7.对外接待管理办法.doc

1. 目的对外接待是公司业务联系和公关活动的重要环节，为建立、展示良好的企业形象，使对外接待工作规范有序，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则，特制定本办法。2. 适用范围2.1 本办法适用于公司各种接待活动。2.2 接待的标准分为普通、高级和特别接待。2.3 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门业务活动中所必需的食宿、宴请、赠礼、会议和陪同参观等方面的安排和工作。3. 职责3.1 综合管理部作为负责接待工作的重要职能部门，履行执行、结算、审核、监督等职责。根据领导安排，陪同参观、宴请来宾，负责宴请、参观、住宿、礼品赠送等各环节管理。3.2 相关部门负责对口接待或协助综合管理部的各项接待工作。3.3 对机器设备维护、专业业务交流、专业技术合作等需要对口部门紧密衔接的，关联部门必须协作配合，紧密分工。3.4 遇有董事长、总经理指示的重大接待工作，可由综合管理部组织协调，各部门积极主动配合各项接待事宜，不得借故推托。3.5 除综合管理部外，由其他部门联系的来宾需要接待的，应提前1到2天告知并详细填写接待申请单，及时把信息传递到综合管理部，并协助其拟定接待计划，由综合 管理部统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。 4. 作业内容4.1 对外接待的原则4.1.1 平等原则：一般情况下，视来宾级别与权限，我司派出同级别人员负责接待，特殊情况下高规格接待。来宾无论职务高低，接待人员都要保持热情、礼貌。4.1.2 对口原则：各部门因业务等需要安排的接待，原则上由各部门自行组织，需要公司相关部门配合的接待事宜，各关联部门必须出面并参与接待。4.1.3 节约从简原则：招待来宾节约从简，不得铺张浪费，充分利用公司现有资源，不重复宴请，原则上宴请时的主方人数不超过来宾人数。自带酒水，由综合管理部统一采购。4.1.4 热情周到原则：接待程序应衔接紧密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到主动、热情、礼貌、周到。4.1.5 保密原则：向来宾介绍情况，注意保守公司经营状况及商业秘密，回避不宜回答的问题。4.2 对外接待流程4.2.1 对外接待流程参照流程图1。4.2.2 综合管理部在接到公司领导通知或相关部门接待申请单时，应及时、详细地了解客户的基本情况：具体来访日期、时间、人数、客户职务、天数、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。4.2.3 综合管理部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。4.2.4 综合管理部根据客户来访的情况提前按接待标准预定宴请酒店，安排用餐标准、酒水、香烟及礼品等；需住宿的应提前按接待标准预定客户下榻的宾馆；按接待申请单的需要，酌情安排娱乐项目、游览路线、购物商场等。4.2.5 综合管理部根据会议需求，提前做好会议（汇报/交流）资料（word版本、PPT）、宣传册、席卡、音响设备、投影、纸笔、茶水、花卉、水果、抽纸、欢迎辞、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。4.2.6 综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，对接人员协助综合管理部做好对接，驾驶员文明礼貌，维护公司良好形象。4.2.7 如有需要，综合管理部应根据情况提前为客户购买车票/机票。4.3 对外接待规格 4.3.1 根据所接待对象对本企业发展的重要性，分为三个等级的接待规格：普通接待、高级接待和特别接待。4.3.2 接待对象及迎接陪同人员、责任部门：接待规格迎接及陪同人员接待对象责任部门普通接待对接部门分管领导、部门经理及解说人员1.来公司进行技术服务、售后服务、设备维修、模具调试的外单位一般工作人员；2.公司普通合作伙伴、一般配套企业及相关业务单位工作人员；3.来公司参观交流的民间机构、企事业单位和社会团体的一般人员。对接部门高级接待 总经理、副总经理、相关部门分管领导、综合管理部经理及解说员1.重要的政府部门领导或工作人员；2.重要合作伙伴领导人员；3.重要的新闻媒体；4.公司领导认为需要执行高级接待的来宾。综合管理部特别接待董事长、总经理、副总经理、综合管理部经理及解说员1.重要战略合作伙伴主要负责人；2.省市重要政府部门领导；3.公司主要领导认为需要执行特别接待的贵宾。综合管理部4.3.3 宴请规格宴客规格陪同人员用餐地点用餐标准酒水标准普通接待对口接待人员员工餐厅/高管餐厅员工/高管用餐标准部门经理或分管领导高管包厢60元/人中餐不提供酒水，晚餐300元/桌高级接待部门经理高管包厢/豪华包厢60元/人中餐不提供酒水，晚餐300元/桌副总、分管领导80元/人中餐不提供酒水，晚餐500元/桌总经理100元/人中餐不提供酒水，晚餐700元/桌特别接待董事长等豪华包厢/大型高级饭店不限不限4.3.3.1 普通接待的就餐安排由业务对接部门到综合管理部填写外客用餐申请单，经部门经理签字及综合管理部经理签字审核后交食堂执行，列入部门费用，纳入预算管理。4.3.3.2 高级接待、特别接待用餐申请参照接待申请单上的用餐安排项目，综合管理部负责执行。4.3.3.3 高级接待应执行节约原则，原则上不得超过上述标准，综合管理部负责审核、监督、备案接待费用，列入部门费用，纳入预算管理。4.3.4 礼品赠送标准礼品标准价格赠送级别申请程序赠送人一般礼品单件500元以下高级接待、特别接待部门申请分管领导审核总经理批准主接待人执行赠送贵重礼品单件500元以上2000元以下特别接待部门申请分管领导审核总经理批准领导指派人员执行赠送特别礼品不限特别接待董事长特别批准领导指派人员执行赠送4.3.5 住宿车辆接待规格接待规格普通接待高级接待特别接待住宿标准公司高管宿舍或快捷酒店标间四星级酒店，商务标间准五星/五星级酒店，商务单间/套间接待车辆电动车商务车/电动车商务车4.3.5.1 因业务需要或合同约定，需要公司提供免费住宿的，由业务对接部门填写住宿申请表，经部门经理签字申请分管领导审批综合管理部经理审核签字宿舍管理员执行。4.3.5.2 执行高级、特别接待的来宾在外安排住宿的，须报总经理批准后，方可在外部酒店安排住宿，由综合管理部或领导指派的人员统一安排。原则上应安排在协议酒店，标准按上表执行或由总经理根据来宾重要程度临时决定，综合管理部或领导指派人员负责结算、备案接待费用。4.4 公司之外的业务接待规定及标准4.4.1 原则上接待在公司内进行。确因工作需要，相关部门或领导在公司之外的市内接待业务单位，以及出差外地接待客户，同样本着节约从简、且不失公司形象的原则进行。4.4.2 公司之外的业务接待，非特殊情况，只能是部门负责人、公司分管领导出面进行对口接待。接待中需要喝茶、娱乐、宴请等招待，均需经总经理同意后方可进行。4.4.3 非重要业务客户，不得在外进行沐浴、唱歌等娱乐类招待。4.4.4 在市内宴请业务客户，一般客户，按每人100元（含公司陪同人员），酒水消费毎桌不超过500元标准执行；重要客户，按每人150元（含公司陪同人员），酒水消费毎桌不超过800元标准执行。特殊情况下高规格宴请，需口头报请总经理同意后方可进行。4.4.5 在北京、上海等一类城市宴请重要客户，不受上述标准的限制，但均需事先向总经理请示，并说明事由及预估招待费用，经总经理同意后进行。4.5 其他注意事项4.5.1 普通接待，由对口部门负责人安排接待人员，需要公司领导参加的，需提前1个工作日通知相关领导。相关汇报或交流材料由对口部门自行准备，并进行介绍。4.5.2 高级/特别接待，由综合管理部拟定接待方案，做好接待相关准备工作，安排接待人员，并提前1个工作日通知相关公司领导。相关汇报材料由行政综合部准备，总经理汇报。4.5.3 各部门遇到接待任务时，各接待对接部门必须指定全程跟进人员统筹协调联系接待跟进事宜。4.5.4 各部门负责任人在签署接待申请单时，需审慎评估接待规格和标准，做到对等接待，避免接待资源浪费。4.5.5 涉及外出就餐住宿安排等费用发生的，请各接待单位接待跟进人员提前按费用呈报流程申请相关费用预算/借款，完成接待后进行财务账目核销工作。4.5.6 公司重大会议/接待（政府机关/需公司董事长/总经理参加）活动，申请部门需至少提前2个工作日至综合管理部备案，由综合管理部统筹安排。4.5.7 为避免准备仓促，请各部门至少提前1个工作日完成接待申请单审批流程并交于综合管理部，以便做好相关准备工作。普通接待必须经分管领导审批；高级接待、特别接待必须经总经理审批。4.5.8 遇到重大接待任务与内部用车冲突的，接待用车优选。4.5.9 接待申请单需交由综合管理部备案。4.6 保密事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。4.7 违规处理根据