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标准文件的制作与管理 重庆顶津品保张秦淑 目录 目的名词解释文件编号文件撰写文件管理 目的 使本公司各种文件 制作标准化 管理规范化 流通迅速正确 确保相关部门适时获得适当有效之最新资料 且将作业过程作有效记录 以之作为品质改善和追溯的依据 名词解释 1 封面用纸文件封面书写标准格式用纸 有纵向和横向两种 2 文件标准用纸文件书写标准格式之用纸 有纵向和横向两种 不合格品管制程序文件类别 品质系统程序文件 文件编号 P 5204 004 撰写单位 品保处 版本 第1版发行日期 机密等级 机密 一般合计页数 共5页 名词解释 3 文件版本以数字1 2 3 顺序排列 版本1表示第一版 当版本变更10次后 若再做版本变更 则原文件编号作废 由文管中心另行编号 版本重新定为1版 版序均为A 版本变更的其它情况1 文件总页数变化2 文件名变更而文件编号未变3 页序变更超过J版 名词解释 4 文件页序以数字A B C 顺序排列 版本1中某一页修订 若不需要变更版本 就该页次而言 页序由1A变更为1B 依次类推 当任一页序变更到J时 若再需变更该页序时 则重新发行版本 页序均为A 名词解释 5 品质手册 一阶文件 指导公司品质活动之纲要文件 6 程序文件 二阶文件 表示品质管理体系中不同责权单位之间管理活动流程 程序之文件 名词解释 7 作业指导书 三阶文件 规范品质管理体系运行过程所需具体实施手段之文件 如作业操作标准 检验标准 技术标准等 8 表单格式 四阶文件 品质系统运行必须之记录格式 名词解释 9 内部文件本公司品质系统之一 二 三 四阶文件 10 外部文件集团内发行之技术文件 制度文件等 名词解释 11 资料国际 国家 行业标准 客户标准 集团内发行之技术资料等 文件编号 文件编码系统必须依照下列规则 文件编号 一 文件类别 M 品质手册P 程序文件W 指导书类R 表单文件 二 部门编码 由四位阿拉伯数字组成 依照集团总部管理部组织发展组统一发布的部门编码为准 文件编号 文件编号 三 流水号 由文管中心按照各部门制订发行文件的先后顺序编号 由3为阿拉伯数字组成 001 999 四 表单版本 表单编号后有版本序号 1 10 和页序 A J 文件的撰写 一 文件封面1 文件封面统一使用 文件封面 标准用纸 视内容 可采用直式或横式 2 机密程度分为机密和一般两种 文件内容涉及公司机密如配方 技术操作手册 专利等 应在文件封面标示机密文件 否则为一般文件 3 制订 审核 核准 文件的撰写 二 内容 1XXXXXXXX XXXXXXXX1 1XXXXXXXX1 2XXXXXXXX1 2 1XXXXXXX1 2 2XXXXXXXAXXXXXXXBXXXXXXXaXXXXXXXXbXXXXXXXX 1 章节条文叙述 须以以下排列方式 文件的撰写 2 文件结构手册文件 程序文件之架构建议以下项目逐项叙述 1 目的2 范围3 名词解释4 职责5 作业内容6 注意事项7 附件8 相关文件表单 编号 如无实际内容则在列项目后注明 无 字样 3 字体将文件输入电脑时 字体建议用细圆或中黑字体 字号以14号为主 公司名称使用中黑体或黑体 建议字号为20号 行距建议每行设置在 格式中段落的间距之段前设为6磅 文件的撰写 4 附件在文件中叙述到相关附件 如印章 标示 图纸等 引叙时书写成 如附件 5 流程图建议使用下列图形制作流程图 流程判断连接线 文件的撰写 6 文件引用提到相关文件需引述时 以 XXXXXX 内编写文件名称 并于文件最后按文件编号顺序列出相关文件及编号 按国家法律 法规 国标 集团文件 公司内手册 程序文件 指导书 表单的分类顺序排列 7 文件优化A目的明确B制订原则 简单 有效C合理流程D责权分明E考虑全面F表单设计合理G有正确的表单填写说明H可行性强 文件的撰写 文件的撰写 文件的撰写 8 制度文件制订的优先顺序A反复次数高者如传票处理 员工请假 出勤 车辆管理B能系列化如编号 表单等C需要量多者如金额多 数量多等D同样的手续 方法 步骤由多数人重复在做者如事务处理 采购等F不良 缺点或抱怨等 其发生次数很高者如抱怨处理 矫正措施等G认证要求者如ISO HACCP等 文件管理 1 文件制订 修订 发行 作废流程 依 标准文件制作办法 废止 文件编号申请 文管中心 依4 1权限 文件制 修订 文件 资料收发记录表 文件 资料收发记录表 文件 资料申请单 文件及资料最新版本一览表 表单管制总表 文管中心 文管中心 文管中心相关单位 修订 收回旧资料 销毁 记录 管制 发行 OK 相关部门 制 修 废意见 权责部门意见 流程图 相关文件及表单 承办单位 制定 审核 审查 核准 NG OK 权责部门 制 修 废提出 权责部门 制 修订 文件编号申请单 文件阶属核准审核制 修订 废申请提出管制 审查三阶文件见附注见附注权责部门文管中心工作职掌总经理人资部主管权责部门与任职资格 相关部门四阶文件部门主管 附注 三阶文件工厂部分由各部门主管审核 厂长核准 非工厂部分由各部门科级主管审核 部主管核准 二阶文件总经理部门主管品保部 权责部门 文件管理 2 文件制订 修订 发行 作废核决权限 一阶文件总经理 品保部 文件管理 3 文件制订 修订 发行 作废 A内部文件的制 修定权责部门进行文件制 修订时 应全盘考虑其与品质系统中其它相关作业的有效衔接 并结合业务需求及组织任务 指定专人进行文件编写 文件管理 文件收发时由文管人员填写 文件 资料收发记录表 由接收人员签收 对于修订之文件 在发行新文件时须同时收回旧版文件 对于废止之文件 由文管中心在核准废止之日予以回收 旧版或作废文件回收时应依 文件 资料收发记录表 所列之分发数量全部回收 并记录于 文件 资料收发记录表 中 当文件改版时 以前之收发记录可销毁 B内部文件发行 回收与销毁 一 二阶文件每部门一份 三阶文件按 文件 资料申请单 之需求份数 表单依其涉及之记录单位和保存单位 由文管中心发行 原件存档 原件在生效日期栏加盖 日期 章 发行件为原件复印后在每页右上角加盖 文管中心发行 章 附件二 文件对外发行时 由相关权责单位代签分发 回收之旧版或作废之文件由文管中心予以销毁 原件由文管中心存档一年 一年后可销毁 文件管理 4 文件保存 使用 现场使用之文件资料应尽量置于作业现场 非现场使用之文件资料由各部门指定专人集中保管 不得放入私人文件柜内 任何单位或个人不得复印正式发行之文件及资料 表单格式除外 若因不敷使用 遗失或发现文件 资料有缺页 破损 字迹模糊等 应填具 文件 资料申请单 由部门主管签核后直接向文管中心申请增补发 同时破损文件 资料回收销 任何人不得在正式发行之文件及资料上任意涂改或书写任何文字 记号等 文件使用专用文件夹或光盘盒等保存 存于干燥 洁净 无污染 有利文件防护的环境 文件管理 5 记录管理 A品质记录的填写 记录填写时 应力求清晰 不能随意涂改 如确需修改 修改者应签名确认 B品质记录的保存 依记录的性质或时间分类归档保存 当记录需装箱时 在箱外注明箱内记录的名称与时间 保存应考虑