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一般财务软件操作中的实用技巧汇合 【精英考试阅读提示】自从财务电算化的使用开始，各种财务软件的使用大大减轻了财务人员的手工操作负担，让管理更方便，数据更准确，有着便捷和广泛的实用性。而且有逐步替代手工记账的趋势，因此我们特别整理了操作技巧，相信它是相当实用的。 财务软件建帐技巧 1 代码设置 会计软件中大量应用代码，如会计科目代码。代码设置规则是在建帐时确定的，确定代码规则时要特别注意协调简洁性和可扩充性。 简洁性要求每层代码尽可能短，而可扩充性要求每层代码间留有一定的空间，以备日后会计科目增多时各层代码仍适用。一级总帐科目的代码按会计制度中规定不变，需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目，如往来科目、材料科目等。 在同一级的明细科目中，其代码长度是以同一上级科目下科目数量最多的一个来确定的，那怕是只有一个这种科目的明细科目数量较多，其他同级科目的代码长度都要与其一致。例如，二级明细科目代码的长度确定，首先要逐个分析总帐科目下明细科目数，如现金可不设明细科目，银行存款通常以开户帐号为明细科目，科目数一般不会上百个，短期投资、待摊费用、在建工程等下设明细科目也不会超过百个，两位的代码长度能容纳99个科目，应能满足需要。 但应收帐款、应付帐款等通常以客户名和供应在商名称设置明细科目，如果用户的客户和供应商较多接近或超过100个，两位代码就不能满足要求，二级科目的代码长度就应设定为三位。 2 初始数据 建帐需要输入的初始数据主要是期初余额。如果会计软件不是在年初时启用，各科目的年初余额、借贷方累计发生额也有必要输入（有些商品会计软件允许只输入期初余额）。在会计报表中除需要填报当月发生额外，还需要填报累计发生额（有些会计核算软件可省去年初余额和累计发生额）。为了和历史资料对比，也需要累计发生额数据。 对于年初启用的会计核算软件，年初余额就是期初余额，数据输入工作量较少，年中启用，数据输入工作量相对较大，但可以利用数据间的关系尽量减少输入量，如只输入最低级明细科目的年初余额，和借贷方累计发生额，然后利用核算软件提供的功能汇总有明细科目的上级科目和总帐科目的年初余额和发生额，并计算出期初余额。 凭证输入技巧 1 摘要 凭证摘要多为中文，输入时中又有许多常用会计词汇，而不少会计软件提供了用户级的词汇库，可将常用词汇预先存储起来，并配以自定义的代码，输入凭证时调用自定义词汇，可提高输入速度。 2 科目代码 会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记帐凭证时只需输入科目代码，但要求用户对会计科目较熟悉。如果用户输入了未经定义的科目代码，软件系统将提示科目不在需重新输入；如果用户输入的科目代码并非所需，可从软件系统中的科目代码表中查找所需科目，更改科目代码。 如果科目数量较多，查找也很费事。一般来说，会计人员记不准确的科目多为明细科目，输入此类科目时，只输入到其上级科目的代码，由于系统只能接受最明细的科目，此时将打开科目代码表，并指向刚输入的上级科目，所要查找的明细科目应就在附近，省去多余的翻页查找操作。 3 金额 按照会计制度的有关规定，记帐凭证可以一借多贷，或多借一贷，在输入完多借或多借的分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，有些商品软件还提供了自动获取金额的功能键。 4 编制会计分录 1）会计分录尽可能细。为日后查帐方便、快捷，在编制记帐凭证时，应尽可能地详细，甚至可以每张原始凭证编制成一条分录，摘要也应详细说明。记帐凭证是帐务处理的原始资料，所有帐簿都是根据记帐凭证的分录来登记的，分录越详细，帐簿也就越详细。 2）冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记帐凭证时，如果发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向，收入类为贷方，费用类为借方。这样做的目的是使得编制报表公式简捷，有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额，如损益表，损益类科目期末结转后没有余额，必须用科目的发生额填报。如果冲减费用金额记入贷方，报表所需的期间借方发生额就不正确，还应扣除冲减的费用，如取借贷方发生额的差，由于贷方发生额中包括期末结转金额，差为0，由计算机识别自动汇总冲减的费用比较困难，不如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。 改错更正技巧 发生错帐常用更正方法为：如果是当月的未登帐记帐凭证，可直接修改。如果是已登帐甚至以前月份的记帐凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记帐凭证。 事实上，有不少会计核算软件还提供反登帐、反结帐的功能，反结帐功能可将会计期间推前，然后将未结帐的记帐凭证用反登帐功能返回到未登帐状态，再加以修改。 打印帐簿技巧 1 年终结帐后打印。在平时，经登帐、结帐，帐簿即已在电脑中形成，只要及时做好备份，数据相对安全，查帐、用帐也方便。如有需要也可单独打印出指定科目的帐页，年终结帐后再打印出全部帐页，装订成帐簿。 2 清单式打印。采用清单式打印可进一步减少帐页间的空白，压缩各科目间的帐簿头，节省纸张。还可以连续打印，减少打印中的人工操作，省时、省事、省纸。会计电算化记账凭证摘要的书写技巧来源：不详时间：2007-8-28 13:21:31字体：大小【我要纠错】计算机在会计信息处理中的迅速普及和广泛运用，给人们带来极大方便和效益。但是，我们也应该看到因会计电算化而引起的损失也与日俱增。因会计电算化所引起的损失主要有三种：1由于灾害事故（如火灾、水灾域电源中断故障等原因所引起的会计信息处理中断和数据丢失；2因电算化会计信息系统本身的错误和疏漏所引起的损失；3因会计电算化舞弊而引起的损失。对前两种损失，通过借助于开发控制技术就能较好地加以解决，而对因会计电算化舞弊所引起的损失却很难解决。因此如何防范会计电算化舞弊成了企业普遍关心的问题。一、会计电算化舞弊的手法会计电算化舞弊的方法主要有以下几点：1、篡改输入。这是最简单也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或录入期间对数据做手脚以达到舞弊目的，如：（1）虚构业务数据。操作人员虚构经济业务，通过输入虚假的数据达到其个人目的。比如操作人员虚构假的验货单据并输入计算机，造成财务报告中的存货总额增加，借此实现某种意图。（2）修改业务数据。操作人员可以把已有的业务加以篡改，达到某个人非法目的。比如将对工资数据进行修改，以期增加自己的工资。（3）删除业务数据。操作人员将输入到计算机内的数据擅自删除。如删除个人应收款项。2篡改文件。篡改文件是指通过维护程序来修改或直接通过终端修改文件。在电算化会计系统中，有许多重要的原始参数以数据的形式保存在计算机文件中，如存货的零售价、批发价等，这些参数是计算机程序计算的依据之一，缺少或修改了这些参数，将得不到正确的结果。（1）直接更改文件中的参数数据。这种方法最直接，但是可以留下许多痕迹；比如修改后的日期会被记录下来，修改者很容易被追踪。（2）另造结构相同、数据不同的文件覆盖原有文件。一般来讲，大多犯罪行为都是采取这种手段实现的。实现在私人计算机上构造覆盖文件，编制自动覆盖指令，实施时，仅需极短的时间就可以达到其犯罪的意图而不留痕迹。3、篡改程序。是指通过对程序作非法改动，以便达到某种不法的目的。此法需要较高的编程技巧，而这些技术仅少数程序设计员或系统维护员拥有。审计人员要想发现此类舞弊很困难。一方面审计人员无法预知何处可能存在错误；另一方面舞弊者可通过设置“软开关”使程序随时恢复“正常”。比如，将小量资金（比如计算中的四舍五入部分）逐笔积累起来，通过暗设程序记到自己的工资帐户中，表面上却看不出任何违规之处。4、数据偷窃。数据偷窃是操作人员或其他人员不按操作规程或未经允许上机操作，通过改变计算机执行途径的手段实现其个人的不法意图。如私自调用计算机打印模块，打印企业的机密数据和信息；或者直接用拷贝的方式将数据文件保存在非法携带的软盘中。5、其他方法。如只以破坏计算机系统为目的的毁坏计算机设备；出于非法意图，通过网络远程连接，监视计算机系统的变化获取会计信息。通过对会计电算化舞弊的分析研究，我们发现，系统人员一般采用篡改系统程序软件和应用程序、非法操作等手段；内部用户一般采用篡改输入方法的居多，也有采用篡改输出方法的；外来者一般采用终端篡改输入或其它如盗窃、破坏等。二、会计电算化舞弊的防范对策防止会计电算化舞弊，应该从以下三个方面着手：（一）加强电算化犯罪法制建设目前，由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。对电算化会计信息系统的开发和管理，不能仅靠现有的一些法规，如会计法、企业会计准则等，因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。电算化犯罪法制建设，可从两个方面入手：（1）建立针对利用电算化犯罪活动的法律，明确规定哪些行为属于电算化舞弊行为及其惩处方法；（2）建立电算化系统本身的保护法律，明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护（硬件、软件、数据）及受何种保护。（二）完善内部控制系统运用计算机处理会计信息和其他管理信息的单位，均应建立和健全电算化内部控制系统。一个完善的内部控制系统应该具有强有力的一般控制和应用控制措施、两者缺一不可。1一般控制（1）软件系统控制。是对计算机系统软件的取得和开发的控制，以及对系统开发过程中或运行过程中形成的各种系统文件的安全所进行的控制。包括系统软件的购买、开发授权、批准、测试、实施以及文件编制和文件存取的控制。（2）组织与管理控制。组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。（3）操作控制。包括对操作人员控制和操作动机的控制。凡上机操作人员必须经过授权；禁止原系统开发人员接触或操作计算机，熟悉计算机的无关人员不允许任意进入机房；系统应有拒绝错误操作的功能；留下审计轨迹；制定并实施标准操作规程包括：软硬件操作规程，作业运行规程，用机时间记录规程等。（4）系统安全控制。主要控制措施有：建立设备、设施安全措施，档案保管安全控制，联机接触控制等；使用侦测装置、辩真措施和系统监控等；规定建立备份或副本的数量和时间，以及由谁建立和由谁负责保管；当系统被破坏需要恢复时，应先经有关领导同意，决不允许轻率地进行系统恢复工作，以防利用系统恢复时修改系统。2应用控制（1）数据输入控制。输入控制的主要内容有：由专门录入人员，录入人员除录入数据外，不允许将数据进行修改、复制、或其他操作；数据输入前必须经过有关负责人审核批准；对输入数据进行校对；对更正错误的控制。（2）处理控制。是指对计算机系统进行的内部数据处理活动（数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、访问、纠错等等）进行控制。处理控制是通过计算机程序自动进行的。处理控制的措施有：输出审核处理；数据有效检验；通过重运算、逆运算法、溢出检查等进行处理有效性检测；错误纠正控制；余额核对；试算平衡等。（3）数据输出控制。主要措施有：建立输出记录；建立输出文件及报告的签章制度；建立输出授权制度；建立数据传送的加密制度；严格减少资产的文件输出，如开支票、发票、提货单要经过有关人员授权，并经过有关人员审核签章。（三）充分发挥审计人员的功能作用查错防弊一直是审计工作的一项重要职能。审计人员对付计算机舞弊可以在两个方面发挥作用：一是直接在审计中直接查出计算机舞弊案；二是在审核和评估内部控制系统的弱点，提请被审计单位改善内部控制制度，通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动。由于现代审计是以内部控制系统为基础的，在评价内部控制基础上进行抽样审计，加之计算机审计水平的限制，计算机舞弊有可能从审计人员手中漏掉，因而预防作用远比直接作用更大。1、会计软件内设置审计监督程序。这种方法要求审计人员在系统设计阶段就应在被审计单位的应用程序中安插自己的审计程序段，在软件中安放“后门”程序，用来收集审计人员感兴趣的资料，如应用控制程序逻辑错误或应用控制失灵的资料、例外情况的资料等，并且建立专门数据文件，用来存储这些资料以记录程序和数据库的异常操作，发现舞弊行为。该程序段会计人员无权访问，只要被监控程序和数据库开始执行，审计程序就处于监督状态。2、对帐务处理程序进行测试。审计人员可虚拟一组数据或直接采用被审计单位原始数据，将其输入计算机，经程序处理后输出，然后将输出结果与事先计算出的正确的结果相比较，从而确定其处理程序的正确性。这种方法往往由于不能及的消除测试数据而使被审计单位系统信息产生混乱，为避免出现这种情况，在软件设计时可考虑为审计测试预留通道，或者设计一套会计软件可同肘运行多个会计信息系统，均可独立进行有效测试。这种方法的优点是在缺少可视审计线索的情况下，通过验证计算机处理程序的正确性来收集审计证据。3、充分发挥内部审计人员的作用。内部审计直接以完善内部控制系统为目的，有责任对电算化系统的内控制度进行审计并提出改进意见。在对内部控制进行研究评价过程中，审计人员必须特别考虑篡改输入、篡改文件、篡改程序，以及非法操作的可能性。对已发现内部控制的弱点，应报告被审计单位主管人员，以引起其注意，并提出相应的建议。审计人员还应对自己提出的建议实施后续审计，检查建议是否采纳和如何实施，督促被审计单位完善内部控制系统。用友U8软件操作常用小技巧大全用友软件是一款功能强大、应用广泛的财务软件，这是一些操作小技巧，供大家在工