人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案.doc

人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案徜灌林/changguanhua2012-10-29 08:30:35人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案作者：伍志红摘要：要将大量人事档案材料归入各人的人事档案中，必须对材料进行编排。人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节，使材料归档更简便高效。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。关键词：人事档案材料;编排;归档;流程;计算机;优化方案学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号(或档案编号)数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号(或编号)这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。怎样精减流程、实现高效编排呢?本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节瞬间“批量查找”材料序号(或编号)人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中(见图1)，此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定(见图2)，此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。2.1.3 在C列加入一列“序号”(见图3)，这列数字即是为材料排序的顺序号。2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色(见图4)。2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册(电子版)中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”(图5中A1B11区域);将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方(图5中A14单元格)，再将“材料交接登记表”(电子版)中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方(图5中A15A20区域)。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行(见图6)，Excel已经以A15A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列;将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序;再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看;之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序;C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序;最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便