A3资料的制作技巧.ppt

A3资料的制作技巧 2010 4 2 什么是丰田的A3资料 定义 将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上 即用一张A3纸即可展现 问题解决的整个思考流程 3 丰田式A3资料的特点 A3资料有哪些特点 4 丰田式A3资料的特点 A3资料是一张逻辑清晰 要点突出的 一目了然 的资料 A3资料有哪些特点 5 丰田式A3资料的特点 通过A3资料 运用 遵循问题解决的步骤 可以促使下属 上司之间的有效沟通 便于上司有针对性的指导 A3资料是人才培养 OJD 的重要工具 A3资料有哪些特点 6 丰田A3资料的特点 逻辑清晰 重点突出 一目了然 7 A3资料的制作步骤 STEP1明确制作目的 STEP2撰写资料纲要 STEP3确定版面设计 STEP4撰写资料内容 STEP5检查校对资料 完成A3资料 8 Step1明确制作目的 制作什么样的资料要依其目的而定 9 资料是说明 传达信息的工具 制作什么样的资料要依其目的而定 关于目的 首先要考虑 面向谁 如何使用 何种用途 最后明确传达 什么内容 公司外部 公司内部 其他部门 本部门 经管会 部长或室长 面向谁 资料的内容 传达什么 分发 开会 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 如何使用 说明 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 用途如何 报告 联系 商谈 裁决 Step1明确制作目的 10 因为资料是说明或传达信息的工具 所以根据看资料的人不同 其内容也要相应变化 应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求 状况 兴趣以及理解能力 应该充分考虑的对方的情况 心理距离 是肯定还是否定 专业性 对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识 立场 所属部门 职务 负责的业务等 1 考虑是 面向谁 的A3资料 Step1明确制作目的 11 Step1明确制作目的 考虑资料使用的场合 场景决定内容 是向上司报告用 开会说明用或发放用等 考虑资料使用人企划决裁 充分整理说明制定对策的理由和内容 并明确希望上司予以判断的要点 实施报告 及时准确地反映事实 包括具体实施情况以及实施对策后的结果等 2 考虑如何使用A3资料 12 即使主题相同 资料用途不同 内容也会不同报告 事实 对策 及时报告提交资料 请求审批 基于问题解决步骤的 符合逻辑的解释 需要决策的内容 Step1明确制作目的 3 考虑A3资料用于何种用途 13 例子 决裁 通知 14 Step1明确制作目的 在明确 面向谁 如何使用 何种用途 之后 深入思考制作此资料的目的 明确需要传达的要点 及需要强调的问题解决步骤 最后 确定A3资料的标题 4 考虑A3资料要传达什么内容 15 案例学习1 15min 阅读案例 明确资料的目的 思考资料撰写过程中必须注意的地方 16 17 面向谁 对象 部门内部组长 如何使用 传达方式 谁 B组长如何使用 在部门内组长会议上进行发表 何种用途 用途 联络 要求协助 什么内容 资料强调的要点 标题 强调的要点 明确问题 改善创意制度的主旨 尚未完成 部门目标 分解问题 现阶段的主要问题是什么制定对策 具体实施内容 希望各位组长给予何种支援 标题 改善创意 提案本年度计划 案 18 A3资料的制作步骤 STEP1明确制作目的 STEP2撰写资料纲要 STEP3确定版面设计 STEP4撰写资料内容 STEP5检查校对资料 19 STEP2撰写资料纲要 撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的前提 简明易懂的纲要 就是要简洁 遵循问题解决的步骤 符合逻辑 顺序 1 确定纲要的主体 2 确定对纲要主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 20 明确问题 把握真因 设定目标 分解问题 制定对策 21 Step2撰写资料大纲 简明易懂 遵循问题解决的步骤是关键 有效工具 问题解决流程图 PSFC 22 什么是问题解决流程图 PSFC 是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来 是制作好的A3资料时的 骨架 展现了问题解决的 逻辑思维过程 PSFC ProblemSolvingFlowChart 23 A3 PSFC和A3的关系 24 问题解决流程图的特点 有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系 逻辑思维过程 有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分 弱项 有助于节省A3的制作时间和上司的指导时间 25 案例学习2 15min 阅读案例 按照解决问题的步骤制作纲要 26 27 28 A3资料的制作步骤 STEP1明确制作目的 STEP2撰写资料纲要 STEP3确定版面设计 STEP4撰写资料内容 STEP5检查校对资料 完成A3资料 29 Step3确定版面设计 根据做好的纲要 确定资料的版面设计 顺着思路进行版面设计 应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤 标题 顺着思路展开 30 Step3确定版面设计 场景 数据 数据 数据 从结论开始 纲要 数据 数据 结论 分别显示纲要和数据 步骤1 步骤2 步骤3 步骤4 步骤5 步骤7结果和评估 步骤8下一步行动 最终报告 行动方案计划 31 A3资料的制作步骤 STEP1明确制作目的 STEP2撰写资料纲要 STEP3确定版面设计 STEP4撰写资料内容 STEP5检查校对资料 完成A3资料 32 Step4撰写资料内容 题目 简洁的语言 使用图表 使用大写 粗体或运用文本框 取得强调效果 文本和书写格式保持一致 各文本框的边线保持垂直和水平对齐 使用简洁的语言 并采用图表 制作直观的文件有效地修饰 一目了然 地突出重点强调的内容 33 Step4撰写资料内容 详细说明 1 撰写各文本框的内容1 行文要 简明扼要 具体 和使用 主动语态 简明扼要 尽量只写1行文字 1句话表达一个内容 相同的语句不要重复 不好的例子 由于6月份起新研制的汽车上线 与原有汽车并行生产 目前的状况无法对应 因此必须对车间的布置和作业方法进行改革好的例子 6月份起新研制的汽车上线 实行与原来汽车并行生产 需要改善车间布置和作业方法 34 Step4撰写资料内容 详细说明 1 撰写各文本框的内容1 行文要 简明扼要 具体 和使用 主动语态 具体 避免抽象的表达方式 主动语态 昼尽量避免被动的表达方式2 使用图表 强化视觉效果 不好的例子 今年的销售情况还可以好的例子 今年的销售完成了目标的98 不好的例子 业绩由下属的干劲所左右好的例子 下属的干劲极大影响着业绩 35 Step4撰写资料内容 详细说明 2 修饰资料 使内容一目了然1 统一文体和书写格式 文本框的上下左右对齐2 须强调的文本框和文字用粗体 加大字号 修饰的目的不是为了漂亮 而是为了易于理解 强调重点 36 A3资料的制作步骤 STEP1明确制作目的 STEP2撰写资料纲要 STEP3确定版面设计 STEP4撰写资料内容 STEP5检查校对资料 完成A3资料 37 Step5检查校对资料 题目 采用问题解决流程制定的纲要是否流畅 是否存在步骤和过程缺失的现象 关键信息是否清楚明确 整体的思路是否清晰易懂 是否遗漏了想说的内容 纲要主体是否醒目 空白和文字部分的平衡 面各分配率 是否合适 38 1 垂直条状图 用于比较绝对值的大小 2 线形图 用于查看浮动 推移的情况 制作资料的有效工具工具 常用图表介绍 39 3 饼状图 用于比较各项所占的份额 4 水平条状图 用于比较各项所占的份额 A3制作工具 常用图表介绍 40 5 复杂的图表 强调重要数据 6 散布图 用于确定不同数据之间的关联 A3制作工具 常用图表介绍 41 用于项目类别繁多时比较各项目数值大小 7 雷达图 A3制作工具 常用图表介绍 42 根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题注明单位 刻度注明数据 信息的来源使用多张图表时要标明序号 使用图表的注意事项1 43 1200 单位