小管家-系统简介及应用指南(V11).doc

“小管家Excel财务管理系统”简介“小管家Excel财务管理系统”(以下简称“小管家”)是中国注册会计师王先俊结合30余年财务工作经验和多年EXCEL深入研究，独立用EXCEL开发的财务管理实用软件。该系统按照企业会计制度的要求，完全实现了企业会计核算的凭证处理、帐簿查询、科目汇总、会计报表生成，以及系统初始化、数量金额核算、现金流量分析、常用凭证和常用摘要设置、辅助及项目核算、跨年度结转等财会电算化操作功能，并且操作简练直观、运算速度快、数据处理量大，完全能够满足中小企业会计核算的需要，同时也是大中专院校学生学习财会课程的良好工具，是EXCEL实际应用的经典范例。该系统在初始化时，通过“系统主要用途”选项的选择，可非常方便地转换为专门的存货管理系统或进销存管理系统，特别是转换后的存货管理系统还能直接生成记账凭证汇总表，进而极大地简化了存货管理系统与财务管理系统的数据传递，是存货管理的又一新方法。该系统的另一个特点是具有非常灵活方便的扩展性。该系统设有对外接口，可轻松将外部数据引入该系统。该系统常用凭证的设置是完全开放的，它不仅可以从系统内引用数据，而且还可以从系统外引用数据，目前用EXCEL做的固定资产、工资、往来、存货等辅助及项目核算系统不胜枚举，您只需把要用记帐凭证处理的这些辅助及项目核算的汇总数据用公式(等号“=”)链接到您事先设置好的常用凭证的相应单元格，该系统就与您的这些辅助及项目核算系统结合在了一起，从而构成了您的整个财务解决方案。由于该系统采用了特殊的数据处理方式，在通常情况下其运算速度远远快于当前流行财务软件，并且结构精炼布局合理(总共只有10张工作表构成，其中数据库工作表处于隐藏状态)。该系统凭证记录数、明细科目级次设置以及帐套数均不受限制。该系统为一个完整年度的帐套，并且只是一个独立的EXCEL文件，跨年度结转后，系统将自动备份上年度帐套，生成新一年度的帐套(又一个独立的新系统)，因此从理论上讲，您电脑的可用空间有多大，该系统的数据容量就可以有多大。也正因为如此，为您使用提供了极大的方便。截止目前已经掌握的情况，该系统已有数以万计的企业或个人在实际应用，且使用情况非常好，因此本人愿与广大财务工作者和EXCEL爱好者进行交流，共同分享EXCEL给我们带来的快乐，并真诚地期望“小管家”能成为您信赖的好帮手。这里分别送给您一个“小管家”V11正式版帐套和一个演示版帐套。其中正式版按要求完成系统全部初始化设置工作后就可以正式进行帐务处理了。演示版是供您平时熟悉系统进行练习用的，没有年度结转功能，调用凭证和帐簿连续打印功能时也不会真正地打印，而只是在打印页面调出时稍微停留片刻以示打印，从而让您感受连续打印的效果。两个帐套在使用上均未作特殊限制，都是完全免费的，您可尽管放心使用。需要说明的是，由于该系统是一个实际应用软件，因此为了您财务数据的安全和系统的正常运行，本人不便公布系统VBA工程管理器密码，以防不会VBA的朋友因好奇进入VBE编辑器摆弄系统代码。对于懂VBA的朋友，您尽管自己解密以便我们就开发进行交流。用16进制编辑工具，如WinHex、Ultraedit-32等将CMG=，DPB=和GC=后的=替换为.使用该系统前请务必先详细阅读“系统应用指南”(见下页)。敬请广大财务工作者和Excel爱好者对“小管家”提出宝贵意见，我将随时在论坛上与您交流。 开发者：中国注册会计师 王先俊 E-mail：2010年10月成都系 统 应 用 指 南一、使用“小管家”必须启用“宏”。启用“宏”的方法是：先任意打开一个Excel文件，选择“工具”“宏”“安全性”“中”“确定”，然后关闭这个Excel文件，然后再打开“小管家”选择启用“宏”就可以进行操作了。关闭“小管家”时必须选择保存。如果您在打开系统时没有启用“宏”，请切勿进行任何操作，立即点击Excel右上角的关闭按钮将系统关闭后再重新打开，否则由于Excel版本的差异可能会造成系统数据的丢失。“小管家”适用于装有Microsoft Office Excel 2000及其以上版本的计算机，但建议最好在Microsoft Office Excel 2003下使用。由于开发“小管家”所用的Excel版本可能与您的Excel版本不同，为防止由于版本不同而造成的意外影响，在使用“小管家”时请尽量不要打开其他的Excel文件，如果确实要打开其他的Excel文件，请务必在用完后及时将这个其他的Excel文件关闭。当使用“小管家”同时又打开多个EXCEL文件，需退出EXCEL时，务必请逐个退出EXCEL文件。如果您已解密“小管家”，请勿将解密的系统用于实际账务处理，因为这可能会导致您的系统或账务数据出现错误。由于该系统的凭证记录数据是存储在Excel工作表中的，就Microsoft Office Excel 2003及其以下版本的Excel而言，它的一张工作表共有65536行，因此只要您一个年度的凭证分录记录不超过65536条都可适用，年度结转后新年度的帐套又可以从0开始储存凭证记录。一年65536条的凭证分录记录数，已经是一个规模相当可观的中型企业一年的凭证量了。为保证系统和数据的安全，平时请注意及时备份。二、系统操作权限及初始密码设置如下：（进入系统后可自己修改操作人及密码）序号权 限功 能 操 作初始密码备 注1系统登陆财务主管、审核、制单、查询xgj000最好用不少于6位的字母加数字2财务主管系统参数设置、科目设置、报表定义、常用凭证设置、财务分析表设置、年度结转、导入外部凭证记录数据、系统升级、所有查询111111初始操作人：AAA3审核凭证审核、取消审核、所有查询222222初始操作人：BBB4制单凭证填制、凭证修改、凭证添加、凭证删除、常用凭证设置及使用、凭证打印、帐簿打印、所有查询333333初始操作人：CCC5查询所有查询登陆系统后请首先详细了解系统“功能操作方法”（“功能操作方法”见“系统帮助”的第9项）、系统结构及功能。每次从主界面(首页)进入有关功能操作前(各项查询除外)必须先在主界面“其他”项下选择并输入相应“操作权限”。进入有关功能后，可通过Excel工作表标签或“小管家”菜单工具栏或Excel名称栏在各表及各功能之间进行切换而保持拥有当前操作权限。每次返回主界面后操作权限将会被放弃。这样的设计考虑是非常必要的，因为这有利于明确划分系统相关操作人员的职责，即使是一个人操作所有权限，也是一道防止误操作的自我把关或自检手段，这非常有利于系统正常运行和数据的安全及准确。当有关操作权限密码修改时，相关工作表的保护密码会自动同步修改，因此当某一工作表(“其他报表”除外)处于非保护状态时，切勿直接用Excel“工具”菜单下的“保护”命令保护工作表，否则将影响系统正常运行。三、系统初始化内容及步骤：1、设置系统主要参数：选择主界面“其他”下的“操作权限”输入财务主管权限选择主界面“会计报表”下的“其他报表”进入系统初始化参数设置功能按要求完成并操作系统参数设置表即可完成系统有关参数初始设置；2、定义会计科目(见：四、定义会计科目)；3、定义会计报表(见：五、定义会计报表)；4、定义常用凭证(见：六、定义常用凭证)。四、定义会计科目：选择主界面“其他”下的“操作权限”输入财务主管权限选择“科目管理”下的“科目设置”进入科目设置功能按“操作方法”及科目定义规则(见下)完成科目设置。双击科目汇总表科目列需要添加会计科目的单元格，系统将会在该位置自动插入一空行供您添加会计科目，右击则会删除该行。需要定义的项目为科目汇总表中科目“代码”至科目“年初余额”下“贷方”范围内的项目，其他字段项不用定义系统会自动生成。会计科目定义规则如下：1、科目汇总表中已预设部分常用会计科目并已用公式链接到会计报表，对于预设科目的增、删或修改必须逐一进行，切勿将已事先制作好的科目表一次性全部复制粘贴到系统科目汇总表中，否则系统科目汇总功能将不会被激活。如果您已经将事先制作好的科目表一次性全部粘贴到系统科目汇总表中，则必须在编辑栏中一一将粘贴的科目激活一次，或选中AB6单元格右下角的小“”字填充手柄将科目汇总函数向下拖动复制至最后一个科目。增、删或修改预设科目后，请务必及时修改会计报表相关项目（特别是显示“#REF!”或“#VALUE!”错误）单元格公式。2、“科目名称”、“科目代码”、“方向”、“级次”四项必须填列，其余的字段项根据实际情况和需要填写，期末余额不用填写系统会自动生成；3、一级科目及科目代码必须是会计制度或会计准则规定的科目名称和代码；4、会计科目必须连续的（科目与科目之间不留空行），按照科目级次的顺序依次录入，且最后一个科目行必须与最后的合计行至少留有两行空行。对于同一级科目，如果一个科目是另一个科目的一部分，那么这个科目必须排在那另一个科目的前面，如“固定资产”必须排在“固定资产清理”之前，“应收账款-蜀源集团”必须排在“应收账款-蜀源集团销售公司”之前等；5、上下级科目之间必须用“-”号(减号)连接，切勿用“”号(破折号)或下划线“_”号；同样的，如果不是为了连接上下级科目的话，切勿在科目名称定义中使用“-”号(减号)；6、对于成本费用及损益类科目，当明细科目较多时，为简化核算应设置“结转”二级明细科目汇总结转，并将该上级科目及其所有下级科目的“其他设置”项设置为“期初清零”。由于采用了“结转”明细科目汇总结转，该科目及所有同级明细科目余额在年度内将持续保存，直到年度结转后才会被“期初清零”功能清除。7、应交增值税如有年初未抵扣数，必须用负数(“-”红字)将其录入“应交税金-应交增值税-进项税额”的贷方；8、涉及数量金额核算的科目，计量单位必须用小括号“( )”括起来放在科目名称的最后作为会计科目的一部分，即：“科目全称”+“(单位)”，如“银行存款-美元-工行成都分行(美元)”，“原材料-水泥(吨)”等；9、借方性质的科目或贷方性质的科目，其余额只能放在借方或贷方，如有对方余额，则必须用负数(“-”红字)表示。余额只能填写在末级科目上，并且只能保留至小数点后两位；10、关于“帐簿打印”项的设置：需要打印三栏明细帐的，应将末级设置为“三栏式”；需要打印多栏明细帐的，应将本级设置为“多栏式”；需要打印数量金额式明细帐的，应将末级设置为“数量金额式”；打印总分类帐不需作任何设置，系统会自动识别打印。“帐簿打印”项的设置只在“帐簿连续打印”功能下起作用，打印前必须先选择账簿种类，帐簿连续打印出来的页面将在每页首行和尾行自动加上“承前页”和“过次页”字样。在打印过程中，只要某科目的年初余额和本年发生额同时为“0”时，系统将自动跳过该科目不进行打印。为了便于装订和阅读，多栏明细账明细科目数量不应超过两个页面，如超过必须将明细科目的“帐簿打印”项设置为“三栏式”。11、在一个年度内，科目一旦启用将不能被修改、删除或再设置下级科目；如要修改必须在跨年结转后帐务处理前进行，如无余额则可以删除；如果要对末级科目再设置下级科目，必须在年度结转后尚未使用该科目进行凭证处理前进行，并且必须根据实际情况将该科目原来的余额全部分配给新设置的下级科目。12、如果采用自定义重分类函数定义资产负债表有关项目时，必须将需要重分类的一级科目的“其他设置”项定义为“一级重分类”。13、如果您的帐务执行的是新会计准则，则应按照新会计准则的规范选用会计科目。14、科目全部设置完毕后，必须选择一次任意一个月份以刷新科目数据，进而检查借贷是否平衡。 五、定义会计报表：选择主界面“其他”下的“操作权限”输入财务主管权限选择“会计报表”下的“报表定义”进入定义报表功能选择需要定义的报表选择报表有关项目(单元格)用公式(等号“=”)连接到科目汇总表有关项目(单元格)。会计报表有关项目单元格已用公式链接到科目汇总表预设科目的相关单元格，如果科目汇总表中会计科目有所改动，请务必注意修改报表相关单元格公式设置。对于资产负债表有关项目的重分类：可用自定义重分类函数定义(选择“插入函数”或“其他函数”“用户定义”，共八个自定义重分类函数，每个函数的名称就明确地告诉您它所要提取的数据，每个函数只有一个参数，该参数只能引用科目汇总表中需要进行重分类的一级会计科目的名称单元格)；或用SUMPRODUCT函数汇总定义；或采取逐项定义。本系统会计报表是按财政部企业会计制度（2001版）预设的，如果您执行的是新会计准则或特殊行业会计制度，则应在“其他报表”上制作您所需要的报表，然后用公式(等号“=”)从科目汇总表中取数就行了。如果您欲将预设的会计报表格式修改为您的行业或新准则要求的格式时，则资产负债表和现金流量表的第45行必须仍然保持是总的合计行。在每月期间损益结转前资产负债表可能会报不平，这是系统自动检查的一道把关提示，一旦结转了期间损益就正常了，如果仍提示不平则说明报表定义或凭证处理存在问题。关于现金流量表的三种处理办法：1、如果您企业的报表使用者不需要现金流量表，那就干脆不编它。对于这种情况，您只需将“小管家”现金流量表中的“现金及现金等价物净增加情况”项目下(W41W44单元格)的所有公式删除，在平时出凭证时不再使用现金流量分析功能即可。2、汇总分析调整编制法。这一方法较为简单，也是现金流量表编制指南推荐的方法，但这种方法编制的结果不太准确。如果您习惯于这种编制方法，可将系统已设好的现金流量表的全部公式删除，自己根据科目汇总表中的有关数据重新设置即可。3、凭证分录分析编制法。这是现金流量表最准确的编制方法，也是几乎所有财务软件提倡的编制方法，“小管家”更是竭力推崇，因为“小管家”采用的方法比别的财务软件都要简捷明确方便得多。采取这种方法编制时，您千万不可改动系统已定义好的现金流量表的公式，您只需平时在编制凭证时调用现金流量分析功能就可以了。需要说明的是，“将净利润调节为经营活动现金流量”的最后一项“其他”已设置为自动平衡的公式，因此只要您“经营活动产生的现金流量净额”项下的现金流量分析正确，则“将净利润调节为经营活动现金流量”始终都会自动平衡。由于编制现金流量表具有一定难度，因此建议您每月最好在所有凭证编制完后再从第一号凭证开始编制现金流量分析，以便您能够集中精力准确进行现金流量分析。关于“其他报表”：“小管家”设有一张“其他报表”(在主界面的“会计报表”项下，工作表标签名为“其他”)。在系统未启用前“其他报表”是系统初始化参数设置或系统升级或转换为专门的存货管理系统的操作界面，当系统初始化参数设置或系统升级或转换为专门的存货管理系统操作完成后，系统参数设置表将会被自动删除，此后便可在“其他报表”上制作自己需要的各种报表。关于合并报表：如果您需要编制合并报表，可新建一个EXCEL文件并在其中绘制好您所需要的合并报表，然后依次用加号(“”)公式将各子公司“小管家”帐套报表相同项目的数据加到合并报表的对应项目单元格中，再用公式将子公司“小管家”帐套科目汇总表中需要冲销的关联往来和交易项目的科目数据从合并报表相应的项目中减去（冲销）即可。需要注意的是：每次打开合并报表前，必须先将各子公司“小管家”帐套报表的月份都统一调整为需要查询的月份，打开合并报表时，必须选择链接对话框中的“更新”。“小管家”这一独有的方法使得合并报表的编制变得异常的简单和方便。六、定义常用凭证模板：选择主界面“其他”下的“操作权限”输入财务主管权限或制单权限选择主界面“凭证管理”下的“常用凭证”进入常用凭证模板定义功能选择有关科目设置常用凭证分录(注意：如果借贷金额数据来源于系统内科目余额或系统外其他Excel辅助或项目核算系统的汇总数据，则只需用公式(等号“=”)连接这些有关项目单元格即可。常用凭证模板与常用凭证模板之间必须至少留有一个空行)。常用凭证模板一旦设置完成，您只需双击摘要系统就会自动将常用凭证调入记帐凭证，最后再双击记帐凭证的制单人单元格记帐凭证就存入凭证库了。“小管家”(V11-正式版)常用凭证模板中已预设几条常用凭证，您可根据实际情况进行修改或增设。实际上您系统内已录入的所有凭证都可作为常用凭证调用，调用方法是：在凭证填制功能下先查询出某张您所需要的凭证，然后再右击凭证的编号(N3)单元格，这时凭证月份和编号就会自动更新为最后月份的最新的凭证编号，而凭证的其他数据则保持不变(当然如果需要也可进行修改)，接下来按“制单”的操作程序操作即可。这也是“小管家”的一个特色。常用凭证模板的另一个主要功能，是进行辅助或项目核算。目前用Excel做的固定资产、工资、往来、存货等辅助或项目核算工具不胜枚举，您只需把要用记帐凭证处理的辅助或项目核算的汇总数据用等号(“=”)引入您已设置好的常用凭证模板的相应单元格就行了，接下来您只需双击摘要系统就会自动将常用凭证调入记帐凭证，最后再双击记帐凭证的制单人单元格记帐凭证就存入凭证库了。实际上由于“小管家”会计科目级次不受限制、运行速度极快以及本身就具有数量金额核算功能，因此除“工资管理”、“固定资产管理”外的非特殊性辅助或项目核算，诸如“往来核算”、“部门核算”、“个人核算”、“存货核算”(如果不是专人专库管理存货的话)等辅助或项目核算完全可直接采用增设明细科目的方式进行核算，而无需采用模块化的核算方式再通过建立常用凭证模板来引用，进而达到简化核算提高效率的目的。另外，“小管家”本身就能用于专门的“进销存管理”和“存货管理”，这将在下面的第十、十一两部分中介绍。七、日常操作：“小管家”的所有操作几乎都是运用Excel单元格本身的选择、变化、双击、右击等方法(事件)来实现的，具体操作详见系统“系统帮助”第9项“操作方法”。为了便于您尽快熟悉操作，系统对记账凭证的“制单”和“审核”相关操作的单元格设置了简明提示语，以提示有关功能的操作方法。在日常操作时请务必注意以下事项：1、当记账凭证填制完毕即可进行账簿、科目和会计报表查询，查询会计报表前需先将科目汇总表月份调为所需月份(因会计报表数据来源于科目汇总表)。当月记账凭证审核完毕即可编制下月记账凭证，而无需对账、记账和结账过程(这些过程已由系统自己完成)。如要修改往月记账凭证，只需将要修改凭证的审核取消即可进行，而无需先反结账过程。2、对于记账凭证的借贷金额，只能保留到小数点后两位，如超出两位则必须四舍五入。3、在填制凭证时，对于成本费用和损益类科目以及“应交税金-应交增值税”的所有明细科目的非结转调减项的金额，必须以冲销的方式用负数(“-”红字)在原方向反映。4、关于“应交税金-应交增值税”的账务处理：每月末结转损益前，应先将“应交税金-应交增值税”下所有明细科目余额转入“应交税金-应交增值税-转出未交增值税”科目，然后再将“应交税金-应交增值税-转出未交增值税”余额转入“应交税金-未交增值税”科目，结转后“应交税金-应交增值税”及其所属明细科目应无余额。5、不能跨月填制凭证。如果某月确实没有任何业务发生必须跨月填制凭证时，则应在该月先任意填制一张没有金额的凭证(作废凭证)，然后待下月已经处理了业务后再回过来将这张没有金额的(作废)凭证删除，但无论如何12月份必须要有业务处理，否则系统将不能结转次年。6、对于作废的凭证最好不要删除，因为一旦删除作废凭证，其之后凭证的编号将会依次前移一个号，这也许是您所不希望的。因此最好保留作废凭证，待有恰当的业务时再将其重新利用。7、关于数量金额式凭证：在填制数量金额式凭证时，数量的增减应根据系统提示选定。输入数量及单价后系统将自动计算出金额，如果金额存在误差可手工对其进行修改，系统将据此再反算出精确的单价。8、关于凭证打印：“小管家”凭证打印的页面设置是A5纸张(A4对裁)横向设置，纵向打印，即每张A4纸可打印两张凭证，每张凭证8行，打印的凭证规格为宽21厘米，高14.85厘米(即宽210毫米，高148.5毫米)。打印时应先将A4纸对中裁开后，再放入打印机进行打印。打印前请注意检查页面设置，如果要调整页面设置则只能调整单元格宽度，而切勿调整高度，否则将可能使凭证超出打印页面。9、关于账簿连续打印：“小管家”的账簿打印设置的是A4纸张横向设置，打印前请先选择账簿种类并注意检查页面设置。调整页面设置时只能调整单元格宽度，而切勿调整高度，否则将会使每页开始的“承前页”和最后的“过次页”标记行出现错误显示。只有年度结转后才能进行账簿连续打印。在账簿连续打印过程中，对于既无年初余额也无本年发生额的会计科目，系统将自动跳过不予打印。当多栏明细账栏目为两页时，为了便于装订和阅读，请先将左边页面打印出来，然后再将打印好的页面翻面后接着继续打印右边的页面。为了便于装订和阅读，多栏明细科目数不应超过两个打印页面。10、不能手工直接用Excel“工具”菜单下的“保护”命令修改工作表保护密码，如要修改必须通过系统提供的方法修改有关权限操作密码，与此相关的工作表保护密码会自动得到同步修改，否则将会影响系统正常运行。11、对于除主界面和报表封面外的所有工作表，只要选择左上第二个单元格即可解除当前工作表保护，双击则可返回主界面，右击则可切换操作权限。八、跨年度结转：选择主界面“其他”下的“操作权限”输入财务主管权限选择主界面“其他”下的“年度结转”即可进行跨年度结转。年度结转后，上年帐套将自动备份并生成新年度的空白帐套，新帐套与上年度帐套完全独立。注意：只有在全年账务已全部处理完毕并且资产负债表和现金流量表平衡的情况下才能进行跨年度结转。年度结转后对于上年度的帐套，除了所有查询操作外的其他一切操作将被禁止。因此年度结转前最好进行帐套备份，以备需要对上年度的数据进行修改。如果对上年度帐套进行了修改，则必须将修改后的帐套再重新进行年度结转。九、关于从非一月份接续已用账务(年中接帐)的处理。从非一月份接续已用账务，是指一个企业或单位原来已有健全的账簿报表，“小管家”是在保持原账务不动的情况下接着原来的账务使用，而接账的时间恰好又不是在年度的一月份。对于这种情况又有两种处理方法：1、“账接法”：在“账接法”下科目初始化时，科目汇总表的“年初余额”仍然输入原帐务上年12月份科目的期末余额，同时应将原账簿上年12月末至接帐月的上个月末各末级科目(“本年利润”和损益类科目除外)余额的差异及各损益类末级科目本年1月至接帐月的上个月的累积发生额作为接帐当月的首张凭证处理(一张总的调整凭证)，凭证摘要应为“启用系统账务接续调整”。2、“表接法”：在“表接法”情况下科目初始化时，科目汇总表的“年初余额”只能输入原帐务上个月科目的期末余额；同时“资产负债表”的“年初数”必须输入原账务上年12月份“资产负债表”的“年末数”，“利润及分配表”和“纳税情况表”的“本年累计数”以及“现金流量表”的“金额”等期间数据的公式设置完后，必须将原帐务上个月这些报表相对应的数据加在公式之后，次年年度账务结转后，务必将新年度帐套资产负债表“年初数”重新用公式链接到科目汇总表的“年初余额”，并将“利润及分配表”和“纳税情况表”的“本年累计数”以及“现金流量表”的“金额”等期间数据单元格中公式后加上的数据删除。十、关于将“小管家”专门用于进销存管理：所谓进销存管理，是指专门针对那些规模较小(特别是个体)的，尚未建立健全或不需要建立健全完善财务管理体系的商贸企业所进行的一种简化核算。这种核算虽然简单，但起码都必须做到在一个会计期间，只要在处理完了商品的进销以及款项的结算后，系统就能自动计算出商品的增减及结存情况、供应商和购货商的往来变化及余额情况、资金的流动及结余情况以及当期的盈利情况。对此“小管家”的做法如下：1、系统初始化时必须将系统参数设置表的第9项(D14单元格)选择为“用于进销存管理”，并按系统参数设置表的要求操作完成系统主要参数设置。 2、在科目设置上应删除原预设科目(系统会自动删除)，只设置以下会计科目：、“现金”及“银行存款”：用于核算货币资金的使用及结余情况。、“库存商品”类科目：按商品类别、名称、规格型号设置明细，用于核算各项商品的增加、减少及结存情况；、“应收账款”类科目：按购货商设置明细，用于核算各购货商购买商品及结算情况；、“应付账款”类科目：按供应商设置明细，用于核算各供应商的供货及结算情况；、“其他往来”：用于核算企业与其他方便的往来及债权债务结算情况，应根据实际情况设置明细。为使系统平衡，应设置“其他往来-初始差异”二级明细科目，专门用于存放系统初始化时科目汇总表的总差异。、“营业利润”：用于核算当期经营的盈亏情况，可根据实际情况增设所需明细。、其他所需科目。3、新科目设置好后应重新设置会计报表公式，并将系统在“其他报表”上预设的进销存报表(三张)有关项目用公式链接到科目汇总表相关项目单元格。4、日常发生业务编制记账凭证时，应采用简化的复式记账。销售商品时，只需将商品的进销价差计入“营业利润”即可，经营过程中发生的各项费用也直接在“营业利润”中核算。5、主要会计事项分录举列：、购进商品时：借：库存商品-商品 贷：应付账款-供应商（或 现金、银行错款）、供应商结算：借：应付账款-供应商 贷：现金（或 银行错款）、销售商品时：借：应收账款-购货商（或 现金、银行错款） 贷：库存商品-商品（库存商品成本） 营业利润-销售毛利（商品进销价差）、购货商结算：借：现金（或 银行错款） 贷：应收账款-购货商、发生有关费用：借：营业利润-费用 贷：现金（或 银行错款）、发生其他往来时：借：现金（或 银行错款） 或 借：其他往来- 贷：其他往来- 贷：现金（或 银行错款）、月末结转：借：营业利润-销售毛利 贷：营业利润-费用 营业利润-净利润十一、关于将“小管家”专门用于存货管理：“小管家”不仅能够进行数量金额核算，而且还能非常方便地转换为专门的存货管理系统。“小管家”存货管理不仅能对存货的收、发、存进行核算，而且还能对存货的来源和存货的耗用也进行核算，它是企业财务管理体系的存货管理子系统(模块)，适用于那些财务管理体制健全，由专人专库管理存货的企业和单位，通常应配合“小管家Excel财务管理系统”使用(当然也可配合其他财务软件使用或单独使用)。具体应用方法如下：1、系统初始化时必须将系统参数设置表的第9项(D14单元格)选择为“用于存货管理”，并按系统参数设置表的要求操作完成系统主要参数设置。2、删除科目汇总表中系统原预设的会计科目(系统已自动删除)，只设置存货类科目，并按存货的类别、名称、规格、型号等一层一层地往下增设，存货编码（科目代码）可自己定义规则，必须将存货科目的“方向”都设置为“借”，将末级科目的“账簿打印”都设置为“数量金额式”。3、在存货汇总表上的“存货类别”中只输入存货类一级科目，并用等号(“=”)链接到科目汇总表相应项目单元格。4、在存货增加及来源汇总平衡表上的“本月存货增加(借方)”的“类别”中只输入存货类一级科目，并用等号(“=”)链接到科目汇总表相应项目单元格。在“本月存货来源（贷方）”的“供应商及项目”中连续地输入各供应商简称以及“产成品入库”、“存货盘盈”、“计划成本上调”、“其他来源”等项目，并且必须与最后合计行至少留有两个以上的空行。5、在存货减少及耗用汇总平衡表上的“本月存货耗用（借方）”的“部门及项目”中连续地输入各部门名称以及“产成品销售”、“存货盘亏”、“计划成本下调”、“其他耗用”等项目，并且必须与最后合计行至少留有两个以上的空行。在“本月存货减少（贷方）”的“类别”中只输入存货类一级科目，并用等号(“=”)链接到科目汇总表相应项目单元格。6、日常处理存货业务时，先在“凭证管理”表的 D2单元格中选择存货单据种类(存货入库单或存货出库单)，然后再在 C3 单元格中选择存货来源或存货耗用，接下来的其他操作均与“财务管理系统”的操作相同。7、每月末了应将存货汇总表、存货增加及来源汇总平衡表、存货减少及耗用汇总平衡表打印出来，连同日常打印的的存货入库单和存货出库单一并交财务部门进行账务处理。或通过内部局域网将存货报表链接到财务部门“小管家Excel财务管理系统”已定义好的常用凭证中，从而使存货系统与财务系统构成一个整体。8、财务部门主要账务处理：、采购人员日常持发票和存货入库单到财务报销或支付货款：借：应付账款-供应商应交税金-应交增值税-进项税额(如果是增值税专用发票) 贷：现金（或银行存款、其他应收款、应付账款 等）、月末根据库房送来的存货增加及来源汇总平衡表：借：原材料（或 低值易耗品、包装物、库存商品 等） 贷：应付账款-供应商（或有关项目）、月末根据库房送来的存货减少及耗用汇总平衡表：借：管理费用（或 营业费用 制造费用 生产成本 等有关项目） 贷：原材料（或 低值易耗品、包装物、库存商品 等） 9、有关注意事项：、对于增值税一般纳税人用户，如果收到的是增值税专用发票，库房在编制存货入库单时存货的单价和金额必须是不含税的单价和金额。、对于生产型企业，完工产成品日常的收、发、存均应采用计划成本进行核算，每月末实际成本与计划成本的差异应通过“产品成本差异”进行核算。、存货增加及来源汇总平衡表“存货来源”中的“供应商及项目”与存货减少及耗用汇总平衡表“存货耗用”中的“部门及项目”切勿出现相同情况，并且一旦启用切勿修改或删除，否则将会出现汇总错误，如要修改或删除应在年度结转后业务处理前进行。、存货增加及来源汇总平衡表“存货来源”中“供应商及项目”中的供应商名称应尽量与“小管家Excel财务管理系统”科目汇总表中应付账款相关供应商明细科目名称一致，以便财务部门进行相关账务处理。、存货报表除了只能