如何建立廉洁高效的采购机制.pptx

财富软件 1991 如何建立廉洁高效的采购机制 财富软件 集团管控专题系列 FS A42 01 前言 前言本文通过对采购过程中的常见问题进行归纳总结 从十五个角度提出解决控制方法 财富软件 严格审核供应商的准入资质 将供应商资料登记入册 纳入 供应商库 进行统一管理根据供应商所提供的 商品 和 服务 的质量水平 做好供应商等级评估 及时将不合格供应商列入黑名单确保采购过程 公开 公平 公正 建立供应商库对供应商资质审查 同类商品集中统一询价提高议价能力 在某时段内 通过对采购商品的使用分公司所在地区 商品类别 品牌 名称 规格型号等信息进行整理 将同类商品汇总集中 实现在同一批次进行统一询价提高同类商品的单次采购量 压低报价 采购人员应该实行轮岗制度 不要让采购人员长期采购同一类商品 物资避免他们因为长期和同一供应商合作而形成 老朋友 关系提升 货比三家 数据的客观性和有效性 采购商品比价控制报价随意性 对同一商品的报价信息 如本次报价 上次报价 历史最低报价 进行 横向价格比对监控 通过价格比对分析 迅速发现和纠正询价过程中常见的 采购员议价能力 或 其他人为因素 控制采购商品信息资料防堵比价漏洞 需要先将所要采购的商品的信息登记在 商品库 中通过 商品库 实现品牌 名称 规格 型号 单位等商品信息的规范化管理确保商品 横向价格比对监控 的有效性 抽样核价维护公司利益 在采购人员 或采购部门 以外 专门构建一支核价队伍保护核价人员 不公开核价人员姓名挑选采购单对报价进行核对 提升报价的客观性 维护公司利益 供应商直接网上报价提高采购环节透明度 直接将采购信息发布到甲方公司的互联网SMP平台上甲方公司 供应商库 中的优质供应商无需与采购人员接触 只要通过SMP平台 即可对采购商品直接进行报价供应商直接面对甲方公司 提高采购环节透明度 规避传统报价过程中不正常现象的发生 签定洽购合同加快单次采购时间 合同 对日常采购的商品 要提前与优质供应商签定商品洽购合同通过合同 减少该类商品的采购询价环节 在控制好商品质量和价格的同时 加快了采购时间 做好验货管理规避使用风险 合同 所采购的商品 当出现质量问题时 容易给公司业务的正常开展造成很大的负面影响根据国家对商品退换货的相关规定 有不少商品都存在退换货服务的时效性 所以 及时验货非常重要 关系到甲方公司的正当权益另外 要记录商品的相关验货人信息 明确验货责职 确保商品在出现重大或明显质量问题时可以查到相关责任人 进而促使验货人在验货工作中有更强的责任心和细心 特殊商品走专业采购流程控制商品型号和质量 合同 针对IT设备 绿化 文具等商品 由于其具有 型号多 价格差别大 等特点 所以需要有专业部门来进行商品选型 在满足业务需要的前提下 选择最适合的规格型号 以控制采购成本此外 名片类商品也需要由专业部门来进行专业选型 统一公司名片 提升公司形象 做好预算计划控制运营风险 根据公司营运的特点 做好相应的采购预算管理从源头控制好采购数量和采购金额 加强资金流管理 规避运营风险 完善SMP实现商品及时供给 合同 通过甲方公司的互联网SMP平台 与优质供应商保持合作互动向优质供应商公开特定商品的耗用量 库存量 缺货阀值等信息实现商品及时补给 防止商品缺货而影响甲方公司业务开展规避过量采购而造成售后维保有效时间短 资金浪费等问题 按28法则优化流程节约领导时间 合同 采购单同样也遵循着28法则 马特莱法则 即只占总数量20 的申购单 其合计金额却占了总金额的80 需要按28法则优化采购审批流程 减少高层领导在采购审批上所花费的时间 以腾出更多的时间和精力去管理公司其他重要事务 及时验货付款维护公司形象 合同 对到货商品要及时验货 及时退换劣质商品 并按付款协议及时对合格商品做付款操作通过付款的及时性 提升供应商对甲方公司的形象 为双方下一次愉快合作创造条件 实现甲方公司与供应商之间的双赢 分析总结优化采购管理 合同 除了采购过程监控之外 分析报表数据 可进一步提升采购的工作效率和健康度分析采购员的报价时长 压单时长 选用供应商排名 商品报价曲线等