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国际市场开发部助理工作培训资料更新时间：2013年11月15国际开发部数据库基本操作方法（ACCESS 2013）一 ACCESS 2013基本用法（一）表简介关系数据库（如 Access）通常具有多个相关表。在设计良好的数据库中，每个表存储有关特定主题的数据，例如员工或产品。表具有记录（行）和字段（列）。 字段具有不同类型的数据，例如文本、数字、日期和超链接。记录：包含特定数据，例如有关特定员工或产品的信息。域：包含有关表主题的一个方面（例如名字或电子邮件地址）的数据。字段值：每条记录都有字段值。例如，Contoso, Ltd. 或 。表和字段属性表和字段的特性和行为由属性进行定义和控制。 表的属性在表的属性表中设置，例如，您可以设置表的“默认视图”属性，以指定在默认情况下如何显示表。字段的属性定义字段行为的某个方面。还可以在设计视图中使用“字段属性”窗格来设置字段属性。每个字段都具有数据类型，用于定义字段中存储的信息类型。例如，多行文本或货币是数据类型。表关系虽然数据库中的每个表存储有关特定主题的数据，但是关系数据库（如 Access）中的表存储关于相关主题的数据。例如，数据库可能包含：客户表，列出公司的客户及其地址。产品表，列出所售产品，包括每个产品的价格和图片。订单表，跟踪客户订单。要连接不同表中存储的数据，可以创建关系。关系是指具有共同字段的两个表之间的逻辑连接。键：属于表关系的一部分的字段称为键。键通常包含一个字段，但也可能包含多个字段。有两种类型的键：主键： 表只能有一个主键。主键包含唯一标识表中存储的每条记录的一个或多个字段。Access 自动提供名为 ID 号的唯一标识号作为主键。有关详细信息，请参阅添加或更改表的主键。外键： 表可以有一个或多个外键。外键包含的值对应于其他表的主键中的值。例如，您可能有一个“订单”表，其中每个订单都有一个对应于“客户”表中的记录的客户 ID 号。“客户 ID”字段即为“订单”表的外键。键字段之间的值的对应关系构成表关系的基础。使用表关系来组合相关表中的数据。例如，假定您有一个“客户”表和一个“订单”表。在您的“客户”表中，每条记录由主键字段 ID 标识。若要使每个订单与客户关联，可以向“订单”表中添加对应于“客户”表的 ID 字段的外键字段，然后在两个键之间创建关系。在向“订单”表中添加记录时，对客户 ID 使用来自“客户”表的值。每当您希望查看有关订单客户的任何信息时，都可以使用关系来识别“客户”表中的哪些数据对应于“订单”表中的哪些记录。（二）查询简介 使用查询可以更轻松地在 Access 数据库中查看、添加、删除或更改数据。使用查询的其他一些原因：通过根据特定条件筛选快速查找特定数据计算或汇总数据自动处理数据管理任务，例如定期查看最新数据。查询帮助查找和处理数据在设计良好的数据库中，要通过窗体或报表显示的数据通常位于多个表中。查询可以从不同表中提取信息并组合信息，以便显示在窗体或报表中。查询可以是向数据库提出的数据结果请求，也可以是数据操作请求，或两者兼有。查询可以为您提供简单问题的答案，执行计算，合并不同表的数据，添加、更改或删除数据库中的数据。创建选择查询如果要仅从表中的特定字段查看数据，或从多个表同时查看数据，或只根据特定条件查看数据，请使用选择查询类型。有关详细信息，请参阅创建选择查询。从选择字段查看数据例如，如果数据库中某个表包含关于产品的许多信息，而您要查看产品及其价格的列表，请执行以下操作创建选择查询以便只返回产品名称和相应的价格：打开数据库，在“创建”选项卡上，单击“查询设计”。在“显示表”框中的“表”选项卡上，双击“产品”表，然后关闭对话框。在“产品”表中，假设您具有“产品名称”和“列出价格”字段。双击“产品名称”和“列出价格”以将这些字段添加到查询设计网格中。在“设计”选项卡上，单击“运行”。该查询将运行，并且显示产品及其价格的列表。从多个相关表同时查看数据例如，如果您具有食品销售商店的数据库，并且要查看生活在特定城市的客户的订单。假设关于订单的数据和关于客户的数据分别存储在名为“客户”和“订单”的两个表中。假设每个表都包含“客户 ID”字段，该字段构成这两个表之间的一对多关系。按照下列步骤，可以创建查询以便返回特定城市（例如，天津）中客户的订单：打开数据库。在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。在“显示表”对话框的“表”选项卡上，双击“客户”和“订单”。关闭“显示表”对话框。请注意将“客户”表中的“ID”字段与“订单”表中的“客户 ID”字段连接起来的连线，它称为联接。该连线显示了两个表之间的关系。在“客户”表中，双击“公司”和“城市”，以便将这些字段添加到查询设计网格中。在查询设计网格的“城市”列中，清除“显示”行中的复选框。在“城市”列的“条件”行中，键入天津。清除“显示”复选框可防止查询在其结果中显示城市，而在“条件”行中键入天津可指定您只想查看“城市”字段值为“天津”的记录。在此情况下，该查询只返回位于天津的客户。您不必显示某个字段就可以在条件中使用它。在“订单”表中，双击“订单 ID”和“订单日期”以便将这些字段添加到查询设计网格的后面两列中。在“设计”选项卡上的“结果”组中，单击“运行”。该查询将运行，并且显示天津的客户的订单列表。（三）窗体窗体是一个数据库对象，可用于创建允许用户输入和编辑数据的用户界面。窗体通常包含执行各种任务的控件。虽然只需通过在表格中编辑数据，就可以在不使用窗体的情况下创建数据库，但是大多数数据库用户更愿意使用窗体来查看、输入和编辑表中的数据。使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。使用“创建”选项卡，并尝试“窗体”组中的选项，以快速创建新窗体。您也可以在导航窗格中选择表格或查询，然后使用“窗体”命令快速创建基于该对象的新窗体。（四）报表报表是用来呈现数据的一个打印的格式对象， 是以格式化的形式向用户显示和打印的一种有效方 式。报表只能查看数据，不能修改和输入数据。报表的组成（组页眉/页脚）报表通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页 面页脚及主体5部分组成： 1.报表页眉 报表页眉是整个报表的页眉，内容只在报表的首 页头部打印输出。报表页眉主要用于打印报表标题、 制作时间、制作单位等内容。 2.报表页脚 报表页脚是整个报表的页脚，内容只在报表的最 后一页底部打印输出。主要制作报表标题、制作时间、 制作单位等，及数据的统计结果信息。主体 主体是报表打印数据的主体部分。可以将数据源 中的字段直接“拖”到“主体”节中，或者将报表 控件放到“主体”节中用来显示数据内容。 “主体”节中的内容是报表的项目不可缺少的关键内 容。页面页眉 页面页眉的内容在报表每页头部打印输出，主要 用于定义报表输出的每一列的标题。页面页脚 页面页脚的内容在报表的每页底部打印输出。主 要用来打印报表页号、制表人和审核人等信息。报表的创建方法使用“自动报表”创建报表 ; 使用“报表向导”创建报表; 使用“设计视图”创建报表;二 国际开发数据库录入具体规范1. 报价及跟踪（1） 录入顺序报价列表报价编号报价明细报价沟通明细（公司内部催要报价及客户报价反馈）（2） 工作明细： 报价列表：是以客户为基准，根据同一客户同一年度的询价依次指定询价单号，作为日后统计及各表信息关联的唯一信息。 通过报价列表，指定好询价单号，并将此询价单号填入表报价编号内。 将客户询价的指定内容录入报价明细，注意询价单号的一致性。 建立查询。两个表格交叉查询，即报价列表和报价明细，按固定格式（附录I），发给采购进行询价。 按要求，要在7天内回复客户报价，并以报表固定格式（PDF）发给客户，每周五，须汇总采购未报价，跟踪采购。建立查询，汇总报价列表和报价明细信息，按固定格式（附录II）发给采购并跟踪。 每周五，须汇总给客户报过价，但未收到客户回馈的信息，按照固定格式（附录III），分别发给相关客户并跟踪回复。 根据工作明细和，将相关报价的沟通内容录入报价沟通明细中，并确定下次沟通日期。每周一，针对后续跟踪事项，建立查询，依次进行跟踪。2. 启运项目及跟踪（1） 录入顺序启动项目列表启动单编号启动项目明细启动项目跟踪沟通明细（公司内部项目进度落实及与客户沟通更新项目进度）（2）工作明细： 启动项目列表：同一年度的启动项目依次指定启动单号，作为日后统计及各表信息关联的唯一信息。 通过启动项目列表，指定启动单号，并将此启动单号填入表启动单编号内。 将启动项目详细内容录入启动项目明细，注意启动单号的一致性。 建立查询。两个表格交叉查询，即启动项目列表和启动项目明细，按固定格式，发给采购落实进度。 按要求，要在7天内回复客户项目计划，并以报表固定格式（PDF）发给客户，每周一，将采购未落实的项目和已落实的项目汇总并备注，发给采购，并和采购沟通落实相关进度，如已落实进度的项目，则需进一步确认核实是否能按照进度完成。 每周五，向客户及时更新项目进度（固定格式）。 根据工作明细和，将相关启动项目的沟通内容录入启动项目跟踪沟通明细中，并确定下次沟通日期。每周一，针对后续跟踪事项，建立查询，依次进行跟踪。三 国际开发部数据录入实践实践内容： 见后表。实践人 ： 实践时间：考核方式：随机挑选询价录入及分析。考核结果：价收到客户询价收到客户询价，审核数量，材质和图纸信息是否完整将所有审核后的信息录入数据库向采购询价将数据库中录入的客户询价，引出表格，连同图纸发给采购与采购沟通，一周内及时获取报价如若报价中任何有关图纸及技术问题，及时与客户沟通，反馈给采购整理对外报价根据采购报价，整理出对外报价向客户提供正式报价单及时跟踪客户对我司报价的反馈，并将客户的反馈告知采购，为日后报价参考启动项目新项目启动（询价成功或其他）整理相关产品的所有