公司办公用品管理规定模板.doc

办公用品管理规定为确保公司工作的有序运行，保障办公物品的日常需要，防止和杜绝办公物品购买和领用过程中的浪费现象，特制定本制度。一、定义：人力行政部负责公司办公物品、办公设备、低值易耗品、通讯设备、市场备品及礼品等的采购、配置、保管、维护与发放及使用监督。二、原则：公司办公物品的配备，应本着“必需、实用、节俭”的原则。 三、采购：1、办公物品应根据库存和日常使用量每月初采购，人力行政部的采购要做到办公物品质量优良、价格合理、库存适当。2、日常办公物品的购买，由人力行政部指定专人负责。其中，涉及金额较大的办公物品的购买（一般单件200元以上或批量500元以上的），报经总经理同意后办理；大件办公物品（电脑、打印机等）的购买，由人力资源行政部统一提出，财务部落实资金后，报经总经理同意后办理；各部门需要某种特殊的办公物品，由部门负责人向人力资源行政部提出，并由人力行政部按审批规定办理。2、购买办公物品要货比三家，做到少花钱，多办事。3、办公物品购买后，要做到一一清点，建立帐册，办好办公物品的入库手续，应列入固定资产管理的，人力资源行政部要及时登记入册。四、保管1、对库存的办公物品应进行规范堆放，标识清楚，定期清扫与整理，并采取必要的防盗等安全措施。办公物品保管实行两清、一齐、三一致即账目清，数量清， 摆放整齐，账卡物一致，做到日清月结。2、办公物品库存应定期进行盘点，一月一次，要做到账物相符，帐帐一致。3、过时、失效、报废的办公物品，要填写报废单，填清名称、价格、数量、金额、报废原因等项后，经人力行政部审核批准方能报废。4、凡与采购、申领、入库、验收、盘点、报表、合同等办公物品采办领用相关的管理记录凭证，都应按月归类归档保存。5、办公物品保管设专人负责，所有办公物品，办公设备，低值易耗品，通讯设备等都需根据入库单严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。未办入库手续，财务一律不予报销。6、人力行政部负责收回公司离职人员的办公物品。7、人力行政部建立公司固定资产总账，对每件物品需进行编号，每年进行一次普查。8、办公物品不准带回家私用。五、领发1、严格办公物品领发手续制度。所有办公物品都要登记造册，实行专人负责，做到进出有帐，有领取人签字。2、办公物品的领用应遵循“节约、必需”的原则，杜绝各类浪费现象。常用办公物品的领用，由使用人向人力资源行政部领取，并按要求办理登记手续；大件办公物品的领用，由部门负责人向人力行政部领取，并办理相关领用手续。办公物品的领用须经领用人签字，发放人须建立办公物品领用清单，领用数量须与出库相符。3、办公物品分为消耗品、管理品两种： （1）消耗品：签字笔、圆珠笔、白板笔、荧光笔、铅笔、胶棒、大头针、曲别针、笔记本、复写纸、订书钉、修正液、皮筋、双面胶、商务贴、收据、凭证等。 （2）管理品：剪刀、美工刀、软盘、名片夹、票据夹、文件托、文件盒、钉书器、打孔器、计算器、打码机、打印台、文件夹等。4、办公物品分为个人使用与部门使用两种，打孔器、计算器等系部门共同使用，其余为个人使用保管。5、消耗品可依据历史使用记录结合实际需要，确定领用管理基数，并随部门人员变化、工作状况调整发放数量和种类。6、管理品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。人力行政部负责每月对部门的管理品进行检查。7、各种消耗品要节约使用，杜绝浪费。签字笔、圆珠笔、白板笔、荧光笔、大头针、曲别针、复写纸、订书钉、皮筋、双面胶、收据、凭证等一个月领用一次；胶水、修正液、铅笔、胶棒等两个月领用一次；商务贴、笔记本、拖布、墨水、复写纸等三个月领用一次；8、每月28日各部门提出办公物品（日常办公用品除外）申请，交人力行政部。办公物品发放时间为每周三，其它时间不予办理。9、凡因特殊原因需提前更换或发放