德信诚会计档案管理程序.doc

德信诚会计档案管理程序1 总则1.1 为加强公司会计档案管理，更好地发挥会计档案的史实、证据作用，为公司经济工作服务根据财政部有关规定，特制订本制度。1.2 会计档案是指会计凭证，会计帐册，会计报表等会计核算专业资料，具体归档内容见文件材料归档及保管期限的规定。1.3 股份公司、分厂(分公司)、后勤部门（含职工医院、食堂）和工会等核算单位均适用本制度。2 整理与移交归档2.1 财务部门应按照归档要求，负责将会计档案整理、立卷、装订成册。2.1.1 会计报表，归档前需进行整理，制包封面，装订成册。封面上需写明案卷名称、类别、所属年、月和编号(注明本卷起讫页数)。2.1.2 会计帐册，在归档前，经整理后加上牛皮纸封面，并贴上写明帐册名称、所属年月、记帐员姓名以及帐册起迄页数的标签。2.1.3 会计凭证，在归档前经整理后包上封面，装订成册，做到整齐、牢固，并在封面上进行编号，逐项填妥有关内容。工资结算单的整理按月装订，标明年、月。2.2 当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门自行保管l3年，期满后(一般在二季度)按上述要求整理，由财务部门负责一式二份编造移交清单，一次性向档案室移交。档案室经清点无误后方能接收，并在移交清单上签注后，与财务部门各执一份。2.3 移交档案室保管的会计档案，必须符合会计档案立卷、装订要求，否则档案室有权拒收。需重新整理直至符合要求后才可接收归档。2.4 档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应同原办人员共同拆封整理，以分清责任。 3 借阅与利用3.1 公司或外单位人员需查阅会计档案材料，对三年内由财务部门保管的档案，由兼职档案员负责接待和查阅。对已归档案室的档案，则由档案室会计档案员负责接待和查阅。3.2 公司人员查阅会计档案，需持所在部门领导签证，并经财务部门负责人批准，外单位查阅会计档案，需持单位介绍信，并注明查阅内容和利用目的，经财务部门负责人批准。3.3 查阅档案只限在阅档室进行。会计档案原件不外借，确因工作需要复制，须经财务部门负责人批准。3.4 借阅人应切实负责所借档案材料安全，不得损坏、涂改、拆卷。3.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否损坏、遗缺情况，并在登记簿上签收注销。4 保管与鉴定销毁 4.1 会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二种，具体内容内见文件材料归档及保管期限的规定。4.2 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。4.3 涉及到落实政策的凭证，其保管期限应从处理结束后的第一天算起，到期按规定销毁。4.4 会计档案保管期满需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部门，审计部门等共同进行鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司主管领导审查，报请上级主管单位批准后方能销毁。4.5 对期满需销毁档案中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，由档案室保管到结清债权债务时为止。4.6 会计档案的销毁必须到指定的地点进行，并由档案管理部门和财务部门，双方共同派员监销。4.7 监销人在销毁会计档案前，应认真进行