付款报销程序2013002分析.doc

文件名称付款及报销管理规定文件编号SZNJ2013002修订部门人力行政部修订日期2013.03.01发行日期2013.03.01制 订审 核审 批第一 目的：为加强资金管理，避免资金损失，明确开支标准，规范财务手续，制定本规定。第二 范围：适用于公司款项支付、员工借款、费用报销等日常管理。第三 职责：公司全体员工负责实施，财务经理有监督的责任。第四内容：一、借款管理规定（一）借款标准1异地出差借款标准异地出差是指到赣州城区之外的其它地区处理公务。其借款限额标准为：北京、上海、深圳每人每天200元，其它城市每人每天150元。2公司业务借款标准公司业务借款主要用于办理接待、会议、采购、销售和行政后勤等事务。其中接待和会议周转金只借给部门经理以上人员，采购办公用品的周转金只借给采购人员，销售周转金只借给销售人员，处理行政后勤杂务的周转金只借给行政后勤人员。公司业务借款限额3000元以下。（二）借款程序1借款申请（1）异地出差借款，出差人应填写出差申请单，由部门经理（或公司主管领导）签字后报公司领导批准，然后据此填写借款单；（2）公司业务借款，经手人应填写开支预批单，由部门经理（或公司主管领导）签字后报公司领导批准，然后据此填写借款单；2借款审批借款单应先由部门经理（或公司主管领导）审核签字，然后由公司领导审批签字。3办理借款手续借款人持审批好的借款单到出纳员处办理借款。（三）借款人、审核人和审批人的责任1借款人在当月工资发放前应当报帐、还款而未报帐、还款，须从借款人当月工资中扣回。上次借款未归还者，不得再次借款。2借款人应当在当月工资发放前还款而未还款，财务部又未从其当月工资中扣回的，由出纳、财务经理承担还款责任。3借款人未按期还款，扣除工资后又不足以偿清借款的，由部门经理和公司签字批准领导各承担50%还款责任。二、付款管理规定付款是指在支付采购款、政府管理部门规费、内部往来款时直接将款项通过转账（含承兑汇票、电汇、转账支票等）形式付给对方单位。1采购款支付：采购物品已验收、已收到发票的，采购经办人填写付款通知单并将采购合同复印件、请购单、购置发票作附件，经部门负责人签字后，交财务经理审核，公司有权限领导审批后，财务办理付款。2政府规费的支付：已取得行政事业性收费票据的，由经办人填写付款通知单并将收费通知、收费票据作附件，经部门负责人签字后，交财务经理审核，公司有权限领导审批后，财务办理付款。要先付款才开票的，由经办人填写付款通知单并将收费通知作附件，经部门负责人签字后，交财务经理审核，公司有权限领导审批后，财务办理付款并作挂账处理，经办人必须在付款当月负责收回收费票据，非常特殊情况下必须在次月内收回收费票据。经办人收回票据后填写报销单并将收费票据作附件，经部门负责人签字后，交财务经理审核，公司有权限领导审批后，财务办理销账。3内部往来款的支付：内部往来款是指公司股东和关联企业间为融通资金而发生的资金借贷和资金划拨。资金借贷应签订借贷协议，财务部根据借贷协议填制付款通知单，经公司有权限领导批准后，办理付款手续。资金划拨应由有权划拨方签发资金划拨单，财务部根据资金划拨单填制付款通知单，经公司有权限领导批准后，办理付款手续。三、费用报销管理规定（一）报销时间1员工出差回到公司后，应在6个工作日内办理报销手续。2每笔业务费用发生后，经手人应在6个工作日内办理报销手续。3每周二、四的上午为报销时间，其它时间不予办理审批和报销手续（二）国内出差费用开支标准1长途交通工具：（1）部门经理：可乘坐单程飞机、火车软卧、轮船二等舱和汽车，经公司有权领导批准可乘坐双程飞机；（2）其他人员可乘坐火车硬卧、轮船三等舱和汽车，经公司有权领导批准可乘坐单程飞机。2住宿费：提倡住连锁经济型酒店，为节约费用，同性别两人以上一同出差原则上两人同住一间房。出差住宿费按如下标准执行。单位：人民币元/天地区分类一类地区二类地区三类地区报销金额180150100注：一类地区指北京、上海、深圳、广州；二类地区指除一类地区外的直辖市、省会城市。三类地区指除一类、二类地区之外的其他城市。3市内交通费：（1）部门经理每天40元；（2）其他人员每天20元。4费用限额：实际发生费用高于限额标准的部份不予报销；5由公司派车出差的，不报销长途交通费和市内交通费；6公司高管（经公司董事会任命的副总级以上人员，下同）出差实报实销；7一经发现出差人员用虚假票据报销，将对责任人处以票据金额12倍罚款；8销售人员特别规定：（1）长途交通乘坐硬卧、动车组二等坐，乘飞机须总经理批准；（2）短程（300公里以内）可乘坐硬座；（3）市内交通实报实销，但最高报销限额40元，超过部分不予报销；（4）业务招待须向总经理申请，每次不超过150元，部门经理不超过200元；（5）销售经理住宿费标准每天180元，其他销售人员每天150元；超过部分不予报销，不足部分不予补差。（四）港、澳、台、国外出差住宿费标准1住宿费在每人每天50美元的限额内凭发票报销。2时间计算以实际出访时间计算，包括香港或澳门过境时间。4往返机票及途中汽车费据实报销。5出差人员除报销上述项费用外，还需报销其他费用，需经公司领导对报销费用发票单独审批后报销。6随旅行社出国的，因支付给旅行社的费用中包含了往返机票费、汽车费、住宿费和伙食费，不再报销任何费用。7公司高管费用据实报销。（五）报销程序1 出差报销程序（1）出差人应填写差旅费报销单，将所有票据（每张票据经手人必须签字）按财务部的要求整理粘贴在差旅费报销单的背面，连同出差申请单交部门经理审核签字；（2）出差人将报销单和票据交财务部出纳审核，财务部出纳将不符合财会制度和公司相关规定的票据剔除，核对金额计算无误后签名，再交财务部经理审核签字；（3）公司领导审批签字；（4）出差人到财务部办理付款或冲账手续；（5）没有出差申请单的不得报销。（6）销售人员报销特别规定：a员工出差回来后5日内应办理报销手续，填写差旅费报销单并附票据，报部门经理、总经理审批。 b补差、超过预支款项部分报销后立即发放；报销不足抵销预借款项，应在三个工作日内补齐。 c业务招待费单独审批。2业务费用报销程序（1）业务经手人填写报销单，将发票（每张发票经手人必须签字）、请购单、开支预批单作报销附件粘贴好，经部门经理审核签字；（2）之后程序与出差报销程序相同。（3）所有购买实物的业务，没有请购单不得报销，购买实物之外的开支没有开支预批单不得报销。3凡是规定了因公借款余额最高限额的人员，出差后或业务费用发生后，办理报销时借款余额超过最高限额的不予付现，报销金额冲销借款余额，冲减后借款余额仍然超过最高限额的，在发放当月工资时，扣发当月应发工资冲销借款余额，直到借款余额不超最高限额为止。4凡以个人名义借款到有关政府部门办理缴费的，因发票不能及时取得的，先挂经办人借款，经办人应在当月催要到发票，特殊情况下必须在次月内取得发票，待取得发票后，经办人填写报销单并将收费通知单、收费票据作附件，经部门负责人签字后，交财务经理审核，公司有权领导审批后，财务办理销账。在次月仍未取得发票的，开始进入扣工资处理。四、报销发票的合法合规性要求1发票联套印全国统一发票监制章。2监制章采用有色荧光油墨套印，印色为大红色，在紫外线照射下呈橘红色反映。3采用水印防伪标记，水印图案为菱形，中间标有“SW”字样。4采用无碳防伪纸印刷的，发票联显绿色。5发票填制必须套写，发票内容要求填写齐全、准确，发票抬头必须为公司全称，日期必须为取得发票的当日，购买物品必须填写物品名称、单位、数量、单价、金额等事项，金额填写清晰，大写和小写金额必须相符。6发票必须盖有开具发票单位的财务专用章或发票专用章。7发票联不准涂改，需要更正的部分，必须在更正处加盖开具发票单位的公章，但发票金额不得更改，一经涂改，此发票作废。8普通发票允许作为报销凭据的发票是指“发票联”，发票其他联次不能作为报销凭据，普通发票如有特殊情况“发票联”丢失，应写明情况，以开具单位的“存根联”复印件经公司负责人批准后方可作为报销凭证。9根据税务法律规定，当年度的发票必须当年报销，否则超期不予审核，经办人员必须退换新发票。10增值税发票的特殊要求：增值税专用发票抵扣联票面上的84位密文或票面上的“发票代码”、“发票号码”、“开票时间”、“购货方纳税人识别号”、“销货方纳税人识别号”，“金额”、“税额”等七项数据都是抵扣时税局计算机扫描认证的要素，污损、褶皱、揉搓等都可能造成认证时无法辨认，导致防伪税控认证子系统不能产生认证结果。给公司带来损失，因此增值税专用发票抵扣联必须非常妥善、小心地保管。因经办人保管不善导致不能认证抵扣的，其损失由责任人承担。增值税专用发票必须将发票联和抵扣联一起报销（有销货清单的销货清单必须和发票一起），无抵扣联的增值税专用发票，按非增值税专用发票处理。增值税发票发票联和抵扣联丢失造成公司不能进项抵扣，由丢失责任人承担损失。11不同时期有不同的发票版式，取得的发票版式必须正确，逾期使用的旧版发票不得报销。12收款单位必须与发票上的财务专用章或发票专用章一致才能办理付款。13超出经营范围的发票为无效发票，不得作为报销凭据。14有业务合同的，发票开出单位必须与合同单位一致。15白条、收款收据一律不得报销。凡不符合上述合法合规性要求的发票一律为不合格发票不得报销。对经办人取得的虚假票据一律一经发现没收作废，并对责任人处以票据金额12倍罚款。五、相关记录1出差申请单 2.开支预批单 出 差 申 请 单部门： 姓名： 职位： 申请日期： 1.出差资料序号行程日地点出差目的由（年/月/日）至（年/月/日）由至1232.出差预算费用预 算 费 用金额(人民币：元)备注住 宿 费交 通 费餐 费其 他合 计拟借款： 元 同意借款： 元3.工作代理人资料（此项由