浅议高速公路养护工程档案管理.docx

浅议高速公路养护工程档案管理随着京福高速公路济德段一九九七年十月份正式通车，作为连接南北交通的大动脉，车流量每年大幅递增。为确保高速公路的高质量运行，养护部门每年都要投入多个专项、大修工程对高速公路进行维修保养工作，因而养护专项、大修工程档案也就显得尤为重要。加强养护工程档案的科学管理，可以更好高速公路建设和管理服务。以山东高速集团德州分公司为例，每年要有3-5个专项、大修工程，养护工程档案数量大、种类多、价值高，需要长期保存，这些工程档案是以后高速公路管理、日常维修的重要依据。养护档案管理人员应根据养护工程档案的特点，直接参与养护工程建设过程的监督和指导工作，确保养护工程档案完整、准确、系统归档，做好养护工程档案的保管工作。本文就高速公路养护工程档案管理提出方法。1、做好养护专项、大修工程的档案管理工作1.1加强业务知识的培训是确保养护工程档案质量的有利措施。参与养护专项、大修工程建设管理人员和监理单位的人员来自四面八方，对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐，为了加强对施工、监理各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，规范档案资料的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，养护部门在工程项目开始阶段就必须加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求养护工程档案资料。1.2制定详细的符合实际情况的养护工程档案管理办法，明确标准和要求。山东省档案局、交通厅陆续下发了山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法和关于规范交通工程档案装具的通知等纲领性文件，结合GB/T503282001建设工程文件归档整理规范及有关标准的要求，制定适合本单位工程档案的可操作性编制办法。一是细化养护管理部门、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类。三是明确案卷组成部分、格式和具体要求，便于施工单位、监理单位档案管理人员操作。1.3对养护专项大修工程进行监督和指导。养护管理部门的档案管理人员有针对性地对施工单位、监理单位进行监督，对施工中档案存在的问题进行业务指导。例如：要求工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合，做到文、图、物相符等。从而提高了养护工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。1.4做好养护大修、专项工程资料收集整理工作。养护管理部门对养护大修、专项工程从计划立项、审批到工程验收结束的有关资料进行收集、整理。档案管理人员对专项大修工程的业主资料按照有关规定进行分类、编码、立卷、装订、归档。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。1.5认真、细致做好养护工程档案验收和整理工作。养护部门档案管理人员在进行专项、大修工程档案验收时，应重点验收以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。保证养护工程档案达到规范化、标准化。养护档案管理人员对本年度的专项大修工程安照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。2、做好日常维修保养工程档案的管理工作2.1小修保养工程档案管理。虽然小修保养工程档案管理上级没有明确的规范要求，但和专项、大修工程档案管理同等重要。在日常工作中加强对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁检查、防汛防滑、安全管理、小修工程管理等资料的收集、整理。归档文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范，（文字、表格用A4纸）禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写。2.2具体管理方法。每半年养护档案管理人员对处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管，对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，案卷封面和卷脊、案卷卷皮为应为与卷盒颜色相近的牛皮纸。案卷封面和卷脊打印后粘贴在对应位置。对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁检查、路面检测等资料每年年底编写文件页码，与借阅守则、卷内文件目录、备考表一起用三孔一线方法装订，装订完毕在粘贴案卷卷皮。对防汛防滑、安全管理、各种管理办法、养护发文、上级来文等资料可以不装订。编写本年度档案案卷目录，方便查阅。3、做好养护工程档案保管的管理工作养护工程档案是科技档案，需要长久保存。养护工程档案的保管工作，就是在集中统一管理原则指导下科学地维护养护工程档案的完整与安全，采取有效的保护技术和管理方法，最大限度地延长养护工程档案寿命的工作。只有做好养护工程档案的保管工作，才能使集中起来的养护工程档案的完整和安全得到可靠的保证，才能满足各方面利用的需要，因而要切实做好养护工程档案的保管工作。4、利用现代化技术做好养护工程的档案管理工作4.1利用软件高效管理。随着计算机技术突飞猛进，出现了许多工程档案管理软件。这些工程软件，安装方便，操作简单，实用性很强，可以很好的运用到养护工程档案管理中，使养护工程档案整理更快捷，更完善。4.2利用网络共享。通过公司局域网实现养护资料共享，为整个工作展开提