6 文件控制程序.doc

文件控制程序1、目的1.1确保公司管理体系有效运行的场所都使用相应成文信息的有效版本。1.2确保失效或作废的成文信息及时从所有发放和使用场所收回或采用其它办法以确保作废、失效文件不被误用。1.3确保任何作为其它用途而保存的作废成文信息得到适当的控制。1.4确保记录完整性，保存期限及存档次序等，从而对公司记录进行有效的管理和控制，提供产品和服务质量符合要求和管理体综合部系有效运行的证据。2、范围本管理程序适用于公司以任何载体出现的与管理体系运行和服务质量有关的管理手册、管理制度、规范、作业指导书、报告、记录、技术文件/资料、客户文件、相关外来文件、标准、纸质文件、电子文档、磁性的、计算机盘片、图样、照片、标准样件等成文信息的控制。3、职责3.1综合部负责对体系成文信息、行政人力资源成文信息、法规性成文信息、相关外部性成文信息及其他成文信息进行统一的归口管理。3.2综合部负责对市场销售服务合同、外来技术要求及相关成文信息资料进行管理。3.3品管部负责对技术性成文信息、标准、图纸、样品、规范、作业指导书及其他成文信息进行统一的归口管理。4、工作流程及要求4.1文件的管理要求4.1.1编写格式 a.文件信息：(1)文件编号：界定文件的类型、权责部门及序号，用以不同文件的区分。(2)生效日期：界定文件发行的生效日期。(3)页 次：界定文件的总页数及每一页在文件中所处的位置。(4)版 本：界定同一文件的更新状况。b.文件内容： (1)目 的：编写文件的目的或意图。(2)范 围：叙述规范适用的区域、部门、人员或业务范围。(3)术语和定义：说明一些不常用或易混淆的字义。(4)职 责：叙述涉及该项业务范围的人员（职称）或部门的权责。(5)工作流程及要求：叙述那些特定人员何种时机或状况，以何种方式执行某件得特定运作，并产生何种记录或报告。(6)记 录：将文件中所述的作何记录所使用的窗体逐一列出。c.文件排版要求： （1）文件上、下、左、右边距设置为12.7mm。（2）文件标题字体设置为宋体2号，（3）文件编号、正文内容设置为宋体小四号字。正文行距1.5倍，4.1.2文件的编制、审核、批准权限：文 件 类 别编 制审 核批 准文件管理部门管理体系总则编写小组管理体系负责人最高管理者综合部管理规范、规范部门编写小组部门负责人质量负责人综合部、品管部工作指导文件部门编写小组部门负责人质量负责人综合部工艺技术资料部门编写小组部门负责人质量负责人品管部4.1.3文件的编号a 质量环境管理手册 YKJD/QEM-流水号（从01开始递增）b 管理制度、规范文件编号： YKJD/QEP-流水号（从01开始递增）c 工作指导文件、工艺技术资料文件编号: YKJD/WI-流水号（从01开始递增） d 记录编号： YKJD/R-部门代码-流水号（从01开始递增）编号原则说明：管理体系文件的编号的排订由综合部文控员统一规定实施。4.1.4文件的新增流程：1) 各部门如需编制文件用以指导其工作时，由各部门指定专人编制文件，填写文件新增/修改/废止申请表提出新增申请。2) 文件新增/修改/废止申请表须由部门负责人审核后，交由新增文件相关部门负责人会签呈管理体系负责人或其代理人核准后交综合部。3) 如文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人进行最终裁决。4) 文件会签好后交由综合部依文件编制的相关规范编制文件，并办理发放作业。4.1.5文件的修订：1） 如文件已不适用或跟实际作业不相符时，须由相关部门填写文件新增/修改/废止申请表提出修改申请。2） 文件新增/修改/废止申请表须经本部门负责人审核后，交由各与文件内容相关的部门负责人会签并呈管理体系负责人或其代理人核准后交文控员。3） 如修改文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人最终裁决。4） 文件会签好后交由综合部进行文件的修订作业，并进行发放/回收处理。4.1.6文件的版本管理：1） 所有文件的第一次正式发行的版本为V1.0版。2） 如文件有修改时，修改单位应视其修改内容的多少在文件新增/修改/废止申请表的“版本变更”栏上注明修改版本或者修改版次，当修改版本时，则版本变更为V1.0、V2.0依此类推；当修改版次时，则版次变更为V1.1、V1.2依此类推。3） 版本修订原则： a本公司整体全面修订文件时的均须变更版本b如所修改的内容已完全异于原文件的界定则修改版本c如所修改的内容仅只是对原文件进行补充或删减则修改版次。 d如所改的内容仅只是对原文件的部份内容作少许变更时则修改版次4.1.7文件的发放管理：1） 综合部应对发行的文件进行编号，编入页次、发行日期，并加盖【受控文件】章。文件的原件保留在综合部在背面加盖【受控文件】章。2） 综合部根据文件新增/修改/废止申请表的会签单位复印适当份数后加盖受控文件章发放给各相关部门。3） 文件分发至各部门时，应填写文件发放/回收记录表作好分发记录。4） 如因业务需要或其它因素需对外发文件时，应由相关单位提出申请，经本部门负责人及管理体系负责人核准后方可发行， 综合部加盖红色参考文件章后进行分发作业。4.1.8文件的作废管理：1） 如文件已不适用时，则由相关部门填写文件新增/修改/废止申请表提出作废申请。2） 文件新增/修改/废止申请表须经本部门负责人审核后，交由各相关部门负责人会签并呈管理体系负责人或其代理人核准后交综合部。3） 如文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人最终裁决。4） 文件会签好后，综合部应根据文件发放/回收记录表回收作废文件。5） 当文件有新版本发行时，旧版文件全部作废。6） 作废文件由文控员回收（如涉及本公司机密的应销毁）。4.1.9文件的回收管理:1） 文件修订或废止时，文控员应依分发记录回收旧版的文件，回收时应注意数量及内容的完整性。2） 回收旧版文件时，须在文件分发及回收记录表上作好回收记录。3） 回收旧版文件须同时修改文件清单、及硬盘备份。4.1.10文件的保存与销毁:1） 文控员应不定时抽查并检讨各部门文件的保管状况。2） 各部门文件均须按照文件清单进行管制。3） 作废文件的原件由综合部加盖【作废文件】章并另行存档，分发给出各部门的作废文件回收后加盖作废文件章后销毁。4.1.11文件的发放申请：各部门文件遗失或生产所需补发及增发者，应由相关部门提出申请，经部门负责人及管理体系负责人同意后方可发放。4.1.12参考文件的管理:1) 参考文件的发放原则：发放至不直接用于指导工作的部门或人员。2) 参考文件的发放和使用：参考文件由文件编制部门确定发放范围。参考文件的保存部门或人员对参考文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于直接指导生产和不得代替管制文件的有效版本使用，此类文件不作回收。4.1.13外来文件的管制1) 当本公司有外来文件产生时，由综合部在文件清单上进行登记作外来文件管制。2) 外来文件的管理等同本本公司的管制文件的相关规定。3) 所有文件均需登录文件清单。4.1.14电子文件的管理 1) 对于电子档文件，文件管理人员要复制考贝2份以上光盘，加密，分不同区域，不同地点存放，以防一旦电脑出现故障导致文件发生丢失等问题。光盘存放时应考虑防潮、防刮花、防损坏等情况，以确保文件不会丢失。2) 对电子档文件，公司应进行分级授权，加密管理，只有经许可的人员方可有权对文件进行修改，未有许可的人员只能进行文件调阅。4.2记录的管理要求4.2.1由文控员负责制订记录一览表，确保各种记录的部门保存期限，由管理体系负责人批准，各部门遵照执行。4.2.2记录范围4.2.3与管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、培训记录、产品和过程监视及测试测量记录、计量/生产设备仪器校验记录等。4.2.4与管理活动有关的记录：与产品有关要求的评审记录、评审、验证确认和更改记录、供应商、产品标识记录、不合格品控制记录、顾客调查记录、质量计划相关记录、数据分析应用记录、顾客投诉记录等。4.2.5记录的填写1) 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需要校对、审核、批准2) 记录不得随意更改，确需更改时，采取划改方式，并在更改处签名。3) 记录以书面表格式为主，也可采用电子媒体作为载体。4.2.6空白记录表的管理1) 各种记录的空白表格式由各部门设计，新增表格时，文控员依文件编号规则进行编号，且须保证表格编号无重复。2) 若表格内容变更，则须改变表格的版号，同时作废旧版（表格更改不必填写文件新增/修改申请表）。3) 综合部将所有表格统一汇总，并编写记录一览表。4.2.7记录的收集与标识记录的责任保管部门应定期收集相关记录并按一定的分类方法将记录归类，放于一个档案袋中并在档案袋外做上醒目的标识，以便于识别和检查。4.2.8记录的查阅：公司人员若因工作需要查阅记录，应征得记录保管部门主管同意后即可查阅，若合同有要求，在商定期内记录还可以提供给客户或代表查阅（包括第三方认证查阅）。4.2.9记录的贮存1) 记录须存放在专用柜或电脑或拷贝到硬(软)盘里妥善保存，要防潮、防蛀、防安全等。2) 记录的保存期由责任部门按记录一览表的要求执行。4.2.10记录的处理1) 超过保存期的记录