物业管理公司文件控制程序.doc

.文件控制程序10 目的 通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。20 范围 适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。30 职责3.1 公司总经理负责质量手册和程序文件的批准签发。3.2 管理者代表负责组织质量手册和程序文件的编写和审核。3.3 品质管理部负责质量手册和程序文件的编写及发放控制。3.4 相关单位负责作业指导书和质量记录表格的编制，各单位经理或主任负责本单位相关作业指导书和质量记录表格的审核，管理者代表负责作业指导书和质量记录表格的批准。3.5 各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。3.6 品质管理部根据文件和资料控制发布的清单，进行发布、存档、收回和作废处理。40 程序41 质量体系文件和资料的制定、审核、批准4.1.1 公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。序号文件名称文件级别制定及修改审核批准1质量手册一级品质部管理者代表总经理2程序文件二级品质部管理者代表总经理3作业指导书部门管理手册三级各部门部门经理管理者代表管理处工作手册三级各管理处管理处主任管理者代表4质量记录表格四级相关单位单位负责人管理者代表5一般性外来及公开文件五级外部机构及相关单位单位主管部门负责人42 质量体系文件和资料的发放4.2.1 质量手册的文件发放名单由总经理审批，由品质部建立发放记录。4.2.2 程序文件的发放名单由品质部确定，并建立发放记录。4.2.3 作业指导书由相关制定单位确定发放名单， 并建立发放记录。4.2.4 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。法规和条例由品质部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。4.2.5 法律法规类文件由品质部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写文件发放记录，各部门只需在文件发放记录上签字即可，管理处应在收文后2日内填写收文记录。4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。4.2.8 文件受控章里的编号为文件发放号，具体规定在质量记录控制程序第“4.3”条。43 质量体系文件和资料的保管4.3.1 质量手册、程序文件、各单位的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在品质部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的文件清单，其内容应及时更新。4.3.3 存档作废文件在封面加盖“作废章”。44 质量体系文件和资料的有效性控制4.4.1 为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本。版本号用A、B、C表示第一、第二、第三版；用0、1、2表示未经修改、第一、第二次修改。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。如：“A/2”表示第一版第二次修改。4.4.2 相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并在原页盖“作废章”收回，保留一份存档，其余销毁。45 质量体系文件和资料的更改4.5.1 文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门领导确定更改意见并试行（试行时间由责任部门领导自行确定），根据试行情况，再次确定更改意见，填写文件修改记录报主管领导审批。4.5.2 质量体系文件和资料的更改一般由原审批部门批准， 如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。46 质量体系文件和资料的分类和编号4.6.1 质量手册 LDPMQM表示质量手册 公司名称缩写4.6.2 程序文件LDPM-QP- 程序文件流水号 表示程序文件公司缩写4.6.3 作业指导书LDPM-WI /-流水号单位代码/班组代码表示作业指导书公司名称缩写4.6.4 标书：LDPMBS单位代码流水号4.6.5 管理方案：LDPMFA单位代码流水号4.6.6 技术图样：LDPMJT单位代码流水号4.6.7 图纸：LDPMTZ单位代码流水号4.6.8 标准：LDPMBZ单位代码流水号4.6.9 法规：LDPMFG单位代码流水号4.6.10 程序文件记录表格：LDPMQR程序编号流水号/版号4.6.11 各单位记录表格：LDPMQR单位代码流水号/版号4.6.12 合同协议： LDPMHT单位代码流水号4.6.13 档案： LDPMDA单位代码流水号47 单位代码与单位名称对应如下：4.7.1 公司领导：董事长01 总经理02 管理者代表03 副总经理04总经理助理054.7.2 部门代码：行政人事部XR 品质管理部PZ 工程管理部GC财务审计部CW客户服务部KF 秩序维护部ZW清洁绿化部QL4.7.3 管理处代码：科技大厦KJ 城市假日CS 成高工业园CG美宝田MB 投资大厦TZ 商业大厦SY先科大厦XK 华强北HQ 朗峰大厦LF 4.7.4 管理处各班组代码：客户服务中心F 工程技术班G 秩序维护班Z财务管理班C 清洁绿化班Q 48 文件借阅4.8.1 根据工作需要，经单位负责人批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的文件借阅登记表上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。4.8.2 受控文件原则上不外借，本公司人员确因工作需要，应填写文件借阅申请表经单位负责人批准后，到单位文件管理员处办理借阅，文件管理员应对受控文件借阅进行严格管理。4.8.3 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。4.8.4 对借阅文件应妥善保管，不得损坏、私自复印或向外泄密。49 公开文件的控制4.9.1 公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约（管理规约）、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。4.9.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。4.9.3 公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。4.9.4 业主公约、住户手册、住户须知、收费标准等较重要的公开文件，责任单位负责人需填写文件处理单，经公司总经理或副总经理审批后方可有效。4.9.5 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客并在客户文件发放登记表中做好记录，审批记录应留用备查。4.10 外来文件的控制4.10.1 本条所指的“外来文件”主要是指政府及上级部门发给公司的文件，有：4.10.1.1 政府法律、法规类文件4.10.1.2 行政文件4.10.1.3 其他政府、主管部门、上级部门、客户及其它管理关系单位发给公司的文件4.10.2 各岗位职责4.10.2.1 行政人事部负责外来文件的处理，包括各上级主管部门文件的分类、签收、登记，并呈送公司总经理批阅。4.10.2.2 公司总经理负责对外来文件（包括法律、法规等）的批示。4.10.2.3 各单位负责与本单位有关文件的实施与落实。4.10.3 外来文件的接收和登记4.10.3.1 外来文件由行政人事部负责签收、登记并填写外来文件登记及发放表。4.10.3.2 各单位在接受外来文件后，必须及时送到行政人事部并在外来文件登记及发放表中登记。4.10.3 外来文件的处理4.10.3.1 行政文件登记后交行政人事部经理拟办、公司总经理或副总经理批示，拟办和批示意见应填写在文件处理单上。4.10.3.2 根据公司总经理或副总经理的批示，行政人事部将有关文件原件或复印件转有关单位办理和传阅；紧急文件，公司总经理或副总经理提出办理时限，行政人事部负责催办，确保文件及时得到执行，并在承办栏上注明办理后的结果。4.10.3.3 各单位对需办理的文件，应按规定在指定的日期内办理。4.10.3.4 对需下发并按照执行的政府法律、法规文件，在完成接收、登记、呈批程序后，由公司总经理或副总经理确定发放范围，及时下发相关部门，并要求文件持有者在外来文件登记及发放表上签收。4.10.3.5 过期的法规文件应单独保管，并进行标识，避免与有效文件混在一起。4.10.3.6 各单位需借阅外来文件的，应填写文件借阅申请表经行政人事部经理审批后，到行政人事部办理借阅，行政人事部建立文件借阅登记表，对文件借阅进行管理。4.10.4 外来文件的归档行政人事部按照档案管理规定对外来文件进行归档。50 相关文件与记录QR-01-01/A 文件发放名单 QR-01-02/A 文件清单QR-01-03/A 文件修改记录 QR-01-04/A 文件发放记录QR-01-05/A 收文记录 QR-01-06/A 文件借阅申请表QR-01-07/A 文件借阅登记表 QR-01-08/A 外来文件登记及发放表QR-01-09/A 文件处理单 QR-01-10/A 五类文件清单QR-01-11/A 一至三级文件封面范本QR-01-12/A 客户文件发放登记表QR-01-13/A 文件修改意见表文件发放名单单位： 序号：文件名称编号/版号序号接收单位份数日期审批备注文 件 清 单单位： 序号：序号文件名称文件编号版号保管人保存期限备注注：文件清单由各单位自己建立，文件管理人员负责保管好文件清单及各文件。文件修改记录 单位： 序号：文件名称 编号/版号序号页码修改状态修改人章节号修改内容审批人日期文件发放记录发放单位： 序号：序号文件名称版号编号/发放号接收单位发放数量接收人签名接收日期收 文 记 录单位： 序号：序号文 件名 称编 号/发放号版本修改状态收文数量收文时间收文人姓名备 注文件借阅申请表单位： 序号：序号申请日期申请人申请原因文件名称文件借阅时间审批备注文件借阅登记表单位： 序号：序号文件名称借