采购流程与控制程序 1.doc

文件名称采购流程控制程序编 号UG-QP-004文控部门行政部版 本A/0实施日期2013.6.10类 别B采购流程控制程序1.0 目的为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，保障有力的完成公司全年的经营目标。2.0 适用范围 本程序适用于和公司采购管理体系运行相关的过程管理。3.0 职责 行政部是公司采购过程控制的归口管理部门，负责对公司内的采购管理工作规范的控制。4.0 采购流程采购申请单应按照要素填写完整、清晰，领导审核批准后报给采购部门。相关的部门在提报采购申请单时应要求采购员、部门申请人签字、部门备份，涉及到采购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交A类：非业务类物品，如：生活用品，办公用品等 。预计到货时间在预算通过后5个工作日内。B类：业务类物品，如：医疗器械，医疗消耗品等。预计到货时间在预算通过后10-15个工作日内。4.1 采购申请采购是指某人或某部门需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得物料的单子的整个过程，部门相关人员将每月的预算和采购申请单在每个月23-25 日时交给采购人员并与采购人员详细说明采购物品的规格型号等相关信息，在采购人员确认物品库存量及价格等情况后交给总裁审批签字，总裁在3个工作日内完成审批。4.2.询价4.2.1 询价时应认真审阅采购申请单的品名、规格、数量、型号，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。4.2.2 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。4.2.3 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则不通过其代理或各种中介机构询价。4.2.4 对于请购部门需要的物资或设备如有成本较低的代替品可以推荐采购替代品。4.2.5 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。4.2.6 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。4.2.7 在询价后采购人员向各部门通知采购的物品已找到已定货。4.2.8 询价的时间在1-3个工作日。4.2.9 若物需要和采购人员重新核定的，要填写物品采购比价表。4.3 选择供应商在价格对比确认后选择相应的供应商，A类物品有固定的办公用品供应商、淘宝网、桃浦、轻纺市场等在1-2天能够采购到的供应商，B类物品有福州路医疗器械公司、淘宝网、软装公司厂家、装修公司厂家和上海内的各类供应商厂家,操作时间在3-5个工作日内。4.4 合同签署4.4.1合同正文应包含的要素：a.合同名称、编号、签订时间、签订地点b.采购物品、项目的名称、规格、数量、工程量、单价、总价及合同总额，清单c.文件和确认图纸d.包装要求e.合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明f.付款方式g.工期h.质量保证期i.违约责任和解决纠纷办法j.双方公司信息4.4.2制作合同时间在1-3天4.5 物品验收与入库4.5.1 A类物品验收当采购员将各部门所需物资采购回公司或由快递公司送达时应当场与仓管验收，验收完毕后货物由仓管进行入库，预计到货时间在总裁审批预算后5个工作日内。4.5.2 B类物品验收 当采购员将各部门所需的B类物品采购回公司或由快递送达时，采购人员应通知各部门的相关人员到场与采购人员一起进行验收，验收完毕后由仓管进行入库。4.6 发放与出库 A类物品在进行入库后，由仓管通知各部门的。相关人员到仓库领取所需的物资，随后仓管填写完出库单并给领用人签字。B类物品在进行验收后填写验收单入库后直接由验收人员领取所需的物资，随后仓管填写完出库单并给领用人签字。4.7应急采购流程4.7.1 预算内急用物品：在采购申请单上期望到货日期要提前的情况下写明原因给予副总签字后提报采购部门，直接进行采购。4.7.2不在预算内急用物品：遇到公司急需购买时，可以将应急采购申请单直接交给公司部门领导签字后给总裁签字，若总裁不在的情况下可以先以电话或其他形式请示，到货后写明情况说明交给行政