公司行政管理制度.doc

行政管理制度一、 总则1、 为完善公司的行政管理机制，提高行政管理水平和工作效率，使各项行政工作有章可循，特制定本制度。2、 本制度所指的各项行政工作包括文件收发，计算机使用管理，文印管理，办公用品领用，电话/传真管理、保洁及卫生管理等。3、 本制度所涉及的监督与管理一级部门为行政人事部，二级部门为各部门，行政人事部每月至少不低于一次的监督与检查。4、 本制度所涉及的部门物品、财产直接责任人为部门负责人。5、 本制度所涉及的范围包括各子公司、分公司、门店全体员工。二、 文件收发1、公司文件收发1) 公司的文件由行政人事部负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，领导审核，总经理签发。2) 文件签发后，送行政部门或协同部门统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3) 公司及部门制度、规定等文件原稿由行政部门分类归档，保存备查，修改时应送修改稿至行政人事部。4) 属于秘密文件，核稿人应注明秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5) 公司文件统一由行政人事部负责发送（部门文件由部门决定发送范围、时间）。送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果，秘密文件由专人按核定的范围报送。6) 传阅文件由行政人事部门专人负责回收，对领导指示的文件，行政人事部门须及时组织传达和落实。2、外来文件收发1) 外来文件包括但不限于客户信件、政府信件、私人信件、报刊杂志。2) 外来文件由前台负责签收，分类登记后，按文件的要求报送给相关部门，如若部门不清，直接送行政人事部处理。3) 外来文件，应在当天处理完成，遇节假日顺延，重要文件须立即报送。备注：所有文件收发以签字确认为准。三、 计算机使用管理1、购置和维护、维修1) 公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合标准的设备方可使用。2) 公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装由公司指定的专人监督。3) 软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管，并建立电子档案。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。4) 公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。2、使用1) 公司及各部门的计算机归口管理二级部门由使用部门负责，实行部门领导负责制。2) 使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机，遇特殊情况须切断电源。3) 使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在相应的位置上，如若必须，应设置安全保护。4) 未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。5) 不得擅自在计算机上安装应用软件，尤其是与办公、学习无关的软件，上班时间严禁用计算机玩游戏、聊天。6) 外来人员一律不得擅自使用各部门计算机。3、安全措施1) 公司及各部门的业务数据，由公司网络管理员至少每月备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请立即备份。2) 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。3) 未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。4) 使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。5) 计算机的所有软驱都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必须通过系统管理员。四、 电话/传真管理1、 办公电话用于正常公务，原则上不允许拨打私人电话。2、 电话接听实行首次问责制，及时转接、告知相关人。3、 各部门之间的联络使用内线拨打，严禁用内线电话聊天、谈笑。4、 办公电话一律不得拨打信息台，一经查实，视为严重违纪，对当事人作相应处罚，并保留辞退权利。5、 员工拨打电话，用语力求简洁、明确，减少通话时间。6、 前台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，仁本公司”当对方告知分机电话时，说：“请稍等!”，如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。7、 员工使用的移动电话，须保持顺畅，严禁停机、关机，如遇电话更换，请致电行政人事部备档。8、 各部门经理或负责人保持24小时联络畅通，如遇手机关机，固定电话可联络，其他人员7：3022：00保持畅通9、 遇有上司、同事、客户来电，无法接通时，在通讯畅通时，务必在第一时间回拨电话。10、 无特殊情况半小时内连续三次未接听或无法接通，视为关机处理。11、 传真机只用于传送与工作有关的文件资料，严禁使用传真机传送一切与公司无关的资料，外来人员使用传真机需经领导同意，并收取一定酬劳。五、 办公用品领用1、 公司办公用品由财务统一保管、分发、申购。2、 保管部门应定期检查办公用品的库存量，库存量不足或缺少办公用品时，应及时补充。3、 各部门需大量使用某一办公用品须提前3天联系财务部，以便安排采购。4、 员工需要的办公用品须从节俭出发，能二次使用的应二次使用。严禁占用、堆积。5、 部门公用办公用品责任人为部门负责人。6、 领用日常办公用品由财务部负责登记，领用大宗、高级办公用品，由部门审批后，报总经理批准，后报行政人事部备案。7、 财务部门发现办公用品领用可疑，有权拒绝。8、 严禁办公用品移作他用或私用。六、 文印管理1、 公司的文件、与工作有关的资料等确有必要打印的方能打印，打印时请注意你的稿件排版，避免浪费。2、 所有需要复印材料到前台进行复印时，原则上一律交由前台复印，如若需要本人复印请做好登记工作。3、 严格按照复印机操作规范操作，防止纸张浪费、防止对设备造成不必要的损坏。4、 树立严格的保密观念，及时销毁废弃文件，不得随意将打印、复印资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，严禁截留任何文件。5、 严禁打印、复印与工作无关的资料。6、 对于任何涉及保密范畴的文件、资料等浪费的纸张须及时销毁，严禁二次使用。七、 保洁及卫生管理1、 各部门卫生值日人员提前20分钟到办公室，按照划分的责任区、办公区域做好卫生保洁工作。2、 各办公室每天卫生责任人负责办公桌、地面，以及茶杯、纸篓，烟灰缸等保洁工作，确保办公室整洁，办公物品摆放有序。3、 各办公室电脑、打印机、复印机、传真机、电话、电风扇等办公设备、设施，保持干净、整齐做到每天上班前表面清洁。4、 下班后，各部门区域内、办公室设施、物品需整齐归位，严谨肆意乱放，杂乱无章。5、 办公物品摆放整齐、有序，桌面及文件柜上无杂物，室内不摆放与办公无关的物品。6、 严禁墙上乱钉乱挂，每周至少清洁一次办公区域内、责任区域内的悬挂宣传物。7、 门、窗、玻璃干净、明亮，室内、外无污渍。8、 严禁公共区域内吸烟、严禁随地吐痰、乱扔烟头。9、 严禁在较为明显的区域位置、区域摆放垃圾筐。10、 来客接待后10分钟内整理接待区域，保持区域整洁。11、 上班后严禁外出购买早餐。12、 上班绝对禁止吃早餐。八、 罚 则1、 文件收发(1) 各类签发文件发放延误，导致执行人工作未跟进，主管领导减少5-10分。(2) 各部门制定的部门规定、制度在执行之日后3天内未送行政人事部备案，责任部门领导减少5分，修订亦同。(3) 导致保密文件泄露，责任人减少5分。(4) 负责传阅文件未及时（规定的时间）收回，责任人减少2-5分。(5) 各类外来函件在第二天12时前送达相关人、部门手中，责任人减少2-5分。(6) 前台文件收发在第二天12时进行登记、归档处理，减少2分。2、 计算机使用管理（1） 各型号计算机购置资料（软盘、光盘、说明书、保修卡、许可证协议等）保管不全者，计算机管理人员减少2分。（2） 各类计算机设备报修后，3天内未维修的，或无情况说明，给予严重警告，超过2次，减少3-10分（3） 各类计算机上安装不该存在的聊天工具、下载各类电影、游戏等之一者，直接责任人减少5-20分。（4） 上班时间玩游戏者、非正常聊天之一者，直接责任人减少5-20分。（5） 允许外来人员使用公司电脑者，直接责任人减少5分。（6） 下班后未关闭计算机、显示器、打印机、复印机、照明设施等用电设备，直接责任人减少1分。（7） 各部门资产的损坏、丢失，直接责任人负全责，并按原价赔偿。同时减少5-10分，如重要资产损坏（导致无法正常使用）、丢失，绩效考核当月全部取消。3、 电话/传真管理（1） 部门电话响铃超过3声未接听者，该部门在岗人员，每人减少5分。（2） 过渡私用公司电话者，减少5分。（3） 拨打信息台等之类电话者，减少10分，部门领导连带减少5分。（4） 接打电话态度恶劣者，减少5分。（5） 按规定未转接、告知相关同事者，责任者减少5分，重要电话延误者，减少10分。（6） 电话未及时接、听者，减少5分。（7） 电话关机、未及时回复，减少5分。（8） 前台传真、电话未及时送达、转接，减少5分。（9） 传真机为私之用者，每月超过2次者，减少5分，直接责任人未阻止，减少5分。（10） 各类资料的复印每月超过2次未登记者，减少2分。4、 办公用品领用管理（1） 各类办公用品领为私用者，减少5分。（2） 随意浪费办公用品，每次减少2分。（3） 大宗、高级办公用品办理完成后3个工作日未到行政人事部备案者，减少2分。（4） 各类耐用办公用品的人为损坏、丢失，直接责任人减少5分。5、 文印管理(1) 复印机、打印机等之一为私用者，每月超过2次者，减少5分，直接责任人未阻止，减少5分。(2) 各类保密文件复印、打印，导致泄密者，减少5分，情节严重者，减少10分。(3) 废气文件、资料造成泄密的，责任者减少5分。6、保洁及卫生管理（1） 各责任区、办公区垃圾每天上班前未清理，减少2分，每月连续两次出现减少5分。（2） 各责任区办公设备、设施明显脏、乱，各减少1分。（3） 各责任区办公设施未整齐归位、摆放，减少1分。（4） 各责任区内的办公物品、文件肆意乱放，减少1分。（5） 各部门每次来客接待，未在规定时间内整理会谈现场，较少1分。（6） 上班后外出购买早餐者，减少2分。（7） 上班后吃早餐者，减少2分，部门领导未及时制止，连带减少3分。7、行政监督管理（1） 直接监督人监督不到位，监督责任人每出现一次减少2分。（2） 同一现象每月超过2次（不含），监督部门领导连带减少5分。备注：l 以上各项条款，均实行累计。l 相应分值界定：1分=10元人民币。l “未及时”是指电话在未接通时，半小时内未回复。l 无直接责任人者，该项责任由部门负责人承担。l “过渡”是指一个