Word2007中去掉文档的修改标记方法.doc

喷泉/Word2007中去掉文档的修改标记方法一、表头的设计处理首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可以直接在EXCEL中进行相关操作;如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。二、查找、替换和自动更正功能的巧用再来分析一下这些数据:在毕业学校一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称(如用4Z代表枣阳市第四中学，等全部完成后再按Ctrl+H把所有的4Z全部替换为枣阳市第四中学不就行了?提示:尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用4代替枣阳市第四中学试试，做了全部替换后可别骂人哟!如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的自动更正功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的4z定义更正为枣阳市第四中学，定义的方法是:1.从工具菜单中选择自动更正，打开自动更正对话框。2.在替换框中输入数据，如:4z，在替换为框中输入数据，如:枣阳市第四中学，单击添加，再单击确定。之后，只需在单元格中输入4z两字，即会自动更正为枣阳市第四中学。三、输入法的自动切换在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。启动Excel2000，新建一工作簿，取名为2002.xls，右键单击工作表标签Sheet1，选择重命名，改名为学籍登记表。先将小张经常使用的智能陈桥输入法设为默认汉字输入法:单击右下角的En图标，选择属性，在出现的对话框中选择语言标签下的智能陈桥输入平台，单击设为默认值并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中姓名、性别等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择数据有效性输入法模式选项卡，在模式下拉列表框中选择打开，单击确定按钮(如图1)。再选择其他各列，同上操作步骤，调出输入法模式选项卡，在模式下拉列表框中选择关闭(英文模式)，单击确定按钮即可。经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。四、不定长数据的预处理对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢?太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了?不要紧，有两招都是专门对付这种情况的:第一招、在家庭住址列上方单击，选中整列，依次选择菜单格式单元格对齐，在文本控制下选中缩小字体填充复选框(如图2)，单击确定按钮，调整该列到合适的列宽。这样如果某个同学的地址超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与所设列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。第二招、选中家庭住址列后，勾选图2中的自动换行复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了!五、让EXCEL也自动编号我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它来进行序号的自动编制，简直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的(填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列)。如果表格有太多的行，这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种本人摸索的更简单的操作方法:用鼠标左键双击填充柄。一切OK!注意:这样做有时候不能达到预期的填充效果。还必须满足下列条件:1、只能纵向填充不能横向填充。2、欲填充的列的左(右)相邻列非空，且中间无间断，否则以上填充将在间断处停止。3、该方法对文本形式的序列也起作用。六、自动定位小数位因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高(可以不需要输入小数点)。单击工具选项编辑选项卡，选中自动设置小数点复选框，在位数微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入1(如图3)。单击确定按钮。现在，在工作表的某单元格中键入1235，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为123.5。方便多了吧!此时如果你在单元格中键入的是89，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为89.0。另外，如果你在位数框中输入一个负数，比如-1，则Excel将在输入的数字后自动添上两个0。如果要暂时取消在自动设置小数点功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。利用Excel的自动设置小数点的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以0字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。七、让表格个性化为了提高工作效率，越干越起劲，同时好为了避免录入时间过长后出现差错。选中整个工作表，单击格式菜单下的自动套用格式，出现自动套用格式对话框，选择一种比较你所喜欢的方案，单击选项按钮，展开对话框下部的应用格式种类选项框，为了保持前面的诸多设置，必须去掉数字、对齐、边框等复