浅议ERP环境下的会计监督.doc

浅议ERP环境下的会计监督广东省轻工进出口股份有限公司葛建军摘要ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式。随着企业外部经营环境和内部管理模式的不断变化，对会计监督职能提出了更高的要求，会计管理创新和会计监督的职能发挥就成为必须解决的问题。本文尝试从ERP的角度，分析ERP对传统会计监督带来的影响，并针对存在的影响，对会计全程监督的信息化提出了几点粗浅的解决方案。关键词ERP，会计监督，内部控制，风险控制所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。随着企业外部经营环境和内部管理模式的不断变化，对会计管理功能，尤其是会计监督职能提出了更高的要求，会计管理创新和会计监督的职能发挥就成为必须解决的问题。近年来，大多数企业的会计信息化仅仅实现了财务会计的信息化, 或者说还处于会计核算信息化的水平。完整意义的会计信息化应该是财务会计和管理会计的全面信息化。因为, 企业会计包括财务会计和成本与管理会计两大分支。目前管理会计在企业应用还不普及或者推广有困难, 重要原因之一是其规范性和可操作性不如财务会计, 以及财务会计与成本管理会计的分离。企业应在实现财务会计信息化的基础上不失时机地推进管理会计信息化, 解决管理会计手工操作难的问题, 管理会计信息化是以财务会计信息化为基础的, 因为它们的数据同源,财务会计信息化能为管理会计信息化提供所需的财会信息。因此财务会计与管理会计结合后的信息化, 才能促进管理会计,尤其是会计监督职能在企业中的推广应用, 真正实现会计的核算职能和监督职能。ERP的实施，为会计全面信息化提供可能。会计监督是会计的一项职能。我国的会计法虽然经过两次修改,但对会计职能的定位始终是核算和监督(也可以理解为反映和监督) , 这个定位是十分准确的。因为总的来看: 控制比监督的要求要高, 如果在会计法中规定为控制(代替监督) , 在实务中就很难操作。企业会计实务中主要有三种观点，一种观点认为，会计监督的内容主要是企业经济活动和财务收支的合法性、合理性。作为会计的主要职能，会计必须对企业经济活动和财务收支的有效性进行监督；另一种观点认为，会计监督的内涵主要指的是对会计信息的监督, 其外延可以理解到对会计的监督，既包括对会计信息的监督也涉及到对会计人员的监督。对会计信息的监督属于直接监督, 对会计人员的监督则属于间接监督, 因为企业对会计人员的监督最终目的是保证会计信息质量, 即保证会计信息的真实性、合法性和完整性, 本质上还是对会计信息的监督。第三种观点认为，会计在现代企业制度中监督的内容主要表现在以下三个方面：对公司生产经营活动过程在反映基础上进行监督。对经营管理者的业绩进行考核、监督与评价。对物质利益分配的执行进行监督。本文赞同第三种观点的表述，只有这样的表述，可以在ERP信息系统中进行具体的设置，不至于抽象到软件实施人员漫无边际，无法实施，会计人员不能进行具体的操作。会计的反映职能也是一个重要的职能, 它与会计监督职能一样, 伴随着会计发展的始终。但会计监督职能与反映职能有主次之分, 监督职能是主要职能,反映职能是次要职能。现代会计主要借助于提供以下信息实现监督职能：反映资产购存、流转、流量的实况，反映资产利用效率、效益的差异，反映、制止和纠正本单位收支偏离规定、标准的内容及规模。会计核算和会计监督是会计的两大基本职能,这两个职能是贯穿在经济活动的始终,不可分割的一个整体。目前会计监督的手段还比较滞后, 主要集中在事后稽核、会计检查上, 定性检查的多, 定量检查的少, 工作规范不够。如何在会计核算中行使会计监督的职能,一直是会计工作中最棘手的问题,也是最不好操作的一个难题。ERP对企业会计监督职能的影响随着知识经济的飞速发展, 网络技术的应用, 各企业、各部门的联系更加广泛和深入, 会计信息处理处于一个开放的空间范围,会计监督职能的发挥面临着新的挑战。1) 传统的会计监督职能不适应信息技术的发展第一, ERP系统改变了数据信息的处理方式。在传统会计核算模式下,会计人员能很清楚地描述数据核算方式。但在ERP系统中, 会计模块有其自身的一套核算方式,例如月末对库存原材料的重新估价,传统会计核算是按原材料的月末加权平均计算,而在ERP系统中则可能是对所有未形成产品的原材料( 包括在产品) 进行加权平均计算，许多计算方法的无形化或权限分配等原因，使会计人员的理解难度加大。使原本存在的难题在会计核算中行使会计监督的职能，难上加难。第二, ERP改变了会计数据的复核方式。ERP系统数据在传输过程中最大限度地减少了人为干预,在正常处理数据的过程中,其计算过程在理论上比人工计算精确,其数据传递也非常精确,但是,如果在基础数据录入时产生失误,则将直接影响最终计算结果,由于这类操作被分散到各个网络终端,其风险被放大了很多。因此,会计人员对会计数据的复核工作必须从源头开始,对其负责的项目在采集数据阶段就必须与终端采集人员保持高度的沟通,并对数据录入情况进行即时监控与复核,在数据信息未进入财务系统运算程序之前,就进行有效地复核,最终保证输出结果的正确性。第三, ERP系统的会计信息质量初始分析工作量大。企业ERP系统在实施初期并不是一个成型的系统,它需要在运行过程中逐步按照企业构架和业务流程进行设计,并将各个模块进行集成,而在集成过程中,一方面ERP会计模块与我国传统财务软件思路原本就存在很大差异,由此带来的核算模式与方法的变化还需要验证。因此,会计人员应对ERP会计模块所提供的信息质量先进行分析与评测, 在运行过程中对结果的准确性进行调试与纠正。第四，ERP弱化了传统的内部稽核制度和内部控制制度。会计机构内部稽核制度的内容，按照财政部发布的会计基础工作规范的规定包括：稽核工作的组织形式和具体分工；稽核工作的职责、权限；审核会计凭证和复核会计账簿、会计报表的方法等，有着不同程度的变革，最为明显的是会计凭证、会计账簿和会计报表都由ERP系统自动生成，复核方法与手工操作大不相同。会计机构内部控制制度要求，凡是涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作，必须由两人或两人以上分工办理。如现金和银行存款的支付，应由会计主管人员或其授权的代理人审核批准，出纳人员付款，记账人员记账。在手工会计系统中，应收账款的总账和顾客明细账应由不同的人来记录，而记录现金收入和支出的人员不应负责调节银行账户；在ERP中弱化传统内部控制制度的同时，增加了新的内部控制需求，如系统分析、程序设计、电脑操作和数据控制应被分开。ERP不应更正使用部门送交的数据资料，并且在组织上应独立于使用部门。2) 对ERP的片面认识妨碍了会计监督职能的发挥ERP是近几年才在我国开始大量运用的一种系统。许多人认为ERP也就是会计信息化的另一种表述，这实质是将ERP先进的管理思想弱化。ERP能全面提高会计工作效率和质量,从而更好地发挥会计监督职能，尤其是可以将会计监督的事前监督作用发挥出来,提高整个会计工作水平，简化分析客户风险工作,大幅度增加企业的经济效益,使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。另一方面，长期以来, 我国的会计工作主要从事事后核算,事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。虽然我国会计信息化有多年的历史，但主要是模拟手工进行会计核算的信息化，对会计的监督职能仍然处于手工阶段。影响会计事前监督作用发挥的另一原因是会计人员缺乏有效的介入途径。受传统的单位组织结构和运转机制限制，会计人员往往没有在经济活动发生之前进行监督的权限。即使有，也仅限于财务负责人对单位重大经济业务的决策与参与，但这没有实现对所有经济业务的事前监督。而且在性质上财务负责人只是进行决策参与，属于管理而非监督；在内容上，由于这种监督处于决策阶段，宏观性较强，不够细致，不够深入，不能防微杜渐。严格说来财务负责人对单位重大经济业务的决策参与一般侧重于宏观层面而非微观层面，这与“牵一发而动全身”的经济活动的事前监督不相符。事实上，许多单位的合同管理机构或人员设置在业务部门或者法律事务部门，从事合同管理的人员往往是法律专业人员或业务经理人员，而非财务人员。因为这种做法能够使合同的签定更加符合本单位实际，但不利于合同的事前监督和风险管理。3) ERP开发与运用的滞后性制约了会计监督职能的发挥许多企业上马ERP系统，不是先实施企业的业务或基本生产部分，而是先上财务系统，这样开发出来的ERP，使企业流程管理滞后，导致了会计监督职能的弱化。目前,材料核算、工资核算、固定资产等核算型财务软件的发展已趋于成熟, 而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等管理型财务软件和决策支持型的成功ERP系统数量较少,并且企业财务培训也不健全,限制了其管理功能,没有充分发挥会计信息化对加强财务管理和会计监督的功能。在一定程度上制约了我国会计信息化监督职能的正常发挥。企业是物资资源、资金资源、智力资源、信息资源等一系列资源的集合，对企业的所有作用力都可以看做是对其所掌控资源的调控力、整合力。ERP的根本目的是迅捷地配置资源，整合资源，最终催生资源发挥当有功效。会计信息化服从服务企业信息化，就要以一切有利于资源整合为目标，以整合财务资源为重点，以保持财务资源长期均衡有效并不断增值为标准，促进企业资源整合能力。现代企业制度形式下的企业ERP，在开发与运用时候的滞后，制约了会计监督职能的发挥。会计监督适应ERP的设想和建议信息技术在会计领域的广泛使用, 使得会计数据生成的途径和方式、管理和控制的方法等都发生了新的变化, 根据以上的分析,提出以下的改进设想。1、 加快会计事前监督信息化建设 财务人员要处理好与单位法律事务机构的关系，做好合同的事前监督工作。合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门需要同财务部门密切配合，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定贷款支付复核程序，实施有效的管理。ERP要正确处理好这个流程，才能使会计事前监督不至流于形式，抑或因此削弱会计的监督职能。2、 综合评估ERP的内部控制企业的内部控制制度，在ERP中如何实施，需要进行综合评估。因为庞杂的ERP系统，将复杂的企业内部控制制度相对固化到系统中，究竟能否准确无误，有无遗漏都需要进行长时间的测试和磨合。会计监督的事中监督需要依靠企业的内部控制制度来进行日常高效的监督和检查。企业要在ERP框架下，建立科学严格的会计信息系统内部控制制度：从软件的开发和维护控制、硬件的管理和维护控制、组织机构和人员的管理控制、系统操作管理和控制、文档资料的管理控制、系统环境的管理控制、计算机病毒的预防与消除等各方面建立一套行之有效的制度，从源头上保证财务数据的真实性和安全性，保证会计信息系统安全运行。从而保证会计监督能够全程高效运作。3、 综合评价ERP的风险管理在高速发展的信息时代, 以事后核算为主要内容的“核算型”会计软件显然已经不能适应时代的要求, 需要开发与应用事前有预测、决策, 事中有控制、监督, 事后有核算、分析的信息化“管理型”ERP软件, 才能满足市场经济条件下企业管理上的要求, 也才能更好发挥会计的监督职能，使企业的风险管理走上正轨。ERP建设肩负着理所当然的职责，应当让内部监管监控变得更加直接、简洁和透明。只有实现了与企业内外部监管监控机制相贯通的会计信息化，才是完整的会计信息化，才是企业客观所需的会计信息化。在会计信息化建设中，应对此有清醒认识，解决好这个课题，企业才能够防微杜渐地化解内部风险，才能客观评价ERP的风险管理水平。4、 加强人员培训财会人员需要加大自学和培训力度。计算机辅助检查是一个实践工程, 也是一个学习过程。特别是监督过程没有现成的教科书, 只有大胆实践, 长期实践, 不断总结经验, 在实践中学习, 计算机辅助会计信息质量检查工作才能迈上新台阶。会计人员一方面必须注重知识的更新和知识面的扩展, 必须熟练掌握国家、行业、企业的财经政策、财经纪律和相关的法律法规, 必须熟练掌握计算机技术和现代信息技术, 熟练掌握经济管理尤其是财务管理的知识, 只有像管理人员那样思考的会计人员, 才能确定管理人员应拥有什么样的控制技术和程序, 以帮助其计划、组织、指挥和控制各种活动。另一方面, 会计人员应加强终身教育, 恪尽职守、独立、客观地反映企业的经济活动, 对企业的内部管理活动进行监督和控制, 以充分发挥会计监督的制约、防护和参谋作用。经济越发展，会计越重要。社会经济发展至今，经济活动越来越复杂，各种经营、管理规模越来越大，会计核算相关信息要求要越来越准确，只有善于利用ERP，经济决策成功的把