联网国际会议日程 日 期时间地 点内 容12月10日下午首都机场接机 12月10日下午文津饭店入住文津12月11日 上午 8:00 主楼大厅注册报到9:00主楼报告厅开幕式校长致词、嘉宾发言10:00 -10:20主楼前照相、会间休息10:00 11:40主楼报告厅主旨发言中午12:00甲所餐厅自助午餐下午2:00主楼会议室分组讨论晚上7:00长城饭店宴请12月12日上午 7：00甲所早餐8：00甲所前上车参观长城晚7：00甲所餐厅闭幕式13日上午退房、送机从接机到送机，在有关环节和情景中会接触到的语言和内容：1. 2011年清华大学互联网国际会议日程 （英文表达）1）日程， 会议， 主办, 举(承)办，联合举办, 赞助单位Agenda, schedule, programconference，forum, symposium, summit, workshop hosted，sponsored, co-sponsored by，supported by Wade System2) 会议主题，主旨发言，欢迎词、闭幕词 Theme, Keynote speech， welcome remarks, closing remarks3）主持会议、宣布开会(闭幕、休会)、组织会议Chair (host, preside over ), honor to declare (announce) the conference open (closed, adjourned )， Organize 4） xxxx年xxxx会议 09 2010 5) 国际会议的日程安排Agenda 09 International Symposium on InternetTsinghua University (2011)6）某某教授访问清华大学日程安排 Schedule (for) Prof. Smiths Visit to Tsinghua University 2. （英文表达） 日期时间地点内容 1) 日期的表达 （英国和美国） 8th Dec., 2011 Dec. 8, 2) 内容： programs, activities 3) 地点：会议室、主楼接待厅、主楼报告厅、工字厅西厅、丙所会议室Venue (place)， Reception Hall （Room）， Lecture HallMain Building, West Room, Gongziting （I-hall）, Bingsuo Administration Center, President Office 3. （英文表达）12月10日下午首都机场接机 1）首都机场, T3 航站楼： Capital International Airport, Terminal 3 (日本成田) 2） 接机： Airport pick-up 3) 接人牌子或一张纸： 写名字，会议名称 plate 4) 第一次见面：（外表、气质、举止、言语） Appearance (make-up) Disposition, manners (too proud, humble), language 国际处希望：举止文雅、表情自然（国际处和外文系教师微笑）、语言得体、语气和谐、音量适中。仪表、穿戴等：over-make-up, too strong, 一身珠光宝气 5） 接机用语：问候、高兴、欢迎、第一次来访、航班情况、 气候、一般情况介绍（波士顿北京冷吧？下雪了吧？）（不用express warmest welcome to you.）Nice to see you! Greeting (不用How do you do? How are you? Hello，Hi 随便了一点 ) long flight， jet leg (俚语 shake a leg) 6）称呼：Whats your name? Im LUO Lisheng from 熟悉了就叫名字：Richard Charles Levin 老夏 Sherman Day, Name card, Contact person 联系人顾校长, 李处长，王科长，重要人物称“阁下”（联合国秘书长写信），君主制叫“陛下”，荷兰王子叫“殿下”(张丽给我准备的材料)。学校叫“xxx教授”。 President GU， Vice-director LI or YANG, Chief of Section, your (his) Excellency(excellence), her Majesty, 泰国诗琳通公主her Highness. 7) 握手、拥抱、贴面 （男士、女士 图片） 日本人bow, Handshaking, embracing, greeting，face touching 8) 行李：英文表达帮助拿一下行李： luggage, baggage, Let me help you with the baggage.Let me give you a hand to the luggage.4. （英文表达）12月10日下午文津饭店入住1） 清华几个宾馆的表达: 甲所、紫光国际会议中心、近春园宾馆（玮伦基金）、文津宾馆、威斯汀大饭店、希尔顿大饭店、喜来登宾馆、香格里拉宾馆Jiasuo Hotel, Unisplendour International Center，Jinchunyuan Hotel， Wenjin International Hotel，Westin Hotel，Hilton, Sheraton, Shangri-la 2） 入住，退房时间，房价, 押金、房间类型，早餐 Check-in time, （check-out, visa, check 美国使馆） Rate, Single, double， standard， suite 套房 deposit （香港double room, 96年 香港国际会议） 3）房卡、钥匙/ 不用送进房间 Room key, Room Card, Reception Desk5. （英文表达）12月11上午 8:00 主楼大厅注册报道1）注册登记: Registration, Desk 2) 发资料、小礼物（纪念品），胸卡 Conference materials, file-holder, souvenir, Badge3）晚宴、宴请 （要付费） Dinner， banquet, charge you 96年在香港：参加欢迎晚宴交20美元。（也是在注册时交）4) 登记旅游(付费、免费: 校园参观、市区游览、胡同游(paid tour)、机票(确认、返程机票)、送机时间（是否送机）：pay for the sightseeing (tour), Beijing Tourism Agency, confirm, open, return ticket，time for airport delivery For sightseeing, campus tour, city tour, Hutong tour, 6. （英文表达）8:30工字厅西厅顾校长会见1）会见工字厅西厅 Meeting with, I-Hall, West Room, in Gongziting West-hall2) 时间概念 (日本、韩国、美国、英国 法国、中东国家和巴基斯坦最不靠谱) sense of time and punctuation 法国人请吃饭（李宇红），7点，到8点还聊。2000年，陪杨校长法国巴黎高科，校长请客。 1）会见要准时 （提前510分钟） Punctuation, 5 minutes earlier 不要太早，顾校长、袁校长提前几分钟西厅迎侯。 2）讲话和发言要简短 寒暄后exchange of greeting(见到顾校长特高兴)，校领导会见一般30分钟。交换礼品、照相，就结束。会见效率非常重要，安排要紧凑（顾校长去年参加东大-清华周 两天安排 小刘和彭赟 安排了8个活动，开幕式、闭幕式、清华展、早稻田日、东工大、池田大佐授予名誉教授）。 3）回信要及时 （收到邀请信，RVSVP） 4）提前告知 （美国、欧洲国家大学校长的重要活动一年安排或6个月。），千万不要对方到了，才告诉人家，“系主任不能同你们见面了，副系主任愿不愿意见” 3) 牌匾 “清华园”，题词，（咸丰、乾隆） 树木：3000种树种、梧桐树、玉兰树、红杉树Board， inscription， king = emperor （咸丰倒数第四，） Garden, 乾隆 （清朝第6 60大寿）parasol tree, red fir tree, magnolia, botanic garden，tree species 4) 介绍：清华大学校长、校务委员会主任、主管外事副校长、教务长、院士、常务副校长、院长、系主任。先介绍 （如果你带外宾见校长，先介绍校长）President, rector, vice-chancellor, deputy vice-chancellor, chairman of University Council, (State Council), Vice-president in charge of foreign affairs, provost，academician，executive vice-president，dean, chair。 5) 学校基本情况(英文表达)。面积、教师、学生(研究生和本科生)、外国留学生、著名教授、校训、校风等校长讲英文，不用翻译。顾校长的听力，袁校长的表达：人才培养三个“M”Made in China, Made by Tsinghua, Made for all over the world. 面积6000亩，total area, 400公顷hectare、教师：3000 faculty （members） 33000 Ph.D, Masters, Undergraduates、外国留学生(学位生、交换生) 3200、degree students, exchange students（研究生人数全国最多）诺贝尔奖、图灵奖、菲尔兹奖 （图）杨振宁(Chen Ning Yang)，Nobel Laureate， Nobel Prize Turing Award，姚其智（Andrew Chi-Chih Yao），Fields Medal，加拿大数学家约翰查尔斯菲尔兹的要求设立的 （Yau Sheng-Tung 丘成桐） 正教授、院士, full professors（academician） 一级学科、 重要的学科key disciplines 、博士后流动站、国家实验室 State Lab6) 会谈中的关注点：交换生、暑期实习、实验室实习、联合研究、建立联合实验室（中心）、CSC高水平项目、互派教师、签订（续签、到期）合作协议（意向书）等。 China Scholarship Council (顾校长临时问道的有：)7）Forbes 14所全球最美丽的校园。 14 universities for the most beautiful campus 8）美院 Academy of Design and Art9) 山东荣城 高温核电站的建设 High-temperature nuclear power station10）特别注意：捐赠、奖学金、免学费、交换生、合作、拍卖：顾校长、吉宁校长、谢、袁校长 桑坦德银行、法拉力拍卖（图）donation, scholarship, tuition waiver，exchange students, collaboration, be interested in， auction 11）照相和交换礼物礼物的表达：日晷、笔筒、画册 Sundial, penholder, sandalwood, Picture Album 礼物打开、不管好坏，“表示surprise, wonderful, great, Thank you!” 不要很贵重，有特色即可1）特殊意义的（朱棣文 他父亲在清华学习时的一份学习成绩单复印件）/百年校庆/）院系特征的纪念品2) 不用说，“这礼物拿不出手呀！不好意思呀！”。中国习惯是谦虚：表示感谢即可。我们的习惯通常是：A说： “张丽你这件衣服真漂亮”。 B回答：“不行，不值钱，小摊上买的，才20元。”12) 各单位的基本情况一定要了解：重要的教授、著名的校友、重大的科研成果、对外交流的合作项目、外国留学生人数、学科在全国排名等。 Ranking, Alumni(图，介绍学校情况，国际处常用的PPT)，科研成果Research achievements, 获奖 national awards, 13）会见结束的语言表达： 顾校长：非常高兴能与你见面。欢迎下次再来清华。Nice meeting you. (Its a wonderful meeting.) Hope to see you in Tsinghua again. Enjoy your stay in Beijing. (工字厅后面的“水木清华”)Clear Water and Flourishing Trees highlight6. （英文表达）9:00主楼报告厅开幕式袁校长致词、嘉宾发言1）开会前的过渡语 （彭赟提供） 请各位安静。请大家就坐。会议马上就要开始。请将您的手机放置在静音状态或关闭您的手机。如遇紧急情况从两侧应急出口离开。Excuse me (sorry 礼多人不怪). May I have your attention, please. Please be seated. The conference is going to start soon. Please, switch off or mute your mobile phones. Take the exits on both sides in case of emergency. Thank you!2) 开幕式、闭幕式、签字仪式、揭牌仪式、落成典礼、名誉博士授予仪式、颁奖仪式等 （百年校庆图）opening, closing, signing, awarding, plaque unveiling, inauguration, Honorary Doctorate Conferring Ceremony3）主持词: (国际处：刘清伶) （英文表达）尊敬的嘉宾，女士们、先生们，早上好！ 全球大学校长峰会马上就要开始。我叫袁驷，是本次大会筹备委员会主席。今天是清华大学的又一个大喜日子。有全球这么多大学校长聚集于此，共商高等教育发展之未来，我们感到非常的高兴。现在，请清华大学校长顾秉林主持今天早上的开幕式。有请顾校长。（档次很高的会议，简单扼要，清晰明确）Distinguished guests, (Respected)Ladies and gentlemen, Good morning! Global Summit of University Presidents will start very soon. Im YUAN Si， Chairman of the Preparing Committee of the GSUP and APRU 15th Annual Presidents Meeting. Today is another happy day for Tsinghua University. We are very much delighted that so many university presidents from all over the world have gathered here to talk about the important issues concerning the higher education in the future.Now lets invite Prof. GU Binling, presdient of Tsinghua University to host this mornings opening ceremony. Presdient GU, please. 另外一段过渡语（英文表达）女士们，先生们， 下面是集体合影。请校长和校长代表到主楼前合影。我们的志愿者将引导大家前去照相。请陪同人员在大厅茶歇。Ladies and gentlemen, Next well have a group photograph. Id like to invite the presidents, vice-chancellors, rectors and university representatives to the outside of this building for the photo-taking. And also we would like to invite the accompanying staff to the coffee and tea in the lobby. Please follow our student volunteers. 3）给校长准备的发言稿(刘清伶) Welcome Remarks by President GU Binglin on April 22Respected President Henry Yang, Chair of APRU, Distinguished guests, Ladies and gentlemen, First of all, on behalf of Tsinghua University, I would like to extend you my warmest welcome to Beijing and to our Centennial Celebration. This year marks the centenary anniversary of Tsinghua University. To commemorate this historic milestone, we have organized the Global Summit of University Presidents. Over 100 governing heads of leading universities from different regions of the world are gathered here for this event. Tsinghua University has traveled on a journey of 100 years since our founding in 1911. Over the past century, generations of Tsinghua people have advanced Chinese society and human knowledge. I hope everyone here will enjoy your stay in Tsinghua.Thank you!7. （英文表达）上午10:00 -10:20主楼前照相、会间休息 1) 召集，集体相： Take group photo make arrangement.This way, please. We need some people for the first line ( 老外不招呼也跑到第一排。很在意位置，校长峰会排座位，排得李宇红、殷琪都要崩溃了)。 当天拿到最好。（96年香港没有照相） 2) 会间休息/茶歇Tea Break， Coffee Break (我们的cookies & fruits老外闻着味就过去了，一般不用引导。国外一般的国际会议去晚了就没了。主楼50元一人)8. （英文表达）主楼报告厅大会发言1） 报告厅、接待厅（档次是最高的）Lecture Hall, Reception Hall2）标示、背板、易拉宝 准备好prepare Logo, Back Board, pull-top or flip-top board3) 大会发言： 主题发言，宣读论文 Address the conference (刘延东的发言 Madam LIU, State Councilor)， Keynote speech、 Paper presentation (莱温校长、剑桥校长 需要给予一定的待遇)4) 提问时间： （由于时间关系，最后一个问题。学生提问的方式和表达的形式）Q&A session， As the time is limited, there will be the last question.：先说Thank you, Professor Smith or for your lecture. My name is _ from Electronic Engineering Department. My question is (I would like to know )1. I want to ask (May I ask if you .)2. What is your comment on (Would you please comment on ) 5) 大会主席、主持人、发言人、评论人：Chairman, host，speaker, commentator 9. （英文表达）中午12:00甲所餐厅自助午餐1) 自助午餐、欢迎晚宴、欢送晚宴、招待会（国庆）buffet, dinner, banquet, farewell （welfare）dinner, reception 2) 食物名称：鸡、鸭、鱼、肉、蔬菜（芦笋、西芹百合）炒肚丝、酱猪蹄、一道菜 course，asparagus，celery, lili, fungus, mushroom, pancake3）常用语：为了合作愉快（友谊、身体健康、再次欢迎）干杯！请随意！Bottom up for our friendship! cheers, help yourself, delicious, great, Do you like some more? Toast to our friendship（our cooperation，your health, friendship ）. 4) Table manners （左叉右刀） 1）吃饭不要出声太大 （hiccup）(日本很静) 2）不要用筷子、刀叉指着对方说话 3）不要点“下水” （甲所、招待、近春园） 4）不要劝酒过度（交杯酒）、不要使劲地为对方夹菜 5）不用说，“饭菜不好、招待不周” （不说：菜不好，大家将就一下。招待不周，多多原谅！） 6）不要太豪华的饭菜 （德国公司很简单） 7）Cheers, Thank you for coming.hiccup, big noise, waving your chopsticks, fork or knife10. （英文表达）下午2:00主楼会议室讨论1) 讨论: 分组讨论、分组会议 (小组会)discussion, group (breakup) discussions, sessions一定要安排小组发言，国外校长需要一个表现的机会和场合，与我们不太一样。（百年校庆，不安排不高兴）2) 主楼会议室: Meeting Rooms 11. （英文表达）晚上7:00长城饭店宴请 1) 宴请: 排座位、菜单、桌(台)签 (背签)dinner, banquet， table arrangement, menu, label （百年校庆，两次大的宴请排座位，主座、主宾，右为上的原则） 2) 正式着装：dress up，formal （着装不适宜感到非常的不舒服，日本提倡低碳，不穿西服，提前告知） 12. （英文表达）8：00甲所前上车参观长城 1）上车时间：departure time for the visi