基于工作日写实法的企业岗位定员实操以某合资公司分析室为例.docx

以某合资公司分析室为例朱平 刘家伟内容摘要岗位定员就是采取一定的程序和科学的方法，对企业总体用人和确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备。文章以某合资公司分析室岗位定员项目为例，详细说明了岗位定编定员的实际操作流程，对于其他企业进行定 编定员工作具有一定的借鉴意义。岗位定员是企业组织设计中的关键一环，定员是否合理直接关系到企业现有人 力资源与岗位设置的匹配，关系到企业人力资源的整体规划、引进和成本，影响到企 业劳动生产率的高低。要想岗位定员做到科学、合理、符合企业实际，首先必须进行全面的工作分析，同时，结合对公司历史资 料和行业有关资料的研究，既立足企业的现状，又考虑企业未来发展的需要。某合资公司成立于 2001 年，主要产品 为粗煤气，生产规模为气化炉日产处理原煤2000 吨，日产煤气 3186300NM3(干气)，有效 气体(CO+H2)全部送某石化分公司。合资公司分析室隶属于公司技术部，按 工作内容的不同分为两个工作小组：水组和煤组，水组主要负责分析水样和大气样成分、配备溶液等，煤组主要负责煤样制备、煤 灰熔点测定、粉煤粒度分析等。分析室设班长岗位，负责分析室日常管理工作，定员 1 人；水组组长岗位，协助班长负责水组日常管理工作，同时承担水组分析工作，定员 1人；煤组组长岗位，协助班长负责煤组管理 工作，同时承担煤组分析工作，定员 1 人；分析员岗位，水组 4 人，煤组 6 人；共计定员13 人；需要指出的是，根据分析室工作机 制，水组和煤组分析员每一年轮岗一次，即 水组和煤组员工互相具有可替代性。合资公司自成立以来，不断革新生产技术，改进工艺流程，随着公司的不断发 展，有必要对各岗位工作量进行统计评价。项目实施过程中，首先下发了部门工作负 荷印象调查问卷。经调查，公司所有各级员工均一致认为，分析室定员明显偏多，人员 过于清闲。因此，确定了项目实施的目标部门为分析室。相关概念及研究述评定岗定员。岗位定员法是一种根据岗位数量和岗 位工作量计算定员人数的方法，即采取一定的程序和科学的方法，对企业总体用人 和确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备1。在有些条件下，用人多少与生产任 务多少没有直接关系。用岗位定员法确定定员人数所依据的工作量不是生产任务总 量或其转化形式，而是各岗位所必须的生产工作时间总量；工人劳动效率也不是按照劳动定额计算，而是按照一个工人在每 班内应有的工作负荷量计算。相关研究述评。岗位定员相关研究。岗位定员也即劳 动定员、定岗定员，该方法源自泰勒科学管理的精髓之一工作定额管理。泰勒认 为管理的中心问题是提高劳动生产率。为了改善员工的工作表现，他提出：企业要制 定出有科学依据 的 工 人 的 “ 合 理 日 工 作量”，就必须通过各种试验和测量，进行劳 动动作研究和工作研究。其方法是选择合适且技术熟练的工人；研究这些人在工作中使用的基本操作或动作的精确序列，以 及每个人所使用的工具；用秒表记录每一基本动作所需时间，加上必要的休息时间 和延误时间，找出做每一步工作的最快方法；消除所有错误动作、缓慢动作和无效动作；将最快最好的动作和最佳工具组合在 一起，成为一个序列，从而确定工人“合理的日工作量”，即劳动定额。我国学者对于岗位定员的研究主要集 中在两个方面：一为理论方法比较研究，一 为定量研究。王志滨(2011)2详细阐述了各类型岗位作业时间标准及劳动定员定额标准的制定，并指出运用各种标准对劳动定员定额的调整确定过程可能不是一次就能 调整到位，需要多次重复才能达到最优目标。卢平平(2011)3介绍了一些可以运用到 企业定员管理的排队论模型，并以一个具体的例子证实了排队论理论在企业定员管理中确实可以发 挥 重 要 作 用 。 陈 文 波 等 (2008)4从分析劳动时间法定员出发，将组织管理信息系统在运行中产生的数据应用 于劳动时间定员法的分析，从而依靠管理信息系统的有关数据实现科学的组织岗位定员。张金成等(2007)5分析了邮政企业定 员定额工作中的主要问题，结合邮政企业实际，给出了解决问题的具体对策，探讨了 邮政企业在定员定额工作中应当特别注意的问题。刘兴等(2003)6通过对油田油气主 业单位人员情况的分析研究，提出了制定劳动定员的几种方法，并对每种方法优点、缺点及应注意的问题进行了阐述。王东明 (2001)7研究了企业管理技术岗位劳动时间的分类及量化方法，并在定员制定过程中 加以应用。黄海潮等(1993)8调查研究了北京吉普汽车有限公司切诺基汽车装配生产线的岗位定员、定领和劳动强度，认为为了 提高生产流水线工序同期化水平，提高生产效率和保护工人健康，采用劳动时间和能量消耗来评定 岗位定员和定额是可行 的。徐建勇、陈明、张化英、徐虹等学者也分别从不同的角度和领域对岗位定员进行了 相关的研究和探讨。工作日写实相关研究。工作日写实就是把工人在岗位生产劳动现场整个工作日 从上班到下班的所有工时消耗，按时间先 后的顺序连续观察并真实记录下来，经过分析整理后，作为岗位定员的基础工作。工68企业家天地 2012 年 第 9 期 中旬刊管理作日写实法是最基本、最精细的时间研究方法。通过文献查询发现，除赵长虹外，目 前对于工作日写 实法的理论研究尚不多 见，将工作日写实方法运用于企业岗位定 员的研究更是极少。因此，对于工作日写实 法的相关研究亟待加强。方法选取本项目选取的岗位定员方法主要有： 标杆定员法、工作日写实法。标杆定员法即参照同行业或竞争对手的定员水平来制定本企业定员的方法。如 前文所述，工作日写实需真实完整记录工 人在整个工作日从上班到下班的所有工时消耗。因此，把工人生产劳动中的工时消耗 分为定额时间和非定额时间。定额时间。定额时间指工人为完成某项工作所必 须的时间。主要包括：准备结束时间(T1)： 指工人在工作日内完成某道工序或整个工 作日开始和结束时的事前准备和事后结束需要的时间。如工人到了工作地点更衣、取 工具，下班前交班等。基本作业时间(T2)： 指工人在工作日内完成基本作业所消耗的 时间。休息和生理需要时间(T3)：指工人在 劳动中为满足生理需要而必需的生产间断 时间。如班中休息、上厕所、喝水等时间。 工艺性间断时间(T4)：指在生产技术或工艺 程序上不能消除的生产间断时间。非定额时间。非定额时间是指由于组织和技术上的 问题，或由于工人违反劳动纪律所形成的 时间消耗。主要包括：额外作业时间(T5)： 指工人在工作时间内执行不属于本岗位范 围内的工作所消耗的时间。组织停工时 间(T6)：指由于组织原因(如管理不善、技术 问题等)所引起的工人停工时间。如停电、设 备老化等引起的停工时间。个人停工时 间(T7)：指由于工人自身原因(如闲谈、干私 活等)所造成的停工时间。 岗位定员实施与结果分析确定写实对象。写实对象为分析室全体员工，对写实 对象的观察依照如下原则：(1)每位写实对象每天均被不同的写实 员分别观察一次；(2)每位写实对象均不会被相同的写实员连续观察两天； 写实前的准备。 为了确保写实取得客观真实的数据和预期的效果，工作日写实前需要采取一些 有针对性的准备。首先，确定写实对象后，事先了解被写 实对象的职责和日常工作。一般说来，可查阅岗位说明书、访谈对岗位熟悉的相关人 员、调取工作记录档案等，了解岗位的日常工作范围、周期性的工作范围和非例行性 工作项目。对于专业性比较强的工作，写实人员还应实现查 阅相关的技术文件和规 范，确保对岗位工作有一定的认识。其次，对写实人员进行培训，使其掌握 写实的基本原理，能正确观察、填写写实记 录表，并能按照公式分类计算有效工作时间和负荷。写实的组织与实施。工作日写实过程中，需要特别注意以 下事项：首先，工作日写实只是描述在岗员工日常工作的行为，被写实员工不用刻意表 现出工作繁忙，按照日常工作开展的正常速度、频率即可。对于被写实员工被写实过程中出现的超岗位职责范围、与正常工作 操作规程不符或超出所需合理工作时间的工作行为，写实人员将会核对，并进行技术 处理。其次，为确保记录真实的工作情况，写实采用“二加一”结对的跟班记录方式，由 一名熟悉工作的人员和一名人力资源专业人员共同对一位员工进行写实。再次，被写实员工在被写实过程中，不 允许写实人员进行任何形式的交谈，否则 所交谈时间将被计为非定额时间。最后，写实过程中，写实人员不会主动与被写实员工进行交谈，一些工作行为如 需要被写实员工确认，必须在写实结束后进行。信息统计与分析。为了客观分析分析室岗位的劳动负荷 情况以便于定编定员的顺利进行，项目组按照工作日写实的规范设计了工作日写实表。对分析室全体岗位连续跟踪了一周的工作 时间，采用一名项目组成员与一名企业员工结对写实一名员工的做法。工作日写实记录例表见表 4-1。接下来，进行工时利用情况分析，并进行一定的技术处理和综合分析， 工时利用情况分析例表见表 4-2。表 4- 1：工作日写实记录例表(单位：分钟)表 4- 2：工时利用情况分析表5表 4- 3：总工时统计例表(单位：分钟)1234567本次项目实施时间按照分析室正常工作时间进行，具体为周一到周五共五天，上 午 8:00-12:00，240 分 钟 ； 下 午 13:00-17:00，240 分钟；根据工作日写实总工时统计 表，做如下分析：(1)经测算，工时消耗中的准备结束时 间 T1 平均为 5.2 分钟，最长 26 分钟，最短 0分钟。因为 T1 是工作所必须的准备时间和企业家天地 2012 年 第 9 期 中旬刊69工时消耗TTTTTTT总计192011009011240201802600034240371621180052240.3371992000014240345180200053240.56018255030182405781846150027240585145000090240.12626153035052124012759209800452401283160230005424012981770040512401300733000164240合计6862352710112214444347297131200定额工时：24929非定额工时：627131200部门名称班组名称岗位名称在岗人员写实员日期延续时间 核算工时消耗分类时间消耗占有效工作 时间比例(%)占总写实 时间比例(%)备注定额时间T1T2小计T3T4合计非定额时间T停工时间T6T7小计合计总计班组煤组班次上午员工姓名A日期2011 年 8 月序号行为描述延时T1T2T3T4T5T6T7备注1换工作服8:00-8:0442粉煤粒度分析9:09-9:5849.15去洗手间10:15-10:183.18接私人电话10:31-10:354.管理 M anagem ent管理结束时间，平均为 5.2 分钟较为合理，没有进行缩减的空间和余地。(2)经测算，工时消耗中的基本作业时 间 T2 平均为 160 分钟，最长 216 分钟，最短73 分钟，工作饱和度仅为 66.7%，说明整个 分析室工作效率相对较低。因为基本作业时间是工作饱和度的主要衡量指标，其数 据直接关系到定员定额，建议公司重新调整工艺路线、改善工艺流程以充分有效地 利用工作时间。(3)经测算，工时消耗中的休息与生理需要时间 T3 平均为 6.7 分钟，最长 54 分钟， 最短 0 分钟。T3 是工作所必须的休息时间 和生理需要时间，平均为 6.7 分钟，同比其 他部门或单位明显偏短，但基于分析室的 工艺性间断时间较长，员工可以利用 T4 解 决生理需要，所以，整个休息与生理需要时 间不长是合理的。(4)经测算，工时消耗中的工艺性间断 时间 T4 平均为 16.7 分钟，最长 98 分钟，最 短为 0 分。可见，工艺性间断时间最长与最 短相差悬殊，这明显存在观察误差（工艺间 断时员工会从事其它工作，造成观察员无 法准确辨别），因 T4 是根据工艺操作规程所 决定的，该停顿时必须停顿，但可以考虑通 过改善工艺流程以充分利用工艺性间断时 间来增加基本作业时间。(5)工时消耗中的额外作业时间 T5 并 不具有代表性，平均值仅为 2.6 分钟，最长 为 69 分钟，最短为 0 分钟。这种时间的出 现，一方面表明分析室分工比较明确，岗位 职责很清晰，员工能够各尽其责；另一方 面，应该看到，额外作业时间并不属于定额 工时，这种做法给我们的启示是既然能帮 同事代劳，为何不直接将这项职责合并到 该岗位，从而减少定员。(6)工时消耗中的组织停工时间 T6 同样 不具有代表性，最长为 30 分钟，最短为 0 分钟，主要由于设备故障，设备老化等非人 为因素引起。建议添置化验设备、改善办公 设施，以提高工作效率，减少这种非定额工 时的消耗。(7)经测算，工时消耗中的个人停工时 间 T7 平均为 33.5 分钟，最长为 164 分钟， 最短为 0 分钟（存在观察误差）。个人停工 时间相对较长，主要用于打电话、闲聊、上 网等事项。之所以出现个人停工时间其实并不是员工劳动纪律涣散，主要源于工作饱和度不高，甚至是无所事事等着下班。可 见，如何将个人停工时间转换为基本作业时间存在很大空间。基于以上分析，按原有人数 13 人计 算，假设分析室定额员工人数为 X，则有：同时，由于工作日写实一般需要连续跟踪足够长的时间才能合理地确定真实的 工作饱和度，因此，工作日写实是一项非常费时费力的工作，在企业中不宜大规模应 用。一般来说，根据定员调整的目的和范围，限于极端部门和岗位采用，即企业员工和管理者普遍认为特别清闲和特别忙的部 门和岗位。 24929 = X 则 X=10.3811（人）31200 13也就是说，从工作饱和度的角度上讲，该分析室只需要 11 个员工即可完成所有 工作任务。且不包含上述实耗工时分析和建议中提出的通过采取各种措施所能节省的工时。结果验证根据我国劳动合同法规定，我国企事业 单位员工每年的总工时应为 2000 小时，即：(365 天 -52 周2 天 -11 天)8 小时=2000 小时 运用标杆定员法，参照同行业相同部门人员配置，为保证分析室工作的正常运 转，按照完成分析室工作量所需人员的最低配置额度，可做如下推断：作者简介朱平（1985-），女，汉族，中南林业科技大学 商学院硕士研究生，研究方向：人力资源与战略 管理。刘家伟（1987-），男，汉族，中南林业科技大 学商学院硕士研究生，研究方向：人力资源与战 略管理。参考文献1赵长红、郭京生、袁家海、朱国成，定机构、定岗、定员M.北京：中国劳动社会保障出版社，2009 年.154-167。2王志滨，劳动定员定额标准的制定J.中 国劳动，2011 年 10 月。3卢平平，排队论在企业劳动定员管理中的 应用初探J.东方企业文化，2011 年