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应用指南Excel 2003李斌微软认证讲师中达金桥（CTEC）52中达金桥（CTEC）目 录第一章 基本概念41.1 相对引用和绝对引用41.2 名称的使用51.3 输入数据51.4 选定操作区域61.5 格式的复制和删除71.6 隐藏行和列71.7 创建公式71.8 编辑公式81.9 函数的使用8第二章 Excel中的图表112.1 建立图表112.2 图表的修改132.3 柱形图的生成142.4 趋势线的使用152.5 添加系列162.6 几种常见的图表172.7 图表工具栏的使用18第三种 窗口193.1 视图的切换193.2 拆分窗口203.3 新建和重排窗口213.4 冻结窗格223.5 数据的排序23第四章 数据分析254.1 数据的筛选254.2 在筛选时使用通配符254.3 分类汇总与分级显示264.4 数据透视表的使用274.5 引入外部数据294.6 冻结和拆分窗口314.7 数据的排序314.8 设置分级显示314.9 数据透视表324.10 绘制图形334.11 插入其它的对象354.12 选择性粘贴364.13 自动更正374.14 宏的使用384.15使用超级链接394.16 单变量求解（数据分析）414.17 模拟运算表（数据分析）41第五章 高级技巧435.1 编辑技巧435.2 单元格内容的合并455.3 条件显示465.4 自定义格式465.5 绘制函数图像485.6 自定义函数505.7 自定义函数515.8 自动切换输入法525.9 批量删除空行525.10 如何避免错误信息535.12 图表的应用技巧55第一章 基本概念1.1 相对引用和绝对引用公式的位置变化，所引用单元格的位置也变化的是相对引用；而公式的位置变化所引用单元的格位置不变化的就是绝对引用。下面比较一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别：在工作表中， C4、C5单元格中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中就变成了50，公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，公式变成 “=D4”。 图1.1-1在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。图1.1-2在D4单元格中输入“=C$4”，将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。图1.1-3在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。图1.1-41.2 名称的使用命名后的单元格可以通过名称选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并在公式中直接进行调用。命名方法：选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称，如图1.2-1。图1.2-1在H5中输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，则H列填充的效果与G列是完全相同的。使用名称对单元格进行引用是绝对引用。图1.2-21.3 输入数据选中一个单元格，按F2键就可以直接对单元格中内容进行编辑，其效果与双击单元格相同。用户也可以通过如下设置取消在单元格中直接编辑：打开【工具】【选项】【编辑】选项卡，清除【在单元格内容直接编辑】复选框，单击【确定】。这样即使按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。图1.3-1在Excel的单元格中不能够自动换行，按【Enter】时光标移到下一个单元格，其实，在Excel中也可以输入多行数据，在此介绍两种方法：(1)方法一：设置单元格格式。选中单元格后，执行【格式】【单元格】【对齐】【自动换行】，单击【确定】即可。 插入图画 (2)方法二：使用快捷键随时换行。用户在输入时如果在单元格中需要换行，只要按【Alt】【Enter】即可实现，此方法同样使已经输入内容的单元格在光标处换行。1.4 选定操作区域选定操作区域的方法有很多种：单击行标选中一行；单击列标选中整列；单击全选按钮（表格左上角的第一个格)选中整个工作表；单击单元格选中该单元格。如果要选定一些连续的单元格，则在要选择区域的起始单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。若要选定不连续的多个单元格，则需按住【Ctrl】，单击要选择的单元格。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。图1.4-21.5 格式的复制和删除单元格设置的格式，比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的【格式刷】按钮，然后单击要复制到的单元格，鼠标变成时将格式复制过来即可。选中要删除格式的单元格，打开【编辑】【清除】【格式】，单元格就变成默认设置。1.6 隐藏行和列有时一个表太长或太宽，可以把这个表中的某些行或列隐藏起来以方便查看，方法如下：选定要隐藏的列的任意单元格，打开【格式】【列】【隐藏】，就可以把这一列隐藏起来。若要取消隐藏，只要单击【格式】【列】【取消隐藏】即可。行的隐藏方法也是如此。图1.6-11.7 创建公式Excel中使用公式和函数是很重要的一部分。应用公式和函数可以在Excel中实现数据计算功能。计算函数y=（3x+1）/2中x从1变化到20时y的值。先在A列中输入x的值，然后在B1中输入“=（3*A1+1）/2”，填充下面的单元格就可以得到直观的结果了。图1.7-1创建公式本身很简单，关键在于要想好怎么去创建公式，以及合理的使用单元格的引用。1.8 编辑公式公式和一般的数据一样可以进行编辑，如先选中一个含有公式的单元格复制，再选中要复制到的单元格粘贴即可，可以发现其作用和1.1节中填充的效果相同。图1.8-1其它的操作如移动、删除等也同一般数据的编辑相同，只是要注意在有单元格引用的地方，无论用什么方式填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。1.9 函数的使用Excel中求和功能有很多的用法，其中最常用的、最简单的就是自动求和功能。要把某货物表的款项汇总一下，看看到底有多少，选中“款项”列和“总计”单元格，然后单击工具栏上的【自动求和】按钮，在“总计”栏中显示所有款项总和。图1.9-1自动求和功能可以自动在行或列中求和，且行和列的求和方法基本一致。但象下表中，要加和的单元格不在同一行或列上，此时自动求和功能就无能为力了。要用到Excel提供图1.9-2的函数功能来实现了。单击要填入分数和的单元格，选定工具栏上的【输入公式】，左边的名称框变成函数选择列表框，选择【SUM】，在编辑栏中就出现了函数SUM，单击【SUM】图1.9-3【Number1】的【拾取按钮】，从工作表中选择需要计算的单元格，单击输入框中的【拾取按钮】返回，单击“确定”即可。(如图1.9-4)若求和单元格不连续的话，也可以用【Ctrl】+【鼠标】选取。图1.9-4Excel也有求平均数的函数。选中要放置平均数的单元格，单击【输入公式】，选择【AVERAGE】，然后选择取值的单元格（操作同上），单击【确定】即可。第二章 Excel中的图表2.1 建立图表图表在数据统计中有很大用途。举个例子来讲：一个市场调查表中显示了几种品牌的饮料在各个季度的销量百分比。要做一个表示第三季度的几种饮料所占比例的饼图，打开【插入】【图表】【图表向导】，选择图表类型【饼图】【子图表类型】列表中选择默认的 【下一步】。图2.1-1为饼图选择一个数据区域。单击【数据区域】输入框中的拾取按钮（对话框缩成了一个横条，选中“三季度”下面的这些数值。）【图表向导】对话框中的返回按钮（从预览框中可以看到设置的饼图一个大概的样子。）【下一步】。图2.1-2现在要设置的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它图表的标题，设置它的标题为“三季度”【下一步】。图2.1-3下一步选择生成的图表放置的位置，选择【作为其中的对象插入】【完成】。图2.1-4这样一张图表就做好了。图2.1-52.2 图表的修改通常可以看到有一部分同其它的部分分离的饼图。这种图的做法是：单击“圆饼”，“饼”的周围出现了一些“句柄”，再单击其中的某一色块，“句柄”到了该色块的周围，向外拖动此色块，便可以把该色块拖动出来。同样的方法可以把其他各个部分分离出来。图2.2-1把它们合起来的方法是：先单击图表的空白区域，取消对“圆饼”的选取，再单击任意一个色块，选中整个“圆饼”，按下左键向里拖动鼠标，就可以把“圆饼”合并到一起了。为了图标更清楚明了，把占总量比较少的部分单独拿出来做了一个小饼，方法如下：打开【图表】【图表类型】【图表类型】【标准类型】【复合饼图】【确定】。若图中位置不符合要求，调整方法如下：首先调整图的大小，然后把右边小“饼图”中的份额较大的拖动到左边，同时把左边份额小的拖到右边，饼图就完成了。 图2.2-2三维饼图也经常会用到，还是用这个图来举例：打开 【图表类型】【三维饼图】【确定】。如果觉得生成的图表不好看，可以适当修改：打开【图表】【设置三维视图格式】，打开【设置三维视图格式】对话框。在这里，可以修改三维图形的仰角，旋转角度以及高度，直到符合要求。2.3 柱形图的生成柱形图是一种较常用的图形。还用2.1节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的【图表向导】【图表向导】图表类型为【柱形图】的【簇状柱形图】【下一步】选取数据区（这里Excel所默认选择的数据区是正确的。）将【序列产生在】选择为【行】即可（从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比，而希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比（如图2.3-1所示），所以选择【行】。）【下一步】输入标题为“各产品在不同季度所占份额统计” X轴为“季度”Y轴为“比率”【下一步】【作为新工作表插入】输入框中的内容改为“柱形图对比”【完成】。一个“柱形图对比”工作表就完成了。图2.3-1与“饼图”不同的是有两个坐标轴，X轴和Y轴。Y轴坐标是在两个大的标记之间有小间距标记，设置如下：双击Y轴打开【坐标轴格式】【刻度】选项卡去掉【次要刻度单位】复选框在输入框中输入“0.005”【图案】选项卡【次要刻度线类型】栏中选择次要刻度线的类型为【内部】【确定】。图2.3-22.4 趋势线的使用趋势线可以简单地理解成一个品牌在几个季度中市场占有率的变化曲线，它不但直观，还可以由此预测下一步的市场变化情况。打开【图表】【添加趋势线】命令【添加趋势线】对话框选择【类型】为二项式【数据系列】列表框中选择【M1】【确定】。图2.4-1现在图表中多了一条M1产品的趋势线，可以清楚地看出M1产品在几个季度中的变化趋势是逐步上升的。趋势线具有比柱形图更清楚明了的特点。若要绘出M2的变化趋势，同样打开【添加趋势线】对话框在【数据系列】列表框中选择M2即可。还可以预测下一步的市场走势：双击趋势线，打开【趋势线格式】对话框【选项】选项卡在【趋势预测】一栏中将【前推】输入框设置为“1” 【确定】。图2.4-2现在，就看到了下一个季度的趋势变化了。图2.4-32.5 添加系列若需要把第四季度的统计数据加入到表中，并希望在图表中看到第四季度的数据。方法如下：首先添加数据，然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。打开【图表】【数据源】【源数据】对话框【数据区域】选项卡在【系列产生在】选择【列】【系列】选项卡【系列】列表框下面的【添加】，添加一个新的系列【名称】输入框中的拾取按钮，对话框变成了一个长方形的条单击标签栏中的“产品信息”标签选择“四季度”这个单元格【源数据-名称】对话框中的返回按钮，回到【源数据】对话框【值】输入框中的拾取按钮，选择“产品信息”工作表中的“四季度”单元格下面的数据单元格，返回【源数据】对话框【数据区域】选项卡【系列产生在】选择为【行】，从预览框中可以看到想要的结果【确定】。序列的加入就完成了。图2.5-1图2.5-2在这里转了个弯，因为对同一个图表来说，数据产生在行或列所对应的系列是不同的，因此在增加这个第四季度的系列时多了一步数据产生的行、列转换。讲起来很繁琐，其实这些图表的插入都很简单，都是那么几步，只是不同的图表要用在不同的地方而已，若需要还可以把完成的工作转换成其它的图表形式表现出来。 2.6 几种常见的图表通常使用柱形图和条形图来表示产品在一段时间内的生产和销售情况的变化或数量的比较，如上面的季度产品份额的柱状图就是显示各个品牌的市场份额的比较和变化。如果要体现的是一个整体中每一部分所占的比例，通常使用“饼图”，如2.1做的“各种饮料市场份额的饼图”。此外比较常用的就是折线图和散点图了，折线图通常也是用来表示一段时间内某种数值的变化，常见的如股票的价格的折线图等。散点图主要用在科学计算中。例如：正弦和余弦曲线的数据绘制正弦和余弦曲线：打开【图表向导】【XY散点图】【子图表类型】选择【无数据点平滑线散点图】【下一步】选择【数据系列】和【数据】【下一步】填入合适的文字【完成】。改变它的背景和颜色，一个漂亮的正余弦函数曲线就完成了。图2.6-12.7 图表工具栏的使用前面介绍设置图表的各种格式时都是使用的右键菜单或是【图表】菜单，Excel中为了方便对图表进行操作，专门设置了一个图表工具栏，几乎所有的操作都可以通过图表工具栏来实现。在插入图表时这个工具栏通常会自动弹出，如果这个工具栏没有出现，右键单击工具栏【图表】，就可以打开【图表】工具栏了。在【图表】工具栏中的【图表对象】可以选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用。使用工具栏可以改变图表的类型，单击工具栏上的【图表类型】按钮的下拉箭头，选择要用的图表类型即可。单击工具栏的【图例】按钮，图表中显示图例，再单击图例消失。单击【数据表】按钮，图表中显示引用的数据表，再单击删除数据表。按钮 【按行】和【按列】作用是图表添加系列时转换数据来源为【行】和【列】。 工具栏的右边还有【向下斜排文字】和【向上斜排文字】两个按钮，这两个按钮可以使文字成斜45角显示。第三种 窗口3.1 视图的切换常会遇到这种情况，工作表的内容在视图中看起来不是很完整，这时我们可以试一下全屏显示，【视图】【全屏显示】，界面如图3.1-1，中间的数据显示区域比原来大了许多。图3.1-1若还是不能全部显示出表格，则可以这样：单击【关闭全屏显示】，回到正常的视图。单击工具栏上的【显示比例】，选择“75%”，调整视图的表显示的大小，如果还是不全，可以直接在输入框中输入“50%”，回车。编辑时，若想知道表有几页，可以打开【视图】【分页预览】，出现一个对话框，提示现在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置【确定】。图3.1-2在Excel中分页符的概念比较奇特，现在视图中这些蓝色的虚线就是分页符，把鼠标放到上面，鼠标就变成了这样的移动标记“”。可以发现整个表格被蓝色的线条分成了两个部分，这就表示现在的表打印出来的话会有两页，单击【打印预览】，从状态栏上可以看出现在的表共有两页。向右拖动中间的竖线与边框蓝线重合，现在看上去表只有一部分了，单击【打印预览】，显示的表只有一页。还可以插入分页符，选中要分页位置的单元格，然后打开【插入】【“分页符】，在选中的单元格的左边和上面出现分页符标记，这样就设置好分页了。若只需上下分页，选中要分页的行，插入一个分页符即可。在Excel中，可以使用视图管理器在不同的视图形式之间切换：打开【视图】【视图管理器】【添加】存储当前的视图，在【名称】输入框中输入“页面视图”【确定】。图3.1-3把视图设置为一般视图并以75%的比例显示，打开【视图】【视图管理器】（可以看到列表中刚才设置的“页面视图”项。）【添加】输入“普通视图”【确定】。图3.1-4打开【视图管理器】【页面视图】【显示】，视图就切换到了刚才保存的页面视图的样子，这样切换起来就很方便了。3.2 拆分窗口使用视面管理器可以方便地观看工作表的页面效果和分页情况，不过这对于数据浏览的帮助并不大，只有在表比较小的时候才有用，在表太大时，比例设置小了往往会看不清楚，而平时查看的通常都是比较大的工作表，看这种表经常遇到的一个困难是表中两个部分的数据进行比较时没有办法同时看到两部分的数据。这种情况可以这样来解决：打开【窗口】【拆分】，选中的单元格的上面和左边出现两条拆分线，整个窗口分成了四部分，垂直和水平滚动条也都变成两个。图3.2-1拖动垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口显示的数据。单击左边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据，这样就可以通过这四个窗口分别观看不同位置的数据。还可以把鼠标放到这里的这些分隔线上，变成了的形状，按下左键，拖动鼠标，就改变分隔线的位置。取消这些分隔线时，只要打开【窗口】【撤消窗口拆分】，就可以撤消窗口的拆分了。3.3 新建和重排窗口3.2节讲的是同一个表格中的情况，有时需要把一个工作簿中不同的工作表的内容相对照，方法如下：打开【窗口】【新建窗口】，为当前工作簿新建一个窗口，注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一个“：2”，表示现在打开的是该工作簿的第二个窗口。打开【窗口】【重排窗口】【垂直并排】【当前活动工作簿的窗口】的复选框【确定】。图3.3-1为工作簿建立的两个窗口垂直并排显示（如图3.3-2）。在两个窗口中选择不同的工作表，就可以进行对比查看了。图3.3-2如果是两个不同的工作簿中的内容进行比较，也可以使用这个重排窗口命令，只是不要在打开的【重排窗口】对话框中选中【当前活动工作簿的窗口】命令即可。3.4 冻结窗格在查看表格时经常在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题，给查阅带来很大的不便。使用拆分可以很容易地解决这个问题：单击选中表的D7单元格，打开【窗口】【拆分】，拆分窗口。右下角这个区域就只是数据了，通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的行列标题来看其内容了。图3.4-1不过这样还是有缺点，当把滚动条拖到边的时候会出现表头，看起来不直观，打开【窗口】【冻结窗格】，窗口中的拆分线消失，取而代之的是两条较粗的线，滚动条也恢复了一个的状态，单击垂直滚动条，改变的只是下面的部分，改变水平滚动条的位置，可以看到改变的只是右边的部分，就和拆分后的效果一样，不同的是不会出现左边和上面的内容了。图3.4-2来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，只需要冻结上面的标题部分。单击选中标题的下面一行，打开【窗口】【冻结窗格】，改变滚动条的位置，变化的只是选中的行和该行以下的部分。 就是说选中一行再冻结只冻结选中行上面的部分。图3.4-3若要冻结上面和左边的部分，单击两部分交叉的单元格，打开【窗口】【冻结窗格】，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。打开【窗口】【撤消窗口冻结】，就可以撤消窗口的冻结了。3.5 数据的排序在查阅数据的时候，常需要表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。例如现在有一张股市的表格，要找到涨跌幅度最大的几种股票。而所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，让它照股票的涨跌幅度来排列：单击“涨跌%”单元格，单击工具栏中的【降序】，表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列，这样找起股票名称来就方便多了。若是从小到大排列，单击【升序】，排在前面的就是跌幅大的股票了。图3.5-1如果要让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列，打开【数据】【排序】（Excel会自动选定一个排序区域。在【排序】对话框中可以设置三个排序的条件，这里只要用两个即可。）【主要关键字】是“涨跌%”【递减】【次要关键字】是“成交量”【递减】注意标题行的设置【有标题行】，不需要对标题行一起排序时一定要选该选项【确定】（如图3.5-2。）。图3.5-2在Excel中也可以按照行来排序：打开【排序】【选项】【排序选项】，可以设置排序的次序、方向、方法、是否区分大小写等，选择方向为【按行排序】【确定】，【主要关键字】下拉列表中内容改变。不过由于不能正确识别标题列，所以单击【确定】后的排序会出现一些问题，因此最好先选中要排序的单元格，然后再进行排序（如图3.5-3。）。图3.5-3第四章 数据分析4.1 数据的筛选使用排序可以解决一些问题，但有时“筛选”功能，更方便一些。如果条件比较多，可以使用“高级筛选”一次性把想要看到的数据都找出来。比如这个表中我们想要把开盘高于10元，收盘高于10元，成交量大于10000的股票显示出来。 图4.1-1方法如下：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件。然后选中数据区域中的一个单元格，打开【数据】【筛选】【高级筛选】（Excel自动选择筛选的区域）【条件区域】中的【拾取】按钮选中刚才设置的条件区域返回【高级筛选】对话框【确定】。表中显示的就是希望看到的结果了。4.2 在筛选时使用通配符在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号“？”代表任意单个字符，星号“*”代表任意一组字符。图4.2-1设置高级筛选条件：高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。高级筛选的条件区域应该至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。 在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。4.3 分类汇总与分级显示Excel查阅工作表的方法在数据处理方面的过人之处。在这张销货表中希望统计出每个人在每个月的花费。图4.3-1用分类汇总来做：首先单击“购买人”单元格，单击工具栏中的【升序】按钮，把表按“购买人”进行排序，然后打开【数据】【分类汇总】【分类字段】选择分类字段为“购买人”【汇总方式】为【求和】【汇总项】为“折后价”【确定】，就符合要求了。图4.3-2在分类汇总中数据是分级显示的，在工作表的左上角出现了这样的一个区域，单击【1】，在表中就只有“总计”项出现（如图4.3-3所示。）。图4.3-3单击【2】，出现的只有汇总的部分，这样可以清楚地看到每个人的汇总。（如图4.3-4。）图4.3-4单击【3】，可以显示所有的内容。4.4 数据透视表的使用来看下面这个表，表中存储了国内部分地区从1995年到1997年的国内生产总值。图4.4-1现在要求出每个地区三年的国内生产总值的和，用分类汇总和排序功能可以做到这一点，但是比较麻烦，使用数据透视表来做：打开【数据】【数据透视表和图表报告】【Microsoft Excel数据清单或数据库】【数据透视表】【下一步】选择透视表的数据来源的区域（Excel已经自动选取了范围，这里它的选取是正确的，不做什么改动。）【下一步】【新建工作表】【完成】，现在数据透视表就建立了。图4.4-2在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个【数据透视表】工具栏，里面列出了所有可以使用的字段，目的是查看各地区三年生产总值的和，因此点击【数据透视表】工具栏的【地区】，然后将其拖动到行字段中，就可以将透视表的行字段设置为“购买人”了，同样将“年份”拖动到列字段中，将“国内生产总值”拖动到数据字段中，透视表就有数据了。双击“计数项：国内生产总值”，打开【数据透视表字段】【汇总方式】选择【求和】【确定】，现在显示出来的就是正确的数据了。图4.4-3透视表中显示的是三年的和，也可以让它只显示两年的和：单击“年份”单元格的下拉箭头去掉不想求和的年份【确定】，透视表中出现的就只有两年的数据汇总了。对于地区也可以做同样的设置。还可以根据数据透视表直接生成图表：单击【数据透视表】【图表向导】，Excel会自动根据当前的数据透视表生成一个图表并切换到图表中，不难看出这个图表跟前面看到的图表基本上一致，所不同的只是这里多了几个下拉箭头，单击“年份”的下拉箭头，这实际上是透视表中的“页”字段，选择【全部】【确定】，图表中的数据也发生了变化，有很多在透视表中使用的方法也可以在图表中使用，把图表的格式设置一下，一个漂亮的报告图就完成了。图4.4-44.5 引入外部数据Excel提供了获取外部数据的简单方法。举个例子来看，把文本文件中的数据引入到Excel中来。图4.5-1打开Excel，打开【数据】【获取外部数据】【导入文本文件】原始数据类型【分隔符号】在对话框的预览框里可以看出头两行没有什么用处，因此将【导入开始行】输入框中的数值改成“3” 【下一步】。图4.5-2选择文本文件的数据字段分隔符，根据文件的特点，选择 “空格”，并取消“Tab键”的复选，注意选中【连续分隔符号视为单个处理】的复选框【下一步】。图4.5-3选择导入数据的默认格式，现在的默认格式是【常规】【完成】，把文本文件中的数据全部引入进来，稍微调整，就可以使用了。4.6 冻结和拆分窗口拆分窗口：【窗口】【拆分】来拆分窗口，而若只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条上的拆分框来实现。也可以在拆分框上按下左键，拖动鼠标，文档中出现一条拆分线，到合适的位置松开左键，就可以把文档分成两个部分查看了。图4.6-1撤消窗口的拆分：拖动竖向的分隔线到右边，可以去掉竖向的分隔线，而拖动水平的分隔线（在视图的右下角）到表的顶部则可以去掉水平的分隔线。冻结和拆分的关系密切，冻结窗格其实完全可以用拆分来代替。选中第一个数据单元格，使用【窗口】【拆分】将窗口进行拆分，只需改变右下方的滚动条位置其作用就和冻结相当了，而且所做的拆分可以直接成为冻结。先选中另外一个单元格，打开【窗口】【冻结】，所冻结的不是选中单元格左边和上边的单元格，而是拆分出来的左边和上边的单元格了。此时打开【窗口】【撤消拆分窗口】，就可以把冻结和拆分一起撤消掉了。4.7 数据的排序在使用排序时要注意一个问题：如果首先选中了一列，然后使用工具栏上的【升序】或【降序】进行排序，那么进行排列的只是所选中的部分的数据，而不是整个工作表中的记录。对于多重条件的排序，也可以不使用菜单来做，还是3.5节的例子，可以先对成交量来排列，单击“成交量”单元格【降序】，使表的记录按照“成交量”降序排列，然后单击“涨跌”单元格【降序】，现在的排序就和使用菜单的排序项来设置多个条件排序相同。4.8 设置分级显示分级也可以手动来设置。首先要将同样的部分组合成组：选中要组合的行【数据】【组及分级显示】【组合】，就可以将选中的部分与其下面的一行设置为一个组。 但是这样设置的组有一个问题，就是在显示较高级别的条目时显示出来的并不是想要的，这是因为在设置组的时候将较高级别的条目默认为了所选择行的下面一行，而这里的前一级是在数据记录的上面，【数据】【组及分级显示】【设置】清除【明细数据的下方】复选框【确定】，设置好组合的选项,然后取消当前组的设置。图4.8-1要取消组的设置的行，使用【数据】【组及分级显示】中的【取消组】，然后再次使用【组合】就可以将当前选中的行同前面一行形成一个组了。 如果要把所有的分级显示全部去掉，直接选择【数据】【组及分级显示】中的【清除分级显示】即可。列也同样可以设置分组显示，其方法同行基本一样。 设置组也可以选中要设置组的行或列的几个单元格，使用【组合】【创建组】对话框从中选择创建的行或者是列的组【确定】。使用【数据】【组及分级显示】中的【显示明细数据】或【隐藏明细数据】，可以显示或隐藏当前选中的单元格所在组的明细。4.9 数据透视表前面添加行字段和列字段都是直接在透视表中进行的，但在Excel以前的版本中这样是不行的，在2000中也可以使用以前的设置透视表字段的方法来进行设置。具体方法如下：前面的几步是一样的，只是在最后一步时，不单击【完成】，直接单击【版式】【数据透视表和数据透视图-版式】对话框，可以在透视表中添加行、列、数据和页等字段。右边是可以使用的字段的列表，设置行、列、数据字段，并把这个数据字段变为求和方式，单击【完成】，也可以完成这个数据透视表。图4.9-1调整透视表也可以用这样来实现：选中透视表中的任意一个单元格，然后打开【数据】【数据透视表和图表报告】打开【数据透视表和数据透视图向导】对话框用【版式】调整透视表的设置。还可以通过单击【数据透视表】【向导】来打开。单击【数据透视表】【数据透视表】【向导】，也可以打开向导对话框。添加图表可以使用常用工具栏上的【图表向导】。此外，在数据透视表的任意位置单击右键，从右键菜单中选择【数据透视图】，也可以添加一个数据透视图。数据字段的设置：右键数据字段所在的单元格【字段设置】，便设置数据的形式了。在数据透视表的数据区中双击，还可以直接建立一个新的工作表查看双击处的记录。4.10 绘制图形来看看图形对象在Excel中的使用。看这样一个表格(如图4.10-1），结合图形对象的使用很容易用Excel做到。 图4.10-1 建立一个新的工作表。首先用50%的灰色把表中的所有单元格填充起来：【全选】【填充颜色】【50%灰色】。选择要编辑的区域【填充颜色】【无填充颜色】，这样就把工作区域大体上划了出来。 图4.10-2 图4.10-3下面再来绘制刚才的表。先画公司的标志：单击常用工具栏上的【绘图】【自选图形】【基本形状】【新月形】（如图4.10-2），现在鼠标变成了一个十字形，在设置的绘图区域的左上角按下左键，向右下拖动鼠标，就可以看到一个图形的边框，到合适的大小，松开左键，就绘制好了一个新月的形状。现在来调整一下新月形的弧度：将鼠标放到图形中间的黄色正方形上，鼠标变成一个白色的箭头，按下左键拖动鼠标，就可以改变这个新月的形状。接着把它变成蓝色的，【绘图】工具栏【填充颜色】【蓝色】，新月形中间的颜色就成了蓝色（如图4.10-3）。 若公司的标记是图片怎么办？ 很简单，把图片调进来就行了。打开【插入】【图片】【来自文件】选择要插入的文件【插入】，在工作表中就出现选中的文件了（如图4.10-4）。（这里插入的图片文件就是这个表头的变相）来调整一下图像大小，当然可以直接拖动图片的尺寸句柄来调整图片的大小，可是这样同时会改变图片中文字的大小，这可不是希望看到的，那就试一下【裁剪】功能。在插入图片时Excel自动弹出【图片】工具栏【裁剪】，把鼠标移动到图片的句柄上，按下左键，拖动鼠标，可以看到一个虚线框，拖动它到文字的外围松开左键，在虚线框以外的部分就被裁剪掉了。调整图片裁剪到合适的大小，放到表头的位置就可以了。图4.10-4还可以给表头加一个边框：【图片】工具栏【线型】“1.5磅”，就可以给这个图片加上一个黑色的边框了。 Excel还提供了很多剪贴画：【插入】【图片】【剪贴画】选择一个类别再选择一种剪辑【插入】，就可以把选择的剪辑插入到工作表中了。4.11 插入其它的对象插入一个新建的对象：【插入】【对象】选择对象【确定】，在工作表中就出现了一个选择对象的应用程序，将对象建立好即可。 插入一个已存在的对象：【对象】对话框（如图4.11-1）【从文件创建】【浏览】选择一个声音文件【插入】回到【对象】对话框【确定】，就可以把选择的声音文件插入到工作表中了。双击图标，可以听到它的声音。 图4.11-14.12 选择性粘贴Excel提供了一些自动功能。选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，而不是像前面那样简单地拷贝。下面举个例子（如图4.12-1）。图4.12-1 “利润”一栏是使用公式计算得到的，选择这一栏，复制到Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来，这时就可以使用选择性粘贴了。【编辑】【选择性粘贴】【选择性粘贴】对话框（如图4.12-2）【粘贴】选择【数值】【确定】，数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同一个工作表中进行复制时也会遇到。 图4.12-2选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的。选择表格复制切换到另一个工作表中【选择性粘贴】【转置】复选框【确定】，可以看到行和列的位置相互转换了过来。 另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成。选中单元格复制【选择性粘贴】对话框【运算】一栏选择【加】【确定】，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。 4.13 自动更正现在在单元格中输入“c”然后回车，可以看到输入的字符变了， 这是Excel的自动更正功能。再输入“r”，回车，同样可以看到输入的字符改变。其实这些都是可以设置的：【工具】【自动更正】（如图4.13-1）【键入时自动替换】，列表中的前两个就是刚才看到的替换。图4.13-1还可以把自己容易犯错的词做一个自动更正的词条，以后再输入起来就很方便了。【替换】写入“制做” 【替换为】填上“制作”【添加】【确定】。在单元格中输入“制做”回车，可以看到“制做”就被替换成了“制作”。若不想使用某个自动更正选项，就在自动更正对话框中删除该选项即可。4.14 宏的使用另外还有一个最重要的自动功能，那就是“宏”。每次听到“宏”总是和病毒在一块儿，一般自己做的宏是不会有害的。合理地使用宏可以大幅度地提高工作效率，而且有些操作不使用宏的话会很麻烦。 最简单的宏可以通过录制来做。图4.14-1 图4.14-2比如写一个宏，让它删除A3单元格的内容：【工具】【宏】【录制新宏】（如图4.14-1）在【宏名】输入框中输入宏的名字【确定】，出现【停止录制】工具栏（如图4.14-2），就可以进行宏的录制了。在状态栏的最左边可以看到目前的状态是“就绪录制”，此时单击A3单元格，按一下Delete键，单击工具栏上的“停止录制”按钮，这个宏的录制就完成了。图4.14-3现在在A3单元格中随便填上数值，选择其它的单元格，打开【工具】【宏】【宏】打开对话框（如图4.14-3）选择刚才录制的宏【执行】，A3单元格的内容就没有了。打开一个带有宏的工作簿时，Excel会提醒打开的文件中带有宏，如果不能确定宏是否带有恶意的成分就选择【禁用宏】，否则可以选择【启用宏】。在禁用之后即使宏中有恶意成份也不会对计算机起作用了。4.15使用超级链接在Excel中可以使用超级链接连接其它的文件或Web地址，也可以粘贴一个电子邮件地址，用鼠标单击这个地址时自动启动相应的电子邮件程序，发送电子邮件等等。 选中要插入超级链接的单元格【插入】【超级链接】（如图4.15-1），【显示文字】输入框中显示的就是单元格中的文字。先来插入一个Web页面：注意左边这个“原有文件或Web页”按钮处于“按下”的状态，在列表中显示出了最近浏览过的页面，选择“”，在上面的输入框中显示出了所选择的页面地址。若列表中没有，也可以直接在输入框中输入，【确定】将超级链接设置好。将鼠标移动到单元格上，鼠标变成了手的形状，单击，系统就会自动启动浏览器对输入的页面进行浏览。 图4.15-1不过这只是超级链接作用的一个小方面，更多的时候使用超级链接是为了方便查阅工作表。在A1单元格上单击右键【超级链接】【编辑超级链接】（如图4.15-2）【链接到】列表中的【本文档中的位置】【Sheet2】【请键入单元格引用】输入框中就显示出“A1” 【确定】，设置好链接。现在单击这个单元格，Excel就自动跳转到了Sheet2的A1单元格上。 图4.15-2插入一个邮件地址：选择单元格右键【超级链接】【插入超级链接】【链接到】列表中的【电子邮件地址】【电子邮件地址】输入框中输入要插入的电子邮件地址【确定】，就将电子邮件地址链接到了单元格中。单击单元格，就会启动默认的电子邮件程序给刚才插入的电子邮件地址发送信件了。还可以链接到其它的文档中，【插入超级链接】【链接到】列表中的【原有文件或Web页】【文件】【链接到文件】选择要链接的文件【确定】回到【插入超级链接】对话框【确定】，设置好链接。单击刚才设置的单元格，就可以转而查阅链接的文档了。 4.16 单变量求解（数据分析）用Excel可以进行比较复杂的数值计算，比如算式z=3x+4y+1，求当z=21、y=2时x的值，就可以使用单变量求解功能。 首先按一般的样子将公式建立起来，然后打开【工具】【单变量求解】（如图4.16-1）【单变量求解】对话框（如图4.16-2）拾取“目标”为公式所在的单元格在【目标值】输入框中输入“21”将【可变单元格】定位为x的数值所在单元格【确定】，在单元格中可以看到计算的结果。同时界面中出现了【单元格求解状态】对话框，【确定】可以接受通过计算导致单元格数值的改变，而【取消】就可以撤消改变了。 图4.16-1图4.16-24.17 模拟运算表（数据分析） Excel作为一个电子表格其作用不仅仅是数据的电子化存储及排序和检索，它还有另外一项很重要的功能，那就是数据分析功能，其中用得最多的就是模拟运算表。用一个简单的算式z=3x+4y+1来看，要求当x等于从1到4间的所有整数，而y为1到7间所有整数时所有z的值，用模拟运算表做。首先排好x与y的位置，然后在下面的单元格中建立一个公式，在公式所在行的右边和下面分别输入两个变量的变化值，在行上为x，列上为y，然后选中这个方形的区域，选择【数据】【模拟运算表】（如图4.17-1）【输入引用行的单元格】选择为公式中x的数值所在单元格【输入引用列的单元格】选择为公式中y的数值所在的单元格【确定】，就可以看到运算的结果了。图4.17-1如果公式发生了改变，只要修改公式单元格中的公式就可以了（如图4.17-2）。 图4.17-2第五章 高级技巧5.1 编辑技巧1 编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0” 输入空格输入 “1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入如果要输入“4月5日”，输入“4/5”，再回车即可。 “Ctrl+；”输入当前日期。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在单元格内填入“*”或“”等符号单击此单元格向右拖动鼠标选中横向若干单元格【格式】【单元格】【对齐】选项卡【水平对齐】选择【填充】【确定】（如图5.1-1）。图5.1-1（5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表按住Ctrl键单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.直接选择需要输入相同内容的工作表在其中任意一个工作表中输入数据，此时数据会自动出现在选中的其它工作表中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，选中这些单元格，在编辑区中输入数据，再按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都写入相同数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：【工具】【选项】【视图】选项卡【窗口选项】栏下的【公式】【确定】（如图5.1-2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就设置【窗口选项】栏下的【公式】项失效即可。 图5.1-2（8） 利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下“Ctrl*”键可选定整个表格。“Ctrl*”选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的