出差借款及费用报销管理办法.doc

武汉怡浆食品有限公司出差借支及费用报销制度 出差借款及费用报销管理办法（试行）文件编号发布日期2009年5月共 6页1、目的2、适用范围3、出差借支及费用报销原则4、出差及其费用报销的审批程序5、出差业务招待标准6、出差乘坐交通工具标准7、出差住宿标准8、出差补贴标准9、生效时间与解释权1 目的 为了加强公司差旅费的管理，有效地控制公司经营费用，同时为员工出差提供最大方便，特 制定本办法。2 适用范围本办法适用于公司各管理中心。3 出差借款及费用报销规定3.1 出差借款及费用报销须在本部门当月费用预算额度内，经费用审批人在规定权限内批准后方可办理。严禁无费用计划出差借款和报销费用。3.2 凡员工前次借款出差返回时间超过三天未履行报销还款手续，并未有正当理由的，不得再次借款3.3 出差费用审批人应对出差人员定任务、定时间、定费用。如有特殊情况，实际出差天数超过原计划天数的，须经出差人说明情况，部门负责人予以核实，管理中心总监或总经理批准。对于员工出差超期的原因是否真实，财务、审计人员有权进行抽查核实。3.4 任何部门和个人不得以出差为名，搞旅游活动或办个人私事,亦不得在出差期间借故私自搞旅游活动（会议明文安排除外），否则一经发现，将按照出差费用的2倍进行处罚，同时做降职或除名处理。3.5 出差人员不得绕道乘坐车、船。事先经费用审批人批准就近回家省亲或办事的，其绕道交通费扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理，绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助、市内交通补助。3.6 出差人员在没有完成预定任务的情况下，中途因个人原因需要返回出差所在地的，必须事先报费用审批人批准，而且由个人负担出差地返回工作所在地的交通费。4 出差及其费用报销的审批程序4.1 员工出差必须填制出差申请单（参见附件），并按出差申请单上流程办理审批手续。申请单上应注明对方是否提供食宿，由部门主管审核确认。4.2 借款及费用报销的审批流程如下表：5出差业务招待办法5.1招待费用主要用于业务经营及行政接待使用。5.2业务招待费列支标准（按次）如下：类型特殊接待A类接待B类接待C类接待描述重点职能部门领导、A类客户领导职能部门、B类客户领导、A类客户经理职能部门、C类客户领导、B类客户经理、媒体记者C类客户经理、供应商、工程负责人对口接待管理中心总监销售经理城市经理主管餐饮标准（包含酒水）特事特批60元/人/次40元/人/次20元/人/次注：招待标准有变动须事先请示部门经理并报总经理批准。陪同人员原则上不能多于客人。5.3总额限制：业务维护期，业务部门客情维护招待费总额原则上不得超过上月回款总额的千分之五，业务开发期，业务招待费上限A类客户1000元，B类600元，C类300元；单个客户、单次招待金额、每月招待费用总额限额如下：类 型单次招待每月累计招待管理中心总监1000元5000元销售部经理400元1600元大区经理300元1200元城市经理200元800元业务员150元500元超过以上标准事先办理报批手续招待费用原则上全部走借支，月底报销。销售管理部负责跟踪成功率，超支，须总经理签字。总额限制按大区核定，部门经理负责审批限额内的费用情况。5.4报销审批手续5.4.1业务维护：各区域将所有的借支费用在每月5号前将有效发票报送各大区经理，大区经理递交公司经办会计初审。5.4.2财务部经办会计初审无误后报送财务部经理复审，再转报总经理审批。单据上必须注明所在区域及客户名称。5.5、烟、特产、纪念品归入礼品费用，财务审核符合规定的，总经理签字批准可报销。5.6、财务部每月按照各部门销售额、销售费用、毛利率形成的配比关系上报人力资源委员会进行绩效审核与评估。6 出差乘坐交通工具标准6.1 乘坐 火车 、 轮船 的 等级 标准 ， 按下列 规定 执 行 ： 员 工 级别火车轮船公司 董事 、总经理、 高级副总经理软席车一 等舱位副 总经理、总经理 助 理、管理中心总监软席车二等舱位部门经理、大区经理、分支机构负责人硬席车三等舱位部门主管、城市经理硬席车四等舱位其他人员硬席车四等舱位因特殊原因需超标乘坐车、船者必须事先报费用审批人批准。6.2 出差人员坐飞机要从严控制。6.2.1 公司中只有董事、正、副总经理、管理中心总监可以乘坐飞机（但也要本着节约原则）6.2.2 其他人员出差原则上不得乘坐飞机，如因任务紧急需要乘坐飞机的，必须经总经理或总经理授权人员批准（若目的地飞机票价为原票价的 3.5 折及以下的，则无需办理批准手续）。 乘坐往返机场的专线客车费用以及早上 7 点钟之前与晚上 10 点钟之后乘坐的机场巴士从机场至住宿地的出租车费，可在出差人员市内交通费补助之外凭据报销。每名乘坐飞机的人员 可凭据报销一份旅客人身意外伤害保险，但经常出差并已由公司按年度统一办理了类似保险 的人员例外。6.3 自驾车外出公干，凭出差期间的相关费用凭证据实报销，且不得高于乘坐长途公共交通 工具所发生的交通费用。一旦发现有虚报、谎报现象，直接扣除该类费用金额，且予以扣除 金额之三倍罚款。7 出差住宿标准7.1 出差住宿标准按出差地区和出差人员级别分别设定标准。7.2 出差地区按其行政区划和消费水平高低分为以下四个等级：7.2.1 一级地区：包括北京、上海、广州、深圳、珠海、福州、厦门、天津、大连、海口、杭州、南京等经济发达城市。7.2.2 二级地区：包括除上述城市外的其他省、自治区、直辖市的省会城市及国家级经济特区。7.2.3 三级地区：各省、自治区、直辖市省会城市外的片区中心城市。7.2.4 四级地区：各省、自治区、直辖市所辖县城、工矿区等中小城镇。7.3 员工在工作地、户口或暂住户口所在地内履行公务不按“出差”处理，但可据实报销外勤时的市内交通费用，公司另有规定的，从其规定。外勤时以乘坐市内公共交通工具为主，确有必要乘坐出租车的，必须注明时间、路线、事由，经部门负责人或分支机构负责人批准后报销。7.4 员工出差住宿 最高限额标准具体如下 ：员 工 级别一级地区二级地区三级地区四级地区公司 董事 、总经理、 高级副总经理300280200200副 总经理、总经理 助 理、管理中心总监200180150150部门经理、大区经理、分支机构负责人140 120100100部门主管、城市经理1301008080其他人员12010080807.4.1 出差住宿在以上标准以内凭票实报实销。非定额发票必须完整填写公司全称的抬头与开票时间，无正规住宿发票的，不得报销住宿费用。7.4.2 出差人员原则上应当在当地直属分支机构签约宾馆或专用租赁房入住。各地分支机构 行政部门应当在上述规定标准以内，就近联系不同档次的签约宾馆，签约价均不得包含除住宿费以外的其他费用（如早餐等），房间档次一律定为标准间及其同等档次的房间。签约宾馆及签约价应当在总公司财务审计部备案，此后若有变动的，也应及时通知总公司财务审计部进行更新。凡在签约宾馆住宿出差人员，实际报销住宿费时，所发生住宿费应当与上述备案的住宿标准一致，不得将衣服洗熨费、宾馆内就餐费等个人费用并入住宿费报销。7.4.3 住宿费超过标准者,个人负担超标部分的 50%，但不得超过标准一倍。7.4.4 如果多人同时出差,具备合住条件者应合住, 宿费标准一、二级地区按出差人住宿标 准合计数下浮 30%计算，三、四级地区则下浮 40%。若住宿费用超支，超支部份由各出差人平均负担(不分级别)。7.5 出差地有公司（含分子公司）专用租赁房或临时租赁房的，原则上应在租赁房居住。如果不能居住，需报人力资源部批准备案。在同一城市出差时间超过两周，住宿标准按照20%下调。7.6 参加会议或外出培训人员由会议统一安排住宿或客户单位、合作伙伴提供住宿的不适用本条。8 出差补贴标准8.1 参加会议由会议单位统一安排食宿的，带领客户考察或外事活动需要及公司新聘员工参加始业教育的，费用据实报销，但不享受出差伙食及交通补贴。8.2 出差期间由客户或合作伙伴解决伙食的，不予报销伙食补贴。8.3 员工出差每人每天伙食补贴如下（自出发时间起算，以出差时间满小时为一天，剩余时间不足小时的，可视为一天）员 工 级别一级地区二级地区三级地区四级地区公司 董事 、总经理、 高级副总经理1001008080副 总经理、总经理 助 理、管理中心总监80806060部门经理、大区经理、分支机构负责人50504040部门主管、城市经理40403030其他人员404030308.3.1 员工出差期间的伙食一律自理，公司体系内不得为内部员工发生招待费用，已经发生的，费用由招待人个人承担，公司不予报销。出差期间招待了客户或参与了针对客户的招待活动的，伙食费补贴应按次扣除。（每次扣除标准每日伙食补助标准/3）8.4 除公司总经理、总监、管理中心总监以上级别人员实报实销外，其余人员出差期间市内交通费采用凭票限额报销制，一、二级地区每人每天给予 20 元市内交通补贴，三、四级地 区每人每天给予 10 元市内交通补贴，凭当地相关车票在额度内报销。10 生效时间及解释权10.1 本规定自颁布之日起开始执行。10.2 本规定由公司行政管理中心、财务管理中心负责解释！ 武汉市怡浆食品有限公司 2009年5月出差审批单姓名部门职位事由及工作目标出差时间 年 月 日 至 年 月 日共计 天出差地点工作交接内容交接人签字行程计划及目标绩效考核标准出差性质1.会 议 外 培 其 他 2.包食宿 包住宿 包伙食 不包伙食 其他 主管人员3.单人住宿 多人住宿 其他 4.轮船 火车 长途汽车 自驾车 飞机 （机票折扣 ） 其他 审批人预算及出差标准借支申请出差期间每天应汇报工作形式及对象申请人 汇报人 部门负责人意见财务经理签字总经理意见行政人事备案出差申请考核表姓名部门职位事由及工作目标出差时间 年 月 日至 年 月 日共计 天出差地点工作交接内容交接人签字行程计划及目标绩效考核标准出差性质1.会 议 外