采购流程中风险分析及规避措施.doc

采购流程中风险分析及规避措施王宏飞:采购流程中风险分析及规避措施研究与探讨doi:l0.3969.issn.1005-152X.2009.11.019采购流程中风险分析及规避措施王宏飞(北京物资学院,北京101149)摘要】针对采购流程中的各种不确定性很可能导致采购工作失败,采购成本提高,资金利用率降低等方面问题,对采购各个环节存在的风险进行了细致的研究并提出相应的对策措施,以便有效地规避采购过程中的风险.【关键词】采购流程;风险分析;风险规避;应对措施【中I11F253.2【文献标识码】A文章编-10o5152X(2009)11-0059-03AnalysisonRisksinProcurementProcessandAvoidanceWANGHangfei(BeijingWuziUniversity,Beijing101149,China)Abstract:Basedontheuncertaintyintheprocessofprocurementwhichwouldleadstoprocurementfailure,increaseofprocurementcostsandreductionofcapitalutilizationrate,andSOon,thepaperstudiestherisksexistingineachlinkofprocurementandproposesacoe-spondingcountermeasuresinordertoavoidtherisks.Keywords:procurementprocess;riskanalysis;riskavoidance;eountermeasure1引言采购在企业中占据非常重要的地位,采购工作的完成情况直接关系到企业的核心竞争力及其经济效益,而在制造业企业中其地位更显得尤为重要.采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分,对于典型的制造型企业来说,采购成本要占产品总成本的60%.而采购不仅极大地影响着企业的成本,而且与企业的产品质量,企业的信誉度,企业的资金利用率息息相关,而所有这些因素都直接影响到企业的核心竞争力.采购流程中的诸多不确定性都会直接或间接的影响到采购工作的完成,只有有效地规避采购流程中的风险才能更好地促进采购工作的完成,从而降低企业产品成本,提高企业信誉度和企业的资金利用率,进而有效地提高企业的核心竞争力和经济效益.2采购风险概念及研究现状采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,这里的风险是狭义的风险,即会对采购过程产生负面影响的不确定情况.传统的采购风险研究一般从采购风险来源角度人手,从采购风险来源划分,常见的采购风险可分为内因型风险和外因型风险两大类.内因型风险包括计划风险,库存风险,验收风险,责任风险等.外因型风险主要包括意外风险,价格风险,合同欺诈风险,质量风险,技术进步风险.这些在很多文章中都有论述,如金锡万的企业采购存量风险的控制策略,高建伟的基于风险矩阵的企业采购风险评估等.本文从实际操作的角度出发,在前人理论研究的基础上,对采购流程中的各个环节可能存在的风险结点进行研究,从内部因素和外部因素综合考虑,细致分析采购环节中可能存在的风险并提出相应的规避措施,希望能对采购部门及采购人员有所帮助.3采购流程中的风险及其规避方法一般的采购流程主要包括请购,采购,货物和服务的验收,审核,付款五个环节,在每个采购环节中都存在人为或非人为的风险结点,每一个风险结点的控制不当都可能给企业造成不必要的损失.下面分别从采购的各个环节来论述采购过程中存在的风险以及企业应采取怎样的措施来规避风险,优化采购流程,提高企业资金利用率.3.1请购环节风险及规避方法提出物品和劳务需要是采购环节的起点,企业应根据不同的需要制定不同的请购制度.所有的采购申请都应当详细地记录备查,在购买之前获得相应管理层的批准.采购申请应当由申请批准人和采购执行人之外的人提出.请购单一式四联,应当包括必要的信息:请购部门,请购内容(如实物采购,需说明规格和数量等),估计可接受的价格,请购原因,要求到货日期及用途等.对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序.临时需要的物品相应的请购程序可以简化,通常由使用者根据实际需要直接提出,但一般要在请【收稿日20090922【基金项目】北京物资学院物流管理与工程研究基地(WYJD200901)【作者简介】王宏q(1983一),男,河北衡水人,北京物资学院企业管理专业研究生,主要研究方向为采购与供应链管理.一59研究与探讨物流技术2009年第28卷第11期(总第206期)购单上解释清楚请购目的和用途,并经财务部门资金预算授权人签字后交采购部门办理采购.(1)请购环节主要风险:请购人员可能为了个人利益,提出不必要的采购申请,或者在请购单上有意不注明采购物品的型号规格,需求日期,数量等因素,对一些特别注意事项采用隐晦的表达方式避重就轻从而导致欺诈性的或不必要的采购.违反请购程序,先采购再进行请购申请.同一请购结果重复使用或超量使用.对于金额较大的请购内容分批次,分数量请购,与请购审批部门打擦边球获取请购审批.(2)请购环节风险控制政策和措施:企业应建立采购申请制度和相关责任人制度,依据购置商品或服务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序.请购申请人在提出请购申请时应根据生产需要制定科学,规范,明确的物料需求计划,生产部门,库存管理部门,预算部门应该相互协调和监督,杜绝或避免不必要采购.有条件的企业可以建立相关的审计部门对请购以及整个采购过程的规范性,合理性,科学性进行监督,并落实责任到相关部门及相关人员.企业应当加强采购业务的预算管理.对于预算内采购项目,具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,审批人应根据其合理性进行审批或由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续.制定紧急采购流程,减少事后请购.将事后请购比率作为评价采购申请部门的一项评价指标.规定同一事项不得分开申请,对多个申请作为一个合同进行采购处理同时在付款审核时对发票联号情况进行控制.3.2采购环节风险结点及规避措施企业核实请购单没有问题后,经分类登记,就可分发给采购人员办理.采购部门应当根据批准的申请内容,在满足公司在质量,价格,技术和服务方面的要求的前提下,通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供货商,建立合同或协议等.这一环节又可细分为询价,招标,供应商报价及投标,审查,开标,定价等过程.f1)采购环节主要风险:采购人员收受供应商回扣或玩忽职守,未进行充分比价,从而导致供应商选择不恰当,丧失符合质量要求的最优惠价格.对于大宗采购,如果符合条件的供应商很多,则可能会导致恶性竞争,相反如果潜在的供应商很少,则竞争性不足甚至导致招标失败.订单发出时间提前或延迟,提前会导致存货资产的闲置,延迟则会影响生产或日常业务需要.采购合同不明确,不严谨,导致不法供应商投机取巧,给企业造成不必要的麻烦或损失.f2)采购环节风险控制政策和措施:制定一套严密的供应商选择标准,我们可以借鉴家乐福,沃尔玛等大超市选择供应商的方式.他们在选择供应商的一6O一时候,从供应商的信用情况,品质保证,价格,费用,时间及服务情况等方面综合考虑,再根据产品的不同选定最关注的指标重点考察.对采购,财务等部门通过填写利益冲突问卷,廉洁培训,诚信正直承诺等形式进行道德风险防范,并对员工违背诚信正直,职业道德的情况给予严格处理.对采购报价轮次,比价方法,价格批准权限进行严格规定,如未按规定进行比价应提交书面说明并由更高级别的采购经理进行审批.大宗采购业务应根据实际情况确定是否分为两个或多个标包.这样可以分散风险.发出采购订单时间的确定可以采用经济批量法和存货最低点法,也可根据历史经验来确定,尽量做到既不耽误生产和Et常需要也不造成存货的大量积压.要由专业人员编制采购合同,采购业务和合同审核,监督人员都要细致审核,同时要注意合同特别条款的提出和设定,不遗漏实质性条件要求,做到订货条件,报价及其技术规格,型号特性相符合,从而避免对供货范围存有异议的风险.3.3验收环节风险结点及规避措施验收环节对采购工作的控制具有双重作用,该环节既控制购买环节的经营活动,同时也控制存货的管理工作.验收的主要对象是货物的数量和质量,它应根据购销合同的数量和质量计数,过磅及测量等方法证明货运单上所列的数量.验收部门还应依据一定的方法对货物的质量进行检验,对有计数要求的物品应将部分样品送交专家或实验室进行检验,出具验收单或检验报告单作为入库单的一项内容.为了达到控制的目的,验收入库的职能必须由独立于请购,采购和会计部门的人员来承担.对于已检验的货物,由保管人员将发票,购销合同,请购单进行认真核对,同时点收实物的数量和质量.核对无误后填写入库单.验收环节控制的关键是将货物和服务的验收,发票的验收与请购单审批及采购合同建立的职责分离,保证货物由独立于前述职能以外的人员按照合同要求验收.应当规定验收人和验收审批权限,一般是由使用部门来验收.(1)验收环节主要风险:不严格按照采购合同验收货物.验收人员非独立于采购请购及财务职能的人员,导致验收程序形式化.验收不及时或者重复验收.质保金风险.(2)验收环节风险控制政策和措施:规定验收流程,要求验收部门按照相应流程提供由工程师等相应专业技术人员出具的验收报告,验收报告应由高级别或独立的第三方审核批准.规定验收部门必须独立于采购,请购及会计部门,一般验收人员由物料使用部门担任,有条件的部门可以由专业的工程技术人员组成专门的验收部门对物料进行验收.ERP系统可以有效的避免重复验收和重复付款情况的发生.企业可以通过开发ERP系统的应付账模块及成本模块来提高验收的速度和准确度.如不通过系统,可以根据经批准的验收报告来付款.如供应商发票尚未开具而货物或服务已王宏飞:采购流程中风险分析及规避措施研究与探讨接收,也应根据接收情况估价入账.对于工程或服务类合同经常会规定质保金条款,约定保留一定的工程尾款,一定期限内无质量问题再支付尾款.对于尾款之外的款项,应当由使用部门按照合同要求验收并出具验收报告后安排支付.如为固定资产,在主体验收合格后,还应该按照合同金额进行预提,对质保金单独设立应付账款明细科目反映.质保期到,验收部门出具报告,通知财务支付质保金(如质保期内无质量问题)或不支付(如有质量问题).为避免质保金风险,财务部门应对每笔质保金进行跟踪,到期提醒使用部门提交报告.如确定不需支付质保金,还应调整固定资产的原值,相应重新计算折旧.3.4审核环节风险结点及规避措施审核工作主要是对采购业务的各种凭证进行严格的审查,是保证采购业务合法性,合理性,内部控制制度严密性的重要手段.审查的各种原始凭证包括发票,运费收据,代扣代收税款凭证,入库单,购销合同,请购单等.会计人员不仅要审查每一凭证购货数量,金额的正确性,还要检查各种凭证之间是否内容一致,时间统一,手续齐全,责任明确等.f1)审核环节主要风险发票入账不及时,不准确,由此可能导致付款不及时,应付账款或其他负债科目余额,相关费用科目,存货等的资产类科目余额不准确.付款不及时不仅导致自身信誉度降低,还可能使企业丧失获得现金折扣的机会,导致直接经济损失.应付账款记账超前于货物确认收到期,导致未经批准的货款支付.发票重复录入,导致虚计应付账款重复付款.(2)审核环节风险控制政策和措施:制定对账人员与记账人员职责分离制度,负责对账的人员不应同时涉及编制会计分录或者资金付款,应注意对收货,采购定单和发票的核对,未决事项的跟踪进行职责分工.及时审阅,调查和解决超期的,对应关系不恰当的发票,采购定单和收货记录.要适时地对长期的未达收货确认单,采购定单或发票进行调查.每月进行应付账款账龄分析,对超过正常付款期限未支付的款项进行调查.还应及时和供应商对账查找未达账项原因.建立发票签收流程,通过系统控制对于每个订单只能进行一次操作.如为手工处理,对于已经处理的发票应该作标记,防止重复录入发票.3.5付款环节风险及规避措施付款环节是采购业务的最后一个环节,会计部门根据审核后的发票,运输单,验收单,人库单以及其他有关凭证与合同规定的付款条件和发货情况进行核对,核对无误后,经企业授权人审批后向供应商办理结算,并作相应的账务处理.对于采用赊购方式购买物品时,企业不需进行付款操作,但应该加强对债务结算业务的控制.(1)付款环节主要风险工作人员疏忽导致重复付款,付款金额错误.付款提前或延迟等,提前付款会导致企业不能充分利用资金的信用期,而延迟付款则会影响企业的信誉度,所以把握付款的时间点是非常重要的.支付工具,支付方式选择不恰当,导致采购成本提高,资金使用率降低.这种风险是隐性的,只有通过比较不同支付工具,支付方式相应成本才能确定哪种方式是最经济高效的.(2)付款环节风险控制政策和措施:对货物和服务的所有付款,都必须附有收货单,服务提供确认单或付款批准单原件,在付款前,审核发票,货物的验收和采购定单,确保付款已获得批准,货物已收到,价格和数量准确无误,在限额内支出以及使用的会计科目正确无误.这样就可以有效地防止重复付款及付款金额错误.在存在现金折扣的情况下,付款时间的选择非常重要,一般供应商为了督促企业尽快付款,会提出如2/10,n/30的现金折扣方法,表示企业须在30天内付款,如果企业选择10天之内付款将享受2%的现金折扣,超过10天将丧失现金折扣.放弃现金折扣的成本可用下列公式计算:放弃现金折扣成本=折扣百分比,(1一折扣百分比)360/(用期一折扣期).以上例计算放弃现金折扣成本=2%,(12%)36o/(3010)=36.7%.如果企业不想放弃现金折扣,则应在第10天付款,如果资金紧张或者企业在折扣期内将这部分资金用于短期投资期收益率大于36.7%,则应放弃现金折扣并选择在第30天付款,超过30天则可能影响企业的信誉度.在做国际采购时付款方式的选择显得异常重要,在国际贸易中主要的支付手段主要有三种:(a)汇付(Remittance):主要包括电汇(Iyr,TelegraphicTransfer),信汇(M/T,MailTransfer)和票汇(D/D,DraftDemand)这三种方式.电汇对于金额较小的款项比较适合,风险较小.信汇的优点是费用较为低廉,但收款人收到的时间较晚,所以应用较少.票汇与电,信汇的不同在于票汇的传送不通过银行,汇人行须通知收款人