高校院系行政秘书工作.doc

高校院系行政秘书工作探讨摘 要：通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点，阐述了院系行政秘书在工作中必须具备的工作意识，从转变思想观念、加强自身修养、注意工作方法等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。关键词：高校；行政秘书；角色定位；工作意识高校行政管理工作相对于高等教育和科研活动在整个学校的比重而言是辅助性的，但却是高校不可或缺的功能部门。高校行政管理直接服务于教学和科研工作，关系到师生的切身利益，起着组织、传达、引导和决策的作用，从一定意义上说，它的好坏直接影响高校办学水平和科研成果效益。在高校行政管理体系中最能体现高校行政管理体系岗位性质的便是行政秘书岗位。高校行政秘书岗位不仅存在于高校的校级机关层面，更多的分布在各院系当中，它们既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其作为院系行政秘书，它在“上传下达”学校的有关精神，“左右联系”学院师生及同事之间的团队合作，“内外沟通”学院内部及学院与其他职能部门之间的公关协调，发挥着越来越重要的作用。这就要求行政秘书要充分了解职责，分工中明确对自己的角色期待，才能脚踏实地服务好教学和科研，服务好教师与学生。一、明确角色定位，体现秘书岗位价值合理的角色定位是做好院系行政秘书工作的关键。行政秘书必须做到合理的角色定位，才能积极化解困境，充分发挥主观能动性和积极开展工作。在高校院系行政里，行政秘书作为一种管理性质的职务，主要是协助院系管理层处理日常事务等具体性的工作，以确保高校院系行政正常的运作。院系行政秘书这个职务，意味着承担更多的责任，发挥着更重要的作用。作为连接高校院系行政决策者和执行者之间的关键环节，当然应该协助院系管理层处理所有程序性的工作，帮助院系管理层打理高校院系行政。行政秘书要充分了解职责分工中对自己的角色期待。行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带，是上传下达的纽带和窗口，这就从根本上决定了该岗位的服务性、辅助性。因此，院系行政秘书面对办公室工作时，不论是文件收发、筹备会议、协调办事，还是谋划参谋，都要有强烈的服务角色意识，否则一旦出现角色意识的偏颇错位，既影响工作效率，也会对教师和学生产生消极影响，无法起到良好窗口表现的作用。二、认清特点，提高服务质量和水平行政秘书工作比较显著的特点是服务性、繁琐性、重复性。所谓服务性是指秘书工作具有服从并服务于领导工作的性质。所谓繁琐性是指工作的头绪多，涉及面广，而且事无巨细，工作繁杂、零碎，费时而又费事；这些工作虽然细小，但具体，指向性明确，稍有遗漏，就会对某项工作造成损害。所谓重复性是指秘书事务具有日复一日、年复一年，反复出现、反复办理的性质。因此，要注重特点，不断提高工作质量和水平。（一）立足本职，提高服务工作的针对性行政秘书要用心体会领导意图，创造性地完成各项交办事务；还要积极地为领导和师生想办法，出主意，主动地为师生服务，为他们排忧解难，减少后顾之忧，努力完善领导和师生的工作、生活、学习条件，创造更好的工作氛围和发展前景。（二）增加工作的预见性和主动性尽管行政秘书工作繁琐又重复，但还是有规律可循，比如，工作计划与总结、职称评审、岗位聘任与考核、档案资料的整理归档等都是常规性的工作，时间紧，工作量大。为此，要善于收集有关资料与信息，对于重复性的工作，应该尽快找到规律，形成自己独特的工作模式。如果及早地做一些准备工作，就能更好地保证工作质量。（三）要分清主次，增强工作的计划性和条理性行政秘书要制定年度计划，学期计划，周计划，事情繁多且杂。每天应用记事簿写下应该做的事，这样一段时间内必须先做什么，后做什么，什么事做了，什么事还没有做，一目了然，有利于及时做好协调与联系工作和通报情况，也有利于合理安排时间和提高工作效率。三、强化工作意识，提高工作执行能力（一）强化政治意识行政秘书是院系办公室中比较特殊的一个岗位。在日常的工作中，行政秘书经常要代领导办事、上传下达文件、处理内部事务、协调各方面关系，加之高校师生员工文化层次较高，政治敏感性强，都要求行政秘书具有较强的政治意识。所以行政秘书必须不断提高自身的政治素养和理论水平，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力都能紧跟新形势、新变化；确保在实际工作中准确无误地传达学校的各项方针政策。（二）强化服务意识高校的核心职能是人才培养。因此，行政秘书应以院系、学校整体利益为中心，牢固树立服务育人的思想，踏踏实实作好行政管理工作。秘书工作的服务领导、教师、学生的“三服务”性，决定了行政秘书要牢固树立大服务意识。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际提高工作效率；在服务的过程中坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心，能够认真听取各方意见。要转变工作作风，坚持以优质高效的服务体现“管理就是服务，服务体现管理”的目标。（三）强化团队意识院系办公室工作综合性强，各项工作相互关联，各岗位之间分工不分家，是一个有机的整体，作为行政秘书要学会控制自己的情绪和心情，培养大同精神，工作中与其他同事相互配合和精诚合作，以大局利益为重，注重团队合作，用积极健康的心理状态投入工作。四、优化工作理念，提高工作效率院系行政秘书工作虽说是一般的工作岗位，但真正要把工作做好，还是需要工作人员有一定的能力和素质。办公室事务需要综合性的知识结构，同时也需要一定的观察力、判断力、记忆力，更需要有相应的表达能力、管理能力、应变能力等。这就要求行政秘书努力学习，更新知识，优化自己的智能结构，刻苦锻炼和培养性格素质、学识素质及业务能力素质。(一)转变思想观念，保持积极心态办公室是院系的综合部门，行政秘书是个十分重要的岗位。行政秘书要协调方方面面的事情，既要为领导出谋划策，又要为教工排忧解难。这个岗位是个既重要又难得的锻炼舞台。只有思想上充分认识，积极向上，才能以积极、乐观的心态去面对困难、创新方法、争创佳绩。端正工作态度是做好办公室工作的坚实基础。只有端正了态度，才会有责任感和自信心，才能更好地发挥主观能动性。(二)加强自身修养，提高综合能力行政秘书大多不是文秘专业“科班出身”，要想成为工作能手，必须加强自身建设，应从以下三方面不断提高专业水平和工作能力。1、不断提升理论修养和业务水平。在当今信息化社会和知识经济社会，行政秘书要紧扣自己的工作需要有选择地学，刻苦认真地学。既要学习马列主义和中国特色的社会主义理论，还要学习秘书学、行政管理学等各种著作，不断提高自己的理论修养和行政服务水平。2、全面掌握院系中心工作。行政秘书要对学校和院系的总体发展规划、现阶段的中心工作和规章制度了如指掌。尤其对教职工数、学生人数、机构设置、学科专业、优势亮点(如重点学科、品牌专业、精品课程、科研特色等)办学条件等一系列的各种基础数据熟记于心。公文写作是行政秘书必备的基本功，要经常学习上级下发的各类文件精神外，更要学习文件谋篇布局、遣词造句等方法，并能运用到自己平时的公文写作中去，做到行文规范，言简意赅。既符合上级政策，又切合本院系实际，还有利贯彻实施。3、熟练掌握现代化办公设备的操作技能。科学技术的发展，早已改变传统的办公方法和手段，整个行政管理工作的科学化、现代化要求越来越高。这就要求行政秘书要掌握最基本的操作能力，在工作中不断熟练，以增加熟练程度。同时，行政秘书的角色还要求其善于利用现代化设备捕捉多方面的信息，运用已有知识对信息进行加工处理，以提高效率和质量。(三)注意工作方法，提高办事效能面对繁琐、杂乱的日常事务性工作，行政秘书要讲究工作方法和处事策略。平时要善于把各种事情合理归类，分清轻重缓急，井然有序地去做好。对于关键工作、重点工作的主要内容和具体措施，做到全面谋划，胸有成竹。这样做，有利于进一步明确目标，理清思路，提高效率。随着我国教育改革的不断发展，高校院系的管理也日趋成熟。这对于行政秘书来说，既是机遇也是挑战。要切实做好办公室工作，就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，高质高效地完成各项工作。高校院系行政秘书只有不断的学习和更新观念，开拓创新，主动发挥主观能动性，才能有效的培养与之相适应的能力，完善自己的角色定位，从而更好的为院系，为师生服务，为