材料设备采购管理办法 (草案)1008.doc

材料和设备采购管理办法(草案)一、 目的1、规范公司的采购行为，降低采购成本。2、在采购成本固定下，提高材和料设备质量。3、提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购材料和设备。二、 适用范围建设集团旗下房地产开发项目、装饰工程、及弱电智能化工程中材料和设备的采购管理。三、 材料和设备的分类根据材料设备对项目质量、成本及工期的影响程度，对材料和设备采购管理分为以下几种类型：甲供材料和设备；三方协议材料设备（指定品牌或供应商的材料设备）；乙供材料设备（施工方负责采购的材料设备）。在施工准备阶段，公司工程部应于施工合同签订前，会同成控部确定项目材料设备的分类方式，在材料和设备采购计划中予以明确，并报公司总经理、董事长审定后备案。四、 材料和设备的采购方式有以下两种采购方式。(一) 招标采购方式(二) 非招标采购方式1. 比质议价方式。对资质相近的供应商的报价等进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。2. 独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。五、 材料和设备计划的编制和审批(一) 工程部根据结合项目开发进度计划和项目收支总概算，编制材料和设备采购计划。明确采购材料和设备的名称、规格型号、选型、开始时间、定标完成时间、进场时间、估算单价、估算总价等，经成控部复核，公司总经理审定、董事长审批后执行，并报地产建设领导小组?备案执行。(二) 工程部每月根据项目进度对项目施工材料和设备需求采购计划进行动态调整，上报签批实施，并报地产建设领导小组备案。六、 材料和设备的采购实施(一) 采购供应商的确定，按 “招投管理办法”的规定执行。(二) 采购订货必须签订书面合同，不得用口头协议。（一）采购市场调查由成控部负责采购市场调查。1、收集产品和供应商的资料和信息。2、收集各类材料和设备的市场信息，针对计划采购的材料和设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于5家以上供应商的产品信息。3、向各类材料和设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。4、了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。5、了解政府对材料和设备使用的政策、法规。（二）制作采购准备文件1、成控部依据项目施工材料和设备需求采购计划组织制作“材料和设备采购清单”，明确采购的详细需求，以作为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。2、其他相关部门提供支持。3、由成本控制负责归档管理相关材料和设备的国家标准和部颁标准，作为材料和设备进场检验的依据。（三）供应商资格预审1、成控部要求供应商递交各类证明文件，包括企业介绍、企业资质证明资料、产品质量证明资料、进口物资的相关证明、获奖证书等，并对其资格进行评审。2、成控部填写“供应商资格评审表”，上报总经理、董事长审批后确定入围的供应商。3、入围的供应商不得少于两家。（四）样品检测和评价1成控部要求各供应商按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告。2成控部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到经过认证的专业检测机构检测。3成控部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。4监理单位和公司的工程部参与对样品的确认，并进行封样。（五）报价和审价当供应商样品符合要求后，可通知各供应商报价，成控部负责具体的谈判工作。（六）选定供应商（请集团审核具体工程项目、装饰工程、及弱电智能化工程金额要求）(三) 供应商的报价金额，视金额不同按如下方法处理：1. 金额少于30万元的，送公司总经理审批；2. 金额大于等于30万元，少于50万元的，送公司总经理审核、公司董事长审批；3. 金额大于50万元（含50万元）小于100万元的，送公司总经理、公司董事长审核、建设集团总经理审批；4. 大型设备及金额大于100（含100万元）小于150万元的，送公司总经理、公司董事长、建设集团总经理审核、建设集团董事长审批。大型设备：指电梯、空调设备、电气设备、水处理设备等。5. 大型设备及金额大于等于于150万元的，送公司总经理、公司董事长、建设集团总经理、建设集团董事长审核、集团董事长审批。其中金额大于等于30万元，报集团法务审计、财务部门审核。金额大于等于50万元，报外聘律师审核；3、成控部负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。（七）采购合同的签订采购合同的签订及审批按照集团公司合同管理规定执行。七、 材料和设备的验收交接（一）编制进货检验计划成控部需编制“材料和设备进场检验计划”，明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样的方式和比例、检验量具和仪器、检验记录表格等，为材料和设备进场检验工作作好充足的准备。（二）材料和设备进场准备材料和设备的进场时间及安排，至少提前5天通知工程部，要求承包单位和监理单位作好相应的准备。（三）检验交接地点进场检验一般在施工现场进行，由工程部现场工程师、监理单位、施工安装单位、材料和设备供应商共同完成会签。若需送检，则由监理单位与材料和设备供应商一同送检。（五）检验交接的执行1工程部负责对进场材料设备进行验证。1 检验首先要对材料和设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同和国家有关规范的要求。2 按照采购合同对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行核对。3 对规定必须经过检测试验的材料和设备，由专业人员进行抽样，委托经过认证的检测中心进行检测和试验.4 工程部负责敦促施工安装单位收集、整理材质证明及相关证明资料，确保工程竣工验收所需。5、参加验收各方在验收确认单签字确认，若设备需经调试需经调试运行成功后方为设备验收完成。检验接收确认单应报成本部备案。八、 八、不合格材料和设备的处理（一）索赔及退货处理退货处理当供应商拒不交货或未按合同规定的时间、地点、品质、数量、包装及相关资料交货而需向供应商索赔时，工程部应向成本控制部提供必要的资料、数据，由成本部核实情况后，办理