台塑企业之供应链管理系统与电子化采购.doc

台塑企業之供應鏈管理系統與電子化採購 M8854621 彭耀政一、 企業簡介二、 企業導入SCM與建置電子化採購網站之原因與方法三、 台塑採購網站系統特色與經營模式四、 台塑電子化供應鏈涵蓋的五項功能五、 企業導入B2B 機制之時程與效益六、 台塑電子化採購網站之實例介紹七、 結論與建議八、 參考文獻一、企業簡介 台塑企業於民國43年創立台灣塑膠公司。民國46年由日產四噸的PVC粉工廠開始生產，是當時世界上規模最小的PVC粉工廠。但由於產量少，成本偏高，國內又缺乏下游加工客戶，產品堆積如山，嚴重滯銷，進退維谷。為了突破困境，經過再三思考如何降低成本打開銷路，最後決定增加產量，以降低單位成本，同時籌設加工廠消化PVC 粉，再以加工品拓展外銷。並於民國47年成立南亞公司從事PVC管、膠皮、膠布等塑膠二次加工的生產。鑑於我國之電子及資訊工業日益蓬勃發展而主要的零組件卻仍多仰賴進口供應，乃於民國73年由南亞公司投資設廠生產印刷電路板及銅箔基板。選擇印刷電路板作為跨入電子工業的第一步，主要是因為台塑企業向來一直都在石化、塑膠及纖維紡織業中發展，對電子及資訊工業十分陌生，而印刷電路板是所有電子及資訊工業的最基本零組件，產品生命週期長，變化少，成功的關鍵在於品質、製程及成本的控制，這些都是和台塑企業的管理經驗一致，容易獲致成功。而且透過印刷電路板的營運活動，可以讓我們充份瞭解及熟悉電子及資訊工業的運作，俾作進一步發展。經過十多年的努力，已成功地從無到有建立起一完整的電子原材料上下游一貫生產作業，並進一步投資生產TFT-LCD, DRAM及晶圓等最上游的關鍵性材料，對於我國電子及資訊工業的自給自足，有相當的貢獻。 台塑企業鑑於國內上游石化基本原料長期供應不足，自給率僅達38%，以致仰賴進口往往被迫購買較貴之原料，損及對外競爭力。因此台塑企業為紓解石化基本原料短缺之困境，乃提出六輕計劃，並於民國75年獲政府核准。台塑石化公司配合六輕計劃於民國81年成立，負責興建煉油廠、輕油裂解廠、汽電共生廠等業務， 而輕油裂解廠，汽電共生廠之第一期工程已分別於88年初及86年底完工生產。 台塑企業經過四十多年的努力發展，目前共計擁有台塑、南亞、台化、台塑石化等二十餘家關係企業，分別 在台灣，美國，中國大陸及印尼都設有工廠。此外並擁有龐大的教育和醫療機構，是國內最大的民營企業。 二、企業導入SCM與建置電子化採購網站之原因與方法 然而台塑在現有的、例行性的企業作業中，存在著相當驚人的資源損耗，以採購作業為例，在每個作業環節中，如詢價、下單等，都會發生許多人員疏失或資源重疊的現象，而且更重要的是，這些問題相當不容易管理，特別是當企業規模越來越大、交易數量越來越多、內部人員與來往廠商不斷增加的時後，這樣的問題就益發嚴重。 為了克服上述的問題，台塑集團即透過關貿網路(Trade-Van Information)的協助，建構了該集團電子化採購網站，藉由網路即時傳輸的特性、與資訊科技快速處理大量資訊的能力，讓集團將電子採購系統與電子化供應鏈皆納入該網站機制中。 同時由於電子商務與網際網路興起為時不久，因此在整個導入過程中也面臨了來自內部與供應商的各項挑戰，因此台塑集團委託關貿網路為旗下二十多個企業建置電子化採購網站，將台塑集團上下游採購供應商全部搬到該網站，台塑將其採購的物品、數量、品質要求等，放到網站上，提供集團特定的供應商查詢，該網站並有主動通知的功能，可以加快完成交易的過程，並且解決存貨的風險。 關貿網路前身為財政部的特別編組財政部貨物通關自動化規劃推行小組，緣起於政府為推動貨物通關全面自動化服務，發展成為亞太海空運轉運中心其目的為發展建置國內第一個國家級EDI通關資訊交換網路-關貿網路，以配合關稅總局共同推動貨物通關自動化。該任務編組於1996年7月1日起開始民營化，並於1996年9月6日正式成立關貿網路股份有限公司。資本總額台幣二十億元，實收資本額台幣十五億元，財政部持股比例40%，民間公司持股60%。關貿網路現階段目標為積極跨出通關自動化服務範圍，扮演全方位的加值網路公司，致力開發網路資源、研發技術、加強服務領域，以期達到單一窗口全程服務。 三、台塑採購網站系統特色與經營模式 台塑其採購網站之特色與經營模式為透過網際網路，讓企業與供應商能以網路與技術平台進入同一個交易環境，以更低的成本、更有效率地彼此連結與往來，取掉經銷商與代理商中間層的剝削。由於任何企業經營都必須處理進貨、銷貨、存貨三大工作，其中採購與庫存管理是實體世界中經營成本最高的兩大環節， 基於企業電子化的考量，台塑集團委託關貿網路為旗下二十多個企業建置電子化採購網站，將台塑集團上下游採購供應商全部搬到該網站，台塑將其採購的物品、數量、品質要求等，放到網站上，提供集團特定的供應商查詢，該網站並有主動通知的功能，可以加快完成交易的過程，並且解決存貨的風險。台塑採購系統是以企業買方為主規劃，透過系統平台與供應商進行，是屬於一對多(一家核心廠商對多家供應商)採購網站的經營形式，其包括的功能則有:1詢價 2報價3訂單管理4直接付款功能5庫存情況也透過該系統忠實反映，降低上游廠商庫存，同時也讓下游廠商了 解目前最新的需求。 該網站以台塑集團為主，共有三千多種品項，提供台塑二十多家關係企業進行電子化採購。其設計也以台塑為主體，其往來供應商經過台塑篩選，必須通過台塑在其品質、產能、公司規模與信用的評鑑才能參與，因此係屬於封閉式採購網站，與一般可以任供應商進入查詢的開放式採購網站不同。 台塑電子化採購網站主要包含了兩大系統-電子採購(e-Procurement)系統與電子化供應鏈(e-Supply Chain)。 在電子採購系統方面，該網站是以企業買方為規劃，其特色包括:1. 資料的即時性 當決策者面對問題時，總希望能有最即時的訊息協助其決策。以往企業的資訊往往不是即時資訊，企業必須花費額外的人力、物力與時間處理並更新資料，例如以電話詢問合作廠商目前原料存貨與報價，或者依決策者以往的經驗驟下判斷，其風險相對提高，透過資料的即時性將可降低決策風險。2資料的安全性 由於資料傳輸全部透過網際網路，任何人都可能截取進而變更資料，如果資料任意散播則將對企業造成危害，因此關貿網路以SSL及RSA在網站上加密簽章，並以ID與密碼限制讀取身份。3資料的隱密性 在一般的商業行為中，產品報價可能根據顧客不同而異，因此資料必須具有隱密性，可以Public/Private Key確認閱讀資訊的人確實有權利讀取。4通訊成本降低 過去企業建構資訊網路需要架設Modem Pool讓合作夥伴撥入，再以通訊專線與夥伴的資訊系統連接，最後透過加值網路以EDI的標準格式進行資料交換，然而透過網際網路，企業可架設目的網站做為窗口，企業通訊將更為經濟。5協同合作 資訊到達目的地之後，將啟動相應的應用程式自動處理，針對資訊來源端做 出適當的回應，使上中下游協同合作，進而達到供應鏈管理的目的。四、電子化供應鏈涵蓋的五項功能台塑電子化採購網站同時亦結合電子化供應鏈的服務，其將各活動環節以電腦化作業串連成通暢的資訊流，從企業間原料產品之詢報價、訂單、交貨管理、進出口之開狀、報關、投保、交運作業以至貨況追蹤及付款對帳作業，均納入電腦作業，系統內相關資料一次輸入，重複使用，以達到資訊共享。其功能包括(如下圖):1.詢報價作業 包含:1針對詢價單報價登錄、2產生電子簽名與加密、3詢報價內容公告、確認供應商報價資料或回覆相關訊息、4處理記錄更新5選擇適合的供應商Schedule Agreement等功能。2訂單及交貨管理作業 包括1訂單資料回覆或修改處理、2STANDARD P/C及JIT P/O 之EDI或E-FORM威理、3設定P/C應回覆時間並以EVENT DRIVEN處理4交貨變更處理、三交貨通知處理、6資料簽名與加密處理、7.FORECAST訊息處理、8設定交貨通知應回覆時間並以EVENT DRIVEN方式處理、9.訂單餘額查詢、1O訂單交貨明細查詢、11、可交貨明細查詢與已交貨之貨況查詢。3進出口及保稅作業 包含1與銀行申請信用狀之處理、2與保險公司投保相關資料處理、3收到國外供應商交貨通知持相關資料及訊息傳送報關行、4進口報關狀態回覆及查詢、準備出貨時與承批業之相關訊息傳遞、工出口相關文件及訊息傳送報關行、6出口報關狀態回覆及查詢、7進出口報單電腦彙總以建立公司料號進銷存狀況、8建立海關要求之保稅工廠電腦帳冊。 4貨況追蹤作業 包含1、全程貨物資料查詢，2、貨物托運資料整合，3、進出口貨況資料回報，4、進口到貨通知，5、提單發放通知，6、航機到離時刻查詢表; 5財務及稅務作業 包括1、產生付款指示簽名，2、付款指示傳送給銀行，3、接收扣帳通知，4、產生匯款通知資料供協力廠商查詢；6可接收國內供應商之電子發票訊息7發票進銷項稅額可經關貿網路申報8依據應付帳款產生付款指示。五、企業導入B2B 機制之時程與效益 企業導入EC機制除了是目前時勢所趨，其主要著眼點在於電子商務對企業帶來的利益是非常強大的，不過企業在導入過程中需要有一完善的規劃，安排其導入時程與步驟，才能為企業內外部所接受，其時程可分為三個階段:第一階段:建立電子商務所需的基礎架構。第二階段:調整組織流程以適應電子商務的基礎架構。第三階段:利用基礎架構所產生的資料與回饋增加企業競爭力。當初台塑在導入此採購網站系統時，共花了一年的時間，其中開發相關電子商務機制時間為六個月，再經過三個月測試與三個月的試辦，最後終於步上正常運作的軌道。台塑在經歷了電子商務的導入時程，其為其帶來的利益包括:1 降低採購成本與存貨，提高採購管理續效 每家企業採購方面均有漏洞，主要問題出在內部管理，透過電子化的過程可避免原有的缺失，儘量減少人為的不利因素。2 降低生產作業時間3 提高效率4 降低營運成本根據台塑內部的統計，其工程發包系統一個月即可省下台幣360萬元。因此可有效的降低其營運成本。5提供一致性和Anytime Anywhere 的服務 透過電子採購還可建立企業與供應商之間更安全方便的訊息交換環境，有效處理採購程序的各項作業。關貿網路並提供Thin-Client作業架構，供應商可使用單純和一致性的親和介面，也就是瀏覽器(Browser)，來減低供應商軟硬體投資，並可在任何地點連線上網作業。六、台塑電子化採購網站之實例介紹 台塑企業電子化採購網站的功能包含:1、標案結果查詢 2、報價系統 3、下載新廠商調查表 4、密碼變更 5、公告事項 6、採購公告1標案結果查詢: 其可依工程發包類別進行各類工程發包專案之查詢 可分為:營建、機械、電儀等類別進行查詢。2報價系統: 可依材料類別進行查詢，之後可再進一步依依材料中類選擇查看台塑企業之各類採購詢價案件公告，其功能包含: a. 詢價、電子簽章、報價b. 報表列印c.付款進度查詢 實際介面如下圖:除此之外，台塑電子化採購網站也提供了相關公告事項與採購公告，方便供應商可以透過Internet即時的了解相關事宜。除此之外，台塑電子化網站(.tw/)還包含有”電子交易市集”與”台塑企業資訊系統”， 其項目也含A、企業採購 具備最完整之工業產品採購撮合資訊，提供企業客戶快速、便利、安全的產品線上搜尋及線上下訂服務，再由客戶及供應商雙方自行決定付款及送貨方式，有效簡化採購作業流程，提昇買賣雙方之企業競爭力。 B、企業拍賣提供線上拍賣機制，透過市場競價決定出最適當的產品價格，可讓貴公司在寶貴的採購預算內，獲取最適用的工業材料，並發揮最大的經濟效益。 C、供應商管理提供加入本電子交易市集之供應商線上即時維護其電子型錄內容等服務，並可快速建立拍賣作業。D、工程發包詢價透過全國首創之衛星網路系統，將台塑企業最近的工程發包案件全面上網招標，落實數字化、公開化、透明化的工程招標制度，使本企業旗下所有優良的工程協力廠商皆可憑藉實力主動報價以爭取承攬機會，徹底遏止人為因素介入操縱圍標等弊端，進而提升整體工程品質。 E、工程發包報價 提供台塑企業工程協力廠商於線上輸入個案報價資料，並經電子簽章後加密傳回發包中心資料庫，於開標日統一進行電腦開標；整體作業安全便捷，可有效避免傳統書面報價資料寄送延宕、遺失風險，與報價資料轉載時可能發生之人工輸入錯誤，以確保寶貴的競標機會。 F、採購資訊系統 全面整合台塑企業與材料供應商間之採購動態資訊，線上提供材料供應商有關採購詢價、報價、訂購、交貨通知、材料催交、付款進度查詢等作業功能，不但可大幅簡化傳統人工事務作業，更能進而強化上下游供應鏈價值及快速反應效率，提升企業核心競爭力。 G、採購招標公告 開放尚未加入台塑企業材料供應商行列之廠商瀏覽本企業最近之採購詢價案件內容，並於線上提供相關申請加入本企業材料供應商之表單及規定，鼓勵廠商自我推薦參與競標。 H、供應商貨款進度查詢系統開放台塑企業所屬供應商上網查詢台塑企業最新採購付款進度。 I、客戶查詢系統開放台塑企業客戶上網查詢台塑企業內部訂單處理情形、生產進度、交運明細與授信額度等資訊。 J、經銷商訂單系統目前開放南亞三部經銷商上網輸入訂單資料，直接傳回台塑企業ERP系統納入管制，簡化雙方訂購事務作業。 七、結論與建議: 台塑導入EC系統後，大致遭遇的問題包括:1.採購端內部流程改變2IT系統對應修正3供應端適應不良，其相關網路教育訓練不足等等問題都需要台塑在導入EC系統之餘，其流程也必須有所調整，諸如翻修後台工作流程，從訂單到付款等工作都必須有所調整，並且將內部不同系統的流程進行整合；在IT系統修正部分，電子商務架構與企業原有的系統不同，企業必須修改相關IT與非IT系統，做出對應的修正，才能讓企業與上下游供應商改善流程，達到電子商務的利益。 至於供應端部分，一開始對於電子化採購流程並不習慣，