XXX分公司办公电话管理办法.doc

XXX分公司办公电话管理办法第一章 总 则第一条 为进一步加强XXX分公司IP办公电话的使用管理，充分满足公司快捷、便利的通讯需求以及对客户关系的管理的要求，提高IP办公电话的使用效能，节约费用，降低运行成本，特制定本办法。第二条 本办法适用于XXX分公司本部，各中心支公司可依照本办法制订本机构的办公电话管理办法。第三条 XXX分公司IP办公电话的管理由办公室牵头，分公司信息技术部协助，人力资源部配合管理。办公室是分公司IP电话管理的责任部门，主要职责为：（一）负责分公司IP办公电话使用的审核，并配备电话机。（二）负责收集与汇总分公司IP办公电话的使用情况，监控IP办公电话使用的异常通话时长情况，并及时予以通报。（三）根据信息技术部提供的分公司IP办公电话使用的情况报表，对IP办公电话使用的异常情况的进行通报。信息技术部是分公司IP办公电话管理的技术支持部门，主要职责为：（一）按照办公室提出的计划，负责分公司办公电话的调配、安装、线路维修等。（二）负责开通和关闭相关人员IP办公电话的市话、国际、国内长途通话功能。（三）负责提供分公司IP办公电话使用的情况报表。分公司人力资源部在IP办公电话工作中的职责为：（一）依据各部门电话费用使用额度，对超过核定电话费用额度的部门，按照超过核定费用的扣发该部门负责人绩效工资。（二）对超过核定电话费用使用额度的责任人，电话费用全部从责任人个人绩效工资中扣除。第二章 电话安装与管理第四条 分公司各部门需要新装IP办公电话，由使用部门提出书面申请，报分公司办公室、总经理审批同意后，由信息技术部统一进行安装和调试。第五条 信息技术部根据使用部门的申请和领导批示，按规定开通和关闭相关人员IP办公电话的市话、国际、国内长途通话功能。第六条 公司所有电话均取消拨打自动声讯特种服务电话功能。第七条 未经办公室允许，任何人不得擅自调配、安装、移动IP办公电话。按照“谁使用谁管理” 的原则，各部门使用的电话纳入部门财产登记，由所在部门管理。第三章 电话配置标准第八条 分公司总经理室领导、分公司各部门领导，每位领导办公室可独立安装一部外线电话。第九条 分公司同部门员工在同一间办公室内办公的，开通一部外线电话。同部门员工不在同一间办公室内办公的，可按不同办公室分别开通一部外线电话，其余IP办公电话的外线功能关闭。第十条 分公司95XXX、区域拓展部行政区和客户回访中心不在以上配置标准范围之内。第十一条 除95XXX、区域拓展部行政区和客户回访中心外的其他部门，因工作的特殊性需要增加办公外线电话的配额，须向电话管理部门递交申请，详细说明增加电话配额的原因和每部电话的特殊用途，经公司电话管理部门审核并报总经理批准后，可适当增加部门办公外线电话的配额。第四章 电话费管理第十二条 各部门的每部IP办公电话必须落实使用责任人，责任人一般为电话直接使用人，责任人对所管电话的使用、管理负责。第十三条 上班期间，不准利用IP办公电话做与工作无关的事，禁止公话私打。因公务需使用电话时，应做到长话短说，简明扼要。第十四条 分公司各部门之间联系时，尽可能采用拨打IP电话内线小号、内部UC系统或发OA邮件的方式。第十五条 分公司电话费按照谁使用谁承担的原则进行管理，各部门按照电话费使用的实际情况分摊相应的费用。第十六条 建立和完善电话费用通报考核制度，办公室按月打印各部门电话费用清单，建立电话费用台帐。第十七条 分公司除95XXX、区域拓展部行政区和客户回访中心外的各部门电话费实行“按人员额度制”管理，对于25人以下的管理部门，电话费额度为每月50元/每人，对于25人以上的管理部门，电话费额度为每月40元/每人。每月末分公司办公室将以部门为单位,对各部门实际使用电话费的情况进行考核(每月各部门电话费额度=部门人数*核定标准/每人)。区域拓展部区拓专员电话费根据每月出单件数进行核定，按照每件保单5元电话费计算（区域拓展部区拓专员电话费额度=当月出单件数*5元/件），出单件数以信息技术部提供数据为准。第十八条 IP办公电话的使用与管理情况纳入分公司各部门的月度考核范围，对超过核定电话费用使用额度的责任人，电话费用由责任人个人承担。第十九条 对超过核定电话费用额度的部门，按照超过核定费用的扣发该部门负责人绩效工资。第二十条 分公司95XXX和客户回访中心电话费按实际发生电话费列支，不在定额管理范围之内。第二十一条 严禁非95XXX回访