采购政策及付款制度.doc

.采购与付款管理制度第一章 总则第一条为了加强采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据我国相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于深圳市创美实业有限公司（以下简称“深圳创美”），以及纳入管理的实验室相关单位的原辅材料的采购与付款业务。 第三条本制度规定采购、验收、付款三项业务及相关职能分由以下不同的部门来完成：采购部：负责选择供应商、询价、订立采购合同、与供应商核对帐务、编制付款计划、跟进交货及退货事宜；仓库：负责根据采购订单验收货物、办理入库（退库）手续、货物保管；物控部：负责对采购申请的数量，供应商报予以审核；品质部：负责材料品质检验；财务部：负责采购合同的评审、帐务处理、监督审查业务流程、审核及执行付款计划；第二章 采购控制第五条 合格供应商评定：按供应商开发管理程序进行控制确定第六条 请购与审批。1、 批量生产用料，按物料采购工作流程中的规定确定。2、 零星辅料采购需填写请购单，列出用途、数量、单价、金额，经部门总监、财务，总经理批准。第七条 签订合同及评审合同。1、 物料部在合格供应商中选定供应商，进行询价、质量、付款等商务谈判，做好谈判记录。2、 物料部拟定采购合同，按合同评审程序组织合同评审，对合同评审内容及结果备档保存。3、 签订正式合同，取得双方签章的合同原件。第八条 采购验收按存货管理制度中的有关验收规定执行。 第三章付款控制第九条 物料采购货款支付必须在帐务核对清楚、验收入库完成、发票帐单齐全的前提下进行。 第十条采购对帐按以下流程进行： 财务采购供应商采购仓库物料系统采购对帐流程说明1、 各供应商应于次月3日前按指定格式将上月对帐单提供给我司采购（对帐单格式及填制要求见附件1）；2、 采购根据供应商提供的对帐单及我司物料系统数据进行帐务核对，并在供应商提供的对帐单上确认应付款金额，如供应商有误，应要求回签确认；如我司有误，应编制对帐调整单（见附件2）连同供应商对帐单提供给财务；3、 采购根据对帐确认单对物料系统数据进行修改，只能编制采购变更单或编制新的单据进行调整；4、 以量定价物料在物料系统处理方法：先根据计划采购量确定基准单价录入物料系统，再根据对帐数量按协议确定采购单价及实际应付款金额，其差额虚拟一张采购订单（订单内容全部虚拟）以收货或退货方式在物料系统进行调整；5、 采购于每月5日前将上月对帐结果及相应PO提供给财务部；6、 财务于10日前完成对帐单最终审核及相关帐务处理工作；7、 每月对帐单确认后，采购应跟催供应商于26日前开具发票，发票由采购收取登记后转交财务；8、 采购进行付款申请，需提供以下资料：付款申请单（注明发票号码）、对帐确认单，零星采购需提供请购单、仓库入库证明材料、物料领用情况及发票；9、 财务部对付款申请单进行审核，核实无误的单据按正常审批程序进行付款。第十一条货款支付按以下流程进行：出纳采购出纳供应商货款支付流程说明1、采购于每月25日前提供次月付款计划给财务部，财务部资金统筹后于次月3日将付款计划反馈给采购；2、 出纳应根据手续齐备的付款申请单执行付款并将付款信息及时反馈给采购；3、 采购通知供应商凭收据、身份证复印件、盖有公司财务专用章的委托书领取支票、汇票；4、 支票、汇票由采购陪同供应商至出纳处领取（要求在专门记录本上签收，格式见附件3），并要求供应商在支票、汇票复印件上签收，手续不齐备者，出纳应拒绝交付票据；电汇水单由采购负责传真给供应商以方便其查收款项。 第四章监督检查第十二条公司财务部、成本监控小组定期或不定期对采购与付款内部控制进行检查。第十三条采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。（二）采购与付款授权批准制度的执行情况及合同评审情况。（三）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。（四）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。第十四条对监督检查过程中