竣工图存档管理细则.doc

青岛兆源供热有限公司施工文件和竣工图整理归档管理细则一、目的 为了规范青岛兆源供热有限公司项目（以下简称兆源供热项目）施工文件和竣工图的整理、归档工作，加强对项目施工文件、竣工图的管理，根据公司有关规定，特制定本细则。二、范围 本标准规定了兆源供热项目工程施工文件、竣工图的编制、整理及归档等管理内容和要求。 本标准适用于青岛兆源供热有限公司项目工程各专业管理部门和相关单位。1、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 1.1竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实性的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 1.2 施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 1.3 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 1.4 监理文件是指监理单位对项目工程质量、安全、进度和建设资金使用等进行控制的文件。2 、职责 2.1施工单位负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，确保其完整、准确、系统，并提交监理单位和项目负责工程部门，相应负责人审核后归档。 2.2实行工程总承包的项目，工程总承包商负责审查、汇总各分包施工单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，确保其完整、准确、系统，并统一将其提交监理单位和项目负责工程部门，相应负责人审核后归档。工程总承包商负责设备随机文件的收集、整理，确保其完整、准确、系统，并提交项目负责采购部及管理部审核后归档。 2.3监理单位负责督促、检查施工单位、工程总承包商编制、收集、整理施工文件及竣工图，负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向项目负责部门提交有关专项报告、验证材料及其它监理文件。 2.4工程质量监督机构负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向项目负责办公室归档。 2.5工程部负责督促、检查施工文件及竣工图的编制、收集、整理工作，审核、签署施工文件、竣工图及设备随机文件，确保其完整、准确、系统，并组织归档。 2.6工程部对所有档案资料的质量和标准审查把关，对档案资料形成的真实性和准确性实行监督和控制。 2.7项目负责办公室负责指导施工文件、竣工图及设备随机文件的整理、归档，负责检查、验收施工文件、竣工图及设备随机文件，确保其符合档案管理规定。 2.8项目负责财务部确认“竣工文件审核表”中各管理部门及办公室对施工文件、竣工图审核的签字、盖章手续完备后，方可予施工单位或工程总承包商办理结算手续。3、管理内容与要求 3.1 施工文件及竣工图的编制要求 3.1.1 施工文件及竣工图的质量要求 （1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。 （2）不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 （3）凡归档的施工文件及竣工图原则上归档原件。 （4）文字材料一般按A4（210mm297mm）幅面编制。 3.1.2 施工文件主要内容、格式、编制要求 （1）项目施工文件主要内容、格式、编制要求，执行青岛兆源供热有限公司建设项目竣工验收手册（简称手册）。 （2）手册中的交工技术文件表格，不含民用和工业建筑、电力、铁路、公路、通信工程、消防等行业的表格，施工单位、工程总承包商在编制施工文件时，如果涉及到上述的行业，可采用这些行业标准的配套表格。3.1.3 竣工图的编制要求（1）竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位、工程总承包商在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（干净）的施工图进行编制。 1）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况符合，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 2）凡按施工图施工无变更的，可直接在原施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工图。 3）凡施工中有部分变更的，应按手册要求对施工图进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖“竣工图章”，作为竣工图。 4）凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制施工图后加盖“竣工图章”，作为竣工图。 5）对于施工过程中发生设计变更或修改的施工图，按最终修改状况绘制了竣工图，并在标题栏标明了“竣工图阶段”“竣工图图号”等标识的，可不再加盖“竣工图章”，但必须加盖监理单位的审核章。 6）企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重复的国家、地方标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。 7）已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”。 （2）竣工图的更改方法 1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。 2）利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期、参见页号。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。“竣工图核定章”样式（单位为毫米）：根据 号变更通知单第 条修改 151540 3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。 4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。 5）有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。 6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 7）已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期，参见页号，做到原图与设计变更单相互标注与参见。“已执行章”样式（尺寸25mm10mm）：已 执 行 章 （3）竣工图章的使用 1）竣工图章内容、尺寸如图1-1所示。竣 工 图变更情况施工单位编 制 人审 核 人技术负责人编制日期监理单位总 监现场监理 50 80 11 竣工图章（单位为毫米） 2）所有的竣工图（不含图纸中的目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格）均应逐张加盖“竣工图章”。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在标题栏附近空白处。 3）编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。“监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。 4）竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，编制日期填写工程交接日期。 5）未实行监理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”填写“/”（斜杠）。 6）竣工图的标题栏中已标明“竣工图阶段”、“竣工图图号”的，可不再加盖“竣工图章”，但必须在标题栏附近空白处加盖监理单位的审核章，内容、尺寸如图1-2所示（单位为毫米）。竣 工 图监理单位名称监理人日期 80 图1-2监理审核章 7）竣工图中的管段图因数量较大，且多为A3、A4幅面, 可只在其图纸目录空白处加盖“竣工图章”，管段图不再加盖竣工图章。 3.2 施工文件及竣工图的整理要求3.2.1 组卷原则、方法及排列顺序要求（1）组卷要遵循施工文件及竣工图的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 （2）施工文件与竣工图应分别组卷。卷内文件排列顺序一般文字材料在前，图纸在后。 （3）施工文件按照已划分的单项工程或单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位工程、文件的内容等分别组成若干案卷。 （4）施工阶段中使用的监理工作基本表式A类、C 类表，必须与相应的施工文件配套排序、组卷，由施工单位、工程总承包商归档。 （5）施工文件的排列顺序 1）本项目施工文件的排列顺序，执行手册中交工技术文件的排列顺序。 2）民用和工业建筑、电力、铁路、公路、通信工程等项目施工文件的排列顺序，可按其行业标准的相关规定执行。 （6）竣工图按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设计图纸目录、编号顺序排列组卷。不允许把不同专业的图纸组成一个案卷。 1）某一专业图纸较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾书写为“（第分册/共册）”。竣工图总目录放在第一分册，总目录的备注栏中应标明第二、第三等分册所在的位置（例如：“下见第二分册”）；第二、第三等分册案卷中应补写分册目录。 2）设计变更通知单应附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，做到原图与变更单相互标注参见；工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。 3）案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单”；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表，竣工图目录条目填写为“设计变更通知单明细表及变更单”。 4）一份设计变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不在本卷时，可在此条目旁填写“此条（页）不涉及本卷内容”或在此设计变更单空白处填写“未加盖已执行章的设计变更不涉及本卷内容”。 5）一份设计变更单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分别附在相关案卷中，并在卷内备考表中说明原件的出处。设计变更通知单原件应尽量集中排列在某一“正本”案卷中，其它案卷（包括另一“正本”）做说明。 3.2.2 案卷编目要求 （1）卷内文件页号的编写 1）卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从1开始打印页号。 2）页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸的页号编写在图标题栏外右下角。 3）成套或印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号，否则，应重新编写页号。 4）各卷之间不连续编写页号，各卷页号应从“1”开始编起。 5）案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。 （2）案卷外封面的编制 1）案卷外封面应采用打印方式编制，格式见相关记录表单1。 2）案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等。外文资料的题名应译成中文。例1：单项工程名称 + 单位工程名称 +文件名称（即落尾书写为“竣工文字材料”或“竣工图”或“竣工结算资料”）xxxxxxx竣工文字材料xxxxxxx竣工图例2：单项工程名称 + 单位工程名称 +文件名称（根据文种或具体文件材料题名编写）xxxxxxx隐蔽工程检查记录Xxxxxxx危险源辨识报告 3）立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。实行工程总承包的项目，填写工程总承包商名称，未实行工程总承包的项目，填写施工单位名称。 4）起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期；图纸卷填写项目工程交接时间。 5）保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，可依据项目文件归档范围和保管期限表（见附）以一卷内保管期限最高的文件的期限为准填写该卷的保管期限。 6）密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级。 7）档号，依据项目档案分类编号规则填写。 8）档案馆号，填写给定的代号。 9）在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章式样如下（单位为毫米）：副 本正 本 20 20 10）案卷外封面宜采用150g/ m2牛皮纸，模板所有字体均为“宋体、2号、加粗”，其它内容字体一律采用“宋体”，字号根据情况自定。 （3）案卷内封面的编制 1）施工文件、竣工图案卷中必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，由案卷编制单位、监理单位和项目负责部门的责任人员审核、签名。 2）施工文件案卷内封面格式见相关记录表单2；竣工图案卷内封面参照施工文件案卷内封面的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”，格式见相关记录表单3；未实行监理的工程项目，应将施工文件及竣工图案卷内封面中的“监理单位、审查人、总监理工程师及年月日”栏目去掉。 3）内封面填写说明 （项目名称），填写建设项目名称。例如：青岛兆源供热有限公司建设项目 单项工程、单位工程名称，按项目负责市场部或监理单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。 建设单位名称，填写准确的建设单位名称。 建设单位项目管理部门，加盖项目负责工程部公章；审核人，由项目负责工程部负责人签名； 监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师由监理单位相关责任人签名。 组卷单位，实行工程总承包的项目，加盖工程总承包商公章；未实行工程总承包的项目，加盖施工单位公章。编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。 4）案卷内封面由组卷单位采用打印方式编制，内容应打印齐全、清楚，其中单位栏必须加盖单位公章，签名栏必须是手写体原笔迹。 （4）卷内目录的编制 1）施工文件卷内目录使用手册（下册）的“交工技术文件目录”，格式见相关记录表单4。 2）竣工图卷内目录使用原设计图纸目录。如果需要编制竣工图卷内目录时，参照“交工技术文件目录”的格式，将“交工技术文件目录”改为“竣工图目录”，“交工技术文件编号”改为“文件编号”，“交工技术文件名称”改为“文件名称”，格式见相关记录表单5。 3）卷内目录填写说明 序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。 文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。 文件名称，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。 页次，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“”联结。页号填写在题名占用的最后一行内。 4）卷内目录排列在卷内文件首页之前。 5）成套或印刷成册的文件，已有目录的不必重新编写卷内目录，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。 6）竣工图若使用原设计图纸目录，则必须添加“页号”栏并标注页号。 7）竣工图案卷应使用规定模板编制电子版的卷内目录，归档时与竣工图案卷一起提交项目经理部档案室。 （5）卷内备考表的编制 1）卷内备考表中应标明案卷内文件的页数，以及在组卷过程中需要说明的问题，排列在卷内文件尾页之后 ,格式见相关记录表单6。 2）立卷人，由责任立卷人签名。实行工程总承包的项目，由工程总承包商或施工分包单位责任立卷人签名；未实行工程总承包的项目，由施工单位责任立卷人签名。立卷日期，填写完成立卷的日期。 3）检查人，由案卷质量审核者签名。实行工程总承包的项目，由工程总承包商或施工分包单位案卷质量检查人签名；未实行工程总承包的项目，由施工单位案卷质量检查人签名。检查日期，填写审核的日期。 3.2.3 案卷装订要求 （1）施工文件、竣工图分别组成案卷后，应采用整卷装订形式，即一个案卷内所有的文件装订在一起。 （2）案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。 （3）横向表格文件装订时，其表头靠左装订边。 （4）文字材料按A4（210mm297mm）折叠装订，其案卷厚度不超过20mm；图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留5mm，并在图纸左边留有25mm（与图框线或图幅线距离）的装订边，其余裁掉，按A4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面，如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过25mm。 （5）案卷装订时，幅面规格小于A4或者大于等于B5时（指整卷），遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。案卷内文件、图纸幅面规格为A3的应折叠为A4幅面后再装订。 （6）凡装订的案卷应按案卷外封面案卷内封面卷内目录文字材料页图纸页卷内备考表的顺序排列。其装订方式参照图书出版装订法，先把案卷内封面至卷内备考表之间的文件材料用棉线绳按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷外封面。 （7）装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。 （8）成套或印刷成册，自成一卷的文件可保持原来的排列顺序及装订形式。 3.3 施工文件及竣工图的归档要求 （1）施工文件及竣工图的归档范围，执行项目文件归档范围和保管期限表。 （2）施工单位、工程总承包商完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，将其提交项目负责相应部门、监理单位、施工管理部，由项目负责相应部门、监理单位、施工管理部对施工文件及竣工图案卷的完整、准确、系统情况进行审核后，向项目负责办公室归档。施工文件及竣工图归档程序1：施工单位/工程总承包商项目负责相应部监理单位项目负责相应部项目负责办公室 （3）未实行监理的工程项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，将其提交项目负责相应部、施工管理部、工程部，由项目负责相应部、施工管理部、工程部对施工文件及竣工图案卷的完整、准确、系统情况进行审核后，向项目负责办公室归档。施工文件及竣工图归档程序2：施工单位项目负责相应部施工管理部项目负责部门办公室 （4）工程质量监督机构完成工程质量监督报告的编制、收集、整理后，向项目负责办公室归档。 （5）归档的施工文件及竣工图必须完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。 1）施工文件及竣工图的完整是指按项目文件归档范围和保管期限表所确定的内容，将建设项目全过程中应归档的文件、资料归档，各种原件齐全。 2）施工文件及竣工图的准确是指文件的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。 3）施工文件及竣工图的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 （6）凡归档的施工文件应为原件，竣工图为蓝图。因特殊原因归档原件确有困难的，在得到项目负责相应部门及办公室的认可后，可以归档复印件，但复印件的内容必须清楚，并由提供文件材料的单位对复印件,如合格证、质量证明书、检验报告等加盖公章予以确认。 （7）施工文件归档套数为三套，竣工图归档套数为两套。 （8）施工文件及竣工图应在项目竣工交接后四个月内归档。电子版竣工图的归档按合同执行。（9）施工单位、工程总承包商向项目负责办公室归档施工文件及竣工图时，必须先按“竣工文件审核表”(见相关记录表单7)的要求，将施工文件及竣工图提交有关单位进行全面审核签认，合格后方可归档，否则，项目负责办公室不予接收。（10）项目负责财务部确认“竣工文件审核表”中项目负责相应市场部、监理单位、生产部、工程部及办公室对施工文件、竣工图审核的签字、盖章手续完备后，方可予施工单位或工程总承包商办理结算手续。 （11）归档单位统一使用项目负责办公室提供的建设项目文件“归档目录模板”打印纸质归档目录一式两份（见相关记录表单8、9），交接双方核对后签字，各留一份备查，同时提交电子版的归档目录和电子版的竣工文件案卷卷内目录。 （12）归档目录中的立卷日期，填写“卷内备考表”中的立卷日期（以8位阿拉伯数字标注年月日，按以下格式输入2014.01.10）。文件编号，填写文件编号或图纸图号或设备位号，全长不得超过20个字符。立卷单位，可填写规范的立卷单位简称,全长不得超过14个汉字；实行工程总承包的项目，立卷单位填写工程总承包商名称；未实行工程总承包的项目，立卷单位填写施工单位名称。归档时间，以交到项目负责办公室的时间为准填写。 3.4 工程总承包项目设备随机文件的整理、归档要求 （1）设备随机文件按专业、台件组卷，以文件形成的特点或规律排列。 （2）设备随机文件的案卷编目、装订参照施工文件及竣工图的案卷编目与装订要求。 （3）工程总承包商完成设备随机文件的收集、整理后，将其提交项目负责采购部和管理部门，由项目负责采购部和管理部门对设备随机文件案卷的完整、准确、系统情况进行审核后，向项目负责办公室归档。设备随机文件归档程序：工程总承包商项目负责采购部项目负责管理部门项目负责办公室（4）设备随机文件案卷的归档套数、归档时间等参照施工文件及竣工图案卷的归档要求。电子版设备随机文件的归档按合同执行。三、附则本细则由青岛兆源供热有限公司负责解释。本细则自发布之日起施行。附录青岛兆源供热有限公司项目文件归档范围和保管期限表（节选）序 号归 档 文 件保管期限1施工文件1.1建筑施工文件1.1.1开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要长期1.1.2建筑材料试验报告长期1.1.3隐蔽工程验收记录永久1.2设备及管线安装施工文件1.2.1开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要长期1.2.2隐蔽工程检查验收记录永久1.2.3管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期1.2.4竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算永久1.3电气、仪表安装施工文件1.3.1系统调试、整定记录长期1.3.2材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等永久1.3.3电气装置交接记录短期1.3.4声像材料长期2监理文件2.1政府监督文件2.1.1质量监督报告及评价报告长期3工艺设备文件3.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期3.2产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录长期3.3设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期4监理文件4.1政府监督文件4.1.1质量监督报告及评价报告长期5质量文件5.1作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表长期5.2事故调查材料永久相关记录表单1：案卷外封面 档 号：_ (案 卷 题 名) 立卷单位_ 起止日期_ 保管期限_密 级_相关记录表单2：施工文件案卷内封面（项目名称） 交 工 技 术 文 件 单项工程_ 单位工程_建设单位_ 建 设 单 位 监 理 单 位 组 卷 单 位项目管理部门： （公章） （公章）（公章）审 核 人： 审 查 人： 编 制 人：项目负责人： 总监理工程师： 项目负责人：年 月 日 年 月 日 年 月 日 第 卷 第 册相关记录表单3：竣工图案卷内封面（项目名称）竣 工 图 单项工程_ 单位工程_建设单位_建 设 单 位 监 理 单 位 组 卷 单 位项目管理部门： （公章） （公章）