工程资料管理程序.doc

中铁大桥局集团第一工程有限公司管理体系 工程资料管理程序(提交审核稿)1 目的为完善和规范工程内业资料管理，加强工程施工过程中的资料监控，达到最终形成完整、准确、系统、有效的工程档案的目的。2 适用范围本程序适用于公司所有工程项目经理部的工程资料管理。3 定义、名词及术语工程资料：在工程建设过程中形成的各种载体形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图。工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。电子版本：以软盘、光盘及可移动的电子物为基础进行数码形式记录存储的载体形式。记录：所完成活动的证据。归档：文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。4 机构和职责4.1 公司工程管理部4.1.1负责对项目部工程资料的检查，指导项目部编制技术总结，并参与对竣工资料的审核。4.1.2 协助做好对资料员的培训工作。 4.2 公司办公室4.2.1负责督促、检查项目部档案管理领导小组及档案（资料）管理人员配备情况。4.2.2负责将工程项目中应归档文件材料的范围、要求、标准通知项目部。4.2.3负责项目工程资料归档工作的业务指导、接收、整理、保管和提供利用，并按照规定向集团公司档案科移交档案。4.3 公司合同部负责在公司与项目部签订项目管理目标责任书时必须明确工程资料管理责任及竣工档案移交责任。4.4 试验检测中心负责工程试验检测资料真实、准确地填写，及时收集、整理，并参与竣工资料的编制。4.5 测绘分公司负责工程测量资料真实、准确地填写，及时收集、整理，并参与竣工资料的编制。4.6 项目经理部4.6.1 成立项目工程档案及工程资料管理领导小组，确定项目经理为项目工程档案及工程资料管理的第一责任人，制定工程资料管理制度，指定专（兼）职档案（资料）人员，并将其人员名单报公司办公室备案，建立健全档案管理机制。项目经理部应将档案资料管理工作纳入到相关人员的岗位责任制并定期考核。4.6.2 督促档案（资料）人员严格按照现行有效的工程资料管理规定进行收集和分类保管，保证工程资料的真实、规范、准确、系统、完备，并明确本工程项目的资料编制依据。4.6.3 制定完善的借阅制度，保证资料的保管安全。4.6.4 定期对工程档案及工程资料的管理进行检查、考核，制定相应的奖惩办法，按照考核结果，给予档案（资料）人员一定的奖惩。4.6.5 按照与公司签订的项目管理目标责任书明确工程资料管理责任及工程档案移交责任，及时做好工程资料管理和竣工资料移交工作。4.7 档案（资料）管理人员4.7.1 编制竣工资料目录、填写要求，经总工程师审核后发至各有关人员。4.7.2 严格按照现行有效的工程资料管理规定及时对工程资料进行收集、整理和分类保管。4.7.3 严格按照有关借阅制度，做好借阅利用登记工作。4.7.4 定期参加公司和上级单位组织的关于档案管理的培训，提高档案（资料）管理业务水平。5 工作流程工程资料形成与管理流程图工程过程控制记录、工程日志及资料等的填写工程照片、施工过程摄像的编辑整理由项目经理部成立档案管理领导小组，制定工程资料管理制度并设定专（兼）职档案（资料）管理人员工程资料的收集、整理报公司办公室备案按相关要求进行存档管理审核通过？计算机存档NY分类保管，为资料移交做准备根据业主要求或有关规定选择合适的资料填写规范和整理规则，编制竣工资料归档目录清单，发至各有关部门试验记录及有关资料的填写测量记录及有关资料的填写竣工资料管理移交流程图由项目总工程师负责指定专人收集和整理竣工资料和技术资料归档财务负责人负责对财务核算资料、会计档案整理归档合同管理业务负责人负责对合同结算资料、合同档案整理归档建设单位委托编制竣工资料竣工资料整理并自检完成集团公司直属（联合）项目部直接报集团公司工程管理部进行审核授权公司所属各项目部报公司工程管理部对竣工资料进行审核审核通过？NY报建设单位、城建档案馆进行验收合格？与建设单位、城建档案馆办理档案移交手续NY报公司办公室，开具档案归档验收证明公司档案室向集团公司（股份公司）档案科办理正式移交手续要求时办公室负责人负责对行政管理公文、资料整理归档 6 工作程序6.1 工程资料编制依据6.1.1 按照施工合同或业主提供的标准、法规办理。6.1.2 铁路工程依据铁道部颁发铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）要求办理。6.1.3 国家重大建设项目依据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）要求办理。6.1.4 其它建设项目按建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）要求办理。6.1.5 以上工程资料依据的版本发生变更时按新版本执行。（注：整理标准排序为：业主、国家、行业、地方等标准）6.2 项目开工阶段的资源配备及要求6.2.1 人员配备：项目部必须配备专（兼）职档案（资料）人员，且所配人员应具有计算机操作能力和工程资料检查、审核能力。6.2.2 计算机配备：工程项目部必须配备工程资料专用计算机及配套软件，为工程资料的形成创造条件。6.2.3 资料室配备：项目部应根据工程项目的规模配备相应的资料室，提供资料录入和资料整理存放的条件，保证工程资料的安全。6.2.4 资料形成的相关人员持证要求。档案（资料）人员、试验员、测量员、质量员及特殊专业人员要具备持证上岗条件，履行相关资料的签字手续。6.3 施工过程资料管理原则6.3.1 计算机数据输入、储存的统一管理。项目部资料管理人员应对已形成的施工资料进行统一管理，达到数据输入和数据储存的有效控制。6.3.2 施工资料编制依据和存储格式的统一管理。项目部应根据业主要求（或工程类别）确定本工程所采用的标准依据，规定使用统一表格，进行计算机输入，A4纸格式打印输出，手写签认。资料的存储采用纸质载体和电子版本载体并行的形式，纸质载体资料须手写签认、红色签章，字迹、章迹必须清晰。电子版载体的资料必须是与纸质文件一致的有效版本。档案资料的修改，必须按档案管理的相关规定办理，利用存有以往数据的电子版本时要特别注意修改后的版本中的有关数据，避免失效数据的误用。6.3.3 报验、报审资料的统一管理。项目部是代表集团公司或公司对工程实施总承包管理，施工中报验、报审资料必须通过项目部相关部门的审核方可报建设（监理）单位。项目经理部必须保存一套报验、报审资料原件，汇入竣工资料编制、归档。6.3.4 施工资料填写质量的统一管理。施工资料必须真实记录工程情况：数据符合标准、规范要求；表格中各项填写齐全；签章、签字规范、有效；制图要标准；工程名称和部位填写要准确。6.4 施工资料形成过程要求6.4.1 项目部技术人员、质检员、测量员、试验员和其他管理人员是施工过程资料形成的实施者，应严格按要求记录。档案（资料）管理人员必须经过岗位培训并持有“档案人员岗位培训证”，负责对已形成的施工资料进行统一管理。6.4.2 项目部总工程师或有关负责人要对施工资料形成过程严格把关，保证资料的完整、准确、有效。6.4.3 项目部要有工程所需的有效的工程施工规范、检验验收标准和其他相应资料，保证施工过程控制和施工资料的正确无误。6.4.5 资料存储采用文本格式和计算机存储结合的形式，计算机数据输入要随时更新，保证数据的准确无误；文本资料要进行装盒、编号、分类存放。6.5 施工资料的收集、整理、保管6.5.1 收集：项目部各施工单位随施工进度及时收集、整理纸质资料和相应的电子版本资料及并立卷保管。工程进入竣工阶段时，统一汇入竣工资料的编制。6.5.2 整理：资料形成的各方在资料整理过程中必须对资料间的交圈进行复合，复合后按照工程资料的分类进行整理。6.5.3 保管：纸质载体、电子版本载体、声像载体资料的保管应符合其环境条件的要求。6.6 竣工资料的编制、审核6.6.1 项目总工程师是竣工档案和技术资料整理归档的直接责任人，工程技术和安质部门负责整理立卷归档；财务负责人负责对财务核算资料、会计档案整理归档；合同管理业务负责人负责对合同结算资料、合同档案整理归档；办公室负责行政管理等文件资料的归档。6.6.2 当建设单位委托编制竣工资料时，项目部负责人应与建设单位签订竣工资料编制合同，明确双方竣工资料的编制责任。6.6.3 进入竣工收尾阶段的项目经理部应在工程主体结构完工后一个月内，向公司申报竣工收尾工作计划，经公司批准后实施。6.6.4 工程项目竣工收尾阶段工作全部完成，达到工程项目管理活动终结的界定标准后，应向公司申报工程项目竣工收尾阶段终结确认单。6.6.5 归档资料整理应严格按业主要求或中铁大桥局集团档案管理办法的规定进行整理。6.6.6 在竣工资料提交审核前，项目部应由总工程师负责组织有关人员进行自检。6.6.7 竣工资料的审核。在竣工验收前，集团公司直属（联合）项目部应报集团公司对竣工资料进行审核；授权公司所属各项目部应报公司工程管理部对竣工资料进行审核。6.6.8 经审核通过后再报建设单位、城建档案馆进行验收，验收合格后办理档案移交手续。6.6.9 根据业主或建设工程文件归档整理规范要求，在工程项目竣工验收后3个月内，集团公司直属（联合）项目部直接向业主、城建档案馆、集团公司档案科办理正式档案移交手续；授权公司所属各项目部向业主、城建档案馆、公司档案室办理正式档案移交手续，然后由公司档案室向集团公司（股份公司）档案科办理正式移交手续。6.6.10 竣工资料移交公司后,由档案室开具档案归档验收证明，送移交、验收和工程项目考核部门各一份。6.6.11 竣工资料如因发生非技术、质量问题而影响移交，由该项目经理负责协调解决。6.6.12 工程竣工后工程档案因故未能移交业主（或指定接收单位）达三个月以上的，项目经理部应就工程档案的保管地点、管理办法、责任人等有关事宜专题报告公司工程