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公文写作的基础知识与常见问题分析 一 概述 1 公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 属于机关应用文的一个重要组成部分 2 公文的特点是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 3 公文的分类按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其时限要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 二 常用公文文种 一 我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关使用的公文种类有13个 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 上述文件共27个 其中9个是相同的 即 决定 意见 通知 通报 请示 报告 批复 函 会议纪要 不同的有9个 其中属党的机关的有5个 即 公报 指示 决议 条例 规定 属国家行政机关有4个 即 命令 令 议案 通告 公告 由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的 一般称为法定文种 二 学校常用的主要公文种类 1 决定 1 功能适用于重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2 分类A 法规政策性决定 如 关于惩治虚开 伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定 B 重要事项的决定 如 中共中央关于加强同人民群众联系的决定 C 奖惩决定 如 国务院关于处理 渤海二号 事故的决定 2 通告 1 功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 3 分类法规性通告知照性通告通告不写抬头 无主送单位 通告与公告的区别内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同 3 通知 1 功能适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 2 分类a 发布指示的通知 b 颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例 规定 办法 细则 方案等文种 所以在发布这类规章性文件时 都要用通知 也就是加一个文件头 如人事部关于印发 人事争议处理办案规则 和 人事争议仲裁员管理办法 的通知被发布规章全文附在通知后 但不作附件处理 c 批转 转发文件的通知d 晓谕性通知e 任免通知 人事任免用决定和通知的区别 4 通报 1 功能适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 2 分类表彰通报 介绍先进事迹 先进事迹意义 表彰决定 希望号召批评通报 错误事实 错误性质分析 惩罚措施 提出希望要求情况通报 缘由目的 情况信息 希望要求 5 意见 1 功能适用于对重要问题提出见解和处理办法 2 分类规划性意见实施意见具体工作意见 6 批复 1 功能适用于答复下级机关的请示事项与其他文种不同的是 往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见如 国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复 主送机关一个 即发出请示的下级机关以上6种为下行文 7 报告 1 功能适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 2 类型a 工作报告b 情况报告c 建议报告d 答复报告e 报送报告 8 请示 1 功能运用于向上级机关请求指示 批准 2 应用范围a 遇到问题无法解决 需要上级指示b 处理较为重要的事件和问题 要上报批准c 遇到问题 虽有解决方法 但没有权力或能力实施 需要上级帮助d 对有关方针 政策和上级发布指示有疑问 要上级解答e 下级机关之间在重要问题上出现意见分岐 要上级仲裁f 请上级领导参加活动 指导工作 3 分类a 请求指示的请示b 请求批准的请示主送机关只能有一个 如需同时送其他机关 应当用抄送的形式只能主送上级机关 不能送领导者本人不得越级请示 必须由主要负责人签发 要留下联系人联系电话常用结语 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 特此请示 请予批复等 以上两种为上行文 9 函 1 功能适用于不相隶属机关之间商洽合作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 分类a 公函和便函b 发函和复函函是平行文 写法特别要注意用语分寸 10 会议纪要 1 功能适用记载 传达会议情况和议定事项 2 分类a 决策型b 交流型c 研讨型 三 公文的格式 1 公文格式的组成公文格式的组成要素包括 1 发文机关标识 版头 红头 2 公文份数序号 3 密级 4 发文字号 5 签发人 主要用于请示 6 标题 7 主送机关 内发可省略 8 正文 9 附件 10 发文机关署名 11 成文日期 12 印章 13 附注 此件发至XX级 14 主题词 15 抄送单位 16 印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求 用A4型纸 297X210 正文用3号仿宋体 每页22行 每行28个字 2 发文字号编写发文字号原则 包括机关代字 年份 序号 注意 年份不能省略 两边用六角括号 序号不编虚位 不加第 3 公文标题标准式 发文机关 发文事由 文种凡是有红色版头的文件 因已表明发文机关 故发文机关名称可省略 特殊形式 1 发文机关 文种 如 中华人民共和国主席令 2 发文机关 转发文件名 文种 也称转文式标题 用于转发文件 4 成文日期成文日期确定原则 1 会议通过的决定 决议以会议通过日期为准 2 领导签发的 以签发日期为准 3 联合行文 以最后签发机关的领导签发日期为准 4 法规性文件以文件批准日期为准 5 一般信函 电文以实际发出日期为准 成文日期必须写年月日 且要用汉字 5 主题词 条例 和 方法 都明确规定 上报的文件应当按照上级的要求和 公文主题词表 标注主题词 上海市人民政府公文主题词表 使用说明中规定 1 一份公文标引的主题词 除类别词外 最多不超过五个 标引主题词的顺序为先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映公文内容的词 最后标反映公文形式的词 如 上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知 先标类别词 农业 再标反映公文内容的类属词 扶贫 最后标反映公文形式的类属词 通知 2 一份公文有两个以上主题内容时 先集中对第一个主题内容标注 再对第二个主题内容进行标注 最后标文种 3 根据需要 可将不同类主题词进行组配标引 4 在 公文主题词表 中找不到准确反映公文内容的类属词时 可用类别词替代 6 用印一般的用印方法是 骑年压月 上大下小 国标 国家行政机关公文格式 规定 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标成文时间 当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 四 我校公文中常见问题分析 1 文种的误用主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 a 行文目的不同报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 b 公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况 说明理由 不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 c 规范性用语不同报告用 以上报告如有不妥 请指示 特此报告 等 请示用 当否 请批复 特此请示 请批复 目前 这两种文种的滥用主要表现在两个方面 a 请示 报告混用如 关于请校领导出席毕业典礼的报告 b 请示 报告并用如 关于召开新一届学代会的请示报告 2 随意请报 请报 指以单位名义向上级报送 请示 意见 报告 随意请报主要有三种情况 a 主送个人 如 x书记 x校长 b 多头主送 如 教务处 科技处并实验室管理处 c 越级上报3 公文组成要素不全a 上行文缺签发人 请示 缺联系人姓名 电话 b 缺附件说明 c 成文日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 等 d 缺主题词或主题词不全 如缺类别词 文种等 4 公文标题病误a 标题缺少行文单位公文标题通式为 行文单位 关于 事由 的 文种b 标题无文种将一般公文误作为法定公文 致使标题无文种 如 关于 的规划 关于 的总结 转发 印发性通知文种被放弃 致使标题无文种 如 关于转发 的方案 c 不伦不类的标题两个文种并用如请示报告 任免决定的通知等 混用文种将 请示 错用成 申请 d 标题中事由表达不全如 华东理工大学关于申请划拨上海市 十五 配套经费的报告 e 标题中乱用标点符号 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文中乱用标点符号主要表现在 a 转发和颁发法规 规章 不用书名号而用引号 b 不必用其他标点符号而随意使用 如 关于对1999年 全民文明礼貌月活动 安排的通知 5 语言结构和文字方面问题a 段落层次不清 主次不分 不善于用结构层次序数 如一 二 1 2 b 不合公文文体 出现描述性语言和客套话 c 繁琐冗长 多套话 如根据 精神 在 指导下 在 关怀下等 d 主语谓语搭配不当 如 人民的生活水平普遍增加了 提高 上述问题 今后准备进一步加强和改进 解决和纠正 e 定语错位造成歧义如 市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题 原教育部副部长周远清来校视察工作 f 标点符号错用逗号和句号错用为了加强熟肉制品市场管理 规范熟肉制品市场经济行为 维护消费者利益 在全市建立统一批发 集中配送的熟肉制品供应体系